Überstundenregelung – alles was du wissen musst

In Unternehmen über das vereinbarte Maß hinaus zu arbeiten, ist in Deutschland weit verbreitet. Manchmal sind sogar Extraschichten vonnöten. Arbeitsdruck, Liefertermine und Personalnot bringen immer wieder die reguläre Arbeitsplanung durcheinander.

In Notsituationen müssen Arbeitnehmer aushelfen. Doch schnell wird die Ausnahme zur Gewohnheit. Ständige Überbelastung bleibt nicht ohne Folgen für Gesundheit und die Effizienz des Betriebs. Viele Einzelheiten zu diesem Thema legt der Gesetzgeber klar fest und nimmt Arbeitnehmer wie Arbeitgeber gleichermaßen mit der Überstundenregelung in die Pflicht.

Nur in welcher Form erfolgt ein Ausgleich, wo liegen die Grenzen zur Ausbeutung und welche Mittel stehen gegen ausufernde Arbeitszeiten zur Verfügung?

Definition Überstunden – was der Gesetzgeber darunter versteht

Häufig werden Begriffe wie Mehrarbeit und Überstunden von Laien als Synonym verendet. Allerdings zieht der Gesetzgeber eine klare Trennlinie zwischen beiden Varianten. Überstunden beziehen sich immer auf zusätzlich geleistete Arbeit, die abseits der vertraglich geregelten Vorgaben stattfindet. Diese zeitlichen Grenzen sind ein fester Bestandteil einer schriftlichen Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Angaben hierzu finden sich konkret im Arbeits-, Tarif- oder Betriebsvertrag.

Unabhängig davon sieht das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) im Durchschnitt maximal acht Stunden für normale Angestellte an Werktagen vor. Jeder Einsatz über das vertraglich geregelte Maß hinweg gilt automatisch als Überstunde. Mehrarbeit wird im Arbeitsrecht gesondert behandelt. Diese liegt über der gesetzlichen Vorgabe des ArbZG, stellt aber zugleich keinen konkreten Bezug zur Form der Vergütung her. Grund: Mehrarbeit wird in der Regel durch Freizeit ausgeglichen und nimmt keinen Einfluss auf das Lohngefüge.

Die allgemeine Arbeitszeit darf so auf maximal 10 Stunden pro Werktag ausgedehnt werden.

Überstunden können vom Arbeitgeber verlangt werden. / Foto: Lumina Images / fotolia.com
Überstunden – die allgemeine Arbeitszeit darf auf maximal 10 Stunden pro Werktag ausgedehnt werden / Foto: Lumina Images / fotolia.com
Ein Ausgleich ist jedoch innerhalb einer Frist von 24 Wochen oder sechs Kalendermonaten vorgeschrieben. Spätestens dann muss die Normalisierung der Arbeitsbelastung eintreten. Für Überstunden existiert allgemein eine tarifliche oder betriebliche Grundlage zur Vergütung. Daher steht Arbeitnehmern auch nicht frei, nach persönlichem Gutdünken länger zu arbeiten zu lassen. Sie dürfen nur Überstunden leisten, wenn eine spezielle Anweisung erhalten oder zumindest eine offensichtliche Duldung durch den Chef stattfindet. Jedoch sind auch hier ausgedehnten Arbeitsphasen Grenzen gesetzt.

Unter welchen Voraussetzungen dürfen Vorgesetzte Überstunden anordnen?

Eine allgemeine Verpflichtung zum Ableisten von Überstunden existiert im Arbeitsgesetz nicht. Als Grundlage gilt immer die Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. In überraschenden Notsituationen sieht dies jedoch anders aus. Sonderfälle räumen dem Arbeitgeber das Recht ein, von Angestellten Überstunden verlangen zu dürfen. Die zwei Hauptkriterien dafür stellen Krisen und außergewöhnliche Lasten dar, die nicht im normalen Alltagsbetrieb zu erwarten wären.

Überstunden bei Notfall und wirtschaftlichen Problemen

unvorhersehbare Ereignisse sind ein Grund für Überstunden / Foto: yellowj / fotolia.com
Wirtschaftliche Probleme oder unvorhersehbare Ereignisse sorgen oft für mehr Arbeitsbedarf als gewöhnlich. / Foto: yellowj / fotolia.com
Solche Fälle beinhalten unvorhersehbare Ereignisse, die für ein Unternehmen zur existenziellen Bedrohung führen. Dazu gehören Naturkatastrophen oder schwere Betriebsunfälle. Konjunkturell bedingte Krisen bleiben hingegen von diesem Szenario ausgeschlossen. Schwache Auftragslagen liefern somit keine Grundlage für die Anordnung von Überstunden.

Auch hier existieren Ausnahmen: Liegt ein ungewöhnlich hoher Arbeitsbedarf aufgrund eines Auftrages mit enormer wirtschaftlicher Bedeutung vor, sind bei großem Zeitdruck und zu dünner Personaldecke die Überstunden wieder ein legales Mittel zu Bewältigung der Anforderungen. Prinzipiell erlaubt das Arbeitszeitgesetz eine kurzfristige Erweiterung der Arbeitszeit auf bis zu zehn Stunden. Diese Notmaßnahmen dürfen aber nicht zur Gewohnheit werden. Spätestens nach sechs Monaten müssen Arbeitnehmer einen Ausgleich für geleistete Zusatzdienste erhalten. An dieser Stelle verschwimmen teilweise die Grenzen zwischen Überstunden und Mehrarbeit.

Zum Schutz vor körperlicher Erschöpfung muss mindestens eine elf Stunden lange Erholungspause bis zum nächsten Einsatz erfolgen. Sonn- und Feiertagen sind von der Regelung nicht betroffen. Zusätzliche Arbeit an diesen Tagen in Form von Überstunden ist gesetzlich untersagt. Nur in Ausnahmefällen gelten hier gelockerte Vorschriften. Ein typisches Beispiel wäre der Dienst in Krankenhäusern oder im Bereich der öffentlichen Sicherheit. Diese wichtigen Aufgabenbereiche müssen logischerweise auch an Sonn- und Feiertagen ausreichend abgedeckt werden.

Besondere Umstände und Verbot von Überstunden

Zusätzlich existieren Sonderfälle und Verbote, die nicht unter die allgemeine Regelung fallen. Überstunden sind bei werdenden Müttern generell unzumutbar. Diese unterstehen ohnehin dem Mutterschutz (§ 8 MuSchG). Gleiches gilt für Tätigkeiten auf Teilzeitbasis, sofern keine besondere Absprache in einem Tarifvertrag vorliegt.

Jugendliche sind aufgrund des Jugendschutzgesetzes (§ 8 JarbSchG) von Überstunden befreit. Werden sie dennoch für Extraarbeiten herangezogen, muss innerhalb von 21 Tagen ein Ausgleich erfolgen. Ausnahmslose Freistellung erhalten zudem Arbeitnehmer mit einer schweren Behinderung. Überstunden bleiben ansonsten Gegenstand individueller Verhandlungsbasis. Einzelvereinbarungen können also ein konkretes Zeitpensum festhalten. Diese sind allerdings nur unter Einhaltung der maximalen Arbeitszeit von acht Stunden pro Werktag nach dem Arbeitszeitgesetz gültig.
Theoretisch genügt dafür bereits eine stillschweigende oder mündliche Vereinbarung. Schriftliche Dokumente sind im Zweifelsfall jedoch immer zu bevorzugen.

Anordnungen für Überstunden, die auf betrieblicher Vereinbarung basieren, gelten immer als rechtlich bindend. Regelmäßige Zusatzarbeiten im Teilzeitmodell bewertet der Gesetzgeber ab einem gewissen Maß auch ohne offizielle Änderung des Arbeitsverhältnisses als Vollzeitjob. Wer das nicht wünscht, sollte nach Dienstende liegengebliebenen Aufgaben nur einschränkt nachgehen.

  • Im Arbeitsvertrag können Überstunden nur zu konkreten und klar definierten Zeiten und Zwecken festgehalten werden.
  • Betriebsräte müssen Befugnissen für Vorgesetzte zur Anordnung von Überstunden zustimmen.
  • Fehlt ein Freizeitausgleich in folgender Woche für geleistete Mehrarbeiten, werden diese im Rahmen von Tarifverträgen als Überstunden angerechnet.
  • Auszubildende steht nach dem Berufsbildungsgesetz (BBiG – § 17) ein Überstundenzuschlag oder Freizeit zu.

Permanentes Arbeiten am Limit und die Konsequenzen der Mehrarbeit

Regelmäßig anfallende Überstunden stehen in erster Linie für eine schlechte Personalplanung. Einzelne Mitarbeiter versuchen den personellen Notstand dann dauerhaft durch Überstunden auszugleichen. Dies hat Folgen für die körperliche Gesundheit der Arbeitnehmer.

Ständige Überstunden machen nachweislich krank / Foto: Antonioguillem / fotolia.com
Ständige Überstunden machen nachweislich krank / Foto: Antonioguillem / fotolia.com
Tendenziell gelten Überstunden als Risikofaktor für das leibliche Wohl der Belegschaft. So verdoppelt sich die Gefahr der Erkrankung des Herz-Kreislauf-Systems. Gleichzeitig ist ein enormer Abfall der Konzentration am Arbeitsplatz zu beobachten. Arbeitsmedizinische Untersuchungen sehen die 40-Stunden-Woche als entscheidenden Grenzwert an, an dem die dauerhafte Überlastung beginnt. Die ständige Anspannung und fehlende, emotionale Distanz zum Alltagstrott macht nachweislich krank.

Der Burnout gilt als klassisches Merkmal, der zum kompletten, langfristigen Ausfall von Arbeitskräften führen kann. Unter diesem Aspekt kann es nicht für Arbeitgeber von Interesse sein, die eigenen Angestellten dauerhaft über Gebühr zu beanspruchen. Letztendlich leidet auch der Betrieb unter der herabgesetzten Produktivität. Zusätzlich sorgt die innere Anspannung zu einem gereizten Betriebsklima. Somit sind auch Beeinträchtigungen auf eigentlich gesunde Kollegen zu erwarten.

Die Auswirkungen bleiben nicht nur auf das berufliche Feld beschränkt. Betroffene Personen neigen zu Übergewicht und einem ungesunden Lebensstil. Bluthochdruck, Anfälligkeit für Depressionen und Schlafstörungen setzen die Lebensqualität massiv herab. Es droht eine negative Spirale, die nur durch eine Kürzung der Berufspflichten oder durch Auszeiten wieder in den Griff zu bekommen ist. Ansonsten droht der komplette Ausfall des Arbeitnehmers.

Wie lassen sich Überstunden reduzieren?

Die beste Option stellt natürlich eine nachhaltige Personalpolitik im Unternehmen dar. So kommt eine große Anzahl an Überstunden auf der Arbeite gar nicht erst zustande. Trotzdem lassen sich ausgedehnte Arbeitszeiten nicht immer vermeiden. Es existieren mehrere Möglichkeiten zur Reduktion oder Prävention von Überstunden.

Direkte Auszahlung von Überstunden

Direkte Auszahlung in Form des üblichen Stundensatzes gilt als einfachstes Mittel zum Abbau von überschüssiger Arbeitszeit. Spielraum zur Minderung der Vergütung besitzen Arbeitgeber nicht. Eine zusätzliche Bezahlung in Form eines Zuschlages ist hingegen nicht unüblich, sofern der Einsatz unter besonderen Bedingungen stattfindet. Dies schließt Überstunden an Sonn- und Feiertagen sowie Nachtschichten mit ein, da diese eine zusätzliche Belastung für die Arbeitnehmer darstellen.

Die exakten Details bezüglich der Vergütung und Zuschläge sind Kernbestandteil von Arbeitsverträgen. Der Lohnausgleich muss wie alle anderen Beträge ebenfalls noch mit der Steuer verrechnet werden.

Freizeit und Urlaub

Eine ebenfalls beliebte Variante ist der Ausgleich durch Urlaub oder verkürzte Arbeitszeiten an anderen Werktagen. Der Vorteil besteht in konstanten Lohnkosten der Mitarbeiter. Der Verwaltungsaufwand diesbezüglich fällt also weg. Arbeitszeitkonten helfen bei der Erfassung. Per Gleitzeitregelung lassen sich Arbeitnehmer dynamischer am Arbeitsplatz beschäftigen, ohne das vertretbare Wochenpensum zu sprengen. Trotzdem besteht bei diesem Modell auch die Gefahr der Überarbeitung von Angestellten. Zu willkürlich wechselnde Arbeitszeiten belasten Arbeitnehmer, sofern die Überstunden nicht für einen komplett freien Tag zur Entspannung ausreichen.

Theoretisch können bei flexiblen Unternehmen mit guter Personalbasis Minusstunden in Rücksprache genommen werden. Überstunden bei anderer Gelegenheit gleichen den vorzeitigen Feierabend im Nachhinein wieder aus.

Überstunden durch klare Strukturen vermeiden

Mit gutem Personalmanagement lassen sich Überstunden vermeiden. / Foto: moshbidon / Fotolia.com
Mit gutem Personalmanagement lassen sich Überstunden vermeiden / Foto: moshbidon / Fotolia.com
Angemessenes Personalmanagement bildet die Grundlage zur Vermeidung von Mehrarbeit. Nicht selten sind Gründe für Engpässe daher auf der Führungsebene zu suchen. Mitarbeitern mit relativ wenig Erfahrung sollte daher keine Verantwortung für größere Projekte tragen. Diese zeigen sich rasch überfordert und versuchen ihre fehlende Qualifikation mit Überstunden zu kompensieren. Gleichzeitig ist eine passende Einschätzung des Leistungsvermögens der Belegschaft vonnöten.

Auch wenn Großaufträge verlockend wirken, ziehen diese bei unüberlegter Zusage angesichts technisch und fachlich fehlender Ressourcen nur Probleme nach sich. Besonders wichtige Schlüsselpositionen müssen jederzeit durch einen Vertreter im Krankheitsfall abgedeckt werden. Ansonsten fallen ungewohnte Aufgabenbereiche dem einfachen Personal zu, die die speziellen Aufgabenbereiche nicht effizient bewältigen können. Klare Prioritäten nehmen ebenfalls etwas Druck vom Arbeitsalltag. Außerdem beschleunigt ein roter Faden als Vorgabe die Arbeitsprozesse im Betrieb.

Fehlen entsprechende Ressourcen für Spezialaufträge, empfiehlt sich Outsourcing als Ausweichmöglichkeit. So erhalten Arbeitgeber kompetente Fachkräfte und überfordern das Stammpersonal nicht mit ungewohnte Anforderungen.

Welche Möglichkeiten existieren gegen gezielten Überstunden-Missbrauch?

Schutz vor Ausbeutung ist für viele Berufstätige ein wichtiges Thema. Manche Arbeitgeber versuchen ihre Angestellten mit unseriösen und letztendlich wirkungslosen Vertragsbedingungen zu knebeln. Tatsächlich dürfen Arbeitnehmer nicht auf eigene Faust Überstunden schieben. Fehlt eine betriebliche Anweisung, entfällt die Vergütung für diesen Einsatz. Natürlich birgt dies potenziellen Sprengstoff für Konflikte im Arbeitsrecht. Zum Schutz vor windigen Vorgesetzten spricht der Gesetzgeber Arbeitern Anspruch auf einen Ausgleich zu, selbst wenn keine explizite Anordnung für zusätzliche Arbeiten bestehen.

Es genügt bereits, wenn der Arbeitgeber ohne konkrete Absprache oder Äußerung diese wissentlich duldet. Ergibt sich also anhand von Dienstplänen, Personalbestand und Anzahl der Aufgaben ein offensichtlicher Engpass, lässt sich daraus bereits eine stillschweigende Akzeptanz ableiten – liegengebliebene Arbeit erledigt sich schließlich nicht von Geisterhand. Dem Versuch, sich mit Ahnungslosigkeit bezüglich der Belastungssituation im Betrieb aus der Verantwortung zu stehlen, ist somit effektiv ein Riegel vorgeschoben.

Gleichzeitig müssen Angestellte jederzeit ihre Überstunden ordnungsgemäß dokumentieren und somit im Falle von Streitigkeiten oder zur Abrechnung einen klaren Nachweis erbringen zu können. Gesetzlich besteht keine konkrete Vorgabe für die Bezahlung von Überstunden:

Fallen Überstunden in ungefähr gleichen Abständen mit identischer Entlohnung an, sind sie jedoch als gewöhnliche Arbeitszeit zu bewerten und dementsprechend nach dem üblichen Stundensatz zu bemessen.

Anordnungen für Überstunden sollten schriftlich festgehalten werden, damit bei späteren Auseinandersetzung nachvollziehbare Dokumente vorliegen. Die Beweislast trägt in diesen Fällen immer der Arbeitnehmer. Stechuhren in gerichtlichen Verhandlungen als ausreichende Grundlage. Fehlt die Zeitverfassung im Betrieb, reichen unbestätigte Notizen als Beweismittel nicht aus. Das bedeutet für Betroffene in erster Linie eine akribische Dokumentation und schriftliche Abzeichnung durch Vorgesetzte per aufwendiger Handarbeit. Vorsicht: Schriftliche Zeugnisse alleine reichen nicht aus, denn die Ansprüche müssen auch zeitig geltend gemacht werden. Dafür gibt es nach dem Gesetzgeber eine maximal drei Jahre andauernde Verfallsfrist als Höchstgrenze. In der Praxis geben Arbeits- und Tarifverträge deutlich kürzere Zeitspannen vor. Hier gehen angemeldete Ansprüche bereits nach zwei bis drei Monaten verloren. Daher sollten Arbeitnehmer ihre geleisteten Überstunden rechtzeitig dem Arbeitgeber mitteilen und Ausgleich einfordern.

Dem beliebten Taschenspielertrick, das Überstunden bereits pauschal im Monatsgehalt enthalten seien, muss sich niemand Beugen. Für Besserverdiener und Führungskräfte gelten allerdings auch hier Ausnahmen. Als Maßstab dafür dient die Beitragsbemessungsgrenze (Westen: 78.000 Euro, Osten: 69.600 Euro, Stand 2018) pro Jahr. Gleichzeitig untersteht Führungspersonal nicht dem Arbeitszeitgesetz. Für den gewöhnlichen Angestellten sind solche Klauseln jedoch immer unzulässig.

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