Schreibtisch Organisation: 10 Tipps wie Sie den Arbeitsplatz organisieren

Im heutigen Beitrag geht es um die Schreibtisch Organisation: Der Schreibtisch ist für viele Menschen das Herzstück ihrer Arbeit. Ob als Angestellte im Büro oder privat im eigenen Wohnzimmer, auf dem Büroschreibtisch sammelt sich meist alles an, was wichtig ist. Statt eines ordentlichen, gut organisierten und übersichtlichen Umfeldes scheint er im Handumdrehen zu einer Ablagestelle für Post, Notizen und Gegenstände aller Art zu werden.

Angesichts der vielen Papiere, Unterlagen und Notizen fällt es schwer den Überblick zu behalten. Tatsächlich gilt es als erwiesen, dass Menschen, deren Arbeitsumgebung aufgeräumt und gut organisiert ist, im Arbeitsalltag produktiver sind. Das liegt nicht nur daran, dass sie weniger suchen müssen.

In einer ordentlichen Arbeitsumgebung kann man sich auch besser konzentrieren, da die Ablenkungsgefahr nicht so hoch ist. Daher kann zügiger und effizienter gearbeitet werden.
Die Vorteile eines guten Ordnungssystems auf dem Büroschreibtisch liegen also auf der Hand.

Schreibtisch Organisation: Die Vorteile

• Zeitersparnis
• verbesserte Konzentration
• mehr Bewegungsfreiheit
• positiver Eindruck auf Kollegen und Kunden

In diesem Artikel stellen wir Ihnen zehn Tipps und Ideen zur Schreibtisch-Organisation vor, mit denen Sie mehr Ordnung auf Ihrem Schreibtisch schaffen und diese auch halten können! Die Tipps gelten für konventionelle und höhenverstellbare Schreibtische.

Ein gutes und logisches Ablagesystem auf dem Schreibtisch organisieren

Wenn Sie ein hohes Papieraufkommen haben, sollten Sie folgende Tipps berücksichtigen um für alle verbleibenden Unterlagen ein gut durchdachtes, funktionierendes Ablagesystem zu erstellen.

• Schaffen Sie sich dazu mehrere Ordner in verschiedenen Farben an (Wie beispielsweise hier auf Amazon).
• Innerhalb der Ordner können Sie wiederum die Übersichtlichkeit erhöhen, indem Sie alphabetische Register verwenden.
• Sie können in Ihren Ordnern auch Inhaltsverzeichnisse in Klarsichthüllen nutzen oder wichtige Dokumente mit bunten Post-Its markieren.
• Der Schlüssel zum Erfolg eines solchen Systems ist das regelmäßige Sortieren und Abheften der Unterlagen, damit sich große Papierstapel erst gar nicht bilden.

Empfehlenswert ist auch die Anschaffung und Nutzung mehrerer Ablagefächer, die Sie beschriften sollten.

• Legen Sie hierbei ein Ablagefach fest, das ausschließlich für Unterlagen ist, die bereits bearbeitet wurden und nur noch abgeheftet werden müssen.
• Einmal in der Woche nehmen Sie sich dieses Körbchen vor und leeren es, indem Sie alle Papiere in die entsprechenden Ordner sortieren.
• Dadurch sammeln sich nicht wochenlang Dokumente an und Sie beugen unnötigen Aufräumaktionen vor.

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Notizen effizient führen

Ein Großteil der Unordnung auf dem Schreibtisch entsteht oft aus den unzähligen Notizen, die mal eben schnell während eines Telefonates aufgeschrieben werden. Selbstverständlich ist es wichtig, gute Gedanken sofort zu notieren, um den Kopf frei zu halten und nichts zu vergessen.

Man sollte jedoch vermeiden, dass Schreibtisch und Monitor hinter einer Vielzahl von Haftnotizen und Stichwörtern verschwinden. Diese lösen angesichts der Übermacht dessen, was noch getan werden muss, unbewussten Stress aus.

• Hilfreich ist es, wenn Sie sich ein Notizbuch anschaffen (Beispielsweise von Moleskine auf Amazon).
• Dieses Notizbuch sollten Sie stets in Ihrer Nähe haben.
• Notieren Sie wichtige Dinge darin.
• Gute Notizbücher haben zudem eine Falttasche in der Sie wichtige Dinge sammeln können.
• Sowohl bei Konferenzen als auch bei Telefonaten oder unterwegs können Sie so wichtige Gedanken jederzeit festhalten.

Auch hier gilt: Sehen Sie Ihr Notizbuch regelmäßig durch und übertragen Sie anstehende Aufgaben in Ihren Terminkalender.

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Nutzen eines organisierten Posteingangskorbes

• • Wenn Sie in einem Beruf oder einer Position tätig sind, in der Ihnen des Öfteren von anderen neue Aufgaben oder Erledigungen vorbeigebracht werden, oder wenn Sie viel Post erhalten, sollten Sie sich einen Posteingangskorb anschaffen.
  • Dies kann eine Zeitschriftenablage oder ein einfaches Körbchen oder ein Dokumentenhalter (wie hier auf Amazon) sein.
  • Wichtig ist, dass Sie dafür eine auffallende Farbe wählen, sodass jeder erkennt, wo er Post und Informationen für Sie ablegen darf.
  • Idealerweise stellen Sie dieses Ablagekörbchen zuoberst auf Ihren Schreibtisch – alle neu eingehenden Unterlagen legen Sie oder Ihre Kollegen dort hinein.
  • So vermeiden Sie unnötige Papierstapel, die sich unter Umständen sogar in Ihrer Abwesenheit bilden.
  • Außerdem sehen Sie auf einen Blick, ob etwas Neues eingegangen ist.
  • Arbeiten Sie Ihren Posteingangskorb regelmäßig durch, sortieren Sie die anfallenden Aufgaben in Ihren Terminkalender. Auf diese Weise behalten Sie die Kontrolle über Ihre Unterlagen, auch wenn Sie einmal nicht im Haus sind.

Dekoration am Schreibtisch auf ein Minimum reduzieren

• Fast jeder möchte seinen Arbeitsplatz persönlich gestalten und einige motivierende persönliche Gegenstände wie Fotos oder Souvenirs der letzten Reise aufstellen.

Das ist auch richtig so, da wir uns so an unserem Schreibtisch ein wenig heimisch fühlen. Außerdem kann ein Blick auf das Familienfoto die Laune erheblich verbessern und die Arbeitsmotivation steigern. Sie sollten jedoch darauf achten, Ihren Schreibtisch nicht mit Dekorationselementen zu überfrachten.

• • • Auch wenn Ihnen persönliche Gegenstände wichtig sind, können diese dennoch viel Fläche von Ihrer eigentlichen Arbeitsfläche belegen und sorgen außerdem immer wieder für Ablenkung.
    • Besser ist es, einzelne bedeutsame Gegenstände bewusst auszuwählen.
    • Entscheiden Sie sich für ein bis zwei persönliche Gegenstände, die Ihnen wirklich wichtig sind und reduzieren Sie die Dekoration auf ein Minimum.
    • Dadurch schaffen Sie sich ein übersichtlicheres Arbeitsumfeld – und die einzelnen Gegenstände gewinnen sogar an Wert.

Gesunde Arbeitsumgebung

Abgesehen von einem aufgeräumten, gut organisiertem Schreibtisch und einer gut sortieren Ablage sollten Sie auch einmal einen Blick auf Ihre weitere Arbeitsumgebung werfen. Um konzentriert, motiviert und effizient arbeiten zu können, benötigt der Mensch eine angenehme Umgebung und eine entspannende Atmosphäre.

• • • Ihr Schreibtisch sollte idealerweise weder in einem Durchgangsbereich stehen, wo Sie ständig unterbrochen und abgelenkt werden, noch abgeschottet in einem kleinen Räumchen.
    • Nicht immer haben Sie Einfluss auf den Standort Ihres Schreibtischs, aber manchmal sind schon mit kleinen Veränderungen Verbesserungen zu erreichen.
    • Rücken Sie Ihren Schreibtisch ans Fenster (jedoch nicht direkt davor), damit Sie möglichst viel direktes Tageslicht bekommen.
    • Lüften Sie regelmäßig durch, um eine ausreichende Sauerstoffzufuhr zu garantieren.
    • Mit einigen Grünpflanzen oder einem Wandbild in warmen Farben können Sie Ihre Arbeitsumgebung zusätzlich beruhigen.

Solche kleinen Veränderungen sind oft auch im Büro möglich. Manchmal können schon Kleinigkeiten eine ganz neue Arbeitsmotivation schaffen.

Aktuelle Arbeitsschritte besser organisieren

• • • Während der Arbeit sollten Sie darauf achten, dass immer nur das auf dem Tisch liegt, was Sie gerade wirklich benötigen.
    • Es ist mittlerweile erwiesen, dass uns das sogenannte Multi-Tasking nicht leistungsfähiger macht, sondern im Gegenteil zu Lasten der Konzentration und Arbeitsqualität geht. Wir sind zwar in der Lage, mehrere Dinge gleichzeitig zu bearbeiten, allerdings mit nachlassender Genauigkeit.
    • Arbeiten Sie lieber systematisch einen Punkt nach dem anderen ab.
    • Räumen Sie nach jedem Arbeitsschritt nicht mehr benötigten Dinge weg, sodass stets nur das auf dem Schreibtisch liegt, was Sie aktuell benötigen. So reduzieren Sie Ihre Ablenkung und arbeiten schneller und effizienter.

Der Papierkorb – Ihr bester Freund

Um die beschriebenen Ordnungsschritte auch im hektischen Arbeitsalltag beibehalten zu können, sollten Sie einen Papierkorb in unmittelbarer Nähe haben. Häufig neigen wir dazu, nicht mehr benötigte Gegenstände erst einmal beiseite zu legen, um sie dann „irgendwann später“ zu entsorgen. Doch damit ist nun Schluss.

• • • Platzieren Sie einen Papierkorb in direkter Nähe zu Ihrem Arbeitsplatz.
    • Sobald Sie etwas nicht mehr benötigen, werfen Sie es direkt dort hinein. Sie werden staunen, welch befreiende Wirkung das Wegwerfen haben kann!

Die Uhr immer im Blick

• Ein weiterer wichtiger Tipp für eine konzentrierte und effiziente Arbeitsausführung ist die Anschaffung einer Uhr. Zwar haben wir meistens eine Armbanduhr, außerdem eine Uhr im PC und im stets griffbereiten Smartphone. Doch eine im direkten Blickfeld platzierte Wanduhr erinnert uns unbewusst immer wieder daran, wie spät es ist und wie viel Zeit uns für eine Aufgabe noch bleibt. Natürlich sollten Sie sich nicht in Zeitdruck versetzen lassen, darunter würde Ihre Arbeitseffizienz ebenfalls leiden. Ein kurzer Blick auf die Uhr erhöht jedoch die Konzentrationsbereitschaft.

Schreibtisch am Abend aufräumen

Ein wichtiger Tipp zum Schluss:

• • • Räumen Sie Ihren Schreibtisch jeden Abend auf.
    • Am besten halten Sie sich die letzte Viertelstunde Ihrer Arbeitszeit dafür frei, alle Unterlagen zu sortieren.
    • Heften Sie ab, was erledigt wurde, leeren Sie die Ablagen und den Papierkorb, fahren Sie den PC herunter.
    • Damit schalten Sie gedanklich von Ihrem Arbeitstag ab – und schaffen eine saubere Umgebung für den Start am nächsten Morgen.

Schreibtisch entrümpeln

Der erste und wichtigste Schritt auf dem Weg zu mehr Ordnung auf dem Schreibtisch ist das gründliche Entrümpeln:
• • Räumen Sie zunächst alle Gegenstände vom Schreibtisch. Alle Utensilien, vom Monitor, über Stifte, Zettel und den Inhalt aller Schubladen und Fächer sollten abgeräumt werden, um einen Überblick zu bekommen, was vorhanden ist.
  • Bestimmt entdecken Sie dabei den einen oder anderen Gegenstand, der schon in Vergessenheit geraten oder vermisst worden war.
  • Anschließend wischen Sie Ihren Schreibtisch mit einem feuchten Tuch gründlich ab und die Schubladen aus. So ist alles sauber und staubfrei für einen frischen Neustart.
  • Anschließend sehen Sie Gegenstand für Gegenstand durch.
  • Fragen Sie sich dabei:
    • Brauche ich diesen Gegenstand wirklich?
    • Wann habe ich ihn zuletzt genutzt?
    • Gibt es andere Gegenstände mit der gleichen Funktion?
  • Sortieren Sie alles, was Sie wirklich brauchen und behalten möchten in übersichtliche Boxen.
  • Bei Papieren und Unterlagen fragen Sie sich:
    • Muss ich diese Belege aufbewahren?
    • Können sie auch abgeheftet werden?
    • Können sie digitalisiert werden?
• Behalten Sie nur Unterlagen, die Sie wirklich benötigen auf dem Schreibtisch.

Wenn Sie generell das Gefühl haben, zu wenig Platz auf dem Schreibtisch zu haben, sollten Sie über die Anschaffung eines größeren Schreibtisches nachdenken!