Neue Mitarbeiter im Büro einarbeiten – How To

Eine gelungene Einarbeitung liegt nicht nur im Interesse eines Arbeitnehmers. Denn für Unternehmen sind Fehlbesetzungen fast immer mit zusätzlichen Kosten verbunden. Doch dabei ist der Erfolg nicht nur vom neuen Mitarbeiter allein abhängig. Denn auch als Arbeitgeber können Sie mit den richtigen Methoden, bereits von Beginn an, eine gute Grundlage für die zukünftige Zusammenarbeit schaffen. Wir zeigen auf was Sie achten sollten, damit Ihnen die Einarbeitung neuer Mitarbeiter gelingt.

Das 3-Phasen-Modell

1. Phase: Die Vorbereitung

1.1 Die ersten Schritte

Das Team über den neuen Mitarbeiter informieren
Informieren Sie Ihr Team über den neuen Mitarbeiter / Foto: Boggy / fotolia.com

Diese Phase beginnt bereits vor Arbeitsantritt. So ist jeder neue Mitarbeiter, egal ob Berufsanfänger oder Berufserfahrener, daran interessiert sich, gedanklich schon einmal, mit der neuen Arbeit auseinander setzen zu können.

Dabei ist es empfehlenswert, dass Sie ihm im besten Fall die Möglichkeit geben, die Firma sowie deren Kunden, bei Events oder firmeninternen Veranstaltungen, kennen zu lernen.

Bleiben Sie in Kontakt, zum Beispiel durch die Zusendung von aktuellen Informationen welche eine erste Orientierung bieten und sorgen Sie dafür, dass dem neuen Mitarbeiter bereits an seinem ersten Tag ein funktionstüchtiger Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Ebenso wichtig ist es, dass Sie Ihr Team über den neuen Mitarbeiter informieren und aufklären welche Funktion dieser erfüllt. So verhindern Sie, dass der Neuankömmling von vornherein als Gefahr eingestuft wird und somit, in schlimmsten Fall, zu einem Außenseiter wird.

1.2 Den ersten Arbeitstag planen

Für die Planung des ersten Arbeitstages ist es sinnvoll einen Zeitplan zu erstellen. Dieser hilft Ihnen den Ablauf gut zu strukturieren und verhindert, dass der neue Mitarbeiter an seinem ersten Tag durch zu viele Informationen überfordert wird.

1.3 Stellen Sie einen Ansprechpartner

Wenn Sie sich aus zeitlichen und organisatorischen Gründen nicht vollends um die Belange des neuen Mitarbeiters kümmern können ist es ratsam diesem einen Ansprechpartner zur Verfügung zu stellen.

Stellen Sie dem Mitarbeiter einen Ansprechpartner zur Verfügung
Stellen Sie dem Mitarbeiter einen Ansprechpartner zur Verfügung / Foto: FotoIEdhar / Fotolia.com

Dies hat den Vorteil, dass es zum einem die Einarbeitung beschleunigt und zum anderen für den Mitarbeiter der Zugang ins Team, durch erste zwischenmenschliche Berührungspunkte, erleichtert wird.

Außerdem bietet ein guter Ansprechpartner schnelle und zuverlässige Hilfe bei fachlichen sowie zwischenmenschlichen Schwierigkeiten.

So sollten Sie für diese Position einen Freiwilligen auswählen, der neben fachlichem Wissen über eine hohe Sozialkompetenz und Sensibilität verfügt und sich in der gleichen Hierarchieebene wie der Neue befindet. So können Sie, aus erster Hand, erfahren wie es um die Entwicklung des neuen Mitarbeiters steht.

Dazu gehört auch, dass Sie sich vorab mit dem Ansprechpartner absprechen, welche Aufgaben bei der Einarbeitung von Ihm übernommen und welche Sie selbst wahrnehmen möchten.

2. Phase: Der erste Arbeitstag

2.1 Koordinieren Sie den Ablauf

Vor der Umsetzung Ihres Ablaufplanes sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

    • An welchem Tag nimmt Ihr neuer Mitarbeiter seine Tätigkeit auf?
    • Um wie viel Uhr wird er bei Ihnen eintreffen?
    • Wer wickelt die administrativen Aufgaben (z. B. Erstellung der Zeiterfassungskarte) ab?
    • Wie möchten Sie den neuen Mitarbeiter begrüßen? ( zum Beispiel mit einem Blumenstrauß als Willkommensgruß, Visitenkartenbox/ Füller mit Firmen- Aufdruck, eine offizielle Begrüßung in der Mitarbeiterzeitschrift oder im Intranet usw.)

Wichtig: Wenn Sie der Chef des Unternehmens sind, sollten Sie den
neuen Mitarbeiter in jeden Fall persönlich begrüßen. Dieser Zeitpunkt ist
außerdem ideal für ein Einführungs-und Orientierungsgespräch, bei dem Sie
Ihre Erwartungen sowie die des Mitarbeiters und weitere Vorhaben besprechen
können.

2.2 Das Einführungs- und Orientierungsgespräch

Folgende Themen können Sie in dieses Gespräch einbringen:

  • Aktuelles was die Abteilung betrifft
  • Informationen über die Produkte sowie Dienstleistungen Ihrer Firma
  • wie sich die Firma organisiert und welches Leitbild sie hat
  • künftige Arbeitsschwerpunkte
  • ausführliche Erläuterung der ersten Aufgaben
  • Pläne für die Einarbeitung in der Probezeit
Geben Sie dem Mitarbeiter Zeit sich mit den Informationen auseinander zu setzen
Geben Sie dem Mitarbeiter Zeit sich mit den Informationen auseinander zu setzen. / Foto: undrey / fotolia.com

Wichtig: Halten Sie auch schriftliches Material bereit, mit dem sich der neue
Mitarbeiter noch einmal in Ruhe auseinander setzen kann und überhäufen Sie
ihn nicht nur mit mündlichen Informationen.

Zeigen Sie außerdem Interesse, indem Sie sich nach seiner Familie, Arbeitsweg
und Resturlaub erkundigen.

2.3 Rundgang und Vorstellung

Als Chef führen Sie Ihren neuen Mitarbeiter beim obligatorischen Rundgang
durch das Unternehmen am besten selbst und machen ihn mit den
verschiedenen Abteilungen, allen Kollegen, Vorgesetzten und vor allem
Personen, mit denen er in Zukunft zu tun haben wird, bekannt.

2.4 Vorstellung des persönlichen Ansprechpartners

Als nächstes stellen Sie dem neuen Mitarbeiter seinen Ansprechpartner vor.
Damit beide gleich in Kontakt kommen, empfiehlt es sich wenn die
Einweisung am neuen Arbeitsplatz durch den Ansprechpartner erfolgt.

2.5 Lassen Sie es ruhig angehen

Damit der neue Mitarbeiter die Eindrücke gut verarbeiten kann, ist es wichtig
zwischendurch kleine Pausen einzulegen. Eine davon kann zum Beispiel bei
einer lockeren Kaffeepause, zum Kennenlernen mit den Kollegen der Abteilung,
erfolgen. Ebenso können Sie auch ein gemeinsames Mittagessen organisieren.

2.6 Das Abschlussgespräch

Führen Sie am Ende des Tages ein Abschlussgespräch
Führen Sie am Ende des Tages ein Abschlussgespräch / Foto: baranq / fotolia.com

Am Ende des ersten Arbeitstages sollten Sie mit dem neuen Mitarbeiter noch
einmal ein Gespräch führen.

Dieses ist wichtig, da Sie dabei die ersten
Eindrücke, Erwartungen und deren Erfüllung sowie eventuellen
Erklärungsbedarf erfragen können.

Zum Schluss klären Sie über das Vorgehen
der Einarbeitung, in den nächsten Tagen und Wochen, auf.

Tipp: Wenn Sie mehrere neue Mitarbeiter haben, die zur gleichen Zeit in die Firma eintreten, bieten sich Einführungsveranstaltungen, mit Betriebsbesichtigungen, gegenseitigem Kennenlernen, sowie der Vorstellung der wichtigsten Bereiche des Unternehmens, an.

3.Phase: Die Probezeit

Um eine erfolgreiche Einarbeitung zu gewährleisten, ist es wichtig den Einarbeitungsplan konsequent zu verfolgen. Je genauer und strukturierter dieser ist, umso besser.

In ihm können Sie schriftlich festlegen, wann genau Sie den Mitarbeiter in ein neues Aufgabengebiet einführen, welche Informationen dafür benötigt werden und wer ihm diese übermittelt.

Die Vorteile eines Einarbeitungsplans:

  • fachliche und soziale Integration des Neulings
  • schrittweise Einführung des Mitarbeiters in seine Aufgaben, aus denen Erfolgserlebnisse entstehen, die ihm durch Anerkennung, die Integration ins Team erleichtern
  • das Risiko, der vorzeitigen Beendigung des Arbeitsverhältnis, verringert sich dadurch deutlich – denn eine nicht bestandene Probezeit ist für Ihr Unternehmen immer die kostspieligere Lösung, da jede Fehlbesetzung mehrere Monatsgehälter kostet

Ein Einarbeitungsplan die 6 folgenden Punkte umfassen:

  • Organisatorisches
  • Unternehmens- und Abteilungskultur
  • Fachliches
  • Leistungsmaßstäbe und Vergütungssysteme
  • Arbeitsmethoden
  • Zwischenziele für die Einarbeitung

Tipp: Berücksichtigen Sie dabei, dass die neuen Informationen in kleinen Einheiten vermittelt werden.

1.Einheit: Organisatorisches

 

Halten Sie sich an Ihren Einarbeitungsplan.
Halten Sie sich an Ihren Einarbeitungsplan. / Foto: Boggy / fotolia.com
  • Vorstellung des Ansprechpartners bzw. Patens am ersten Arbeitstag
  • Mitteilung der Arbeitszeit- und Pausenregelung
  • Unterrichtung über die Erfassung der Arbeitszeit
  • Vorstellen der Getränke- und Essensmöglichkeiten
  • Informationen über die Einrichtung von Informationssystemen (Nutzung des Internets und Telefons)
  • Informationen zur Urlaubsplanung und -Beantragung
  • Verhalten im Krankheitsfall und Krankmeldung
  • Mitteilung der wichtigen Ansprechpartner im Unternehmen ( zum Beispiel: Ersthelfer, ggf. Betriebsärzte und Betriebsräte)
    Einweisung zur Arbeitssicherheit
  • Vorstellung der Betriebsvereinbarungen und Arbeitsrichtlinien, so zum Beispiel auch die Reiserichtlinien sowie Kostenabrechnung
2.Einheit: Unternehmens- und Abteilungskultur
  • Einführung des neuen Mitarbeiters in die Organisationsstruktur des Unternehmens/der Abteilung sowie in das Unternehmensleitbild
  • Absprache darüber, welches Verhalten erwartet und welches als ungünstig betrachtet wird, zum Beispiel die Kleiderordnung
  • Klärung über die Dokumentation und Weitergabe von Wissen und Informationen im Unternehmen
  • Informationen zu Besprechungen im Unternehmen: Wie werden diese vorbereitet, durchgeführt, protokolliert und verfolgt?
3.Einheit: Fachliches
  • Aufklärung über Arbeitsplatz- und Prozessbeschreibungen
  • Klärung von Hintergründen und Prioritäten
  • Vorstellung von Zuständigkeiten und Schnittstellen
  • Vorstellung von Prozesspartnern
  • Klärung persönlicher Entscheidungsspielräume
  • Klärung und Ergänzung schriftlich vorhandener Informationen
  • Abteilungsspezifisch: Erlernen spezieller IT-Anwendungen
4.Einheit: Leistungsmaßstäbe und Vergütungssysteme
  • Weitergabe von Informationen über persönliche Leistungs-Kriterien
  • Klärung wie und von wem der Mitarbeiter Feedback zu seinen Leistungen erhält
  • Informationen über die Gestaltung des Gehaltssystems und der Gehaltsstufen
  • Benennen von eventuellen Anerkennungsmöglichkeiten, wie zum Beispiel: Trainings,
    Jobenrichment, Inzentivs, Einmalzahlungen, Gehaltszulagen, Dienstfahrzeug, Umstufung usw.
5.Einheit: Arbeitsmethoden
Ein Seminar kann dem Mitarbeiter bei der Entwicklung eigener Arbeitsmethoden helfen. / Foto: Robert Kneschke / fotolia.com
Ein Seminar kann dem Mitarbeiter bei der Entwicklung eigener Arbeitsmethoden helfen. / Foto: Robert Kneschke / fotolia.com
  • Unterstützung des Mitarbeiters bei der Entwicklung eigener Arbeitsmethoden, durch ein Zeitmanagement-Seminar und/oder Gespräche mit erfahrenen Kollegen, von denen er diverse Anregungen erhalten kann
  • Aufklärung zur Meldepflicht, zum Bespiel im Falle einer Überlastung des Mitarbeiters
6.Einheit: Zwischenziele für die Einarbeitung
  • Festlegung von Zwischenzielen für die Einarbeitung welche sich an der Dauer der Probezeit orientieren, zum Beispiel: ab welchem Zeitpunkt sollte der neue Mitarbeiter in der Lage sein, selbstständig zu arbeiten
  • Terminvereinbarung für Feedback-Gespräche zur Bewertung von Arbeitsergebnissen

Checkliste für die Einführung neuer Mitarbeiter

Zur Selbstkontrolle stellen wir Ihnen nun, anhand einer Checkliste, die wichtigsten Punkte bei der Einführung eines neuen Mitarbeiters vor:

1. Maßnahmen zur Vorbereitung
  • Ist der Arbeitsplatz für den neuen Mitarbeiter vollständig vorbereitet?
  • Sind alle Arbeitsunterlagen bzw. -mittel vorhanden und überprüft?
  • Wurden die Kollegen unterrichtet?
  • Steht dem neuen Mitarbeiter ein Ansprechpartner zur Verfügung und haben Sie diesen über seine künftigen Aufgaben unterrichtet?
  • Haben Sie den Arbeitsbeginn sowie ein Zeitfenster für die Einführung vorgemerkt?
2. Die Begrüßung
  • Wurde ein persönliches Gespräch über die künftige Zusammenarbeit geführt?
  • Konnte sich der neue Mitarbeiter einen Überblick über die Betriebsorganisation verschaffen?
  • Wurden die Schwerpunkte und Ziele der Stelle genannt?
  • Sind eine Einführungsschrift, Betriebszeitschrift, Führungsgrundsätze, Arbeitsordnung und ähnliches ausgehändigt wurden?
3. Die Vorstellung
  • Wurde der neue Mitarbeiter beim nächsthöheren Vorgesetzten, bei den künftigen Kollegen, bei seinem Ansprechpartner und anderen Mitarbeitern, mit denen er zu tun hat, vorgestellt?
4. Die Orientierung
  • Wurden der Arbeitsplatz, die Garderobe und die Sanitärräume gezeigt?
  • Gab es eine Einweisung zu den Sanitätsräumen (Erste Hilfe)?
  • Wurde die Kantine gezeigt und Modalitäten (Essensmarken, Essenszuschuss) erläutert?
  • Sind Schlüssel/Codekarte ausgehändigt wurden?
  • Wurde über den Fall einer Materialbestellung aufgeklärt?
5. Die Weitergabe von Informationen
  • Ist auf Sicherheitsvorschriften und -einrichtungen sowie besondere Unfallgefahren und Berufsgenossenschaft hingewiesen wurden (§ 81 Abs. 1 BetrVG)?
  • Wurde das Schwarze Brett gezeigt (Aushangvorschriften)?
  • Ist über das Verhalten bei Unfall und Krankheit aufgeklärt wurden?
  • Wurde über Arbeitszeit, Pausen, Urlaubsregelung, Entgeltzahlungstermin informiert?
  • Wurde über Betriebsrat, Jugendvertretung, Betriebsarzt, Durchgangsarzt, Schwerbehindertenvertretung, Sicherheits- und Datenschutzbeauftragte informiert?
  • Wurde auf weitere betriebliche Einrichtungen (Fachbücherei, Sportgruppe) hingewiesen?
6. Die Einarbeitung
  • Wurde die Stellenbeschreibung ausgehändigt?
  • Sind Unterlagen und Arbeitsabläufe erklärt wurden?
  • Wurde der neue Mitarbeiter in Arbeitsvorgänge, Befugnisse und Verantwortung in allen Einzelheiten unterwiesen (§ 81 Abs. 1 BetrVG)?
  • Ist die Arbeitsausführung geprüft wurden?
  • Wurden Arbeitsergebnisse besprochen?
7. Die Kontrolle
    • Wurde der neue Mitarbeiter systematisch betreut?
    • Sind Fortschritte anerkannt wurden?
    • Wurde, wenn erforderlich, Hilfestellung gegeben?
8. Die Beurteilung
  • Wurde eine Eignung oder Nichteignung innerhalb der Probezeit festgestellt?
  • Wurden bei Nichteignung evtl. eine Umsetzung oder weitere Einarbeitungshilfen veranlasst?
  • Ist eine Entscheidung bezüglich der Weiterbeschäftigung gefallen?
  • Sind Weiterbildungsmaßnahmen geplant?

TL;DR – Übersicht & Infografik: Checkliste Mitarbeiter einarbeiten

Die Infografik “Checkliste Mitarbeiter einarbeiten” können Sie hier kostenlos herunterladen:
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