Produktiver arbeiten mit der Pomodoro-Technik

Wohl jeder kennt es: Man möchte konzentriert seine Arbeit erledigen, doch irgendetwas lenkt ab. Plaudernde Kollegen, Internet-News oder das Handy sind oft Zeitfresser im Büro. Oder man kommt beschwingt an den Arbeitsplatz und setzt sich an das aktuelle Projekt, aber die Konzentration lässt schnell nach. Alles dauert länger als gedacht und es stellen sich eventuell sogar Kopfschmerzen ein. Außerdem fragt man sich, wie man das alles schaffen soll.

Effektives Arbeiten und genug Pausen sollen im Büroalltag nicht länger eine Utopie bleiben?

Dann gibt es dafür eine smarte Technik, die sich auszuprobieren lohnt:

Pomodoro, zu Deutsch „Tomate“. Der Italiener Francesco Cirillo hat diese Methode des Zeitmanagements entwickelt. Der Name leitet sich von dem „Tool“ ab, das Cirillo für seine Technik nutzte: eine Eieruhr in Form einer Tomate. Die Pomodoro-Technik erfreut sich inzwischen stetig wachsender Beliebtheit. Sie hat schon vielen Menschen geholfen, ihren Output und ihre Konzentration zu erhöhen.

Wie die Pomodoro-Technik konzentriertes Arbeiten ermöglicht

Mit der Pomodoro-Methode teilt man seine Arbeit für den Tag in 25-minütige Arbeitseinheiten ein. / Foto: moshbidon / Fotolia.com
Mit der Pomodoro-Methode teilt man seine Arbeit für den Tag in 25-minütige Arbeitseinheiten ein. / Foto: moshbidon / fotolia.com

Im ersten Moment wirkt es vielleicht etwas weit hergeholt, dass eine Eieruhr beim Zeitmanagement helfen kann. Doch der Trick liegt in den Intervallen, die man an der Uhr einstellen kann: Mit der Pomodoro-Methode teilt man seine Arbeit für den Tag in 25-minütige Arbeitseinheiten ein. Diese Einheit verwendete Cirillo, weil sich seine Eieruhr nur bis 25 Minuten einstellen ließ. Wie sich später herausstellte, ist dieser Zeitblock zufällig ideal für konzentriertes Arbeiten. Es ist aber auch möglich, eine andere Zeitspanne zu wählen – je nachdem, was am besten für den jeweiligen Nutzer funktioniert.

In einer Zeiteinheit kann man dann eine einzelne Aufgabe oder mehrere kleinere Aufgaben abarbeiten. Ein großes Projekt lässt sich so auch perfekt in einzelne Arbeitsschritte unterteilen. In kleinen Blöcken sieht alles auch gleich viel schaffbarer und übersichtlicher aus. Das senkt das Stress-Level und steigert die Produktivität.

Die Technik ist übrigens auch ohne eine Eieruhr nutzbar: Es gibt viele Apps und Internetseiten, mit denen sich gut arbeiten lässt. Beispiele dafür sind Tomatoid (https://www.tomatoid.com/) und Focus Booster (https://www.focusboosterapp.com/).

Wie funktioniert die Technik?

Zunächst legt man fest, was man in den einzelnen Arbeitseinheiten jeweils schaffen möchte. Die vom Erfinder der Pomodoro-Technik empfohlene Arbeitseinheit dauert 25 Minuten. Auch das Tagesziel wird notiert. Nach jeder Arbeitseinheit darf man sich eine Kurzpause von fünf Minuten gönnen. Nach vier Arbeitseinheiten steht dann eine Langpause von 20 bis 30 Minuten an.

Die Einteilung in kleine Einheiten und die getimten Unterbrechungen machen die Pomodoro-Technik so effektiv: Es kommt zur Produktivitätssteigerung. Wichtig und essenziell ist es, dass die Arbeitseinheiten nicht durch andere Aktivitäten unterbrochen werden. Nur dann bleibt die Konzentration bestehen. Wenn doch mal ein wichtiger Gedanke kommt, der nichts mit der Arbeit zu tun hat, kann man ihn notieren. Außerhalb der Arbeitseinheiten kann man diese Angelegenheiten dann bearbeiten.

Ablenkung in den Pausen ist hingegen umso wichtiger. Das ist die Zeit, die man sich für sich selbst nehmen soll – über die Arbeit kann man dann in der nächsten Einheit wieder nachdenken. In den Pausen entspannt sich das Gehirn. Es ist danach wieder aufnahme- und leistungsfähiger. Eine Tasse Kaffee, eine kurze Meditation oder ein Spaziergang bieten sich für diese Ruhezeiten an. Danach kann man sich mit einem klaren Kopf wieder dem Tagesziel widmen.

Achtung: Persönlichen Biorhythmus und Leistungskurve beachten!

Es empfiehlt sich, die persönlichen Leistungshochs sowie -tiefs über eine Woche hinweg zu notieren. / Foto: kite_rin / fotolia.com
Es empfiehlt sich, die persönlichen Leistungshochs sowie -tiefs über eine Woche hinweg zu notieren. / Foto: kite_rin / fotolia.com

Manchmal sagen Menschen, dass die Technik für sie nicht funktioniert. Meist liegt es daran, dass sie nicht an die persönlichen Gegebenheiten angepasst wurde. So kann auch die beste Zeitmanagement-Technik nichts bringen. Bei der Verteilung der Aufgaben sollte daher die persönliche Leistungsfähigkeit beachtet werden: Jeder hat einen unterschiedlichen Biorhythmus und dadurch eine bestimmte Leistungskurve. Manche Menschen können morgens ihre Bestleistungen erbringen, andere hingegen werden erst gegen Mittag oder Nachmittag munter.

Mit der Pomodoro-Technik kann und sollte man sich die Aufgaben so legen, wie man sie der persönlichen Leistungskurve entsprechend am besten schafft. Es lohnt sich beispielsweise nicht, gegen neun Uhr erst die schwierigen Aufgaben bewältigen zu wollen, wenn man sich erst ab zwölf richtig wach fühlt. Es empfiehlt sich, die persönlichen Leistungshochs sowie -tiefs über eine Woche hinweg zu notieren.

So kann man die Pomodoro-Technik für sich optimieren und die eigene Leistungsfähigkeit perfekt nutzen. Anspruchsvollen Aufgaben kann man sich dann in den Hochs widmen und diese effektiv bearbeiten. In der Tieflage der Leistungskurve bietet es sich an, Mails zu beantworten oder andere Routineaufgaben zu erledigen.

Für wen lohnt sich die Technik – und für wen eher weniger?

Pomodoro lohnt sich, wenn man zu Beginn des Tages schon genau weiß, was man erledigen möchte. Die einzelnen Arbeitsschritte lassen sich dann konzentriert abarbeiten. Das ist zum Beispiel perfekt, wenn man Berichte, Essays oder andere Texte bis zu einer bestimmten Deadline schreiben muss. Auch Entwickler und Programmierer können sich ihre Arbeit so gut einteilen. Als Vorgesetzter kann man die Technik ebenfalls für seine Teams anwenden.

Mit der Pomodoro-Technik lässt sich die Arbeit gut verteilen und organisieren. Man weiß genau, wie viel man an einem Arbeitstag schafft. Prokrastination kann man also komplett verhindern, wenn man sich genau an seinen Pomodoro-Arbeitsplan hält. So wird auch Stress reduziert und das Risiko für einen Burn-Out gesenkt.

Für kreative Berufe eignet sich Pomodoro jedoch eher weniger – Inspiration kann man schlecht in einem bestimmten Zeitintervall heraufbeschwören. Bildende Künstler oder Musiker zum Beispiel sollten ihren kreativen Flow lieber nicht durch das Klingeln einer Eieruhr unterbrechen lassen. Das kann den Schaffensprozess sehr beeinträchtigen.

Pomodoro im Mehrpersonenbüro

Im Mehrpersonenbüro bietet es sich an, statt der Eieruhr eine Sanduhr zu verwenden. / Foto: Rawpixel.com / fotolia.com
Im Mehrpersonenbüro bietet es sich an, statt der Eieruhr eine Sanduhr zu verwenden. / Foto: Rawpixel.com / fotolia.com

Das mechanische Ticken einer Eieruhr kann auf manche Menschen eine ähnliche Wirkung wie ein Metronom haben: Man kommt in einen bestimmten Flow und verbindet das Geräusch mit dem konzentrierten Arbeiten. Andere wiederum kann das Ticken sehr stören.

Wenn man die Ruhe im Mehrpersonenbüro erhalten möchte, bietet sich beispielsweise eine Sanduhr als Zeitmesser an. Manche Pomodoro-Apps oder Timer für das Handy und den Computer ticken zwar ebenfalls, lassen sich aber auch lautlos oder auf den weniger störenden Vibrationsalarm stellen. So bewahrt man den Frieden im Büro und kann trotzdem konzentriert mit der Pomodoro-Methode arbeiten.

So bleibt der Fokus auf der Arbeit

Zeitfresser sind überall. Durch die Arbeit am Computer steht beispielsweise das Internet jederzeit zur Verfügung. Das verleitet dazu, schnell mal etwas nachzuschauen – aber die Konzentration ist dann dahin. Die kurze Pause erscheint zwar vielleicht auf den ersten Blick als nötig, aber lenkt viel zu sehr von den Aufgaben ab. Gleiches gilt dafür, wenn Kollegen im Büro vorbeischauen und plaudern wollen. Oder wenn Freunde Nachrichten schicken und man „mal eben“ schnell antworten will. So wird aus einer kurzen Unterbrechung schnell eine Stunde verschwendeter Zeit, die man auch produktiv hätte verbringen können. Vor allem im Home Office ist die Verführung groß, wenn man alleine am Schreibtisch sitzt.

Man sollte sich also zunächst vergegenwärtigen, welche Zeitfresser im eigenen Büroalltag existieren. Diese sollten dann während der Einheiten komplett vermieden werden. Es bietet sich an, das Privathandy mal auszuschalten und die Bürotür – falls möglich – zu schließen. So wird man vielleicht am Ende sogar eher fertig. Gegen Ende des Arbeitstages ist dann noch Zeit für einen netten Plausch mit den Kollegen. Und das ganz ohne Druck, dass noch etwas Wichtiges erledigt werden muss.

Es gibt auch viele nützliche Apps für Mac und Windows, mit denen man sich Zeitfressern entledigen kann. Sie blockieren beispielsweise bestimmte Internetseiten wie Social-Media-Kanäle, damit diese erst gar nicht aufgerufen werden können. Ein Beispiel dafür ist das Chrome Add-On „Work Mode“. Es gibt sogar Blocker, die sich nicht einmal durch einen Neustart überlisten lassen. Oder man holt sich eine App, welche den Bildschirm außerhalb Ihres Textverarbeitsprogramms für eine bestimmte Zeit komplett schwärzt. So lenkt nichts mehr ab, auch keine blinkenden Fenster.

Ein Programm wie der „Focus Writer“ ermöglicht ebenfalls konzentriertes Arbeiten. Für ziemlich jeden Zeitfresser gibt es eine App, die ihn verstummen lässt. Es lohnt sich, gezielt auf die Suche zu gehen. Dann kann man sich endlich konzentriert seinen Aufgaben widmen und die Pomodoro-Technik effektiv nutzen.

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