Betriebskosten im Büro senken

Jedes Unternehmen muss auf die Zahlen gucken, muss dafür sorgen dass Einnahmen- und Ausgaben im Gleichklang gehen und im besten Fall ein Gewinn abgeworfen wird. Neben den typischen Verursachern wie Gehälter und Steuern gibt es auch noch das Büro als erheblichen Kostenfaktor. Dabei geht es nicht einmal alleine um die Miete, sondern in vielen Fällen auch um die restlichen Kosten, die im Laufe eines Geschäftstages anfallen können. Viele Unternehmen wären überrascht, wie hoch ihre Energie- und Stromkosten eigentlich sind, wie überflüssig manche Ausgaben bei den Druckern sind und wie viel Energie durch die falschen Geräte verschwendet wird. Das Ziel muss es sein, dass diese Betriebskosten langfristig gesenkt werden.

Die Betriebskosten – was sind die größten Geldverbrenner im Büro?

Es sind vor allem die Energiekosten, die den Anteil der Betriebskosten in der jährlichen Abrechnung nach oben treiben. Sie sind es, die den täglichen Betrieb teuer machen und dazu führen, dass mitunter selbst die Energiekosten auf die eigenen Verkaufspreise umgelegt werden müssen. Das hat natürlich auch damit zu tun, dass in Deutschland der Strom in den letzten Jahren immer teurer geworden ist. Zwar erhalten gewerbliche Immobilien bessere Preise – auch sie sind jedoch davon betroffen, dass gerade der Energiewandel zu gestiegenen Preisen für Strom und Energie geführt hat.

Allerdings sind die hohen Stromkosten natürlich nicht der einzige Faktor, der zu den hohen Rechnungen führt. Vor allem der fahrlässige und falsche Umgang mit der Vielzahl der elektrischen Geräte im eigenen Büro führt nicht selten dazu, dass die Stromrechnungen weit höher sind als sie sein müssten. Es gibt verschiedene Maßnahmen, wie Strom auf effektive Weise gespart werden kann und diese Maßnahmen lassen sich sehr schnell bei den jährlichen Abrechnungen in Hinblick auf ihre Effizienz einsehen. Dazu später mehr.

Neben den Stromkosten sind bei den Betriebskosten vor allem die Kopierer und Drucker ein Problem geworden. Bei den Preisen, die heute für Druckertinte aufgerufen werden – oder simpel den mitunter sehr überteuerten Verträgen, die bei der Miete eines solchen Gerätes genutzt werden – können im normalen Betrieb schon einmal ganz erhebliche Kosten auftreten. Auch hier gilt es, dass man sich informieren und Maßnahmen für die Ersparnis nutzen sollte.

Die größten Energiefresser im Büro – wo sind sie zu finden?

Laut einer Statistik der Stromversorger aus dem Jahr 2015 zählen zu den größten Verbrauchsgeräten im Bereich Strom die folgenden Bereiche:

• Die Beleuchtung mit über 50 Prozent des Anteils an der typischen Stromrechnung von Unternehmen.
• Drucker, Scanner und Kopierer mit noch einmal knapp 25 Prozent des Anteils.
• PCs, kleinere Geräte – wie Notebooks oder Tablets – und ähnliche Komponenten erzeugen also den geringsten Anteil am Verbrauch.

Wer also auf der Suche nach den größten Stromfressern im eigenen Unternehmen ist, sollte einmal einen genauen Blick auf die Lampen und Beleuchtungen im eigenen Büro werfen. Dass der Anteil noch heute so hoch ist, liegt nicht selten daran, dass in den meisten Büros noch nicht auf Energieeffizienz gesetzt wird. Da sind noch veraltete Glühbirnen im Einsatz oder es wird auf Zeitschaltuhren und Lichtdimmung verzichtet. Gerade hier ist ein Austausch alter Geräte wichtig, wenn der hohe Anteil am Verbrauch nachhaltig gesenkt werden soll.

Ähnlich sieht es bei den PCs und anderen Kleingeräten aus. Hier sind die hohen Verbraucher nicht selten diejenigen, die bereits seit vielen Jahren im Einsatz sind. Veraltete Bildschirm und Computer verbrauchen mitunter drei Mal so viel Strom wie die neuen Geräte mit hoher Energieeffizienz. Eine Modernisierung kann also langfristig Ersparnisse beim Strom und andere Vorteile mit sich bringen.

Darüber hinaus sind zwei andere Faktoren zu beachten: Geräte, die im Stand-By-Betrieb laufen und die Klimaanlage. Beides wird nicht wirklich aktiv wahrgenommen, hat aber einen hohen Einfluss auf den Verbrauch im eigenen Büro. Es ist wichtig, dass man sich über diese Dinge bewusst ist und klare Regeln veranlasst, wie mit den verschiedenen Geräten und elektrischen Möglichkeiten im Büro umzugehen ist. Mit ein wenig Sorgfalt könnte so sehr schnell der Verbrauch spürbar gesenkt werden.

Der Kostenfaktor Drucker – wie kann er verringert werden?

Beim Drucker ist es ein wenig schwerer die Kosten nachhaltig zu senken. In der Regel ist erhöhter Verbrauch hier vor allem auf unnötige Drucker-Arbeiten zurückzuführen und das sollte direkt im Gespräch mit den Mitarbeitern unterbunden werden. Darüber hinaus sind auch solche Tipps nicht unbedingt ratsam, die den Einkauf von No-Name-Patronen vorsehen. Diese mögen funktionieren, verwirken bei den meisten Geräten allerdings auch die Garantie der Hersteller.

Unternehmen sollten sich stattdessen nach guten Möglichkeiten umsehen, mit denen sie ein solches Gerät leasen oder mieten können. In den entsprechenden Verträgen lassen sich monatliche Fixkosten oder zumindest Pakete einbauen. Diese können die individuellen Druckkosten spürbar senken – besonders dann, wenn der Verbrauch an Kartuschen bisher recht hoch war. Darüber hinaus geht es vor allem darum, dass den Mitarbeitern erklärt wird, wie sie verantwortungsbewusst und mit sinnvollem Verbrauch bei diesen Geräten tätig sind. Der größte Faktor für erhöhte Druckkosten liegt nämlich noch immer darin, dass das Gerät auf die falsche Weise genutzt wird.

Stromkosten vergleichen und die Mitarbeiter einspannen

Um zu überprüfen, ob der Verbrauch im eigenen Büro tatsächlich ein Problem sein könnte, empfiehlt sich in der Regel immer der Vergleich im Internet. Hier sind auch für gewerbliche Immobilien die durchschnittlichen Verbrauchswerte angegeben. Ein Blick auf die eigene Abrechnung und es lässt sich sehr schnell erkennen, ob der Verbrauch tatsächlich so stark über dem Schnitt liegt. Darüber hinaus haben auch Büros die Möglichkeit, sich im Internet nach einem neuen Anbieter umzusehen, der die Leistungen vielleicht mit einem günstigeren Preis zur Verfügung stellt. Ein Wechsel kann sich inzwischen auch im geschäftlichen Umfeld lohnen – dabei ist aber auch die Vertragslaufzeiten zu achten.

Zuletzt sollten die Mitarbeiter eine wichtige Rolle gehen, wenn es darum geht, dass die Betriebskosten gesenkt werden sollen. Sie sollten die Maßnahmen erfahren, wie sie an ihren eigenen Arbeitsplätzen Strom und Energie sparen können, mit welchen Maßnahmen der Drucker effizient zu nutzen ist und worauf es ankommt, wenn es um die verringerten Stromkosten im eigenen Büro angeht. Wenn von allen Beteiligten im Büro ein wenig mehr darauf geachtet wird, sollte es recht einfach möglich sein, dass die Kosten für Verbrauchsgüter und für Strom im Büro sehr schnell sinken.