So verstauen Sie Ihre Unterlagen effektiver als bisher

Viele Angestellte mit Büroarbeitsplatz kennen das Problem, das „kreative“ Chaos wird von Tag zu Tag chaotischer und irgendwann hat man das Gefühl, nichts mehr zu finden, bzw. im Chaos zu ersticken. Oft verfällt man dann kurz vor dem eigenen Urlaub in Panik und versucht noch schnell, die größten Chaos – Haufen zu beseitigen oder einfach zu verstecken. Einfache Tipps für eine grundlegende Ordnung können hier helfen.

1. Schritt – Die Grundordnung

Dafür räumen Sie ganz einfach ihren Schreibtisch einmal komplett ab und reinigen ihn so gründlich wie möglich. Nachfolgend werden alle wichtigen Gegenstände, also beispielsweise Telefon, Computer und Monitor ebenfalls gereinigt und an ihren vorgesehenen Platz gestellt. Nach diesem ersten Schritt stellt sich schnell ein Gefühl der „Freiheit“ ein, da man einen sauberen, ordentlichen Schreibtisch vor sich hat.

2. Schritt – Schaffung einer dauerhaften Ordnung

ordentlicher, aufgeräumter Arbeitsplatz mit Schreibtischablage
Ein ordentlicher, aufgeräumter Arbeitsplatz mit Schreibtischablage für Dokumente und diverse Unterlagen

Meist sind die elektronischen Geräte das mit Abstand ordentlichste auf einem typischen Büroschreibtisch. Viel „schlimmer“ ist der Schritt des Sich-trennens oder das Wegwerfen von überflüssigen Besitzen. In der Bürowelt handelt es sich hierbei meist um das eine oder andere Stück Papier, welches unbedingt aufgehoben werden muss oder schlicht um Schreibuntensilien, die zwar vorhanden sind, aber nie benutzt werden.

Hier kann man durch das Aufstellen eines „Sammelcontainers“, also einer einfachen Ablage für diverser Dokumente, schnell Ordnung schaffen. Nichts müllt das eigene Büro mehr zu, also Dokumente, die man eigentlich nicht mehr braucht, die aber in irgendeinem fantastischen System vor sich hin schlummern. Daher sollte man solche Dokumente in einer separaten Ablage „lagern“ und regelmäßig ( alle 14 Tage) die Hälfte dieser Ablage entsorgen. Wer sich schwer trennen kann, wird mit diesem „Zwischenlager“ einfachere Entscheidungen treffen können. Möglichkeiten bieten sich zum Beispiel auf http://www.rothoshop.de/de/Buero/.

Gleiches gilt auch für die häufig üppigen Sammlungen an Werbegeschenken oder überzählige Gegenständen. Reserviert man im Büro ein Regal oder Schubfach dafür, fällt es meist einfacher, diesen „Müll“ in einer Hauruckaktion zu entsorgen.

3. Schritt – Schaffung eines „Ordnungssystems“

Hier gilt bei Vielen der Leitspruch: „Viel hilft viel“.

Wenn man aber eine große Auswahl an unterschiedlichen Gegenständen mit gleicher Funktion hat, so muss man jeden Tag mehrere kleine Entscheidungen treffen, die das eigene Büroleben nicht vereinfachen. Sinnvoller ist eine Reduzierung auf das Wesentliche. Oft ist der eigene Schreibtisch mit allerhand Arbeitsmaterial gefüllt, welches wahrscheinlich nie benutzt wird. So horten Viele eine immense Anzahl von Schreibgeräten, die aus irgendeinem Grund dann nie verwendet werden. Sinnvoller ist hier eine Beschränkung auf wenige „Füller“ oder Kugelschreiber, die dafür aber alle den eigenen Ansprüchen genügen und mit denen man dann tatsächlich auch schreibt.

  • Hier ist der Tipp, einfach alle Schreibgeräte auf ihre Funktion zu überprüfen und „nicht“ ganz geeignetes Gerät rigoros zu entsorgen.

 

Der zweite große Schritt bei der Schaffung eines Ordnungssystems ist das Sytem selbst. Zum Einen erdenken sich viele einen „Plan“, wie die Ordnung funktionieren soll, investieren dann aber nicht in professionelles Material, welches diesen Plan auch einheitlich umsetzt. Dadurch entsteht dann ein Chaos mit rotem Faden, was aber immer den Beigeschmack der „nicht perfekten“ Übergangslösung hat. Zur Vereinfachung des Systems und zur Absicherung der Dauerhaftigkeit sollte man tatsächlich einmal den Entschluss fassen, das komplette Büro einmal systematisch auszustatten.

Durch die Anlage eines einheitlichen Systems für alle Ablageflächen im Büro signalisieren Sie sich und dem Betrachter ein Gefühl der Ordnung, auch wenn der Inhalt manchmal chaotisch sein kann.

4. Schritt – Ordnung im Büro ist die Konsequenz im Umgang mit ihren Ansprüchen

Selbstverständlich ist die Einrichtung des eigenen Büros in der modernen Arbeitswelt kein Wunschkonzert. Aber gerade der eigene Arbeitsplatz, an dem man immerhin ein Drittel seiner Wochenzeit verbringt, sollte den eigenen Ansprüchen gerecht werden. Daher muss man darauf achten und konsequent umsetzen, dass kleinere Mängel beseitigt werden. Nicht funktionierende, defekte oder alte Möbel und Geräte haben in einem geordneten Büro nichts zu suchen. Für das eigene Wohlbefinden und die Nachhaltigkeit ihrer Ordnung ist es eminent wichtig, dass diese Problem gelöst werden. Wenn nicht durch Reparatur, dann durch Ersetzen. Wird das teilweise erneuerte Ordnungssystem durch solche „Kleinigkeiten“ sabotiert, schleicht sich schnell der alte Schlendrian ein.

Auch hier macht es Sinn, alt gegen neu zu ersetzen und lieber ein einheitliches Ordnungssystem, wie Kombischränke, zu installieren. Dadurch setzt man sich auch selbst das Zeichen, dass ab jetzt keine halben Sachen mehr gemacht werden.

  • Ein guter Tipp für den Umgang mit nicht ganz funktionstüchtigen Gegenständen ist das Weitergeben. Wenn der Gegenstand längere Zeit nicht repariert wurde, man ihn aber eigentlich auch nicht benötigt oder vermisst, dann kann man ihn entweder entsorgen, oder an jemandem weitergeben, von dem man weiß, dass er Reparaturen ernster nimmt. So spart man selbst Mühe, schafft Ordnung und kann auch gleichzeitig jemand anderem helfen. Als Faustregel kann man sich hier eine Zeitspanne von einem halben Jahr setzen. Was man dann nicht selbst repariert hat, kann so wichtig nicht sein.

 

Ebenfalls wichtig für das Ordnungsempfinden Vieler ist die Ausstattung des Büros mit Pflanzen. Hier wird das Büro oft von alten, ungepflegten Topfpflanzen geschmückt, für deren Pflege man wenig Zeit hat und die den Eindruck der Unordnung verstärken. Diese kann man einfach einem Kollegen zur Pflege mitgeben oder man ersetzt diese lieber durch einfacheren Schmuck wie regelmäßig einen frischen Strauß Blumen.

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