Büros im Wandel der Zeit – Teil 3: Büros heute

Büros heute: Wenn Sie unsere letzten beiden Blogartikel gelesen haben, in denen die Büros der 70er und 90er Jahre im Mittelpunkt standen, haben Sie bereits einen Einblick in die Büros aus der Vergangenheit erhalten.

Nun stellt sich die Frage: Wie sehen Büros heute aus? Inwiefern haben sie sich gewandelt? Fragen zur Einrichtung eines Büros, der Arbeitsweise der Angestellten und der genutzten Techniken möchten wir im folgenden Artikel beantworten. Wie kleiden sich Mitarbeiter:innen und welche Rolle spielt das Konzept Ergonomie bei der Büroarbeit im 21. Jahrhundert?

Bis heute, ins Jahr 2022, hat die Bürowelt bereits zahlreiche Strukturen durchlaufen. Sie unterliegt einem stetigen Wandel. Dies betrifft neben der zeitgemäßen Büroeinrichtung vor allem auch die Art und Weise des Arbeitens. Eine große Rolle dabei spielen neue Entwicklungen. Eine grundlegende – die bisher bedeutsamste Innovation – war der Schritt in das digitale Zeitalter. Bis vor 40 Jahren noch in weiter Ferne, sind digital ablaufende Prozesse heute nicht mehr aus dem Büroalltag wegzudenken.

Werfen wir deshalb zuerst einen Blick auf die technischen Gegebenheiten in Büros heute.

Technik

Unmöglich nicht zu erwähnen im 21. Jahrhundert: der technologische Fortschritt. Dass die Digitalisierung unseren heutigen Alltag beherrscht, ist offensichtlich. Angefangen beim Handywecker, der uns früh aus dem Schlaf reißt, bis hin zum bargeldlosen Bezahlen an der Supermarktkasse – Technik ist allgegenwärtig, so auch im Büro.

Denn besonders im Arbeitsleben gibt es heute zahlreiche technische Innovationen, die zu dessen Erleichterung beitragen. So werden uns sogar komplette Arbeitsschritte abgenommen, die automatisch digital ablaufen und uns dadurch Zeit ersparen. Man könnte fast meinen, wir werden faul durch die Technik. Nahezu jede Aufgabe kann mittlerweile auch von einem digitalen System übernommen werden. Dabei sei erstmal dahingestellt, ob die Technik jene besser ausführt als der menschliche Verstand.

In einem Büro heute ist weitgehend alles miteinander verknüpft und vernetzt. Terminkalender können online eingesehen und organisiert werden. Es gibt Systeme, die die Raumbuchung für anstehende Meetings organisieren. Zudem sind die meisten Konferenzräume mit Beamer, Leinwand und Co. ausgestattet zu denen alle Mitarbeiter:innen Zugang haben. Die interne Kommunikation wird durch den E-Mail-Verkehr oder interne Messenger realisiert. Dokumente werden zunehmend nur noch in einer digitalen Ablage gespeichert. Der Einsatz von Technologien nimmt also immer mehr zu.

So gehören sowohl mobile Telefone, der ständige Zugang zum Internet, als auch die Ausstattung mit Drucker und Kopierer selbstverständlich in jedes Büro. Wo vor 30 Jahren noch Röhrenmonitore standen, ziehen heute immer flacher werdende Bildschirme ein. Kabel werden zunehmend durch die drahtlose Bluetooth-Funktion ersetzt was wiederum den Arbeitsplatz insgesamt minimalistischer wirken lässt.

Nahezu alle Arbeitsschritte setzen eine stabile Internetverbindung voraus. Dies hat den Vorteil einer ortsunabhängigen Arbeitsweise. Es macht das Arbeiten egal von welchem Ort aus. Ob im eigenen Heim, im spanischen Ferienhaus oder auf der Durchreise am Flughafen Terminal.

Apropos ortsunabhängig, kommen wir zum nächsten Thema: der Arbeitsweise in Büros heute.

Die Arbeitsweise

Eine Vielzahl heutiger Büros befindet sich inmitten der Umstellung auf ein papierloses Büro. Dies bedeutet, dass Dokumente hauptsächlich in digitaler Form gespeichert werden. Neben dem offensichtlichen ökologischen Vorteil birgt dies noch eine weitere Möglichkeit. Denn mit der Umstellung auf eine digital ausgerichtete Arbeitsweise ist es möglich standortunabhängig zu arbeiten. Die einzige Voraussetzung hierbei ist eine bestehende Internetverbindung, und die gibt es heutzutage wohl fast überall.

Ob unterwegs im Zugabteil, in einem Café oder Zuhause. Dadurch wird mobiles Arbeiten kinderleicht ermöglicht. Jene Arbeitsweise verbirgt sich hinter dem Begriff „remote work“ (engl. für Fernarbeit) und erfreut sich heutzutage vermehrter Beliebtheit. Ganz zu schweigen von der Möglichkeit im Home-Office zu arbeiten. Jenes Konzept besteht schon seit der Jahrtausendwende und bringt sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich. Dazu lesen Sie einfach in unseren Ratgeberbeitrag zu diesem Thema rein (Link).

Besonders seit Beginn der Corona-Krise Anfang des Jahres 2020 erfreuen sich diese neueren Arbeitsformen wachsendem Zuspruch. Die Home-Office Regelung wurde eingeführt und wird bis heute in vielen Büros, auch in Form eines Hybrid-Modells, durchgesetzt. Dieser vorherrschende Wandel der Arbeitsweisen verändert den Büroalltag von heute maßgeblich.

Zudem bieten Büros heute ihren Mitarbeiter:innen häufig flexible Arbeitszeiten an, indem sie auf das Modell der Gleitzeit setzen. Dies befähigt Angestellte selbst entscheiden zu können, zu welcher Tageszeit sie anfangen bzw. aufhören zu arbeiten. Dieses Konzept bietet sich vor allem für Jobs an, bei denen es nicht von Bedeutung ist, zu welcher Tageszeit die Arbeit verrichtet wird. So können Angestellte ihren Büroalltag selbstständig gestalten, solange sie die Kernarbeitszeit ihres Unternehmens beachten.

Da das heutige Büroleben über feste Bürozeiten hinausgeht, entgegen dem in den 90ern, ist es auch enger mit dem Privatleben verflochten. Das Konzept Gleitzeit bietet den Angestellten eine individuelle Strukturierung ihres Arbeitsalltags. Ob sie früh vor Arbeitsbeginn einen Arzttermin wahrnehmen oder am Nachmittag früher Feierabend machen, um Zeit mit der Familie zu verbringen – kann individuell entschieden werden.

Diese Flexibilität in der Arbeitswelt heute ist Ausgangspunkt für eine entsprechende Work-Life-Balance. Die Arbeitsweise wird dem eigenen Lebensstil und der Lebensphase angepasst. Das Leben richtet sich nicht mehr nach der Arbeit aus. Es gilt nicht arbeiten zu müssen, um zu leben (oder auch zu überleben), eher wird Wert auf ein ausgeglichenes Verhältnis von Arbeits- und Privatleben gelegt.

Kleidung

Im Jahr 2022 wird keine strenge Uniformität in Büros vorausgesetzt. Es herrscht kein genereller Dresscode für Mitarbeiter:innen. Stattdessen kann der Kleidungsstil heutzutage als entspannt bezeichnet werden, da man ziemlich frei in der Auswahl seiner Kleidung während der Arbeitszeit ist. Kleidung strahlt immer Persönlichkeit aus, was dafürspricht, dass das Privatleben und der Arbeitsalltag unter einen Hut gebracht werden. Vor allem im Home-Office fällt die Auswahl der Arbeitskleidung noch bequemer aus, es sei denn, man hat ein Videotelefonat im Terminkalender stehen.

Davon abgesehen ist die Arbeitsbekleidung natürlich immer auch branchenabhängig und spiegelt wider, auf welcher Ebene man als Mitarbeitende steht. Dies sollte stets bei der Kleidungswahl beachtet werden. Trotzdem wird einem heutzutage nicht mehr streng vorgeschrieben, was man bei der Arbeit anzuziehen hat. Bei jedem Angestellten wird ein gewisses Maß an Selbstempfinden dahingehend vorausgesetzt.

Die Büroeinrichtung

Die Tendenz zum Großraumbüro bleibt für Unternehmen mit vielen Angestellten weiterhin bestehen. Büroräume heute zeichnen sich besonders durch Flexibilität und Individualität aus, da Arbeitsplätze häufig unter Mitarbeiter:innen geteilt werden. Dieses Konzept nennt sich „shared desk Prinzip“. Dabei steht die bestmögliche Nutzung von Arbeitsplätzen im Vordergrund. Denn ein Arbeitsplatz wird von dem jeweiligen Mitarbeiter besetzt, der gerade vor Ort im Büro ist.

Das alltägliche Arbeiten im Büro gilt fast schon als Ausnahme in der heutigen Zeit. Wie schon erwähnt sind feste Arbeitsplätze und Strukturen Geschichte. Unter dem Stichwort „remote work“ findet das mobile Arbeiten immer mehr Anklang.

Trotz der zunehmenden Flexibilität am Arbeitsplatz lassen sich Führungskräfte und andere ranghohe Positionen meist immer noch über das eigene Büro definieren. Da der Trend des Einzelbüros aber immer mehr zurückgeht, kommt Rückzugszonen, Gemeinschaftsräumen, Treffpunkten etc. eine zunehmende Bedeutung im Büroalltag zu.

Entsprechend des Wohlfühlfaktors im Büro, sollte dieses auch farblich ansprechend gestaltet werden. Dabei spielt es eine Rolle, für welche Wandfarbe man sich entscheidet, wobei im Optimalfall auf eine einfarbige Gestaltung gesetzt werden sollte. Damit wird Unruhe im Arbeitsumfeld vorgebeugt. Denn Farben haben bekannterweise eine Wirkung auf Emotionen und können folglich auch die Leistung der Mitarbeiter:innen beeinflussen.

Ergonomie

Das Gesundheitsbewusstsein der Bevölkerung hat sich allgemein besonders innerhalb der letzten Jahre stärker ausgeprägt. Besonders in Hinsicht auf das Arbeitsleben geht der Trend zur Erhaltung und Förderung der eigenen Gesundheit. Dabei wird insbesondere Wert auf ergonomische Möbel am Arbeitsplatz gelegt.

Sowohl die Nutzung eines ergonomischen Bürostuhls als auch eines höhenverstellbaren Schreibtisches wirken präventiv gegen langfristige Gesundheitsbeschwerden, besonders gegen Skelett- und Muskelerkrankungen. Abgesehen davon kann das Wohlbefinden im Büro heute auch durch gezielte Bewegung und einen wiederkehrenden Haltungswechsel erhöht werden.

Früher wurde kaum auf ergonomische Aspekte während der Arbeit geachtet. Fragen wie: „Lässt sich der Stuhl in der Höhe verstellen?“ und „Besitzt er eine Synchron- oder wenigstens Wippmechanik?“ sind dagegen heute unverzichtbar. Sie stehen besonders im Fokus bevor man sich mit der Einrichtung eines ergonomischen Arbeitsplatzes befasst. Sowohl Stuhl als auch Tisch sollten immer individuell auf ihren Nutzer anpassbar sein.

Nachhaltigkeit

Neben dem ergonomischen Gesichtspunkt gewinnt das Thema Nachhaltigkeit zunehmend an Bedeutung. Insbesondere im Hinblick auf nachhaltige Möbelstücke kann die Bürowelt einen Teil zur Eindämmung des Klimawandels beitragen. Dieses Umdenken findet nun schon seit einigen Jahren statt. Viele Hersteller setzen mittlerweile auf hochwertige, zunehmend nachhaltig produzierte Möbel, die keine zeitnahe Neuanschaffung erfordern, was sich natürlich im Preis niederschlägt.

Somit kommen sowohl der Materialauswahl als auch der Produktion von Büromöbeln höchste Bedeutung zuteil. Eine ressourcenschonende Herstellung sollte das oberste Ziel sein. Angefangen bei Material wie Bambus, welcher als extrem schnell wachsenden Rohstoff gilt, bis zu recycelten Polsterstoffen, die aus aus dem Meer gefischtem Abfall bestehen.

Zudem geben Zertifikate Aufschluss über die umweltschonenden Gesichtspunkte des jeweiligen Mobiliars.

Fazit: Büros heute

Die Bürowelt ist stets im Wandel! Sie birgt neue Entwicklungen und wird rasant von der Digitalisierung geprägt. Einen zentralen Aspekt dieses Wandels stellt heute die Einführung einer flexiblen Arbeitsweise dar. Unter dem Stichwort Work-Life-Balance lassen sich damit Arbeitsleben und Privatleben leichter unter einen Hut bringen und aufeinander abstimmen – ganz individuell, je nach den persönlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter:innen. Daraus resultiert eine Leichtigkeit im Büroalltag mit der besser, effizient und effektiv gearbeitet werden kann. Das bedeutet einen deutlich sichtbarer Gegentrend zur noch in den 70ern fokussierten Effizienz bei der Arbeit.

Damit schließen wir den dritten und letzten Teil unserer Themenreihe „Büros im Wandel der Zeit“ ab. Wir hoffen, der dreiteilige Blogeintrag hat Ihnen gefallen. Schreiben Sie uns gerne Ihr Feedback anhand eines Kommentars unter diesen Beitrag. Und falls Sie es noch nicht getan haben, werfen Sie einen Blick auf die beiden vorhergehenden Teile „Büros der 70er“ und „90er“.

Eins ist klar: Die Bürowelt wird sich auch in den kommenden 20 Jahren rasant verändern, denn sie unterliegt einem stetigen Wandel. Wir sind gespannt darauf!