Checkliste – Besprechung vorbereiten

Fast jeder kennt sie – die Besprechungen und Meetings. Sie kommen in fast jedem Beruf vor und rauben nicht nur den Zuhörern Zeit, sondern auch dem Organisator und Hauptredner viele Nerven. Doch eine Besprechung muss nicht zwingend langweilig und ermüdend sein. Das Ziel einer Besprechung ist in der Regel der Austausch von Informationen oder die Planung einer neuen Strategie oder eines neuen Konzeptes. Dabei kann eine strukturierte und gezielte Planung eine Besprechung sehr interessant und effizient gestalten und die Konzentration bzw. die Effizienz der Teilnehmer steigern.

Vor der Besprechung sind einige wichtige Punkte zu erledigen.


Zeitmanagement

Die Zeit aller Mitarbeiter ist kostbar, daher sollte eine Besprechung nicht länger dauern, als notwendig. Da für eine Besprechung meistens ein Raum reserviert werden muss, kann diese oft nicht überzogen werden. Daher müssen Sie die Zeit für das Meeting gut einteilen – wie viel Zeit wird für die Abarbeitung der jeweiligen Punkte benötigt? Die Gesamtzeit sollte allerdings etwas mehr betragen, als die geplante, da es in der Regel immer zu Verzögerungen kommt.


Der Inhalt

Der Inhalt des Meetings muss vorher festgelegt werden / Foto: golubovy / fotolia.com

Zu den wichtigsten Eigenschaften der Besprechung gehört natürlich ihr Inhalt. Sie sollten sich genau vorstellen, welche Punkte besprochen werden sollen. Es ist daher sehr wichtig, die Mitarbeiter über den Inhalt des Meetings rechtzeitig zu informieren, damit sich diese darauf vorbereiten können. Ein komplett unbekannter Inhalt führt zu Frustration und liefert kein gutes Ergebnis. Sind alle Teilnehmer bestens auf das Gespräch vorbereitet, so steigt dies die Teamfähigkeit und Leistungsbereitschaft der Teilnehmer.

Bei Besprechungen wird beim Inhalt zwischen informativen und anordnenden Besprechungen unterschieden. Bei einer informativen Besprechung informieren sich alle Teilnehmer gegenseitig über den aktuellen Stand eines Projektes. Ein anordnendes Meeting ist dahingegen zur Problemlösung oder Strategieerstellung gedacht. Die Art des Meetings sollte den Teilnehmern ebenso mitgeteilt werden, da diese Problemlösungen vorher vorbereiten können.


Der Themenplan

Jede Besprechung sollte einen festen Themenplan haben, welcher der Reihenfolge nach abgearbeitet wird. Dieser Plan sollte genau beinhalten, welches Problem mit welcher Lösung zu besetzen ist und wie lange die Lösung des Problems dauern darf. Ein Themenplan steigert nicht nur die Effizienz des Meetings, sondern zeugt auch von einer Führungseffektivität.

Genauso wie der Inhalt des Gespräches, wird auch der Themenplan den Teilnehmern vorher zur Verfügung gestellt, damit diese sich darauf vorbereiten können. Mit diesem Dokument haben alle Mitarbeiten immer einen Überblick während des Meetings.


Vorbereitung der Mitarbeiter und Zeiteinteilung

Die zeitliche Einteilung ist wichtig für den Ablauf des Meetings / Foto: moshbidon / Fotolia.com

Zur Vorbereitung eines Gespräches gehört auch die zeitliche Einteilung der Mitarbeiter, falls diese gesondert zu Wort kommen müssen.

Es ist sinnvoll, die Themen zu gliedern und zwischen unterschiedlichen Themenbereichen bei einem langen Meeting kleinere Pausen einzulegen.Pausen dienen zur Erholung und steigern die Effizienz aller Teilnehmer.

Es existieren auch „natürliche Grenzen“ für die zeitliche Einteilung von Besprechungen wie z.B. die Mittagspause oder das Ende eines Arbeitstages.

Oft ist es allerdings sehr schwer einen Mitarbeiter auf eine bestimmte Zeit zu begrenzen. Für die Kalkulation der benötigten Zeit kann die sogenannte 60:20:20-Regel verwendet werden. Diese Regel besagt, dass ungefähr 60 % der Gesamtzeit zur Diskussion der wichtigen und dringenden Probleme benötigt werden, 20 % kommen auf unvorhergesehene Themen und weitere 20 % auf soziale Aktivitäten wie z.B. Pausen.

Während einer Besprechung übernimmt in der Regel ein Moderator das Wort und führt das Gespräch. Der Moderator ist auch derjenige, der das Gespräch durchgeplant und vorbereitet hat und sich mit dem Themeninhalt gut auskennt.


Aufgaben des Moderators

Der Moderator lenkt das Gespräch / Foto: nd3000 / fotolia.com

zu den Grundaufgaben gehört die zeitliche und inhaltliche Lenkung des Gespräches.

Am Anfang einer Besprechung werden die inhaltlichen Erwartungen gesetzt und allen Mitarbeitern verkündet. Der Moderator hat auch die Aufgabe, vor Beginn des Gespräches alle Mitarbeiter auf den selben Informationsstand zu bringen.

Nach einem besprochenen Aufgabenpunkt fasst der Moderator die Ergebnisse nochmals zusammen .Sollte ein Konflikt oder Streit aufkommen, so sorgt der Moderator für die Lösung dieses Konfliktes. Er darf niemanden bloss stellen, sollte aber die Mitarbeiter gegebenenfalls bei der Formulierung einiger Aspekte unterstützen.

Das Gespräch wird in erster Linie durch W-Fragen gelenkt. Damit wird die Gruppe gelenkt und eine gezielte Antwort gestellt, auf die eine Frage erarbeitet werden muss. Fragen sollten manchmal auch gezielt an einzelne Mitarbeiter gerichtet sein, da dies den Ansporn zu einem Beitrag erhöht. Oft trauen sich Teilnehmer nicht, etwas zu sagen, ehe sie angesprochen werden oder eine Frage beantworten müssen.

Auch nach der Besprechung hat der Moderator bzw. der Organisator der Besprechung einiges zu tun.


Das Protokoll

Zu jedem Meeting gehört ein Protokoll. Es erfüllt eine ganz simple Aufgabe: die Sicherung aller Ergebnisse und möglicherweise neu aufgekommener Fragen. Oft wird beim darauffolgenden Gespräch auf das vorherige zurückgeblickt, ein Protokoll erleichtert diese Auswertung enorm.

Grundsätzlich sollte das Protokoll am Computer verfasst werden, dafür existiert eine Menge an Software. Nach dem Gespräch wird das Protokoll entweder an alle Mitarbeiter gesendet oder in einer Datenbank, die für alle erreichbar ist gesichert. Somit hat jeder Teilnehmer (auch die, die nicht zum Gespräch erscheinen konnten) einen Zugriff auf die Ergebnisse.Ein Protokoll sollte auch die Punkte beinhalten, die aus etlichen Gründen nicht besprochen wurden.


Die technischen Vorbereitungen

Oft wird für eine Besprechung ein Beamer oder ein anderes technisches Gerät benötigt. Es empfiehlt sich sehr, vor dem Gespräch alle technischen Geräte auf ihre Funktionsfähigkeit zu überprüfen. Diese Prüfung sollte möglichst kurz vor dem Gespräch oder noch am selben Tag stattfinden.

Des Weiteren benötigen einige Meetings eine aktive Internetverbindung, falls z.B. eine Videokonferenz stattfindet. Bei solchen Meetings sollte entsprechend die Internetverbindung geprüft werden.


Wann sollte ein Meeting abgebrochen werden?

Das Worst-Case Szenario einer Besprechung ist der vollständige Abbruch. Dieser kann mehrere Gründe haben. Allgemein sollte eine Besprechung dann abgebrochen werden, wenn z.B. alle Mitarbeiter unvorbereitet zum Gespräch erschienen sind. Solch ein Gespräch hat keinen Zweck und stiehlt den Mitarbeitern nur ihre wertvolle Arbeitszeit.


Ein Meeting ohne Stühle

Ein Meeting ohne Stühle fordert die Kreativität / Foto: Boggy / fotolia.com

Etwas unkonventionell aber sehr erfolgreich ist die Idee, Gespräche komplett ohne Stühle und nur im Stehen abzuhalten. Denn Menschen, die in einem Stuhl länger sitzen, werden müde und erschöpft. Die Konzentration und die Effizienz sinkt, die Mitarbeiter werden schnell gelangweilt.

Dahingegen ist ein Meeting im Stehen viel interaktiver und fördert die Kreativität.

Da kein Mitarbeiter gerne steht, führt ein Meeting ohne Stühle meist zu einem schnelleren Ergebnis.


Power-Point – Perfekt für Meetings oder ein No-Go?

Hier ist ganz klar: eine Power-Point Präsentation in einem Meeting ist ein absolutes No-Go! Eine Präsentation am Beamer wirkt nicht nur langweilig, sondern ist auch sehr zeitintensiv in ihrer Vorbereitung. Viel einfacher und effektiver ist ein kurzer mündlicher Vortrag, begleitet von einigen Grafiken am Beamer oder einigen Flipcharts oder Tabellen, mehr muss es nicht sein.

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