New Work Bürogestaltung: wie anpassen?

Sie haben sich entschieden mit der wirtschaftlichen Entwicklung mitzugehen und mehr nach dem New Work Schema zu arbeiten? Nun überlegen Sie, wie Sie dies in Ihre Bürolandschaft integrieren. Oder sind Sie noch am Überdenken, ob dies überhaupt für Sie und Ihr Unternehmen in Frage käme?

Welche Veränderungen spielen denn für eine Unternehmensgestaltung eine Rolle? Dies wollen wir hier zum Thema machen.

Hierfür ein kurzer Einblick über eine New Work Bürogestaltung, die uns auffällt:

  • Der CEO bekommt einen Platz im Team
  • Mitarbeiter arbeiten auswärts
  • Teamarbeitsplätze werden notwendig
  • Das Desk-Sharing bekommt eine größere Rolle
  • Lounge- und Meeting-Systeme gewinnen ebenso an Bedeutung
  • Die Raumgestaltung wird offen
  • Geschlossene Zimmer bekommen neue Aufgaben
  • Die Technisierung wird vielseitiger und moderner

Ein kurzer Exkurs zum New Work

Sie haben sich sicher schon die Frage gestellt (vielleicht auch beantwortet) was diese Art der Arbeit umfasst und doch sollten ein paar Ansätze nochmal zur Sprache kommen. Auch um besser nachvollziehen zu können, inwiefern eine veränderte Bürogestaltung so von statten gehen kann, die auf die New Work Arbeitsweise Rücksicht nimmt und worauf dabei geachtet werden sollte.

Worum geht es in erster Linie im New Work?

Geben Sie Ihrer Arbeit einen Sinn. Hinterfragen Sie sich, ob Sie so weiterarbeiten möchten oder inwiefern sich die Arbeit oder Ihre Umgebung optimieren lässt. Dies sind die Grundgedanken vom New Work, nach dem ursprünglichen Sinne von Frithjof H. Bergmann seit den siebziger Jahren. Mittlerweile beschreibt New Work das angepasste Arbeiten an die aktuelle wirtschaftliche Entwicklung. Es ist kein Programm, das abgespielt werden kann, sondern es geht um das eigene Umdenken und Anpassen an die Bedürfnisse des Unternehmens im Mittelpunkt der Mitarbeiter.

Wie lassen sich die Bedürfnisse in der New Work Bürogestaltung umsetzen?

Junge Unternehmen wachsen meist in diese Arbeitsweise hinein. Gerade aber für die schon Währenden ist eine Umgliederung und Anpassung schwierig. Doch, um auf dem Markt mitwirken zu können, muss umgedacht werden. Der große zuerst ersichtliche Punkt, der für jedes Unternehmen relevant ist, ist das Bedürfnis nach fähigen Mitarbeitern. Und diese gibt es zuhauf. Sie haben die Wahl, wo und wie sie arbeiten dürfen. Und sie suchen sich natürlich das Unternehmen, welches am ehesten Ihrer Arbeitsweise entspricht.

New Work heißt Veränderung. Die Veränderung im Arbeitsleben, Umfeld und in Ihrer Umgebung. Dies beginnt bei der Firmenleitung und geht hin bis zu jedem einzelnen Mitarbeiter.

Wichtige Begrifflichkeiten in diesem Zusammenhang

  • das Aufheben von Hierarchien
  • Vertrauen an die Mitarbeiter
  • Transparenz in der Unternehmensführung / im Projektmanagement
  • Neues Maß der Arbeitsleistung
  • Wandelbare Teams
  • Flexibilität im Arbeitsmanagement
  • Fließende Übergänge
  • Integration bzw. der Einklang von Arbeit- und Privatleben
  • die Sinnhaftigkeit des eigenen Handelns
  • Selbstständigkeit und Entfaltung
  • Grenzen erkennen und sprengen – Potentialentfaltung

Die New Work Bürogestaltung

Und wie lässt sich dies als neues Bürokonzept umsetzen? Da die Veränderungen auf verschiedenen Ebenen passieren und den unterschiedlichen Bedürfnissen aller Mitglieder einer Firma entsprechen müssen, muss hier von Arbeitsbereich zu Arbeitsbereich gedacht werden. Heißt, zuerst setzt man sich mit den Bedürfnissen und gewünschten Arbeitskonzepten aller auseinander. Dies kann beim Chef beginnen:

Ein Chef zieht um

Warum, welche Rolle spielt das? Was soll bezweckt werden? Der Titel besagt es, es geht um eine Einstellungsänderung der Firmengliederung und vor allem beginnend beim CEO. Dieser hat die schwierigste Aufgabe, denn er muss sich als erstes Anpassen. Der neue Unternehmensführer muss offen sein, vertrauen können, und seine Mitarbeiter mehr als sein Team (weg von der Führungsrolle) betrachten. Hierbei liegt das größte Problem.

Es ist eine innere Einstellung. Gerade länger amtierende Geschäftsführer haben Schwierigkeiten loszulassen. Und doch geht es darum: Die Arbeit soll aufgeteilt werden, und ja auch der Chef darf Freizeit haben. Er wird vom Leiter zum Supporter. Die Mitarbeiter legen die Projekte fest, erstellen die Teams und eine Teamleitung. Der CEO aber gibt nur die Ziele vor. Mitarbeiter können ihre Wünsche vortragen, sollten aber auch selbst Lösungsansätze finden. Seine neue Aufgabe liegt darin, den Mitarbeiter zu bestärken und zu helfen.

Das hat zur Folge, dass Hierarchien aufgebrochen werden. Der Geschäftsführer wird zum Teammitglied. Und dies zeigt sich auch in der New Work Bürogestaltung: Der neu Chefarbeitsplatz integriert sich inmitten seiner Angestellten. Näher am Geschehen, statt distanziert abgeschirmt im eigenen Raum.

Die einzige Unterscheidung zu den Arbeitsbereichen der Mitarbeiter ist ein weiter Stuhl an seinem Schreibtisch, für Gespräche und Beratungen. Natürliche sollen die Bedürfnisse einer Büroeinrichtung nicht vernachlässigt werden. Benötigte Container, Schränke oder Meetingplätze können genauso integriert werden.

Ein Chefarbeitsplatz, kann, muss sich aber nicht abheben. Aufgrund der Fertigung und Qualität der Möbel kann er als Führungsposition ausgemacht werden, dies obliegt aber dem eigenen Charakter.

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Die Anpassung an die New Work Arbeitsweise geht mit einer Vorausleistung des CEO einher. Ohne sein Vertrauen und seine Teamfähigkeit geht das Konzept nicht auf.

Wichtig ist: nahe am Geschehen heißt, nicht ins Geschehen direkt einzugreifen oder sich gar allem anzunehmen. Nahe am Geschehen heißt Transparenz und Erreichbarkeit. Die räumliche Distanz wird schnell zur persönlichen Distanz. Vertrauen kann so auf beiden Seiten nicht aufgebaut werden. Ratschläge werden als Anweisungen angenommen, statt als Wegweiser. Eine gute Kommunikation ist dabei ein wichtiger Punkt:

Viele kleine Meetingbereiche

Die neue Unternehmensführung besteht zu großen Teilen aus einer guten Kommunikation. Dies bedarf entsprechender Bereiche, in denen Raum für kurze wie längere Gespräche gegeben wird.

Diese Bereiche sollten verschiedene Anforderungen des New Work erfüllen: Es geht um die Kommunikation zwischen dem CEO und der Arbeitnehmer. Es geht aber auch um Teambildungen. Denn im New Work ist ein ständiger Wandel der Teams ein Faktor für flexibles und vor allem effektives Arbeiten. Mitglieder aus verschiedenen Bereichen arbeiten an den Projekten. Diese können auch mehrere Kampagnen gleichzeitig umfassen.

Meetingpoints sollten den Bedürfnissen nach Platz und Selbstentfaltung entsprechen. Eine offene Raumgestaltung in der New Work Bürogestaltung erweist sich hierbei von Vorteil. Ein größerer Meetingtisch mit zahlreichen Stühlen, und Darstellungsoptionen sollten geboten sein. Dabei geht es darum, zueinander zu finden. Und dies betrifft auch externe Mitglieder. Daher ist an den Meetingbereichen eine entsprechende Elektrifizierung von Nöten, um auch externe Mitarbeiter in mit einzubeziehen.

Hierfür werden für Meetingplätze unterschiedliche Methoden angeboten: Sichtschutzpanels bzw. Raumtrenner können Elektrifizierungsmethoden enthalten, auch entsprechende Sitzmöbel geben das her. Die einfachste Methode ist die Umsetzung am Tisch direkt. Beachtet werden sollte immer Platz für Technik, Darstellungsoptionen und genug Freifläche zu, Ausbreiten von Ideen anzubieten.

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Kommunikation funktioniert am Besten an entsprechend ausgerüsteten Treffpunkten. Meetingpoints haben in der New Work Bürogestaltung eine essentielle Rolle.

Flexible Arbeitsbereiche – Desk Sharing

Unterschiedliche Mitarbeiter bedürfen flexible Arbeitsplätze entsprechend ihrer Arbeitsmethoden. Ist ihr Arbeitnehmer nicht täglich im Büro, arbeitet viel auswärts oder an Teamprojekten reicht ein Desk-Sharing Arbeitsplatz in der New Work Bürogestaltung. Dieser wird auf verschiedenen Methoden angewendet. Ganz klassisch ist, dass sich zwei oder mehrere festgelegter Mitarbeiter einen Schreibtisch  teilen. Die andere Option für den Einsatz von Desk-Sharing ist, wenn Ihr Personal nach Bedürfnis ins Unternehmen kommt und sich so einen freien Desk-Sharing-Arbeitsplatz sucht.

Für letztes bieten sich mehrere Desk-Sharing-Plätze in der New Work Bürogestaltung an. Im Idealfall kann auch zuvor solch ein Platz gemietet werden, um zu gewährleisten, dass er frei ist. Für den Fall eines fixen Mitgliederstabs, welcher sich einen Platz teilt, reicht eine einfache Absprache untereinander.

Wichtig ist: Diese Arbeitsplätze sollten modern und besonders flexibel sein. Heißt, ein höhenverstellbarer Tisch, der auf die Nutzergröße einfach angepasst werden kann, ein ergonomischer Stuhl mit zahlreichen Einstellmöglichkeiten für die unterschiedlichen Bedürfnisse. Technisch bietet sich hier ein Thinkpad an, an dem der Laptop einfach angesteckt werden kann und der Mitarbeiter sich mit dem internen Netzwerk verbindet. Nach Bedarf gibt es auch unterschiedliche Arbeitsmaterialien, wie Tastatur und Maus. Und natürlich braucht jeder Mitarbeiter seinen eigenen Stauraumplatz, in den er persönliche Unterlagen, Dokumente und Arbeitsmaterialien unterbringen kann. Hierfür eignen sich Rollcontainer oder Schränke, welche abschließbar sind.

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Desk-Sharing Arbeitsplätze zeichnen sich durch Ihre zahlreichen Einstellmöglichkeiten ein, somit lassen sie sich auf die unterschiedlichen Nutzer anpassen.

Teamarbeitsplätze für den Austausch

Für Mitarbeiter, welche täglich im Büro sein werden, bieten sich auch in der New Work Bürogestaltung sogenannte Teamarbeitsplätze an. Diese dienen einer besseren Zusammenarbeit, Absprachen und Kommunikation. Doppelarbeitsplätze sind auch praktisch für die Entfaltung, die Projektplanung und das selbstständige Projektmanagement. Teambildung und Planung mit einer bestimmten festgelegten Mitarbeiterzahl oder einer wiederkehrenden Gruppe funktioniert hier sehr gut.

Diese Teamarbeitsplätze verbinden mindestens 2 Mitarbeiter, geben ihnen aber auch einen eignen Bereich für die Entfaltung. Praktisch an diesen ist, dass Elektrifizierenden wie auch die Tische miteinander verbunden sind und auch so weniger Platz im Raum einnehmen und eine flexible Arbeitsweise ermöglichen. Gegenfalls können Sie erweitert werden und weitere Personen können aufgrund der angepassten Gestelle auch für Planungen hier Platz finden.

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Doppel- oder Teamarbeitsplätze sparen Platz und sind effektiv. Konzentriertes Arbeiten wie auch das Kommunikative, kann hier gefördert werden.

Arbeiten im Home Office

Eine dritte typische Arbeitsmethode ist die Arbeit von zu Hause aus. Dies entspricht verschiedenen Bedürfnissen, welche dem New Work unterliegen. Flexibilität, anpassbare Arbeitszeiten, das Vereinen von Privaten und Beruf und letzteres nicht mehr nur als Jobarbeit zu sehen, sondern sich Leidenschaft ohne Druck entfalten kann.

Ohne Druck bedeutet auch, der Alltag fließt nicht an einem vorbei. Man kann sich die Arbeitszeit entsprechend seiner effektiven Arbeitsweise (von Uhrzeit, Anspruch an das Umfeld und der Möbel) und dem Einfluss von außen (was oft Familien betrifft) anpassen.

Für die Arbeit im Home Office sollten abgeschirmte Büros oder durch Trennwandssysteme abgegrenzte Räume geschaffen werden. Ein Arbeitsplatz wird nach entsprechend dort verbrachter Arbeitszeit eingerichtet. Umso mehr Zeit daran gearbeitet wird, umso höher sollte der Anspruch sein.

Dabei liegt der Fokus auch hier auf der Ergonomie. Denn im heimischen Büro sind flexible Möbel, welche sich Ihrem Körper anpassen genauso notwendig. Je nach Anspruch sollten die Tische höhenverstellbar und die Stühle ebenso vielseitig justierbar sein. Schränke können als Raumteiler diesen, bieten zugleich Stauraum. Wichtig sind abschließbare Möglichkeiten, um auch zu Hause das diskrete Arbeiten mit Unternehmensdaten zu gewährleisten.

Das Schwierigste im Home Office für die Unternehmenführung ist das Vertrauen. Ohne Vertrauen funktioniert das System hier nicht. Und das ist ebenso eine Entwicklung im New Work. Hier wird nicht mehr die Arbeitszeit an und für sich gemessen, sondern die Arbeitsleistung – Ein neues Maß der Arbeitsleistung entsteht.

Projekte werden geplant und müssen bis zu einem fixen Termin abgeschlossen werden, unabhängig ob dies einem 8 Stunden Tag umfasst oder schneller Ziele erreicht werden können.

Diese Art der Motivation macht den Angestellten effektiver. Es findet kein Absitzen der Arbeitszeit mehr statt. Neue Ideen können so entwickelt werden.

Kritisch zu betrachten ist, dass aufgrund unterschiedlicher Arbeitsweisen die Erreichbarkeit darunter leidet. Hier sollte das Unternehmen Regelungen finden, um eine fließende Kommunikation aufrecht zu erhalten. Und es sollte sich um kein gänzliches Abschirmen oder Distanzieren des Mitarbeiters handeln.

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Das markanteste, wahrscheinlich weil es auch das Beliebstete Merkmal des New Work Arbeitskonzeptes ist, ist das Arbeiten im Home Office. Viel Freiheit, aber auch sehr viel Verantwortung gehen damit einher.

Konferenzplätze

Einmal in der Woche, so empfehlen Experten, sollte sich trotzdem im Unternehmen zusammen gefunden werden. Neue Projekte werden erstellt, Teams gebildet, der aktuelle Unternehmenssituation diskutiert – für eine transparente und kommunikative Firmenkultur.

Dabei sollten diese technisch versiert und flexibel gestaltet sein, um alle Mitarbeiter an einem Tisch zu bringen – egal wo sie verweilen und wie sie arbeiten. Es muss für diese genügend Platz vor Ort und die technischen Möglichkeiten für fern gebliebener Mitarbeiter geboten werden. Dazu bedarf es einer Elektrifizierung des Konferenzbereiches, Ablagemöglichkeiten für Technik, Verstauoptionen und Darstellungsmittel zur Veranschaulichung.

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Es wird empfohlen als Unternehmen und als Team einmal die Woche zusammen zu kommen. Um dies zu ermöglichen wird viel Platz und eine moderne Technik benötigt.

Kreativbereiche

Hier gibt es auf dem Markt zahlreiche Unternehmensführer mir vielseitigen Ideen. Ob Sie sich mit einer Firmenrutsche, einem Meetingschaukelplatz oder einem Bällebad arrangieren können, obliegt allerdings Ihrer Gestaltung und Vorliebe. Wichtig ist, dass Bereiche geboten werden, in denen sich Mitarbeiter kreativ entfalten können. Herfür eignen sich abgeschlossene Räume oder Loungeecken.

Es kommt auf den Sinn der Arbeit an. Vielleicht ist eine Bibliothek notwendig, vielleicht ein Entspannungsbereich, vielleicht bedarf es einen verspielten Raum, vielleicht ist er begrünt für Ihre unterschiedlichen Charaktere und der Kultur entsprechender. Es geht darum den Geist anzuregen, den Mitarbeiter zu inspirieren und zu ihm in seinen Ideen und Fähigkeiten zu bestärken.

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Freiräume für das kreative Denken schaffen Bereiche, welche sich von der standardisierten Büromöbelausstattung abheben. Hierfür gibt es mittlerweile zahlreiche moderne Ideen, wie diese Meeting-Schaukel.

Die offene Raumgestaltung

Es fällt auf, dass das New Work Raumkonzept durch Offenheit besticht. So wie diese Art der Unternehmensführung transparenter wird, so werden dies auch die Arbeitsplätze. Das Verkriechen hinter dem eigenen Tisch, kaum wegbewegen, um gegebene Aufgabe abzuarbeiten, dem soll entgegen gewirkt werden.

Die eigene Arbeit, die Teams und der Zusammenhalt aller in einem Unternehmen zielt auf einen Sinn ab. Die Arbeit muss Sinn machen, so sagt es das Prinzip des New Work.

Schlussendlich soll diese Sinnhaftigkeit des eigenen Handelns die Selbstständigkeit der Mitarbeiter fördern und für ihre Entfaltung sorgen. Grenzen sollen erkannt werden und ständig erweitert. Die Potentialentfaltung einzelner bewirkt eine Erweiterung für das ganze Unternehmen.

Geschlossene Räume gewinnen hier an neuer Bedeutung. Geschlossene Räume sind für Kreativplätze und ruhige Teamabsprachen gedacht. Freiraum erlaubt einen Austausch unterschiedlichster Charaktere und Denkweisen und bietet dadurch zahlreiche neue Optionen.

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Offene Raumkonzepte vereinen verschiedenste Bereiche. Feste Arbeitsplätze, Desk-Sharing, Meeting-Points uvm. Der Vorteil wird mit dem Freiraum für Kommunikationen deutlich, bietet aber auch Transparenz – zwei wichtige Faktoren für die New Work Bürogestaltung.

Ein Fazit – das New Work mit seinen Vor- und Nachteilen

New Work ist zwar die Arbeit der Zukunft, doch zeigen sich die Veränderungen im positiven wie auch negativen Bereich. Für viele Unternehmen, gerade die länger bestehenden, funktioniert dieses Konzept nur in einzelnen Bereichen. Eine gänzliche Umstrukturierung kann Mitarbeiter auch unzufrieden machen.

Viele Menschen haben unterschiedliche Gedanken und Handlungsprinzipien. Einige brauchen die Struktur, etwas Vorgegebenes und andere fassen den Begriff der Struktur anders auf. Man spricht hierbei von der Generation y. Diese wird durch die New Work – Konzeption angezogen, was aber vor allem für neue heranwachsende Unternehmen interessant ist.

Zudem kommt es auch auf die Arbeit an. Es muss Sinn machen. In der IT ist eine flexible Arbeitszeit zum Beispiel absolut nötig. Viele Arbeiten können erst verrichtet werden, wenn der Mitarbeiter außer Haus ist. Die meisten Probleme treten aber während einer Standardarbeitszeit auf. Hier mit einer klassischen Stundenabrechnung anzufangen ist nicht zweckdienlich. Auch neue Unternehmen, welche sich mit modernen Konzepten und Projekten befassen, müssen dies entsprechend der gegebenen Situation, anpassen.

Viele Unternehmensleitungen bauen auf Mischungen. Den Mitarbeiter, zu denen die Arbeitsweise im New Work passt, wird es freigestellt. Transparenz und Vertrauen sind dabei unabdingbar.

Ein weiteres Kriterium sind die Räumlichkeiten. Nicht jeder kann Home Office machen, möchte aber die Vorzüge davon genießen. Hierfür können Möglichkeiten geschaffen werden. Im Unternehmen selbst gewinnen die Räume an neuer Bedeutung. Ruhigere Bereiche schirmen ab, Teamarbeitsplätze und offene Raumgestaltung werden für Projekte notwendig.

Mitarbeiter müssen sich selbst eine Struktur geben. Eine Abgrenzung vom Privatleben sollte gewahrt bleiben, dafür dient eine selbstfestgelegte Arbeitszeiteinteilung. Die Mitarbeiter im Unternehmen sollten an dem Sinn Ihrer Arbeit glauben, selbstständig die Erfüllung ersehnen, danach Streben eigene Ziele zu erreichen und auch selbst über eigene Grenzen zu gehen. Hierfür muss ein Unternehmensleiter lernen loszulassen.

Dem Mitarbeiter zu vertrauen und nur als Wegweiser und gegebenenfalls als Zielsetzer dienen. Der Mitarbeiter wird an seiner Leistung gemessen. Der CEO sollte dabei das Potential der Mitarbeiter erkennen und anregend wirken. Es geht um die Stärkung der Persönlichkeiten, denn diese bringen ein starkes Unternehmen.

Für die neue Generation geht es nicht mehr nur um Jobarbeit. Die Zeit, die sie für das Unternehmen investieren ist Lebenszeit und so sollte es auch gehalten werden. Die Arbeit sollte einen stolz machen, mit der eigenen Einstellung und auch mit dem Privatleben vereinbar sein. Glückliche Mitarbeiter sind motivierter. Sie fangen eigenverantwortlich an Probleme zu erkennen und Lösungen zu finden.

Kommunikation und ein gewisses Maß an internen Richtlinien sind dabei wegweisend. Ein Team kann nur zusammenarbeiten, wenn es gelernt hat, miteinander zu reden, zusammen zu arbeiten (egal von wo aus gearbeitet wird) und sich auch untereinander an gewissen Regeln zu halten. Ohne Regeln, welche die Bedürfnisse aller abdecken, ist auch das Arbeiten im New Work nicht zielführend.

 

Quellen und weitere Informationen:

https://www.gruenderszene.de/lexikon/begriffe/new-work

https://de.wikipedia.org/wiki/Frithjof_Bergmann

https://www.xing.com/companies/newworkse

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