Desk Sharing: Kann das funktionieren? Worum geht es dabei? Und was sind die Vor- und Nachteile einer solchen Arbeitsweise? Diese Fragen klären wir in diesem Beitrag.  In Zeiten, in denen das Homeoffice und das shared Office sich immer mehr zur Normalität entwickelt, sind die Ansätze für neue Dynamiken in der Arbeitswelt eine interessante Möglichkeit für neue Entwicklungen. Ein gutes Beispiel dafür ist das sogenannte Desk Sharing: Arbeitsplätze, die man sich mit Kollegen aus anderen Schichten teilt.

Während es bisher die Normalität für viele Arbeitnehmer war, dass sie sich ins Büro begeben und an den eigenen Schreibtisch setzen, ist es vor allem die Start-Up-Szene, die neue Vorgaben kreiert und das Desk-Sharing lebt. Kann das funktionieren? Worum geht es dabei? Und was sind die Vor- und Nachteile einer Arbeitsweise im Desk Sharing Prinzip?

Desk Sharing – was ist das?

Desk Sharing findet in immer mehr Unternehmen Anklang
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Die Idee hinter dem Desk Sharing kam recht schnell auf, als sich die Start-Ups angesichts von begrenzten Arbeitsplätzen dazu entscheiden mussten, dass kein Platz von einem einzelnen Mitarbeiter belegt sein muss. Aus der Not erwuchs eine Tugend, die ein komplett neues Arbeitsprofil mit Vor- und Nachteilen ermöglicht hat.

Beim Desk Sharing arbeiten die Mitarbeiter nicht an fest zugeteilten Plätzen, sondern an dem Arbeitsbereich, der gerade frei ist.

Beim Desksharing – auch als „Shared Desk“, „Flexible Office“ oder „Hot Desking“ bezeichnet – handelt es sich also um eine innovative Organisationsform, bei der Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz im Büro täglich variieren können. Dieses Konzept verspricht Unternehmen mehr Flexibilität und Kosteneinsparungen durch optimalen Platznutzung. Es basiert auf dem Hot Bunking-Konzept, das Matrosen auf hoher See nutzten, und wurde dank der Tech-Giganten aus dem Silicon Valley wie Google oder Facebook bekannt und beliebt.

 

Vorteile vom Desk-Sharing

Shared desk im Unternehmen

Vom Desk Sharing profitieren besonders schnell wachsende Unternehmen, die flexible Arbeitszeiten haben.
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Wenn mehr Angestellte als Arbeitsplätze vorhanden sind, müssen die Unternehmen eine andere Regelung finden. Das Desk Sharing ist dabei nicht nur ein erster Ansatz, es verspricht neue Möglichkeit für die Dynamiken innerhalb der Teams.

Schauen wir uns doch einmal die Vorteile vom Desk Sharing genauer an:

  1. Wenn sich verschiedene Mitarbeiter die Arbeitsplätze teilen, entstehen oft neue Synergien
  2. Beim Desk Sharing sind oft Kosteneinsparung durch weniger notwendige Bildschirmarbeitsplätze realistisch
  3. Unternehmen sparen durch das Desk Sharing auch an einer der teuersten Ressourcen: Bürofläche. Das ist besonders für schnell wachsende Startups interessant

Wann ist Desk Sharing sinnvoll? Und wie kann es funktionieren?

  1. Schichten: Wenn zum Beispiel Mitarbeiter in zwei Schichten den gleichen Arbeitsplatz nutzen sollte es kein Problem geben, wenn mit dem Desk Sharing Prinzip gearbeitet wird. Sie profitieren von dem Platz, der in zwei Schichten an einem Arbeitsplatz erledigt werden kann.
  2. Freie Verfügung: Der wohl größte Vorteil im Desk Sharing liegt darin, dass sich die Mitarbeiter ihren Ort für die Arbeit komplett frei aussuchen können. Da ist ein Arbeitsplatz frei? Perfekt, dort fange ich auch an heute zu arbeiten.
  3. Auslastung: Gerade in jungen Unternehmen ist es wichtig, dass die Arbeitsfläche optimal genutzt wird. Durch das Desk Sharing entstehen Einsparungen, die die Firmen direkt in Gehälter umsetzen können.
  4. IT: Dank der Anpassung der modernen IT braucht es nicht mehr als einen individuellen Login, um für jeden Arbeitsplatz das perfekte Arbeitsfeld zu bieten.

Das Desk Sharing bietet besonders für junge Unternehmen ohne große Büroflächen also einen neuen Ansatz, mit dem man sich in Hinblick auf die organisatorische und finanzielle Planung beschäftigen kann.

Natürlich ist es wichtig, dass darüber hinaus die Nachteile beleuchtet werden, die mit dem Desk Sharing verbunden sind. Schließlich ist dieses Konzept nicht für jedes Büro, nicht für jedes Unternehmen und nicht jede Art der Prozess-Entwicklung der richtige Ansatz.

Nachteile von Desk-Sharing

Obwohl es viele Ansätze gibt, die einen vorteilhaften Effekt aus dem Desk Sharing versprechen, darf man natürlich nicht vergessen, dass es ausreichend Argumente gegen den Einsatz vom Desk Sharing gibt. Dabei geht es vor allem um die Produktivität der Individuen, die mit der neuerlichen Technik an ihrem Schreibtisch konfrontiert werden. Was könnte passieren, wenn man mit einem Mal das Büro auf die Technik des Desk Sharing umstellt?

  1. Unsicherheit: Eines der größten Probleme in Verbindung mit dem Desk Sharing ist die Unsicherheit der Mitarbeiter. Keinen festen Arbeitsplatz zu haben, sorgt in den meisten Betrieben für Unruhe.
  2. Schichten: Damit alles rund um das Desk Sharing funktioniert ist es wichtig, dass die Unternehmen einen entsprechenden Konsens aufbauen. Nur so kann das Desk Sharing langfristig funktionieren.
  3. Zusammenarbeit: Auch die entsprechenden Meetings sollten mit Leuten passieren, die sich Tag für Tag den gleichen Schreibtisch teilen. So wird garantiert, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Desk Sharing ist also in vielen Betrieben vor allem eine Frage der richtigen Kommunikation. Schließlich geht es darum, dass die Mitarbeiter die höchste Effizienz erzielen. Wenn man am Morgen erscheint und der Arbeitsplatz belegt ist, sollte der Mitarbeiter sich einfach an einen anderen Arbeitsplatz bewegen. Das Umdenken ist trotzdem nötig.

Die Nutzung von Desk Sharing in einem modernen Betrieb

Höhenverstellbare Schreibtische eignen sich ideal für das Desk-Sharing-Konzept.

Höhenverstellbare Schreibtische eignen sich ideal für das Desk-Sharing-Konzept, da die Mitarbeiter den Tisch schnell auf ihre Körpergröße anpassen können.

Desk Sharing ist eine Frage der Motivation und Einteilung der Mitarbeiter. Das ist einer der Gründe, warum es in der heutigen Zeit vor allem in den Start-Ups eingesetzt wird. Sie haben nicht den ausreichenden Raum, um jeden Mitarbeiter die nötige Kapazität in den Büros zuzuteilen.

Darum ist es so wichtig, dass die eigenen Optionen für das Desk Sharing genutzt werden. Und gerade hier beginnt die Kommunikation mit den eigenen Mitarbeitern so wichtig zu werden.

Eine Strategie für die Umsetzung von Desk-Sharing ist wohl der wichtigste Punkt für nachhaltige Erfolge in diesem Bereich. Das zeigen schon die entsprechenden Ansätze in den Start-Ups, die man viel zu oft vergisst. Dabei zeigen gerade diese Unternehmen, wie man neuste Ansätze für die Arbeit anwenden kann. In den letzten Jahren haben gerade die deutschen Anbieter neue Strategien entwickelt, die für die entsprechenden Mitarbeiter eine Chance bieten. Desk-Sharing ist dabei nur einer der Ansätze.

Für junge Unternehmen ist es eine neue Option, wie sie in der heutigen Zeit eine Steigerung bei Produktivität und Effizienz erzeugen können. Allerdings ist es wichtig, dass auch die entsprechenden Konsequenzen einkalkuliert werden. Schließlich sollen die Betriebe für jeden Mitarbeiter das beste Umfeld bieten. Desk-Sharing mag gerade in jungen Unternehmen ein Ansatz sein, aber dort wo ausreichend Platz vorhanden ist, sollte jeder Mitarbeiter seine Heim-Basis einrichten können.

Übrigens: für das Desk-Sharing eignen sich vor allem höhenverstellbare Schreibtische, die sich blitzschnell an den Anwender einstellen lassen.

Unser Fazit zum Desk Sharing

Stück für Stück wandeln sich die verschiedenen Arbeitsverhältnisse. Desk Sharing ist eine der vielen Möglichkeiten, wie in der heutigen Zeit Mitarbeiter gewonnen werden können. Gerade heute scheint die Frage, ob dieser Ansatz hilfreich ist, aber berechtigt zu sein. Desk Sharing bietet nur eine der neusten Optionen in diesem schnelllebigen Geschäft, die man nicht ignorieren kann.

Der Beitrag "Desk Sharing: Vorteile, Nachteile + Regeln im Büro" wurde verfasst von:

Stephan Forstmann

Experte für Home Office und gesunde Büroarbeit

Stephan stammt ursprünglich aus dem schönen Dresden und ist seit 2009 ein fester Bestandteil im Redaktionsteam von Büromöbel Experte.

Stephan arbeitet seit 2013 im Home-Office und ist seitdem zu einem Experten auf diesem Feld geworden. Er gibt seine Erfahrungen, Tipps und Best-Practices in Form von Tutorials und Artikeln im Ratgeber von Büromöbel Experte weiter.

Neben dem Thema Home-Office beschäftigt er sich täglich mit dem Thema gesunde Büroarbeit und Ergonomie.

So arbeitet er im Home Office: Stephan arbeitet an einem höhenverstellbaren Schreibtisch mit zwei Monitoren. Statt eines Desktop-PCs nutzt er einen Laptop mit einer Docking Station. Da er Kabel auf dem Schreibtisch hasst, nutzt er kabellose Eingabegeräte in seinem Home Office.

Privat liebt und lebt Stephan die Fotografie. Mit ihm kann man sich tagelang über Kamera-Technik, Komposition und Bildgestaltung unterhalten. Auch für das Thema Fotografie verfasst er regelmäßig Tutorials.

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