So verschwenden Sie weniger Zeit bei der Arbeit

Wenn die Zeit davonrast
Wenn die Zeit davonrast

Sicherlich ist sich jeder Arbeitgeber und jeder Angestellter bewusst, dass die tägliche Arbeitszeit von acht Stunden nur selten eingehalten wird. Kurze Pausen sind natürlich gut für die Konzentrationsfähigkeit und helfen die Gedanken wieder zu ordnen. Aktuelle Studien haben jedoch herausgestellt, dass bis zu drei Stunden jeden Tag verloren gehen. Dabei ist das Internet ein wichtiger Faktor. Emailaccounts, Social Media Seiten und Online Shopping Seiten werden oftmals während der Arbeitszeit besucht.

Die Top Zeitfresser im Büro

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Schnell mal die Emails checken und zu Hause anrufen: Alltag in deutschen Büros. Photo by David Boyle in DC

Der größte Zeitfresser im Büro ist mit Sicherheit das Internet. Der Besuch von Social Media Seiten wie Facebook ist gerade bei der jüngeren Generation tägliche Routine. Private Nachrichten verschicken oder die neusten News von den Freunden lesen gehört auch während Arbeitszeit für viele Angestellte dazu. Während der Arbeitszeit werden häufig Videos auf großen Portalen wie YouTube angesehen oder sogar der Einkauf beim Online-Versandhaus ist nichts Ungewöhnliches.

Oftmals wird im Arbeitsvertrag die private Nutzung des Internets verboten, doch nicht immer halten sich die Angestellten an diese Regelungen. Moderne Smartphones mit ihren zahlreichen Unterhaltungsmöglichkeiten kommen gleich nach dem Internet, wenn es um Ablenkung am Arbeitsplatz geht. Es summt und klingelt aus Taschen, Jacken oder gleich am Schreibtisch. Neueste Meldungen werden angezeigt oder Nachrichten wollen beantwortet werden.

Der Gang zum Kaffeeautomaten, die Zigarettenpause oder der kleine Plausch auf dem Gang mit dem Kollegen nehmen natürlich auch Arbeitszeit in Anspruch, lassen den Angestellten aber kurz Verschnaufen. So kann er mit einem klaren Kopf wieder an die Arbeit gehen. Unnötige Verzögerungen entstehen oftmals durch ungeplante Arbeitsschritte. Der Kollege wartet auf wichtige Unterlagen, die jedoch wurden von einer anderen Stelle im Unternehmen noch nicht bereitgestellt. Diese Verzögerungen kennt sicherlich jeder. Mit der richtigen Planung innerhalb des Unternehmens können die Mitarbeiter effizienter arbeiten.

Verlorene Zeit im Meeting

Meetings sind dafür gedacht, eine Gruppe von Mitarbeitern auf den neuesten Stand zu bringen oder neue Ideen oder Konzepte auszuarbeiten. Oftmals dauern die Konferenzen viel länger und enden dann ohne richtige Ergebnisse. Gerade deshalb ist die Vorbereitung von Meetings ausgesprochen wichtig. Schon im Vorfeld müssen Abteilungsleiter entscheiden, ob das Treffen überhaupt notwendig ist und welche Mitarbeiter mit im Raum sein müssen. Wie ein Meeting auf keinen Fall ablaufen sollte, zeigt Ihnen dieser lustige Sketch (auf English):

Vor dem Meeting muss ein Ziel festgelegt werden, das erreicht werden soll. Außerdem muss geklärt werden, welche Entscheidungen während des Treffens gefällt werden sollen. Damit es während des Meetings nicht zu Verzögerungen kommt, ist es wichtig, dass nötige Ausrüstung, wie Beamer und Flipchart bereitstehen. Wer seinen Mitarbeitern im Vorfeld eine kurze Email schickt, mit den wichtigsten Punkten, kann auf gut vorbereitete Teilnehmer hoffen.

Dauert eine Konferenz länger als 45 Minuten, sollte eine Pause eingelegt werden. Nach dieser Zeit sinkt die Leistungskurve und es fällt immer schwerer, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Hardly Working
Infografik zur Zeiverschwendung bei der Arbeit
[Source: OnlineMBA.com]

So kann die Produktivität erhöht werden

Einige Mitarbeiter empfinden ihr Gehalt als zu niedrig, andere haben Langeweile am Arbeitsplatz und fühlen sich nicht gefordert oder empfinden laute Kollegen im Büro als störend. Dies sind nur einige Gründe für die vielen verlorenen Stunden. Mit ein paar einfachen Schritten kann man als Chef die Produktivität und Effizienz seiner Mitarbeiter steigern.

Als Abteilungsleiter sind direkte und klare Anweisungen wichtig, damit jeder Angestellte genau weiß, was seine persönlichen Aufgaben sind. Für gute Arbeit darf gerne ein Lob verteilt werden, das spornt die Mitarbeiter an. Abwechslung im Arbeitsalltag wie zum Beispiel Gruppenprojekte mit anderen Abteilungen oder eigenständige Projekte fördern die Flexibilität und den Einsatz für die Firma.

Für wichtige Projekte müssen Deadlines gesetzt werden. In kurzen Besprechungen kann der jeweilige Arbeitsstand festgestellt werden. Grundsätzlich ist eine strukturierte Arbeitsweise von Vorteil, wöchentliche oder auch monatliche To-Do Listen helfen bei der Zielsetzung.

Eine ruhige Atmosphäre im Büro und ein gut ausgestatteter Arbeitsplatz steigern die Effizienz. Frische Luft im Raum und eine gute Beleuchtung sorgen für ein gutes Arbeitsumfeld, in dem die tägliche Arbeit Spaß macht. Sicherlich trifft dies nicht auf jeden zu, aber in Studien wurde festgestellt, dass ältere Arbeitnehmer sich besser auf ihre Arbeit konzentrieren können, als ihre jungen Kollegen. Die nebenstehende Infografik verrät einige interessante Fakten.

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