Smartphones im Unternehmen effektiv nutzen

Smartphones – kleine, technische Wunderwerke, die aus unserer heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken sind. Wir zeigen Ihnen wie Sie die kleinen Helfer auch im Job effektiv nutzen können und was Sie dabei beachten sollten.

Immer und überall erreichbar

Smartphones bietet überall und zu jeder Zeit Zugriff auf wichtige Nachrichten und Dokumente und das direkt in einer Hand.

Musste man früher erst einmal den Computer hochfahren werden oder nach Feierabend noch im Büro bleiben, weil man auf eine wichtige Nachricht zu wartete, so sind heute fast alle Information auch von unterwegs schnell mit dem Smartphone verfügbar.

Auch eine aktuelle Studie der Bitkom belegt: Jeder zweite berufstätige Smartphone-Besitzer erledigt während privater Treffen und in privater Zeit berufliche Dinge. Dabei verwischen die Grenzen zwischen privaten und beruflichen Belangen immer weiter.

Ebenso arbeiten demnach 28 % der Berufstätigen, die ein Smartphone besitzen, hin und wieder berufliche Dinge in privaten Situationen ab, 20 % erledigen dies sogar regelmäßig.

Doch wie sieht es bei Smartphone-Nutzern mit der Konzentration auf der Arbeit aus? Die Studie belegt, dass vier von zehn berufstätigen Smartphone-Besitzern während dienstlicher Meetings private Dinge erledigen. Darunter das Nutzen von Messaging-Diensten, das Verfassen von E-Mails, das Lesen von Nachrichten sowie das Checken von Sportergebnissen.

Wann lohnt sich die Nutzung von Smartphones am Arbeitsplatz?

Smartphone als Navigationsgerät
Beim Kundenbesuch nützlich: Das Smartphone als Navigationsgerät

Gerade bei Menschen die in ihrem Job einen großen Kundenstamm pflegen, Termine organisieren und verwalten oder schnell erreichbar sein müssen, erweist sich das Smartphone als das ideale Arbeitswerkzeug.

Gute Helfer sind zum einen automatische Erinnerungsfunktionen und Synchronisierungsfunktionen die den Austausch von Daten zwischen verschiedenen Medien wie PC und Smartphone ermöglichen.

Sie helfen dem Gedächtnis auf die Sprünge, sind meist übersichtlicher als handschriftlich geführte Terminplaner und erleichtern das Abrufen von Informationen und das Abstimmen über virtuelle Netzwerke mit den Kollegen.

Wiederkehrende Termine müssen nur einmal eingetragen werden. Das spart Zeit. Der Aufwand ist dadurch geringer und die Arbeit wird effektiver.

Auch das Verwalten von Kundenadressen oder Kontakten wird durch den kleinen elektronischen Helfer ungemein erleichtert. Sie lassen sich direkt auf den PC übertragen und sind schnell abrufbar. Zudem kann jeder Kontakt schnell mit Notizen wie Besonderheiten, Funktion der Person und vielem mehr ergänzt werden. Dies vereinfacht die spätere Kontaktaufnahme.

E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Termine ändern sich oft. Mit dem Smartphone ist es einfach ständig auf dem neuesten Stand zu sein. Medien können dabei schnell synchronisiert und Inhalte geändert werden.

Durch die Suchfunktionen lassen sich bestimmte Kontakte und Informationen schneller als bei herkömmlichen Terminplanern finden.

Was gilt es zu beachten?

Punkt 1: Smartphone am Arbeitsplatz – was ist erlaubt?

Ist das Arbeiten mit dem Smartphone im Job erlaubt oder kann der Arbeitgeber dies verbieten?

Nutzung Smartphone am Arbeitsplatz
Heikel: nicht immer ist die private Nutzung des Smartphones am Arbeitsplatz erlaubt.

Zuerst: Arbeitgeber dürfen die Handynutzung am Arbeitsplatz einschränken. So kann er zum Beispiel verlangen, dass in einem Großraumbüro nicht mit dem Smartphone telefoniert und fotografiert wird damit andere Mitarbeiter nicht bei Arbeit gestört werden oder sich belästigt fühlen.

Sollte der Arbeitgeber Sorge haben, dass die Arbeitsleistung durch die Nutzung von Smartphones beeinträchtigt wird, kann er außerdem einen zeitlichen Rahmen für die Nutzung vorgeben.

Ein komplettes Handy-Verbot am Arbeitsplatz ist daher nur die Ausnahme. Auch wenn betriebliche Regelungen fehlen, ist die private Nutzung erlaubt. Doch Vorsicht: Wenn sich bei extremer Nutzung des Smartphones, die die Arbeitsleistung verschlechtert, riskiert man Abmahnungen oder in Extremfällen sogar eine Kündigung.

 

Punkt 2: Nutzung dienstlicher Smartphones

Geschäftshandy: lieber nur für die berufliche Nutzung
Das Smartphone, dass nur für eine berufliche Nutzung gedacht ist, sollte auch ausschließlich dafür genutzt werden.

Wie verhält es sich dienstlichen Smartphone? Können Arbeitnehmer sie auch privat nutzen?

Sehr oft stellen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern dienstliche Smartphones zur Verfügung. Laut einer Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (Urteil vom 07.07.2005, 2 AZR 581/04) ist dabei in der Regel keine private Nutzung gestattet.

Ausnahme: der Arbeitgeber erlaubt oder duldet eine solche. Er muss aber davon vorab in Kenntnis gesetzt werden. Im Normalfall gelten diesbezüglich dieselben Grundsätze wie für die private Nutzung und das private Surfen im Internet am Dienst-PC.

Gibt es bereits betriebliche Regelungen bzw. ein Verbot für die private Nutzung des Internets, gelten diese auch auf die Nutzung des Internets bei Smartphones.

Ist die private Nutzung dienstlicher Smartphones erlaubt, ist es dem Arbeitgeber außerdem nicht automatisch gestattet, Einblick in die Verbindungsdaten oder die Inhalte Ihrer Mails zu nehmen.

Auch wenn die private Nutzung des Dienst-Smartphones erlaubt ist, kann der Arbeitgeber nicht verlangen, dass der Mitarbeiter auch in der Freizeit ständig erreichbar muss. Weisungen Ihres Arbeitgebers sind Sie nur während der Arbeitszeit unterworfen. Nur bei Rufbereitschaft oder Bereitschaftsdiensten sind Sie auch während dieser Zeiten verpflichtet auf Abruf erreichbar zu sein.

Punkt 3: Nutzung des privaten Smartphones für dienstliche Zwecke

Auch beim umgekehrten Fall sollte der Einsatz näher geregelt werden. Vor allem sollte technisch eine Trennung zwischen privatem und beruflichem Bereich eingerichtet werden.

Außerdem ist es üblich, dass der Arbeitgeber sich an den Anschaffungskosten des Smartphones bzw. an den Providergebühren beteiligt.

Für wen eignen sich Büro-Apps besonders?

Oft fällt es nicht leicht bei Terminen, Kontakten und zahlreichen Aufgaben im Job nicht den Überblick zu verlieren. Deswegen stellen wir Ihnen Apps für iPhone und iPad vor, die für mehr Effizienz und Effektivität im Arbeitsalltag sorgen.

Auf jedem iPhone oder iPad finden sich Kalender, Notizblock und simple To-Do-Listen bereits vorinstalliert, die Nutzer das Managen seines Lebens erleichtern. Wer jedoch speziell bei der Arbeit mehr Unterstützung benötigt, hat die Auswahl zwischen Unmengen an passenden und umfangreicheren Apps. Das Windows Phone hat sogar direkt Microsoft Office vorinstalliert.

10 nützliche Apps für das mobile Büro

[slide-anything id=’2428′]

Fehler im Umgang und Missbrauch bei Smartphones

Smartphones Tablets Büro
Smartphones und Tablets im Büroeinsatz Foto: katie_martynova / Fotolia.com

 

Nutzen und Sicherheit von Smartphones auf ausgleichende Weise zu gewährlisten, stellt für Smartphone-Hersteller regelmäßig eine große Herausforderung dar. Erfahren Sie hier die häufigsten Gefahrenquellen beim Verlust eines Smartphones und welche Smartphone-OS Sie am wirksamsten vor Datenpiraterie schützen können.

Smartphone-Verlust mit fatalen Folgen

Die ständig steigende Kapazität mobiler Geräte sowie die Menge vertraulicher Daten, die sie aufnehmen können, wächst kontinuierlich. Der Verlust eines einzigen Smartphones kann daher fatale Auswirkungen auf ein gesamtes Unternehmen haben. Sicherheit hat daher höchste Priorität.

Je nachdem wie hoch die Position und das firmeninterne Wissen einzelner Mitarbeiter im Unternehmen ist, müssen deren Smartphone-Inhalte ausreichend geschützt werden.

Passende Sicherheitsvorkehrungen nach Berufsgruppen

Nutzertyp 1: Wichtige Geschäftsinformationen

Die Menschen dieses Nutzertyps haben teilweise Zugang zu persönlichen Daten oder Finanzinformationen, welche bei Missbrauch zu erheblichem finanziellen Schaden im Unternehmen führen würden. Sie können außerdem über Passwörter Zugriff zu internen Daten haben, welche vom Dieb ausgenutzt werden können.

Zielgruppe:

Vertriebsleiter, Sekretäre, Wirtschaftsberater, IT-Administratoren, Redakteure, Programmierer, die meisten Manager in mittlerer Führungsebene, etc.

Gefahrenpotenzial:

Gehen bei dieser Zielgruppe Smartphone verloren oder werden gestohlen, kann es dazu führen, dass geteilte Passwörter geändert werden und Geschäftspartner informiert werden müssen. Außerdem können kurzzeitig Wettbewerbsvorteile verloren gehen.

Sicherheitsmaßnahmen:

Notwendige Sicherheitsvorkehrungen und Verwaltungsmaßnahmen beinhalten komplexe Passwörter um das Gerät verwenden zu können, ablaufende Passwörter, ferngesteuerte Löschung, SSL-Verschlüsselung bei E-Mails und anderen Daten und „Lösche alles nach X fehlgeschlagenen Anmeldungen“.

Gut, aber nicht notwendig, sind Sicherheitsmaßnahmen, welche VPN und/oder eine zweite Sicherheitsabfrage beinhalten um Zugriff zu sensiblen Daten und Systemen zu erhalten, und integrierte Verschlüsselung.

Diese Smartphone-OS gewährleisten die Sicherheit bei dieser Zielgruppe:

Apple iPhone: Das iPhone erfüllt alle notwendigen sowie alle zusätzlichen Sicherheitsstandards, wie die VPN-Unterstützung in dieser Kategorie. Eine Ausnahme bildet die VPN-Unterstützung für Cisco-Netzwerke, da es einem nicht ermöglicht wird, die Cisco Profilverteilungsdaten zu verwenden. Sie müssen die VPN-Profile manuell einstellen oder den iPhone Konfigurationsmanager verwenden um einen VPN-Zugriff zu generieren.

Microsoft Windows Mobile: Windows Mobile unterstützt alle erforderlichen Sicherheitsbedingungen für diese Zielgruppe, sowie alle nützlichen Optionen wie die VPN-Unterstützung. Wenn viele Mitarbeiter in Ihrer Firma Microsofts Windows Mobile verwenden, so werden Sie sicherlich „Microsoft System Center Mobile Device Manager“ verwenden wollen. Mit diesem Programm können Sie Passwörter zurücksetzen und tausende Benutzer über verschiedene Profilklassen verwalten und steuern.

RIM BlackBerry: Das BlackBerry bietet alle erforderlichen Sicherheitsvorkehrungen für diese Kategorie, sowie alle nützlichen Optionen, wie die VPN-Unterstützung.

Nutzertyp 2: Sensible Geschäftsdaten

Sicherheit geht immer vor!
Sicherheit geht immer vor! Alle Smartphones sollten ausreichend vor Fremdzugriff geschützt werden.

Vorsicht! Ab diesem Nutzertyp, ist es eventuell ratsam, eine Entscheidungen gegen ein Smartphone in Betracht zu ziehen.

Zielgruppe:

Finanzberater, Wirtschaftsprüfer, Bankkaufleute, Ärzte, Personalleiter, Rechtsanwälte, Produktmanager, Forscher, Abteilungsleiter, IT-Administrator-Leiter, Marketing- und Verkaufsleiter, Firmenchefs und deren Assistenten, etc.

Leute mit dieser Anstellung arbeiten mit sehr sensiblen Daten und haben in der Regel Zugang zu internen Informationen und Systemen.

Gefahrenpotenzial:

Wenn ein Smartphone von Personen dieser Kategorie gestohlen oder verloren geht, kann dies ernsthafte finanzielle Folgen für das Unternehmen haben. Dabei kann es sogar zu einer Anzeige kommen wenn persönliche Daten eines Kunden an die Öffentlichkeit gelangen.

Ebenso drohen Wettbewerbsverluste, falls zum Beispiel Details der Geschäftsbeziehungen, Personalkosten oder andere wichtige Informationen bekannt werden.

Sicherheitsmaßnahmen:

Ein Muss sind in diesem Fall komplexe Passwörter um das Gerät verwenden zu können, ablaufende Passwörter, ferngesteuerte Löschung, SSL-Verschlüsselung bei E-Mails und anderen Daten und „Lösche alles nach X fehlgeschlagenen Anmeldungen“, VPN und/oder eine zweite Sicherheitsabfrage um Zugriff zu sensiblen Daten und Systemen zu erhalten und integrierte Verschlüsselung.

Diese Smartphone-OS gewährleisten die Sicherheit bei diesem Nutzertyp:

Apple iPhone: Mit dem iPhone können alle Sicherheitsanforderungen dieser Kategorie erfüllt werden. Derzeit ist es aber nicht möglich mit den iPhone Betriebssystemen bestimme Apps auf dem Gerät zu verbieten. Sie können zwar den App Store, Safari und iTunes deaktivieren, aber diese schränken den eigentlichen Zweck des iPhones stark ein.

Microsoft Windows Mobile: Das Windows Phone unterstützt zwar alle erforderlichen Sicherheitsbedingungen für diese Kategorie, doch müssen Sie Microsoft System Center Mobile Device Manager, Good for Enterprise oder Mobile Iron verwenden um alle Sicherheitsanforderungenzu erfüllen.

RIM BlackBerry: Das BlackBerry unterstützt alle erforderlichen Sicherheitsbedingungen für diese Zeilgruppe, wenn die Vollversion von BES mit Notes oder GroupWise verwendet wird. Alternativ kann auch das kostenlose Express oder die Vollversion von BES für Exchange verwendet werden.

Welche Probleme führt das ständige „online sein“ mit sich?

Smartphone einfach mal ausschalten
Der Gesundheit zuliebe einfach mal ausschalten. Man muss nicht rund um die Uhr erreichbar sein.

Auch wenn die Nutzung eines Smartphones im Job an sich viele Vorteile bietet, ist einer der meist genannten Makel die ständige Erreichbarkeit.

Dabei wird mitunter erwartet, dass Kundenanrufe oder E-Mails per Smartphone auch am Wochenende angenommen werden oder manchmal spät abends noch Abstimmungen von Teams laufen.

Doch gerade für die berufliche Leistungsfähigkeit sind wirksame Erholungszeiten ein entscheidendes Kriterium. Denn die Pausen vom Handy stellen sicher, dass man in seiner Freizeit auch wirklich erholen kann. Dabei haben sich Regelungen in Unternehmen bewährt, die klarstellen, dass nicht erwartet wird, mobile Arbeitsmittel außerhalb der Arbeitszeit dienstlich zu nutzen.

Also: In den Pausen, nach der Arbeit und vor allem im Urlaub bleibt das Telefon ausgeschaltet.

Wie kann man seine Daten am besten synchronisieren?

Für das perfekte mobile Arbeitsgerät fehlen nur noch aktuelle, abgeglichene Daten.  Hierfür nutzt man die Synchronisation und einen Onlinespeicher.

Hersteller-Programme

Bei jedem Smartphone lässt sich mit Hilfe der Herstellersoftware die Datensynchronisierung vergleichsweise einfach durchführen. Hier kommunizieren die Geräte über eine Synchronisierungs-Software mit dem Rechner.

Das dient in erster Linie dazu, das Smartphone zu verwalten, Backups zu erstellen und einzuspielen, aber auch um Inhalte mit dem Rechner abzugleichen. Bei all diesen Programmen läuft die Synchronisierung über USB-Kabel (oder Bluetooth). In allen Fällen ist jedoch noch eine Installation auf dem Rechner pflicht.

Bei Samsung heißt die Software Kies und Blackberry nennt dieses Tool Blackberry Desktop-Software, welches für Windows und Mac erhältlich ist. Außerdem gibt es noch die Sony Ericsson PC Suite und HTC Sync für Geräte dieser beiden Hersteller.

Dropbox, iCloud, Amazon Cloud Drive, Microsoft OneDrive

Einfacher wird es, wenn man Dokumente direkt in der Cloud speichert. So hat man immer ein aktuelles Dokument. Denn über die oben genannten Cloud-Dienste  kann man auf seine Dateien auch mit dem Handy zugreifen – Internetzugang vorrausgesetzt.

Die entsprechenden Apps sind in der Regel kostenlos für iOS, Android, Windows Phone und Blackberry verfügbar. Damit nutzen Sie automatisch immer aktuelle Dateien auf mehreren Rechnern sowie auf Smartphones mit einem identischen Stand.

Warum ersetzt das Smartphone die klassischen PCs nicht?

Das Smartphone ist unser ständiger Wegbegleiter und hat sich mittlerweile zu einem kleinen Mini-PC entwickelt. Warum dann nicht ganz vom PC auf das Smartphone umsteigen?

Wir haben Ihnen ein paar Kriterien aufgelistet warum Sie trotzdem nicht ganz auf den klassischen PC verzichten sollten:

  • die Eingabe über den Bildschirm dauert wesentlich länger als beim PC, weil die Tastatur bzw. deren Symbole am Smartphone viel kleiner sind
  • ein Display von maximal 5 Zoll ist für die Eingabe von längeren Texten oder für die Betrachtung von Zeichnungen oder Schaltplänen eher ungeeignet
  • in Sendebereichen mit schlechtem Empfang, brauchen Smartphones länger, um Daten vom Internet oder dem Firmenserver abzurufen
  • Roaminggebühren für die Übertragung von Daten bei der Benutzung im Ausland sind sehr hoch

Welche Probleme bringt das Smartphone aus ergonomischer Sicht mit sich?

Smartphones – sind sie als Arbeitsmittel oft die erste und meist kostengünstigste Wahl. Besonders auf Dienstreisen haben sich Smartphones sehr bewährt.

Leider sind sie aber für längeres Arbeiten wie am PC aus ergonomischer Sicht nicht besonders geeignet. Dabei sind psychische Belastungen aufgrund langer Eingabezeiten oft nicht auszuschließen.

Zudem ermüden die Reflexionen und die ungünstige Beleuchtung Ihre Augen auf Dauer. Ebenso beträgt der empfohlene Richtwert für die Arbeitsdauer mit Smartphones gerade einmal fünf Minuten. Verwenden Sie daher für längere Aufgaben besser ein Notebook oder ein Tablet-PC.

Verletzungen durch ständig wiederholte Bewegungen

Repetitive Stress Injuries (RSI) ist eine Krankheit bei immer wiederkehrenden großen und kleinen Bewegungen entsteht, welche Gelenke, Muskeln, Sehnen und Nerven belasten. Auslöser kann schon die regelmäßige Benutzung eines Smartphones sein, bei dem die Daumen benutzt werden, um eine Kurznachricht zu tippen.

Manchmal entwickelt sich daraus auch das Quervain-Syndrom – eine äußerst schmerzhafte Krankheit, welche die Sehnen befällt, die für die Bewegung des Daumens zuständig sind.

Ungesunde Körperhaltung

Smartphones können überall verwendet werden und das in nahezu jeder Körperhaltung. Dabei sind die meisten Stellungen nicht gerade gesundheitsfördernd. Denn Nacken sowie Halswirbelsäule reagieren äußerst empfindlich auf Fehlhaltungen.

Das kann auf Dauer zu Quetschungen oder Überdehnungen der Nervenbahnen führen, welche durch das Rückenmark verlaufen. Machen Sie daher regelmäßige Smartphone-Pausen.

Nutzen Sie Ihr Smartphone im Arbeitsalltag?

Nun möchten wir wissen, ob Sie Ihr Smartphone auch im Büro oder unterwegs zum Arbeiten nutzen! Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar!

 

Beitrag kommentieren

Alle Beiträge zum Thema: Büroalltag

Navigate