Feedbackgespräch – Vorbereitung, Ablauf und Tipps

Feedbackgespräche sind ein wichtiges Führungsinstrument und sollen sicherstellen, dass Mitarbeiter optimal gefordert und gefördert werden. Dennoch sind viele Mitarbeiter aber auch Führungskräfte im Vorfeld des Feedbackgesprächs verunsichert. Umso wichtiger ist es, gut vorbereitet und ergebnisorientiert in das Gespräch zu gehen.

Als Mitarbeiter auf das Feedbackgespräch vorbereiten

Viele Angestellte sehen dem jährlichen Gespräch mit dem Chef mit Unbehagen entgegen.

Dabei ist ein erfolgreiches Feedbackgespräch die ideale Gelegenheit, um bei Ihrem Vorgesetzten zu punkten. Dafür braucht es jedoch im Vorfeld etwas Vorbereitung:

Allgemeine Vorbereitung

Wenn Sie neu im Unternehmen sind, ist es wichtig, sich mit den firmeninternen Prozederes vertraut zu machen. Erkundigen Sie sich bei Ihren Kollegen, wie die Gespräche üblicherweise ablaufen, wie lange sie dauern und worüber gesprochen wird.

Die meisten großen Unternehmen stellen im Intranet einen Leitfaden für das Mitarbeitergespräch zur Verfügung, der Ihnen bei der Vorbereitung helfen kann. Stellen Sie sich auch auf Ihr Gegenüber ein:

• Was sind die Eigenarten Ihres Vorgesetzten?
• Wie kritikfähig ist er?

Wenn Sie die Eigenheiten Ihres Chefs bei der Ausarbeitung Ihrer Argumente berücksichtigen, können Sie damit einen positiven Einfluss auf den Feedback-Gesprächsverlauf nehmen.

Rückblick und Feedback

Eines der Hauptthemen des Feedbackgespräches wird die Rückmeldung bezüglich Ihrer Arbeitsleistung sein. Es ist daher bei der Vorbereitung essentiell, seine eigene Arbeit zu analysieren:

• Welche Herausforderungen haben Sie positiv bewältigt?
• Welche Projekte haben Sie betreut?
• Welchen Mehrwert haben Sie dem Unternehmen mit Ihrer Arbeit geschaffen?

Falls Sie eine Zielvereinbarung haben, lohnt es sich, objektiv zu hinterfragen, welche Vorgaben Sie erfüllt oder sogar übertroffen haben. Wenn möglich belegen Sie Ihre Erfolge mit Zahlen. Auch eine kurze Präsentation zu Ihren nachweisbaren Erfolgen kann hilfreich sein.

Genauso wichtig wie die positiven Leistungen zu dokumentieren ist es jedoch, auch kritisch zu hinterfragen, wo Sie hinter Ihren Möglichkeiten geblieben sind.

Umgang mit Misserfolgen und Kritik

Stellen Sie sich bereits im Vorfeld des Feedbackgespräches auf kritische Rückfragen ein:

• Warum konnten Sie bestimmte Dinge nicht umsetzen?
• Wo sind Ihnen Fehler passiert?
• Was könnten Sie besser machen?

Hören Sie bei Kritik gut zu und fragen Sie ruhig nach. Werden Sie nicht emotional, sondern stehen Sie zu Ihren Misserfolgen genauso wie zu Ihren Erfolgen.

Bleiben Sie sachlich und konstruktiv. Versuchen Sie nicht, sich herauszureden, etwas zu beschönigen oder andere Kollegen zu beschuldigen. Erarbeiten Sie stattdessen Verbesserungsvorschläge.

Wichtig ist es, dem Chef zu vermitteln, dass Sie die Verantwortung für Ihre Misserfolge übernehmen und aus Ihren Fehlern gelernt haben.

Gegenwärtige Planung und Analyse

Vermutlich wird Ihr Chef auch wissen wollen, wie zufrieden Sie mit Ihrem Job sind oder ob es Verbesserungspotentiale gibt. Seien Sie darauf vorbereitet und überlegen Sie sich konkret, was Sie darauf antworten werden.

• Fehlt Ihnen etwas an Ihrem Arbeitsplatz?
• Gibt es Möglichkeiten die Arbeitsabläufe zu verbessern?
• Haben Sie sonstige Ideen und Wünsche?
• Welche Ihrer Fähigkeiten und Talente bleibt derzeit ungenutzt?
• Wie funktioniert die Kommunikation unter den Kollegen?

Machen Sie jedoch nicht den Fehler, über Ihre Kollegen zu lästern, sondern bleiben Sie stets objektiv und sachlich. Auch allzu Persönliches hat im beruflichen Kontext keinen Platz.

Ziele und Perspektiven

Auch Ihre berufliche Zukunft und Perspektive ist ein essentieller Teil des jährlichen Feedbackgesprächs. Überlegen Sie sich daher ganz genau, was Ihre persönlichen Ziele und Karrierepläne sind und wie Sie diese erreichen wollen.

Welche Position streben Sie an und woran möchten Sie in der Zukunft arbeiten?

Im Idealfall erarbeitet Ihr Vorgesetzter mit Ihnen gemeinsam die Ziele für das neue Jahr. Wenn Sie im Zuge dessen bereits Vorschläge einbringen können, zeugt das von Eigeninitiative.

Falls Sie an eine Fortbildung denken, dann ist das Feedbackgespräch ebenfalls eine gute Gelegenheit, um dieses Thema anzusprechen. Überlegen Sie sich auch, welchen Nutzen Ihr Arbeitgeber von Ihrer Weiterbildung hat und was dies für Ihre berufliche Entwicklung bedeutet.

Es ist natürlich sehr verlockend, im Rahmen des Feedbackgespräches das Thema Gehaltserhöhung anzusprechen. Das wird in vielen Betrieben jedoch nicht gerne gesehen. Wenn Sie das Gefühl haben, eine Gehaltserhöhung zu verdienen, weil Ihnen beispielsweise mehr Verantwortung übertragen wurde, können Sie dies zwar ansprechen, die eigentliche Gehaltsverhandlung sollte jedoch in einem separaten Gesprächstermin stattfinden.

Als Führungskraft auf das Feedbackgespräch vorbereiten

Für viele Führungskräfte ist das Feedbackgespräch mit den eigenen Mitarbeitern ein unliebsamer Pflichttermin. Oft wird es auch als Anlass genommen, allzu umfänglich Kritik zu üben.

Dabei kann ein gut vorbereitetes und auf Augenhöhe stattfindendes Mitarbeitergespräch die Motivation fördern und somit die Mitarbeiterbindung stärken – in Zeiten des Mangels an Fachkräften kein unwesentlicher Faktor.

Doch wie funktioniert wertschätzendes Feedback und welche Rolle nimmt dabei die Führungskraft ein?

Die drei Phasen eines Feedbackgesprächs

In der Vorbereitung auf das Gespräch gilt es zunächst, die individuelle Persönlichkeit des Angestellten zu berücksichtigen. Was motiviert ihn? Wie leistungsfähig ist er? Ist sein Charakter eher sensibel oder robust? Bei der Gestaltung des Gesprächsfadens können all diese Dinge eine Rolle spielen.

Bei der Gesprächseröffnung ist es wichtig, zunächst eine vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen, indem Sie dem Mitarbeiter durch Smalltalk die Nervosität nehmen und Störungen von außen vermeiden. Informieren Sie Ihren Gesprächspartner über den Ablauf, die Dauer und die Themen des Termins.

Begegnen Sie Ihrem Gegenüber dabei auf Augenhöhe und signalisieren Sie Interesse an seiner Person. Ihr Mitarbeiter muss das Gefühl bekommen, dass er sich Ihnen anvertrauen und offen mit Ihnen sprechen kann.

Ein Feedbackgespräch verläuft typischerweise in drei Phasen:

In der ersten Phase des Gespräches geht es um Feedback bezüglich der Arbeitsleistung und des Verhaltens Ihres Mitarbeiters. Drücken Sie Ihre Wertschätzung für den Erfolg und die erreichten Ziele aus und erkennen Sie die guten Leistungen in Form von Lob an. Natürlich ist in einem Feedbackgespräch auch Platz für Kritik.

Nutzen Sie dabei „Ich-Botschaften“ und vermeiden Sie Verallgemeinerungen.

Statt zu sagen: „Sie haben immer schlechte Laune und vergiften das Betriebsklima.“ könnten Sie die Kritik zum Beispiel folgendermaßen formulieren: „Ich empfinde Ihre Stimmung manchmal als gereizt. Wie sehen Sie das?“ Achten Sie bei Kritik unbedingt darauf, diese wohldosiert und nur im ersten Drittel des Gesprächsverlaufes anzubringen, um Ihren Mitarbeiter nicht unnötig zu demotivieren.

Ein Mitarbeitergespräch beruht auf Gegenseitigkeit. Fragen Sie daher auch Ihren Gesprächspartner nach seinem Feedback Ihnen gegenüber. Zeigen Sie sich dabei offen für Kritik, damit präsentieren Sie sich menschlich. Dies stärkt das gegenseitige Vertrauen und fördert eine gute Zusammenarbeit.

Die zweite Phase ist die Phase der Zielsetzungen. Ziele sollten gemeinsam mit dem Mitarbeiter nach dem sogenannten SMART-System erarbeitet werden. Das heißt, eine gute Zielsetzung sollte folgende Merkmale aufweisen:

• S – Spezifisch
• M – Messbar
• A – Attraktiv
• R – Realistisch
• T – Terminiert

Neben wirtschaftlichen Zielen können hier auch die persönlichen Ziele des Mitarbeiters Platz finden.

In der dritten Phase geht es um die beruflichen Perspektiven Ihres Angestellten. Fragen Sie nach den Wünschen und Berufszielen und entwerfen Sie gemeinsam einen individuellen Karriereplan.

Sie stärken damit nachhaltig die Loyalität und das Zugehörigkeitsgefühl.

Auch Fort- und Weiterbildungen können in der dritten Phase Thema des Gespräches sein. Fragen Sie sich, welche Fähigkeiten Ihres Angestellten Sie fördern könnten und welche Kenntnisse dazu benötigt werden, seine Karriere voran zu bringen.

Finden Sie zur Verabschiedung einen positiven und motivierenden Abschluss für das Gespräch und bedanken Sie sich für die Offenheit. Die gemeinsam erarbeiteten Ziele und Maßnahmen sollten im Anschluss schriftlich festgehalten und von beiden Seiten unterschrieben werden.

Wann ist der beste Zeitpunkt für das Feedbackgespräch?

In den meisten Unternehmen findet das Feedbackgespräch einmal jährlich statt. Dazu eignet sich das Ende des Kalenderjahres. Einige Firmen nutzen jedoch auch den Jahresbeginn für den gemeinsamen Austausch. In vielen Firmen wird die Bilanz erst gegen Ende des ersten Quartals fertig, sodass es erst danach sinnvoll ist, über das abgelaufene Geschäftsjahr zu sprechen.

Feedbackgespräche finden zwar üblicherweise jährlich statt, in manchen Betrieben kann es jedoch auch halbjährlich oder sogar quartalsweise ein solches Gespräch geben. Als Zeitrahmen sollten mindesten 30 Minuten, besser noch eine Stunde, eingeplant werden.

Damit beide Parteien genug Zeit haben, sich optimal vorzubereiten, sollte die Vorlaufzeit mindestens drei Wochen betragen.

Fazit – Feedbackgespräch führen

Egal ob Führungskraft oder Mitarbeiter – wenn Sie das Feedbackgespräch als einen gegenseitigen Meinungsaustausch auf Augenhöhe sehen, dann profitieren beide Seiten.

Der Mitarbeiter fühlt sich in seinen Zielen und Wünschen unterstützt und ernst genommen, und das Unternehmen gewinnt einen motivierten und loyalen Mitarbeiter – eine klassische Win-Win Situation.