Interne Unternehmenskommunikation: Damit Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird, müssen sie auf dem Laufenden gehalten werden. Dabei geht es nicht nur darum, dass die Aufgaben bekannt sind, sondern um den Hintergrund. Der Nutzen der Arbeit und der damit verbundene Erfolg sollte widergespiegelt bzw. offen gelegt werden. Das sind die 3 Grundprinzipien, wodurch sich eine gute interne Kommunikation auszeichnet.

Interne Kommunikation

Für den Chef sollte der Fokus darauf liegen, „[…] das Denken, Fühlen und Verhalten der internen Anspruchsgruppen (heißt der Mitarbeiter) auf die strategischen Organisationsziele auszurichten […]“, so wird es im Werk Führmanns/ Schmidbauer: „Wie kommt System in die interne Kommunikation?: Ein Wegweiser für die Praxis“ schon 2011 erklärt.

Die formelle interne Unternehmenskommunikation

Die interne Unternehmenskommunikation lässt sich in die informelle und die formelle Kommunikation unterteilen. Wobei ersteres auf persönliche Rahmenbedingungen beschränkt ist, beschreibt die formelle Kommunikation den organisierten Austausch in einem Unternehmen.

Es geht um festgelegte Abläufe, welche diese Art der internen Unternehmenskommunikation dauerhaft macht. Dabei wird sie nicht auf einzelne Personen bezogen. Bestimmt ist sie für alle Mitarbeiter oder festgelegte Teams, je nach Bereich. Die interne Unternehmenskommunikation greift in unterschiedliche Ebenen ein.

1. Die Kommunikation von der Unternehmensführung ausgehend, ob an die Abteilungsleiter oder an alle Mitarbeiter,

2.  von den Abteilungsleitern an die einzelnen Teams,

3. richtet sich die interne Kommunikation von der Personalabteilung an einzelne Mitarbeiter, sowie schlussendlich

4. die Teambesprechung intern.

Dies sind verschiedenen Bereiche, in denen eine formelle interne Unternehmenskommunikation stattfindet. Solche „Gespräche“ werden schriftlich festgehalten.  Hier werden Arbeitsabläufe geregelt, Arbeitsbereiche abgesteckt, Regeln für das Miteinander festgehalten sowie Richtlinien für den einzelnen Mitarbeiter abgestimmt u.v.m.

 

Die Notwendigkeit von Instrumenten der internen Unternehmenskommunikation

Für die interne Unternehmenskommunikation gibt es verschiedene Kanäle. Natürlich das klassische Face-to-Face Gespräch, ob unter vier Augen oder in Meetings mit mehreren Personen. Für schnelle und auch für ständig zu erinnernde Informationen sind Aushänge sinnvoll. Hier wird über den Ordnungsdienst, Kalender mit Geburtsdaten oder anstehenden Meetings informiert. Dies gibt es aber auch elektronisch, in Form verschiedenster Tools.

Beispiel für die Interne Kommunikation, der Aushang.

Ein Beispiel für einen Aushang, hier ein Putzplan, der für die Büroküche gedacht ist.

Über diverse Programme, die die interne Unternehmenskommunikation fördern, gibt es mittlerweile zahlreiche Informationen im Netz. Die relevantesten beziehen sich auf firmeninterne Strukturen, Ordnerablagen und Terminierungen. Diese werden zum Beispiel im internen Intranet festgelegt. Hier werden auch Regeln des Miteinanders, Gesprächsprotokolle und Arbeitsverläufe dokumentiert.

Interne Kommunikation E-Mails

Weitere Absprachen finden über das klassische Medium der E-Mail statt, mittlerweile aber häufiger der interne Messenger.

Notwendig sind diese Tools vor allem, um die firmeneigene Struktur zu erhalten. Das gesprochene Wort verfliegt schnell, festgehalten wirkt es dauerhaft. Auch geht es darum, das Gesprochene allen Beteiligten zugängig zu machen.

 

Interne Unternehmenskommunikation im Home Office

Um mit dem Mitarbeiter im Home Office im Gespräch zu bleiben, erfordert es etwas mehr Aufwand, aber auch Disziplin. Nicht selten sagt man hier: aus dem Augen, aus dem Sinn. Und schnell wurde vergessen, dass auch extern noch Jemand ist, der instruiert werden muss.

Im internen Netzwerk können zum Beispiel Dateien abgelegt werden, so dass auch externe Mitarbeiter darauf zugreifen können. Hier werden aber auch neue Aufgaben zugeteilt und über neue Regelungen informiert.

Neben dem internen Netzwerk, auf welches der Mitarbeiter zugreift, ist das einfachste Mittel ein Messanger. Am Besten einer, mit einer Telefonier- bzw. Videokonferenzfunktion. In dem Messanger kommt man persönlich ins Gespräch. Aber auch hier sollte, wie bei Meetings, nicht zu vergessen, ein Protokoll verfasst werden, um das Besprochene festzuhalten.

Und doch ist es unabdingbar, sich auch ab und zu zu sehen. Ein Face-to-Face-Gespräch in regelmäßigen Abständen bringt den Mitarbeiter sowie den Vorgesetzten auf dem neusten Stand und stärkt das Miteinander.

 

Interne Kommunikation in großen Unternehmen

Es gibt viele Unterschiede wie die interne Unternehmenskommunikation im Arbeitsumfeld aussehen kann. Hierbei kommt es in erster Linie auf die Unternehmensführung und zum Weiteren auf die Unternehmensgröße an.

Eine interne Unternehmenskommunikation in mittelständigen und kleineren Unternehmen erfordert weniger Instrumente für die Strukturierung. Hier braucht es zumeist nur das Intranet, damit jeder auf die Informationen zugreifen kann und ein internes Mail-System.

Messanger bieten sich bei Unternehmen an, welche in mehrere Bereiche untergliedert sind und es zu viel Aufwand in Anspruch nehmen würde, die einzelnen Leute, Kollegen und Teammitglieder zusammen zu suchen.

In großen Unternehmen gibt es oft viele Abteilungen. Auch ist es nicht selten, dass die Unternehmensführung in anderen Städten, Bundesländern oder Ländern ihren Sitz hat. Aber auch wenn diese im Haus sitzt, kann ein Unternehmen so groß sein, dass ein einzelner Mitarbeiter den CEO noch nie zu Gesicht bekam.

Um hier eine Art Bindung aufzubauen, braucht es schon mehr Instrumente und Hilfe. Hierzu gibt es zum Beispiel Kommunikationsberater, welcher dafür zuständig ist, die Beziehung zwischen den einzelnen Mitarbeiter und der Unternehmensführung aufzubauen bzw. zu festigen. Dieser kümmert sich um eine Art interne Pressemitteilung, in der der Mitarbeiter über neue Unternehmensziele, Unternehmensleistungen etc. informiert wird.

Auch sorgt er dafür, neue Instrumente zu finden, um die Belegschaft zu motivieren, sie in die Ziele mit einzubeziehen und dabei ihre Bedürfnisse zu berücksichtigen. Hierbei geht es in erster Linie um die Leistungssteigerung, die Effizienz und das in einem Bereich, der die Kosten übersichtlich behält.

Um Videokonferenzen in großen Maß abzuhalten, werden die großen Unternehmen immer kreativer. Über Radio oder den firmeninternen TV informiert der CEO über Neuigkeiten. Klassische Firmenzeitungen in regelmäßigen Abschnitten sollen die Mitarbeiter motivieren, auf dem neusten Stand zu bleiben.

Interne Kommunikation Webinare

Webinare dienen der Weiterbildung, dies findet dann ebenso im großen Stil statt. Dienlich ist dies in Unternehmen mit verschiedenen Filialen oder Sitzen.

 

Technische Kommunikationsmittel haben nicht nur Vorteile

Es gibt mittlerweile zig verschiedene Medien, mit denen Mitarbeiter und Vorgesetzte oder auch das Team zusammenarbeiten können. Dies bringt den Vorteil der Stabilität und Absicherung. Arbeitspläne werden strukturiert, festgelegt und können so nicht in Vergessenheit geraten. Es macht das New Work flexibel, weil die interne Unternehmenskommunikation von „egal woher“ mit einfachen Mitteln möglich ist.

Was aber vernachlässigt wird, ist das Miteinander. Teilweise arbeitet man mit Abteilungen zusammen, ohne je einen Mitarbeiter davon gesehen zu haben. Manchmal erscheint der Kollege per Video und doch wird daraus nicht ersichtlich, wie es ihm ergeht. Der persönliche Austausch fehlt sowie das Soziale zwischendurch. Und auch wenn viele Menschen glauben, es wäre nicht so wichtig, ist es doch unablässig für eine gemeinsame Unternehmensführung und die Zusammenarbeit.

Zu lernen, wie der Kollege tickt, hilft dem Umgang miteinander und auch der Arbeitsvermittlung. So entstehen keine Missverständnisse und arbeitet effizienter.

Auch im Umgang mit dem Vorgesetzten ist die persönliche Kommunikation relevant. Gerade eben, wenn wichtige Themen eine Rolle spielen. Dabei geht es nicht nur um die Bedürfnisse als Mitarbeiter, welche dem Vorgesetzten vorgetragen werden müssen. Nein, es geht auch um das beiderseitige Verständnis. Wenn dem CEO bzw. Abteilungsleiter (je nach Unternehmensgröße) bewusst ist, was den Angestellten beschäftigt, kann er auch in der Arbeitsweise besser auf ihn eingehen. Das Verständnis für die Lebensumstände kommt eher, wenn es sichtbar wird. Extern sind die Probleme fern und nicht greifbar.

 

Teamevents als Mittel der internen Unternehmenskommunikation

Und so bekommen Teamevent nochmal eine ganz neue Bedeutung. Sie als Mittel interner Unternehmenskommunikation zu betrachten, zeigt deren Relevanz. Unter Teamevent werden hier nicht nur Ausflüge fokussiert, es geht um jegliche Zusammenkünfte als Team. Klar, privat lernt man sich eher kennen, aber auch Firmengrillen zur Mittagszeit oder gemeinsame Weiterbildungen verbinden.

Interne Kommunikation heißt auch als Team zusammen zu kommen.

Bei Teamevents steht der Mitarbeiter im Mittelpunkt. Hier kommen seine Bedürfnisse zum Tragen. Außerdem formt es ein Team für eine bessere Zusammenarbeit. Auch kleinere Zusammenkünfte von Projektpartnern fördern die Inspiration und Kreativität, mit der auf anstehende Pläne neu konzentriert werden kann.

Ein Teamevent kann auch ein sogenanntes Off-Side-Meeting sein. Hier treffen sich einzelne Vertreter verschiedener Abteilungen extern des Arbeitsumfeldes zusammen und sprechen über den Verlauf des Jahres und über neue Ziele. Zur Auflockerung kann zwischendrin eine gemeinsame Unternehmung dienen. Solch eine Zusammenkunft verschiedenster Mitglieder bringt unterschiedlichste Bedürfnisse, Denkweisen und Ansätze auf einen Tisch, mit denen sie sich ad hoc oder die Unternehmensführung im Nachhinein auseinander setzen.

 

Die Kritik an informeller Unternehmenskommunikation  

Und auch wenn es wichtig ist, sich persönlich auszutauschen, gilt immer die Gefahr der informellen Unternehmenskommunikation. Warum dies eine Gefahr ist? Weil hier persönliche Absprachen zwischen Tür und Angel stattfinden, welche nicht protokolliert werden. Das heißt, sie werden zum einem vielleicht wieder vergessen, zum anderen werden Kollegen mit Relevanz diesem Gespräch außen vorgelassen.

Hier finden Absprachen statt, welche die formelle Kommunikation, die mit Konsequenz aufgebaut wurde, zerstört. Natürlich wird es Niemanden verwehrt, sich in der Kaffeeküche über Belange auszutauschen. Sollten Erkenntnisse der Unternehmensführung, bzw. Projektleitung daraus gewonnen werden, Ideen daraus entstehen, sollte dies alsbald mit dem Team kommuniziert und/oder protokolliert werden.

Pausengespräche sind wichtig. Sie bringen neue Inspirationen, Projekten auf den Grund zu gehen oder neue entstehen zu lassen. Die Gefahr des Vergessens sollte aber immer bewusst sein. Daher ist es effektiv im firmeninternen Intranet explizite Bereiche zu schaffen, in denen eben solche Ideen und Gespräche (Kritik, Anregungen) festgehalten werden.

 

Fazit

Um ein Unternehmen durch externe Kommunikation nach außen gut zu präsentieren, muss die interne Unternehmenskommunikation funktionieren. Dies erfordert ein entsprechendes Kommunikationsmanagement. Hilfsmittel sind mittlerweile viele elektronische Tools, aber auch Kommunikationsberater werden immer mehr gefragt. Denn gerade in der modernen Arbeitswelt (mit den vielen unterschiedlichen Arbeitsmodellen und diversen Mitarbeitern) fällt es auf, dass ein Fundament geschaffen werden muss, auf dem alle zusammentreffen.

Eine interne Unternehmenskommunikation gibt Struktur. Ein Faktor, der dabei aber oft zu kurz kommt, ist das Bedürfnis des Einzelnen. In Gesprächen können Angestellte ihre Meinungen geben, Kritik äußern und so für eine besseres Miteinander sorgen. Denn Kommunikation ist die Grundlage einer jeden Beziehung, auch intern im Unternehmen. Der Mitarbeiter klärt über seine Bedürfnisse auf und wenn es möglich ist, können diese in der Unternehmensführung mit einbezogen werden. Hier fühlt er sich ernst genommen, als Mitglied eines Teams anerkannt, was ihn wiederum motiviert.

Es geht bei der internen Unternehmenskommunikation also nicht nur um Arbeitsabläufe, die dank der Instrumente schon automatisiert ablaufen können. Es geht auch um den Menschen im Einzelnen.

Ein Unternehmen, in denen die Mitarbeiter sich wohl fühlen, spiegelt dies auch extern wider. Ein gutes Kommunikationsmanagement wird gespürt und vom Kunden aufgenommen. Strukturierte Abläufe zeigen die Professionalität eines Unternehmens. Mitarbeiter die ernst genommen werden, Weiterbildungen erhalten und flexibel bleiben dürfen, bleiben gerne und spiegeln dies nach außen wider.

Wie die Auswirkungen nach außen sein können und wie sich allgemein eine externe Kommunikation auf Ihr Unternehmen auswirkt, dies können Sie hier nachlesen.

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Der Beitrag "Die interne Unternehmenskommunikation – das Fundament einer guten Unternehmensführung" wurde verfasst von:

Romy Schlesier

Expertin für Bürogestaltung

Romy schreibt seit 2016 für Büromöbel-Experte.

Hier erhielt sie Einblicke in jegliche Bereiche von Kundenservice bis Vertrieb. Büroplanungen und Ergonomie waren dabei länger Ihr Fokus. Nun schreibt sie darüber, immer mit dem richtigen Augenmerk auf das Thema Gesundheit und im Hinterkopf die Kundenfragen.

Studiert hat die ausgebildete Content Marketing Managerin in Chemnitz, lebt aber in Dresden. Sie liebt es zu helfen und vereint dies im Zusammenhang mit Ihrer Arbeit sehr gut. Dabei geht es in Romys Beiträgen vor allem darum, den Arbeitsalltag der Leser zu erleichtern und die Büroarbeit zu verbessern.

Privat bringt sie ihre Gedanken nicht nur auf Papier, sie setzt sie um und spielt sie aus. Dabei findet man sie entweder in ihrem Kreativbereich oder draußen in der Natur, fern von jeglichen Medien.

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