Konferenzraum planen und einrichten – darauf sollten Sie achten

Ein Konferenzraum kann viele Aufgaben erfüllen, darum muss dieser auch gut geplant sein. Gerade im Kundenbereich ist ein Konferenzraum auch ein Aushängeschild des Unternehmens. Hierbei geht allerdings nicht nur den Stil und gutes Design, nein die Ausstattung eines Konferenzraumes muss durchdacht sein und präferiert werden.

Vorabplanung des Konferenzraums

Und tatsächlich gilt auch hier, wie bei der klassischen Arbeitsplatzausstattung, dass die Nutzer sich nicht an den Konferenzraum anpassen sollen, sondern der Konferenzraum an die Nutzer. Das bedeutet, es sollte im Vornherein klar sein, welche Anforderungen an diesen Besprechungsbereich gestellt werden und den Raum dementsprechend konstruieren und ausstatten.

Zuerst ist es wichtig zu wissen, wofür der Bereich gebraucht wird. Hier gibt es unterschiedliche Verwendungszwecke, wobei natürlich auch mehrere pro Unternehmen zutreffen können. Solche Verwendungszwecke können zum Beispiel sein:

  • Abhalten von kleineren oder größeren Meetings
  • Konferenzen mit externen Personen oder sogar ins Ausland
  • Besprechungsplätze intern
  • Planungsbereiche für Projekte
  • Kundenberatungen / Planungen
  • Schulungen und Lehrgänge
  • zusätzliche Nutzung als Essbereich

Zudem sollte die Frage gestellt werden, was man für ein Unternehmen ist. Ein Konferenzbereich in einem großen B2E-Unternehmen hat andere Anforderungen, als einer in einem Kreativunternehmen. Die Bedürfnisse sind andere und sollten dementsprechend auch erfüllt werden.

Wenn diese Fragen geklärt sind, sollte geschaut werden, welcher Raum die Kapazitäten für die Bedürfnisse zur Verfügung stellt. Ein Raum für 50 Personen erfordert dementsprechend viel Platz. Das heißt: Es muss genug Arbeitsfläche pro Person vorhanden sein. Zusätzlich muss ausreichend Fläche für Laufwege vorhanden sein. Benötigt wird zudem auch etwas Platz für den Konferenzleiter, der großzügiger ausfallen sollte.
Planen Sie daher lieber mehr Raum ein als zu wenig. Gerne helfen wir Ihnen bei der Planung!

Außerdem ist es wichtig, dass die technischen Bedürfnisse gedeckt werden können:

  • Ausreichend Steckdosen, ggf. im Tisch integriert
  • Genug Anschlüsse für die Technik
  • Bei Beamer-Nutzung: Fenster, die verdunkelt werden können
  • Belüftungsmöglichkeiten sollten vorhanden sein
  • ausreichend starke Beleuchtung des Raumes

Schulungsräume planen

Am Schwierigsten zu Planen sind Schulungsräume. Hier wird die Kapazität schnell unterschätzt – die Arbeitsplatzbreite falsch eingeschätzt, zu wenig Raum für weitere Möbel bzw. der Platzbedarf für Tische und Stühle falsch eingeplant.

Ein klassischer Arbeitsplatz in einem Schulungsraum bedarf pro Person in der Breite 80 bis 100 cm und in der Tiefe inklusive Stuhl 180 cm (80 cm Tischtiefe und 100 cm Platz für den Stuhl und den Bewegungsraum). Anders sieht es bei Doppelarbeitsplätzen aus, wenn sich die Personen gegenübersitzen. Da erlaubt die Arbeitsstättenverordnung einen Platz in der Tiefe der Arbeitsplatte von 60 cm.

Beispielplanung eines Schulungsraumes mit Fluchtwegen (links, rechts, in der Mitte)

Wenn jetzt von einer Anordnung wie in der Schule ausgegangen wird, erfordert der Sitzbereich für 100 Teilnehmer folgende Kapazitäten:
Für den Fluchtweg werden mit einem Mindestabstand von einem Meter (besser 1,5 Meter bei so vielen Teilnehmern) auf der rechten und auf der linken Wandseite 5 Tische nebeneinander gesetzt und in der Mitte ein weiterer Fluchtweg von ebenso 1 bis 1,5 Metern gelassen. Somit ist eine Raumbreite bei einer Tischbreite von 80 cm (ohne Schränke an den Wänden) von mindestens 12,5 Metern notwendig.

Raumbreite : 10 x 0,80 m (Tischbreite) + 3 x 1,5 m (für die Fluchtwege (FW)) = 12,5 m

Aller drei Reihen (in diesem Falle 2 x 3 Reihen und eine Viererkombination) erfolgt ein weiterer Fluchtwerg. Dies bedeute, bei 10 Tischreihen mit einer Tiefe pro Tischreihe von 1,8 Metern (siehe oben) inklusive 3 Meter für 2 Fluchtwege zwischen den Arbeitsplätzen und ebenso 3 Meter für die Endseiten sollte die Raumtiefe eines Schulungsraumes ohne Rednerbereich ca. 24 Meter tief sein. Dazu kommen noch ca. 3 Meter für in Interagierungsbereich des Schulungsleiters.

Raumtiefe: 10 x 1,80 m (für 10 Reihen) + 3 m (2 FW i.d. Mitte) + 3 m (2 FW Rand) + 3 m (Rednerbereich)= 27 m

Außerdem sollte an einer Wandseite mindestens zusätzlich 1,5 Meter für Sideboards und Schränke für eventuelle Getränkeangebote eingeplant werden.
Schlussendlich ist zu empfehlen, dass der ideale Schulungsraum für geplante 100 Teilnehmer nicht unter 400 Quadratmeter groß ist.
Die gleiche Rechnung für häufigere 30 Teilnehmer (á 3 Reihen, je 10 Arbeitsplätze mit einem Mittelgang in der Reihe) würde dann eine Quadratmeterzahl von 142,5 haben (ohne Schränke).

Raumbreite (siehe Anordnung oben) = 12,5 m x Raumtiefe (3 x 1,8 m) + 3 m Ränder + 3 m Redner = 142,5 m²

Anders sieht es aus, wenn keine Arbeitsplätze in dem Maße vorgesehen sind, sondern nur Stühle. Da besteht die Benutzerfläche pro Stuhl 0,65 Metern. Auch diese werden in maximal 4 Reihen hintereinander und ebenso maximal 5 Stück nebeneinander angeordnet. So sollte eine Raumbreite bei 10 Plätzen ohne Schränke von 11 Metern eingeplant werden und in der Tiefe (mit einer Durchgangsreihe von 0,45 Metern) von 17 Metern mit zusätzlichen Schulungsleiterbereich von 3 Metern. 220 Quadratmeter sollte solch eine Art des Schulungsraumes dann haben. Hierbei ist aber zu beachten, dass diese Schulungen nicht über einen Zeitraum eines ganzen Tages gehen, da ein Tisch nicht nur eine Erleichterung des Mitarbeitens bedeutet, sondern auch sich positiv auf die Sitzhaltung auswirkt.

Das klingt komplizierter als es ist. Schlussendlich lässt sich sagen, dass für 30 Teilnehmer einer Schulung mit einem Arbeitsplatz 160 Quadratmeter eingerechnet werden müssen. Dieses Maß kann genommen werden, um eventuelle Planungen für seine Räumlichkeiten anzupassen. Nur zeigt sich dabei eben auch, dass die Räume eine gewisse Kapazität fassen müssen, die bei der Planung berücksichtigt werden sollten.

Konferenztischgröße ermitteln / ausrechnen

Hier geht es um die Kapazität, welche ein Konferenzbereich mit einem großen Konferenztisch als Mittelpunkt erfordert. Was gibt es hier zu beachten.

Klassischer Konferenztisch nach Planung von R. Bellmann
Klassischer Konferenztisch nach Planung von R. Bellmann

Schlussendlich sollte auch hier gefragt werden, wie viele Teilnehmer um einen Konferenztisch passen sollen. Angenommen 30 Teilnehmer erfordern also einen Platz von 30 mal 0,65 Metern spiel. Nach diesem Maß misst man auch den Konferenztisch aus. Bei 30 Teilnehmern, angenommen es sitzen 14 gegenüber und 2 an den Endseiten, sollte der Konferenztisch eine Länge von 14 mal 0,65 Metern betragen. Dies erfordert eine Tischlänge von mindestens 9 Metern.

Sitzen 3 Teilnehmer an den Fronten, was vielleicht der Raum in der Breite hergibt, sollte der Tisch auf jeden Fall 8 Meter lang sein, aber auch eine Tiefe von 2 Metern innehaben. Zudem sind pro Seite nochmal etwa 1,5 Meter Fluchtweg in Betracht zu ziehen und für den Konferenzleiter auch noch einmal 3 Meter. Dies bedeutet der Raum sollte eine Breite von (8 Meter + 1,5 Meter + 3 Meter) 12,5 Metern und eine Tiefe von (2 Meter + 1,5 Meter + 1,5 Meter) 5 Metern besitzen.

So kann man sich seine eigenen Maße herleiten. Und wenn diese dann gegeben sind und der Raum bestimmt wurde, kann es an die Einrichtungsplanung gehen. Denn Dabei gibt es auch zahlreiche Aspekte zu beachten.

Die Einrichtung – was ist zu beachten?

Die Arbeitsplätze

Sie wissen also es werden Arbeitstische (oder ein Konferenztisch) und entsprechende Stühle benötigt. Was empfehlen wir Ihnen, worauf sollten Sie dabei achten?
Natürlich kommt es hierbei darauf an, wie lange die Meetings geplant sind. Längere Besprechungen erfordern auch ergonomische Lösungen. Stühle, welche sich mehr der körpereigenen Bewegung anpassen, Tische, die eine angenehme Sitzhöhe und eine ordentliche Arbeitsfläche anbieten.

Je länger die Meetings sind, desto wichtiger ist es Stühle mit Armlehnen zu wählen, damit die Schultern entlastet werden und keine Rückenprobleme bei den Teilnehmern verursachen. Zudem bieten sich Freischwinger Stühle an, welche eine kleine Wipp-Option haben, um so nicht starr am Platz sitzen zu müssen. Bequeme hochwertige Stühle sind auch repräsentativ und somit nicht nur nützlich. Den richtigen Konferenzstuhl wählen Sie für Ihren Fall am Besten nach der empfohlenen Sitzdauer und der Ausstattung aus.

Freischwinger mit Armlehnen R16
Freischwinger mit Armlehnen R16

Ausstattung vom Konferenztisch

Konferenztische sollten nicht zu hoch und nicht zu niedrig sein. Gängig sind 72 bis 74 Zentimeter. Eine Tischplatte aus Glas, oder eine glänzende Oberfläche wirkt zwar besonders edel, ist aber aus ergonomischer Sicht sehr fraglich. Lichtreflektionen können immer wieder die Augen stören, daher sind Glasplatten eher nicht zu empfehlen. Melaminharzbeschichtete Tischplatten sind gängig, Echtholz- oder Furnierplatten sind besonders hochwertig. Bei den Gestellen ist zu beachten, dass sich die Tischbeine zurücksetzen lassen (oder mittig liegen), so dass genug Bewegungsraum für alle Teilnehmer geboten wird.
Nun kommen die Spezifikationen, welche von Meeting zu Meeting unterschiedlich sind. Hierbei steht zum Beispiel die Frage, welche technischen Notwendigkeiten geboten werden müssen.

Elektrifizierungen

Wie finden Ihre Konferenzen statt? Arbeiten Sie viel mit dem Beamer, mit Laptops und ähnlichem? Müssen die einzelnen Arbeitsplätze technisch ausgestattet werden, oder braucht nur der Redner diese Option? Danach sollte auch entschieden werden, welcher Tisch verwendet und wie der Raum eingerichtet wird. Braucht jeder Arbeitsplatz Elektrifizierungen, empfehlen sich einzelne Arbeitsplätze im Kreis oder in der U-Form anzuordnen. Denn so sind Kabelauslässe und Kabelwannen für ein ordentliches Kabelmanagement leichter zu realisieren.

Konferenztisch in U-Form, geplant von R.Bellmann
Konferenztisch in U-Form, geplant von R.Bellmann

Bei Konferenzen, in denen weniger Elektrifizierungen notwendig sind, weil zum Beispiel nur der Arbeitslaptop des Konferenzleiters genutzt wird, reicht eine Elektrifizierung in der Mitte des Konferenztisches. Manche Hersteller bieten dabei auch mehr Steckdosen und Anschlüsse an, hier empfiehlt es sich zu vergleichen. Ebenso sollte gewährleistet sein, dass jegliche verwendete technischen Geräte keine losen Kabel auf Laufwegen liegen haben.

Wichtig ist auch, mit Kabelschläuchen unter dem Tisch zu den Steckdosen zu arbeiten, damit die Sicherheit gewährleistet wird. Der Beamer, falls einer verwendet wird, sollte an der Decke angebracht werden, auch dies ist sicherer und nimmt zudem keinen Platz im Raum ein. Zusätzlich wird dadurch kein Teilnehmer durch die warme Abluft des Beamers gestört.

Äußerliche Einflüsse

Oft zu spät beachtet wird die richtige Beleuchtung eines Konferenzraumes. Gerade Meetings fordern teilweise die höchste Aufmerksamkeit. Eine falsche Ausleuchtung kann schnell zu Ermüdungen führen und zu Konzentrationsschwäche. Dabei ist aber nicht nur die ideale Beleuchtung, entweder durch Tageslicht oder Tageslichtleuchten relevant, auch die Option, den Raum abzudunkeln. Wenn Beamer verwendet werden, muss dies gerade im Referenzbereich gegeben sein, damit das Beamerbild gut sichtbar ist.

Weitere Einflüsse betreffen die Akustik. Zumeist geht es bei einer Konferenz recht ruhig oder diskussionsfreudig zu, akustische Dämmungen sind daher nicht unbedingt von Nöten. Doch gibt es äußerliche Einflüsse, wie offene Fenster oder ein offener Konferenzbereich, an dem zum Beispiel eine Küche direkt angrenzt. Hierbei ist es wichtig, dass die Küche schließbar ist, damit Geräusche aus dieser die Beratungen nicht stören.

Fenster sollten, gerade wenn Konferenzräume an großen Straßen, Bahnhöfen etc. liegen, während der Konferenz geschlossen bleiben. Vorheriges Stoßlüften bzw. in den Pausen zu lüften erweist sich sowieso als effektiver, auch dass keiner einen Zug abbekommt, wenn er im Luftstrom sitzt. Und um Müdigkeitserscheinungen vorzubeugen, ist eine effektive Belüftung sehr wichtig. Klimaanlagen können auch helfen, doch müssen diese richtig eingestellt sein, dass kein Teilnehmer am Ende friert.

Pflanzen helfen ebenfalls, die Luftqualität zu verbessern. Dafür gibt es mittlerweile zahlreiche Studien, auch welche Pflanzen sich als effektiv erweisen. Hier im Konferenzraum geben Pflanzen zudem ein schöneres Gefühl, nicht nur im Stil des Raums, auch für die Teilnehmer.

Sonstige empfehlenswerte Büromöbel

Sehr sinnvoll sind wie schon erwähnt Cateringschränke. Für Konferenzen etwas zu trinken in Form von Wasser und Kaffee anzubieten, ist wichtig. Gerade auch im Umgang mit Kunden ist dieses sehr wichtig. Dabei erscheint es sinnvoll ein Sideboard oder Schiebetürenschrank mit im Raum stehen zu haben.

Ebenso gut macht sich ein Stehpult, an dem der Konferenzleiter seine Unterlagen ablegen kann. Ein Whiteboard zur besseren Skizzierung erweist sich zudem als sehr effektiv und ein Bürowagen auf dem entweder ein Polylux, ein Laptop oder ein Drucker aufgestellt werden kann. Für viele externe Teilnehmer ist ein Garderobenständer zusätzlich sehr gut, damit die Kleidungsstücke in der Nähe sind, aber nicht am Platz stören.

Für Meetings, gerade welche in einem bestimmten Zeitrahmen abspielen, ist es zudem sinnvoll eine Wanduhr zu platzieren. Für Konferenzen, welche bis in andere Zeitzonen gehen, hilft eine entsprechende Weltuhr.

Weltuhr On Time

Fazit: Konferenzraum planen und einrichten

Ein gut eingerichteter Konferenzraum ist sehr abhängig von der Planung vorab. Vor allem auch von den örtlichen Gegebenheiten. Wichtig ist, dass wie schon erwähnt wird, der Konferenzraum sich an die Nutzer anpasst und diese sich nicht an den Raum anpassen müssen.

Zudem ist zu beachten, welche Funktionen Ihr Konferenzbereich haben muss, dies sollte bei der Erstplanung immer mit in Betracht gezogen werden. Die genannten Hinweise und Empfehlungen sollen Ihnen eine Erleichterung bringen und auch darauf hinweisen, gewisse Aspekte, auch der Sicherheit und dem Wohlbefinden wegen, bezüglich Fluchtwege, Stolperfallen, Müdigkeitserscheinungen und der gesamten Konzentration, in Betracht zu ziehen.

Ein guter Konferenzraum ist trotz Repräsentationsstatus nicht nur sinnvoll, wenn das Design stimmt, nein die Funktion sollte an erster Stelle stehen. Danach kann sich um internen Stil gekümmert werden. Doch ein paar Highlights lassen sich mit Accessoires und Farbtupfern auch vorab in die Planung einbeziehen, wie zum Beispiel abgesetzte Türen von Schränken oder farbliche Sitzflächen bei den Konferenzstühlen, Pflanzentöpfe in Firmendesign ect. pp.

[Gesamt:2    Durchschnitt: 3/5]

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