Pomodoro Technik: So arbeiten Sie produktiver

Bei der Pomodoro-Technik handelt es sich um eine beliebte und einfache Methode aus dem Zeitmanagement. Sie verwendet kurze Arbeitsphasen von 25 Minuten, auf denen eine Pause von 5 Minuten folgt, um Konzentrationsschwierigkeiten, Ablenkungen und auch Prokrastination zu begegnen. Die Technik ist sehr einfach und bietet somit eine unkomplizierte Möglichkeit zur Fokussierung sowie zu einem produktiveren Arbeiten.

So funktioniert die Pomodoro-Technik

Entwickelt wurde die Pomodoro-Technik von dem Italiener Francesco Cirillo in den 80er Jahren. Der Name (das italienische „pomodoro“ bedeutet Tomate) geht auf die Küchenuhr des Erfinders zurück, mit der dieser die Zeit für die Arbeitsphasen stoppte. Diese hatte die Form einer Tomate, sodass der damalige Student seine Methode nach dieser Stoppuhr benannte.
Die eigentliche Technik ist sehr einfach:

  1. die zu erledigende Aufgabe (oder die Teilaufgabe) schriftlich festhalten
  2. eine Stoppuhr oder einen Wecker auf 25 Minuten einstellen
  3. bis der Wecker klingelt die Aufgabe bearbeiten, dann diese Aufgabe als erledigt markieren
  4. 5 Minuten pausieren
  5. nach vier solcher Durchgänge, die auch als Pomodori bezeichnet werden, eine längere Pause von etwa 30 Minuten machen

Wichtig hierbei ist die Fokussierung auf die Arbeit, bis der Wecker klingelt sowie die daran anschließende Pause. Die genauen Zeiteinheiten können variieren. Je nach Situation oder individuellem Arbeitsrhythmus kann die Arbeitsphase auch 15, 20 oder 30 Minuten umfassen. Die Pomodoro-Technik wird allerdings schon lange von vielen erfolgreich genutzt und die 25 Minuten haben sich als optimale Zeiteinheit herausgestellt.

Dabei spielt auch die anliegende Arbeit eine entscheidende Rolle. Für Aufgaben, die tatsächlich in etwa 25 Minuten erledigt werden können, bietet sich der Rhythmus sehr gut an. Aber auch größere Aufgaben, die wesentlich mehr Zeit erfordern, lassen sich so gut in einzelne Abschnitte einteilen. Und wenn die Aufgaben sich nicht so einfach in Teilaufgaben untergliedern lassen, bietet der rein zeitliche Intervall selbst eine gewisse Möglichkeit zur Untergliederung.

Eine wesentlich längere Zeiteinheit mit einer Arbeitsphase von etwa 50 Minuten und 10 Minuten Pause ist ebenso möglich. Allerdings verliert die Methode mit zunehmender Länge der Arbeitsphase tendenziell auch ihre Effektivität hinsichtlich dem Überwinden von Prokrastination und auch der Produktivität selbst.

Um die Zeit zu messen, gibt es viele verschiedene Methoden: Von einer Küchenuhr (ob in Form einer Tomate oder auch nicht) über Kurzzeitwecker oder dem Handy bis hin zu spezieller Pomodoro-Sotware (auch als Online-Version verfügbar). Wichtig ist dabei, auch die Pausen zu messen und diese auch einzuhalten. Das schriftliche Festhalten des Arbeitszieles und das Abhaken nach der Arbeitseinheit trägt zu einem positiven und motivierenden Gefühl bei und ist deswegen ebenfalls eine wichtige Komponente.

Pausen und Leistungsfähigkeit

Neben der Konzentration auf die Arbeit und dem Eliminieren von Ablenkungen spielen bei der Pomodoro-Technik auch die Pausen eine zentrale Rolle. Sie dienen nicht nur als rein zeitliche Grenze dazu, die Fokussierung auf die Arbeit zu erlauben. Darüber hinaus erfüllen die recht häufigen kleinen Pausen eine sehr wichtige Funktion bei er Erhöhung der eigenen Produktivität: Entspannung und Regeneration der Kräfte.

Durch die vielen kleinen Pausen kann die geistige Arbeitsfähigkeit gut erhalten oder sogar verbessert werden. Außerdem können diese 5 Minuten auch sehr gut für entspannende, ergonomische Maßnahmen genutzt werden und somit gesundheitlich einen weiteren Vorteil bieten. Wer im Sitzen arbeitet, kann schon dadurch profitieren, dass er nach 25 Minuten einmal kurz aufsteht und sich streckt und ein bisschen lockert. Damit könnte auch den typischen Beschwerden der Schreibtischarbeit ein Stück weit begegnet werden.

Laut Experten ist spätestens nach 90 Minuten eine kleine Pause notwendig, um die eigene Leistungsfähigkeit zu halten. Öfter wäre jedoch besser, sodass die Pomodoro-Technik mit ihren häufigen Pausen auch in diesem Sinne die Leistungsfähigkeit und die Produktivität erhöhen kann.

Die Leistungskurve

Die Leistungskurve schwankt täglich. / Foto: Rawpixel.com / fotolia.com
Die Leistungsfähigkeit schwankt über den Tag hinweg / Foto: Rawpixel.com / fotolia.com
Im Verlauf des Tages unterliegt der Mensch Phasen unterschiedlicher Leistungsfähigkeit. Er hat Hochphasen, in denen er äußerst konzentriert arbeiten kann und Tiefphasen, in denen die Konzentration schwer fällt. Diese Kurve ist zwar individuell und muss somit von jedem für sich selbst ausgemacht werden, jedoch gibt es eine durchschnittliche Leistungskurve, bei der es grob zwei Hochphasen gibt.

In der Regel besteht die leistungsfähigste Phase zu Beginn des Arbeitstages, sofern die Morgenmüdigkeit überwunden ist. Diese erste Hochphase senkt sich leicht ab, fällt aber erst gegen Mittag in Zusammenhang mit dem Mittagsessen in das Mittagstief. Am Nachmittag erfolgt schließlich noch eine zweite Hochphase, die es an Produktivität jedoch nicht mit der am Vormittag aufnehmen kann.

Die durchschnittliche Leistungskurve kann aber nur als grober Maßstab dienen. Eine mögliche Differenzierung ist die Berücksichtigung des eigenen Chronotyps. Bei den Frühaufstehern (den Lerchen) erfolgt die erste große Hochphase etwas früher, als bei den Spätaufstehern (den Eulen). Das Wissen um diese Kurve und auch auch um den eigenen Rhythmus kann bei der Arbeitsplanung und der Leistungsoptimierung von großem Vorteil sein.

Häufige Probleme und Ablenkungen bei der Büroarbeit

Lärm mindert Leistungsfähigkeit? / Foto: Voyagerix / fotolia.com
Lärm im Büro reduzieren / Foto: Voyagerix / fotolia.com
Tatsächlich ist Ablenkung eines der größten Probleme für die Produktivität bei der Büroarbeit. Sie kann auch während der eigenen Hochphase auftreten. Also unter eigentlich optimalen Bedingungen für Konzentration und fokussiertem Arbeiten. Die Ursachen sind in dem Fall keine inneren wie Konzentrationsschwierigkeiten, sondern schlicht und ergreifend äußere, ablenkende Faktoren.

Die Klassiker sind im Büro zwar zunächst einmal die Kollegen, jedoch bieten gerade das Internet und speziell die sozialen Medien ein ganz enormes Ablenkungspotential. Ein Zweck der Pomodoro-Technik besteht darin, genau diese ganzen Ablenkungen zu überwinden. Es fällt wesentlich leichter, für eine festgelegte Zeit (also den 25 Minuten) sich bewusst zu konzentrieren und zu arbeiten, bis das Alarmsignal diese Phase beendet, als es einfach so zu versuchen.

Dabei spielt die Kürze der Arbeitsphase durchaus eine tragende Rolle. Gerade bei Schwierigkeiten mit der Motivation, eine Arbeit anzufangen – also der berüchtigten Prokrastination – bietet diese vergleichsweise kurze Arbeitsphase eine gute Möglichkeit, endlich zu starten. Und oft ist das Beginnen das eigentliche Problem und wer erst einmal begonnen hat, gerät in einen produktiven Arbeitsfluss.

Ein weiterer Punkt wurde bereits angesprochen: Die meisten Büroarbeiter machen zu wenig Pausen und zwar sowohl unter ergonomischen Gesichtspunkten als auch hinsichtlich der Produktivität und Effizienz. Die kurzen Pausen von 5 Minuten können in beiden Punkten große Verbesserungen bewirken. Für die Gesundheit macht es schon sehr viel aus, sich alle 25 Minuten ein bisschen zu lockern, zu strecken oder Entspannungsübungen zu machen.

Die Integration der Pomodoro-Technik in den Arbeitsalltag

Es lassen sich grob drei unterschiedliche Szenarien denken: Das Großraumbüro, das kleinere Büro und das Home-Of­fice. Je nach Szenario gestaltet sich die Integration der Pomodoro-Technik in den Arbeitsalltag unterschiedlich.

HomeOffice

Im zunehmend verbreiteten Home-Of­fice, insbesondere, wenn das Internet zum Arbeiten notwendig ist, kann Ablenkung durch Surfen und Social Media ein enormes Problem darstellen. Allerdings gestaltet sich das Einführen der Pomodoro-Technik hier noch am einfachsten, da keine unmittelbaren Kollegen die Arbeitsphase stören können. Hier ist es eher eine Frage der Selbstdisziplin, die Technik auszuprobieren und bei Erfolg dauerhaft anzuwenden. Ein einfacher Schritt kann hier das Abschalten des Handys sein, das für viele der größte Ablenkungsfaktor ist.

Kleine Büros

Mit zunehmenden unmittelbaren Kollegen sowie dem Eingebundensein in den Arbeitsabläufen im Büro kann die Integration komplizierter werden. Sofern sie von dem Einzelnen angewandt wird und nicht etwa im Rahmen zur Produktivitätssteigerung generell verwendet werden soll, kann es sein, dass dieser Einzelne sich regelrecht abschotten muss.
In einem kleinen Büro mit wenigen oder gar nur einem anderen Mitarbeiter kann Kommunikation vielleicht ausreichen, damit die Kollegen die bewusst gesetzten Arbeitsphasen beachten und nicht unterbrechen.

Großraumbüro

Großraumbüro
Im Großraumbüro fällt konzentriertes Arbeiten wesentlich schwerer. Hier helfen beispielsweise Kopfhörer weiter.
Foto: Sergey Nivens / fotolia.com
In einem Großraumbüro hingegen können schlicht andere Arbeitsabläufe von Kollegen zu wenig Möglichkeiten zur Rücksicht führen. Hier wären Kopfhörer eine Option, um die nötige Ruhe für ein konzentriertes Arbeiten zu gewährleisten. Oder, um die eigene, zur Konzentration beitragende Geräuschkulisse zu bilden. Gleichzeitig kann das Auf- und Absetzen der Kopfhörer den Pomodoro-Abschnitt klar und deutlich festlegen und insbesondere zu Beginn eine klare Struktur schaffen.

Die Pomodoro-Technik hat also den Vorteil, eine sehr einfache und für jeden unkompliziert anwendbare Methode zu sein. Sie kann sowohl ein gutes Mittel gegen die Prokrastination sein als auch zur Leistungssteigerung dienen. Außerdem bietet sie mit den vielen kurzen Pausen auch die Möglichkeit, eine gesunde Arbeitsweise im Büro zu etablieren, die zugleich nicht an Effizienz verliert. Inzwischen hat diese Methode längst viele begeisterte Anhänger gefunden und wird auch in Großraumbüros praktiziert.

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