Kanzlei einrichten – Darauf sollten Sie achten

Die Ausstattung einer Rechtsanwaltskanzlei sagt viel über das Image des Anwalts sowie über seine Einstellung zu den Mandanten und Mitarbeitern aus. Bei der Einrichtung ist die Gestaltung des Wartebereichs ebenso zu berücksichtigen wie die Ausstattung des Sekretariats, des Flures und des Anwaltsbüros.

Eine besondere Rolle für das Funktionieren der organisatorischen Abläufe spielt die technische Ausrüstung, deren Anschaffung ordentlich ins Geld gehen kann. Der heutige Beitrag soll Ihnen Tipps geben, was es bei der Einrichtung der Kanzlei zu beachten gilt.

Erstaustattung einer Kanzlei

Erstaustattung der Kanzlei / Foto: StockPhotoPro / fotolia.com
Bei der Erstaustattung der Kanzlei gibt es einiges zu bedenken – unser Beitrag soll Ihnen dabei helfen. Foto: StockPhotoPro / fotolia.com

Gerade in der Anfangszeit reicht das Geld für eine hochwertige Ausstattung häufig nicht. Dennoch empfehlen wir, besonders bei Schreibtischen und dem Bürostuhl Modelle zu wählen, die das gesunde Arbeiten ermöglichen.

Häufig lohnt es sich auch, nach gebrauchten Möbeln Ausschau zu halten. Eventuell wird in der Nähe gerade eine Kanzlei aufgelöst. Dann lassen sich die meist noch gut erhaltenen Möbel, die im Allgemeinen aus ein und derselben Möbelserie stammen, als echte Schnäppchen ergattern. Dennoch gibt es auch günstige Komplettbüros, die gerade in der Anfangszeit eine gute Investition sein können.

Eingangsbereich einrichten

In der Kanzlei wird dem Eingangsbereich bei der Einrichtung häufig zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Dabei fällt gerade dieser Ihren Besuchern zuerst ins Auge. Dies beginnt schon bei der Auswahl des Belags im Außenbereichs. Denn wer dabei mitreden darf, sollte sich hier schon für rutschfeste und leicht zu reinigende Materialien entscheiden, beispielsweise für frostfeste Bodenfliesen. So gelangen die Mandanten auch im Winter gefahrlos in die Kanzlei und Sie sparen Zeit und Geld bei den Reinigungsarbeiten. Die Umgebung sowie die Beschaffenheit der Fassade des Hauses dürften die Farbgebung des Eingangsbereichs mit entscheiden. Schon hier sollte ein bestimmter Einrichtungsstil erkennbar sein. Der setzt sich bis in die Räumlichkeiten fort.

Eine Begrünung in Pflanzkübeln vor der Kanzlei verleiht dem Eingangsbereich Lebendigkeit. Bitte das Gießen nicht vergessen! Eine besondere Rolle spielt im Eingangsbereich ein von weitem erkennbares Firmenschild, das über den Inhaber der Kanzlei Auskunft gibt sowie über die aktuellen Öffnungszeiten. Letztere sollten sich bei Bedarf über Einschübe auswechseln lassen, damit das Schild flexibel aktuell gehalten werden kann. Das Überkleben ungültiger Hinweise ist übrigens ein No-Go, weil es das Erscheinungsbild der Kanzlei deutlich abwertet.


Wartebereich einrichten

Sylt von SMV
Offener, heller Empfangsbereich mit Polstermöbeln ausgestattet.

Der Wartebereich in der Kanzlei zeichnet sich durch einen pflegeleichten Bodenbelag sowie durch bequeme Sitzmöbel aus. Wenngleich die Termine so gelegt werden, dass keine langen Wartezeiten entstehen, macht es keinen guten Eindruck, wenn Mandanten auf harten Stühlen ausharren müssen. Nach Möglichkeit sollten sich die Sitzmöglichkeiten ohne großen Aufwand säubern lassen. Es empfehlen sich Materialien wie Kunstleder, Leder oder Netzstoff. Je nach Geschmack können hier Polstermöbel oder auch simple Freischwinger im Wartebereich genutzt werden.

Denken Sie zudem an einen kleinen Tisch für Getränke oder Lesematerial, das regelmäßig aktualisiert wird, damit sich die Besucher nicht langweilen. Nicht zu vergessen ist eine angenehme Beleuchtung, die nicht blendet, aber das Lesen erlaubt. Ebenfalls schön ist es, wenn der Wartebereich mit Wandbildern ausgestattet wird. Wählen Sie am besten freundliche, regionale Motive. Denken Sie zudem auch daran, den Wartebereich mit Pflanzen zu verschönern.

Unser Tipp: Gäste freuen sich immer über kostenloses, verschlüsseltes WLAN, dass sich beispielsweise an einer Fritzbox per Gast-Netzwerk sehr schnell einrichten lässt. Der Zugriff auf die Geräte in der Kanzlei ist aus diesem Netzwerk übrigens nicht möglich.


Sekretariat einrichten

Bildschirme die an einem Monitorarm befestigt sind
Bildschirme im Sekretariat, die an einem Monitorarm befestigt sind

Ihre Bürokraft braucht zum Arbeiten eine Einrichtung, die der Arbeitsstättenverordnung entspricht. Schränke und Regale benötigen Stabilität, um schwere Aktenordner zu tragen und sollten an der Wand verankert sein. Tische dürfen keine spitzen Kanten aufweisen, damit sich niemand stößt. Außerdem muss hinsichtlich der Arbeitsstättenverordnung insbesondere der Abschnitt sechs „Maßnahmen zur Gestaltung von Bildschirmarbeitsplätzen“ eingehalten werden. Darin sind unter anderem Regelungen zur Ergonomie der Büromöbel sowie zum Platzbedarf vorgegeben.

Schreibtisch

Achten Sie besonders darauf, dass der Schreibtisch eine reflexionsarme Oberfläche aufweist und keine störenden Blendungen erzeugt. Glastische sind daher für Büroarbeiten absolut ungeeignet!
Der Schreibtisch sollte zudem so aufgestellt werden, dass einfallendes Licht nicht Sie und nicht den Bildschirm blendet. Denken Sie ebenfalls daran, dass Strom-, Netzwerk- und Telefonanschlüsse am Aufstellort anliegen sollten. Bedenken Sie zudem, dass die Kabel für PC, Monitore, Hardphone und anderen notwendigen Geräten, mit Hilfe von Kabelschläuchen und Kabelkanälen bestmöglich organisiert und versteckt werden.

Bürostuhl

Für Ihre Bürokraft ist der wichtigste Ausstattungsgegenstand der Bürostuhl, da sie auf ihm viele Stunden sitzend verbringt, was ihre Rückenmuskulatur und Bandscheiben stark strapaziert.
Der Bürostuhl sollte daher mindestens eine Synchronmechanik, eine Lordosenstütze und eine gute Polsterung aufweisen. Zudem sollte der Stuhl an Ihre Mitarbeiter anpassbar sein und diese nicht an ihre Sitzgelegenheit. Sofern lange Sitz-Zeiten vorgesehen sind, sollte ein Modell gewählt werden, dass für eine Sitzdauer von mehr als acht Stunden ausgelegt ist, da die Belastung im Rücken hier besonders hoch ist.

Schränke

Weiterhin zählen zur Einrichtung des Sekretariats abschließbare Aktenschränke beziehungsweise Hängeregistraturen, damit sich persönliche Daten der Mandanten geheim halten lassen.
Achten Sie bei Auswahl und Platzierung darauf, dass die Schränke problemlos geöffnet werden können und dabei keine Laufwege blockieren. Hohe Schränke sollten zudem an der Wand befestigt werden, damit diese nicht umkippen können. Achten Sie bei Hängeregistraturschränken darauf, Modelle mit Auszugssperre zu wählen, um ebenfalls ein Umkippen unmöglich zu machen.

Ablagemöglichkeiten

Neben offenen Möbeln sollten geschlossene Schränke mit mehreren Fachböden angeschafft werden, in denen sich das Verbrauchsmaterial übersichtlich unterbringen lässt. In einem kleinen Kleiderschrank oder am eigenen Garderobenständer kann Ihre Bürokraft ihren Mantel und ihre Tasche unterbringen, ohne dass Besucher Zugriff auf diese haben.

Empfangstheke

Nicht zu vergessen ist die Empfangstheke. Die erhöhte Ablage der Theke sorgt für Diskretion, weil Besucher die auf dem Schreibtisch befindlichen Unterlagen nicht gleich einsehen können. Der Tresen sollte eine geschlossene Rückwand besitzen, um den persönlichen Bereich Ihrer Bürokraft zu waren.

Arbeitsabläufe bedenken

Bei der Anordnung der Möbel im Sekretariat sollte der Fluss der Arbeitsabläufe bedacht werden. Vor- und Nachteile sind dabei abzuwägen. Weitere Wege, beispielsweise vom Schreibtisch bis zum Drucker, mindern augenscheinlich die Arbeitsproduktivität. Über längere Zeit zahlen sie sich aber aus, weil sie zum häufigeren Aufstehen zwingen, was durch Verspannungen hervorgerufenen Rückenleiden vorbeugt.

Bodenbelag

Welcher Fußbodenbelag für das Sekretariat verwendet wird, hängt vom Einrichtungsstil sowie vom Budget des Anwalts ab. Wahrscheinlich entscheidet er sich für einen strapazierfähigen, nicht allzu teuren Belag. Fußwarme Böden verhindern kalte Füße und tragen ebenso wie Grünpflanzen zur Wohlfühl-Atmosphäre bei. Fühlt sich Ihre Bürokraft hinsichtlich der Büroausstattung wertgeschätzt, arbeitet diese auch motivierter.

Grünpflanzen

Das Aufstellen von Grünpflanzen besitzt einen weiteren Vorteil. Pflegeleichte Arten wie die Sansevieria oder die Grünlilie nehmen eine Menge Schadstoffe auf und verbessern die Raumluft nachhaltig. Wenngleich Bildschirme heutzutage über eine Hintergrundbeleuchtung verfügen, benötigt das Sekretariat eine Grundbeleuchtung in Form einer Deckenlampe sowie eine Tageslicht-Arbeitsplatzleuchte. Sofern keine Küche vorhanden ist, befinden sich im Sekretariat der Kaffeeautomat sowie das Geschirr.


Rechtsanwaltsbüro einrichten

Auch im Anwaltsbüro sollten Sie einige Dinge bei der Einrichtung bedenken.

Schreibtisch

Achten Sei beim Aufstellen des Schreibtisches darauf, dass kein Fenster im Rücken ist! / UBER IMAGES / Fotolia.com
Achten Sei beim Aufstellen des Schreibtisches darauf, dass kein Fenster im Rücken ist! / UBER IMAGES / Fotolia.com

Der Schreibtisch bildet den Blickfang im Anwaltsbüro. Er wird so aufgestellt, dass ein guter Tageslichteinfall garantiert ist.

Stellen Sie den Schreibtisch jedoch nicht so auf, dass Sie das Fenster im Rücken oder gar direkt vor sich haben. Verzichten Sie ebenfalls auf Glastische, da diese mit ihren störenden Reflexionen schnell die Augen ermüden und die Konzentrationsfähigkeit senken. Wählen Sie stattdessen eine Tischplatte aus reflexionsarmen Material, wie beispielsweise Echtholzfurnier.

Planen Sie einen separaten Arbeitsbereich, können Sie diesen mit mit einem höhenverstellbaren Schreibtisch ausstatten. Die Marke Leuwico bietet hier besonders hochwertige und exklusivere Modelle an, die sich besonders eignen. Denken Sie unbedingt an das Kabelmanagement und verstecken Sie hässliche Kabel am Schreibtisch mit Hilfe von Kabeldurchlässen und Kabelkanälen unter dem Schreibtisch.

Bürostuhl

Beim Bürostuhl darf es sich – muss es sich aber nicht – um einen Chefsessel handeln, der sich durch sehr gute Sitzeigenschaften auszeichnet. Egal welchen Stuhl Sie wählen: achten Sie darauf, dass der dieser über eine Synchronmechanik, verstellbare Armlehnen und eine Lordosenstütze verfügt, sich für Sie einstellen lässt und für eine Sitzdauer von über acht Stunden konzipiert ist.

Gesprächsbereich

Machen Sie sich ebenfalls Gedanken, ob für Gespräche mit Ihren Mandanten ein eigener Bereich im Anwaltsbüro geschaffen werden soll. Ist das der Fall, empfehlen wir identische Sitzgelegenheiten anzuschaffen um Ihrem Gegenüber auf Augenhöhe zu begegnen.

Sitzen die Mandanten vor Ihrem Schreibtisch, sollten Sie darauf achten, dass dieser Platz nicht zu niedrig gewählt ist und auf dem Tisch keine störenden Geräte, wie Bildschirm oder Telefon, stehen.
Eventuell ist es sogar ratsam den Schreibtisch mit einer Ansatzplatte zu ergänzen und so einen eigenständigen Bereich für Gespräche zu schaffen.

Ablagemöglichkeiten

Weiterhin benötigt das Anwaltsbüro als Basisausstattung ein Regal für die Fachliteratur sowie Ablagemöglichkeiten für die Akten, die sich in der Bearbeitung befinden. Hier sollten Sie abschließbare Schränke wählen und die Schränke sollten auch farblich zum Rest der Kanzlei passen. Unser Tipp: Nutzen Sie nicht nur der Sicherheit wegen keine offenen Schränke, da diese auch besonders schnell eine unruhige Stimmung in den Raum bringen können.


Die technische Ausstattung

Im Büro telefonieren
Soft- oder Hardphone für die Mitarbeiter? Die Kanzlei benötigt einiges an technischer Ausstattung – Foto: deagreez/ fotolia.com

Die technische Ausstattung von Kanzleien hat sich in den letzten Jahren immer weiter entwickelt. Anstelle des Faxgeräts und des Druckers kommen heutzutage fast ausschließlich der Computer und der Laptop zum Einsatz, da die meisten Unterlagen und Schriftsätze über das Internet verschickt werden. Bringen Sie daher bereits vor der Anmietung eines Büros in Erfahrung, ob eine ausreichend schnelle Internetverbindung anliegt. Das gilt besonders in der ländlichen Gegend.

Weiterhin ist ggf. die Anschaffung eines Monitorarms sinnvoll, mit deren Hilfe sich digitale Dokumente auch im Hochformat einfach lesen und verfassen lassen.

Software für die Kanzlei

Darüber hinaus benötigt die Kanzlei eine Anwaltssoftware, mit der sich die Akten, Termine und Fristen verwalten lassen. Für die Buchführung kann eine gesonderte Software nötig sein. Eine Spracherkennungs-Software automatisiert fast vollständig das Schreiben von Diktaten und spart dadurch Zeit und Kosten. Lizenzen für Officeanwendungen werden ebenfalls benötigt.
Ein weiterer Bestandteil der technischen Ausstattung ist eine moderne Telefonanlage mit mehreren Anschlüssen, damit sich der Arbeitsplatz bei Bedarf erweitern lässt. Machen Sie sich zudem Gedanken darüber, ob Sie mit Hard- oder Softphones arbeiten möchten. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile.

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