Empfangsbereich einrichten: Den Empfangsbereich Ihres Unternehmens sorgfältig einzurichten ist eine sehr gute Idee. Denn das richtige Design und die passenden Möbel helfen dabei, dass Ihr Unternehmen einen professionellen und einladenden Eindruck beim Kunden hinterlässt. In diesem Beitrag möchten Wir Ihnen wertvolle Tipps geben die Ihnen bei der Einrichtung des Empfangsbereichs helfen.

Empfangsbereich einrichten – hinterfragen Sie die Bedürfnisse der Gäste

Bei der Planung eines Empfangsbereichs sollten Sie sich als erstes Gedanken über die Zielgruppe machen.

Also stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Wer sind unsere Besucher? Welche Bedürfnisse haben diese? Welche Anforderungen müssen erfüllt werden?
  • Wie lange sollen die Aufenthaltszeiten in Wartebereich sein? Wie kann ich diese positiv gestalten?
  • Welche Anforderungen soll der Empfangsbereich haben? Wird eine Theke benötigt?
  • Welche Arbeiten werden darin verrichtet? Wie viele Möbel werden dafür gebraucht?

Größe des Empfangsbereichs

Bei der Einrichtung des Empfangsbereichs sollte die Größe des Raumes genau bedacht werden. Ein zu kleiner Empfangsbereich kann schnell unübersichtlich und eng wirken, was bei den Besuchern für Unbehagen sorgen kann. Andererseits kann ein zu großer Empfangsbereich auch sehr leer und unpersönlich wirken.

Eine gute Möglichkeit, um die ideale Größe des Empfangsbereichs zu ermitteln, ist es, sich an der Anzahl der täglichen Besucher zu orientieren. Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass ausreichend Platz für eine Warteschlange vorhanden ist und die Gäste sich bequem bewegen können. Zudem sollte der Empfangsbereich nicht überladen wirken und genug Raum für eine ansprechende Gestaltung bieten. Durch eine passende Größe des Empfangsbereichs können Sie Ihren Besuchern ein angenehmes Ambiente bieten und einen positiven ersten Eindruck vermitteln.

Zusätzliche, sinnvolle Fragen zur Größe:

  • Wie viele Türen gehen von diesem Bereich ab?
  • Wie viel Stellfläche ist an den Wänden vorhanden?
  • Wie groß ist der Raum im gesamten? Reicht er aus? Werden weitere Räume notwendig?
  • Gibt es ausreichend Fenster im Empfangsbereich um genug Tageslicht zu bekommen.

Die Empfangstheke

Eine Empfangstheke kann vielseitig in eingesetzt werden. Sie ist oft die erste Anlaufstelle für alle Besucher. Hier werden sie informiert, bekommen Hilfe und werden angenommen. Darum sollte genau geplant sein, wie die Theke im Raum eingesetzt wird.

Raumkapazität

Die Empfangstheke im Raum muss sofort als solche erkennbar sein und steht Idealfall in der Nähe der Eingangstür. Eine Theke nimmt immer oft viel Platz im Raum ein, daher sollten Sie den Standort so wählen, dass keine Laufwege für Personal und Gäste blockiert werden.

Bedürfnisse der Nutzer

Machen Sie sich Gedanken darüber, wer die Theke nutzen wird und wie viele Mitarbeiter an ihr arbeiten werden. Das ist wichtig, um das notwendige Arbeitsmaterial vor Ort einzuplanen. Planen Sie auch Container, Ablageplätze und Schränke mit in die Stellfläche ein. Beachten Sie bitte auch die gesundheitlichen Aspekte. Niemand möchte und kann acht Stunden täglich auf einem unbequemen Stuhl sitzen. Daher eignen sich ein ergonomischer Bürostuhl und eine Stehhilfe ideal für die Empfangstheke.

Bewegungsfreiheit, persönlicher Platz und notwendiger Stauraum sind auch an der Empfangstheke sehr wichtig. Wenn mehrere Personen an der Theke arbeiten, ist effizientes Arbeiten in kommunikativer Atmosphäre an individuell gestalteten Doppelarbeitsplätzen möglich. Hier hat jeder seinen eigenen Bereich, genügend Platz und ausreichend Möglichkeiten, sich auch um den Kunden zu kümmern.

Der ergonomische Faktor

Empfangsbereich einrichten - darauf sollten Sie achten 2
Tageslicht für einen perfekten Arbeitsplatz / Foto: peshkova / fotolia.com

Bei einer Thekenplanung muss auch der Einfluss von außen berücksichtigt werden. Es gilt zu prüfen, ob sich im Raum Fenster befinden und wo genau diese angeordnet sind. Wenn ein PC an der Theke genutzt wird, sollten Fenster nicht direkt hinter dem Arbeitsplatz liegen.

Zudem ist es wichtig zu prüfen, wie viel Platz in der Tiefe des Thekenbereichs zur Verfügung steht. Werden Schränke dahinter benötigt und bleiben die Laufwege frei? Werden arbeitende Mitarbeiter behindert und wird der persönliche Ruhebereich gewahrt?

Auch die Trennung zwischen dem persönlichen Arbeitsbereich und der Kundenfürsorge sollte berücksichtigt werden. Eine gute Thekenplanung bedeutet, dass der Arbeitsplatz dem Nutzer zugeschnitten ist und nicht umgekehrt. Arbeitgeber sollten daher auf eine ergonomische Gestaltung achten und diese Faktoren bei der Planung einkalkulieren.

Anforderungen an die Empfangstheke

Welche Anforderungen werden an Ihre Empfangstheke gestellt? Die Art Ihres Unternehmens und die Anforderungen Ihrer Kunden spielen eine wichtige Rolle. Was wird von Ihrem Empfangsdienst am meisten erwartet? Hilfestellung, Informationsweitergabe oder kurze und lange Beratungsgespräche? Arztpraxen haben beispielsweise ganz andere Anforderungen als Hotels, gewerbliche Betriebe, Autohäuser oder Behörden.

Überlegen Sie auch, wie nah Kunden an die Theke herantreten dürfen. Wenn es um Geld oder persönliche Kundendaten geht, muss der Arbeitsbereich entsprechend abgeschirmt werden. Wenn Beratungsgespräche an der Theke stattfinden, sollte ein separater Kundenbereich vorhanden sein. Wenn diese Gespräche länger dauern, ist sogar ein Sitzplatz angebracht.

Möglicherweise sollten Sie sogar eine Abgrenzung zum Wartebereich vornehmen, um die Privatsphäre Ihrer Kunden zu schützen. Dies ist möglich durch den Einsatz von akustischen Raumtrennern, die auch als dekoratives Accessoire dienen können.

Ein gut ausgestatteter Wartebereich

Neben der Empfangstheke ist natürlich auch der Wartebereich besonders hervorzuheben. Im Folgenden geben wir Ihnen ein paar Tipps zur Gestaltung.

Das Wartezimmer

Wenn längere Wartezeiten die Regel sind, sollten Sie sich bei der Gestaltung des Wartezimmers zusätzliche Gedanken machen.. Wenn Ihre Kunden sich jedoch nicht allzu lange aufhalten müssen, reicht eine schlichte Einrichtung aus. Dennoch möchten wir Ihnen Tipps geben, wie Sie potenziell unruhige Faktoren vermeiden können:

Gemütlichkeit kann beispielsweise durch einen Teppichboden geschaffen werden. Wenn dies nicht möglich ist, reicht auch ein kleiner Teppich als Detail. Auch die Beleuchtung spielt eine wichtige Rolle. Tageslicht und eine helle Ausrichtung wirken hygienisch und rein, während wärmeres Licht und der dezente Einsatz von Farbe Wohnlichkeit schaffen können. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl von Licht und Raumfarbe, was Sie bei Ihren Kunden erreichen möchten und was am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Sie können gerne dezente farbliche Akzente setzen, z.B. an einer Wand oder an der Decke, um eine bestimmte Stimmung zu erzeugen. Mit Farben können Sie die Sinne Ihrer Kunden beeinflussen, nutzen Sie diese Möglichkeit.

Ausstattung

Orgatec 2016: Retro-Wartezimmermöbel
Retro-Wartezimmermöbel

Wenn Sie den Wartebereich ausstatten, ist es wichtig, den notwendigen Komfort zu bieten. Im medizinischen Umfeld erfordert der Wartebereich pflegeleichte, abwischbare Stühle, während ein Wartezimmer für Handwerker auf jeden Fall ebenso leicht zu reinigende Sitzgelegenheiten benötigt. Eine Malerfirma kann auch mit Farben spielen, aber es sollte immer davon ausgegangen werden, dass die Kleidung der Arbeit entsprechend nicht frei von Spuren sein kann. Der Wartebereich in einem Hotel hingegen sollte eher gemütlicher sein, um den Kunden schon ein wohnlicheres Gefühl zu vermitteln und das „hier-bist-du-zu-Hause“-Gefühl zu verstärken. Es ist immer empfehlenswert, in Wartebereichen mindestens einen kleinen Tisch mit Lesematerial zur Verfügung zu stellen. In Bereichen, in denen auch Kinder verkehren könnten, wie in Sozialbereichen, im medizinischen Bereich oder ähnlichem für Eltern als Kunden, sollte mindestens ein kleiner Spieltisch mit zwei Stühlen bereitstehen.

Es ist wichtig zu berücksichtigen, wie viele Kunden in Ihrem Wartebereich verkehren und dass der Raum ausreichend Sitzmöglichkeiten bietet, aber nicht zu überladen wirkt. Zudem wird eine Ablagemöglichkeit für Jacken, Schirme, Taschen und Hüte benötigt. Je nach Menge gibt es unterschiedliche Garderoben, die im

Wenn Sie den Wartebereich ausstatten, ist es wichtig, den notwendigen Komfort zu bieten. Im medizinischen Umfeld erfordert der Wartebereich pflegeleichte, leicht zu reinigende und robuste Stühle. Der Wartebereich in einem Hotel hingegen sollte eher gemütlicher sein, um den Kunden schon ein wohnlicheres Ambiente zu vermitteln und das „hier-bist-du-zu-Hause“-Gefühl zu verstärken. Es ist immer empfehlenswert, in Wartebereichen mindestens einen kleinen Tisch mit Lesematerial zur Verfügung zu stellen. In Bereichen, in denen auch Kinder verkehren könnten, wie in Sozialbereichen, im medizinischen Bereich oder ähnlichem für Eltern als Kunden, sollte mindestens ein kleiner Spieltisch mit zwei Stühlen bereitstehen.

Bedenken Sie immer, dass Sie genug Sitzmöglichkeiten bieten, aber diese nicht zu überladen. Zudem wird eine Ablagemöglichkeit für Jacken, Schirme, Taschen und Hüte benötigt. Je nach Menge gibt es unterschiedliche Garderoben, die im passenden Stil zu den anderen Möbeln oder als einfache, klassische oder verspielte Kleiderständer gestaltet sein können. Die Ausstattung darf gerne Akzente setzen – wenn diese zum Stil passen, irgendwo schon auftauchen oder als Accessoire erscheinen.

Dekoration

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Pflanzen beleben jeden Raum / Foto: karandaev / fotolia.com

Sie können mit ein paar einfachen Utensilien viel Ambiente in einen Wartebereich zaubern. Natürlich sollten Sie dabei bedenken, welche Art von Unternehmen Sie vertreten. Passende Zeitungen bieten eine gute Gelegenheit, um Kunden zu informieren und zu unterhalten.

In Arztpraxen können Bücherregale mit unterschiedlicher Belletristik, auch für Kinder, eine angenehme Ablenkung bieten. Informationsvideos auf Bildschirmen können Wartezeiten verkürzen. Pflanzen und Gardinen unterstützen das Wohlgefühl Ihrer Kunden, während Wasserspender, gerade in Sommermonaten, immer sehr nett sind – achten Sie dabei auf den ökologischen Faktor. Ein nettes Sideboard mit einer Kaffee- und Teekanne kann auch sehr komfortabel wirken. Hier kommt es natürlich wieder auf das Unternehmen an. Sparen Sie nicht an diesen Extras, um den Wartebereich so angenehm wie möglich für Ihre Kunden zu gestalten.

Fazit: Empfangsbereich einrichten

Überlegen Sie, was Ihre Kunden von Ihnen erwarten könnten. Stellen Sie sich vor, Sie hätten Besuch zu Hause – wie würden Sie sich verhalten und würde dieses Verhalten gut zu Ihrem Unternehmen passen? Unser Ziel als Planer ist es, Ihre Räume so zu gestalten, damit Sie Ihren Kunden den bestmöglichen Service bieten können. Deshalb legen wir als Planer immer Wert auf einen ansprechenden Empfangsbereich – denn Vertrauen ist der Grundstein jeder guten Geschäftsbeziehung.