Minimalismus im Büro: Weniger ist mehr

Die minimalistische Lebensweise ist längst auch im Beruf angekommen. Der Minimalismus kann gerade im Büro große Dienste leisten, um strukturierter, effizienter und auch stressfreier zu arbeiten. Dafür sind auch zunächst keine großen Schritte erforderlich, sondern es genügt vollkommen, den eigenen Büro Arbeitsplatz nach und nach entsprechend zu entlasten und minimalistisch umzugestalten. So gelingt der Übergang zum minimalistischen Bürokonzept nach und nach.

Reizüberflutung im modernen Büro

Minimalismus im Büro
Ein aufgeräumter, reduzierter Bildschirmarbeitsplatz ohne Ablenkungen. / Foto: fotofabrika / fotolia.com
Heutzutage bedeutet die Arbeit im Büro, gleich in welcher Branche,oft purer Stress. Auch die Anforderungen an die Büroarbeitsplätze werden stetig höher. Überflutet von Aufgaben, Terminen, Informationen und Tools, fällt es schwer, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Wer an diesem Punkt angekommen ist und gar nicht mehr weiß, wie die Masse an Informationen mit welcher Priorität verarbeitet werden soll, wird die Vorteile von Minimalismus im Büro sehr zu schätzen wissen.

Dabei geht es nicht nur um die Frage, was wirklich wichtig für die tägliche Büroarbeit ist und mit welchen Dingen wirklich produktiv gearbeitet werden, sondern auch der nötige Freiraum wieder verschafft werden kann. Und das nicht nur auf dem Schreibtisch, sondern auch im eigenen Kopf. Das Telefon klingelt, die eben noch ausgedruckte Info verschwindet irgendwo im Stapel, die Ablagefächer drohen überzulaufen und der nächste Termin steht schon wieder in 10 Minuten auf dem Programm.

So oder so ähnlich ergeht es vielen Arbeitnehmern aber auch Selbstständigen im Büro. Im minimalistisch ausgerichteten Büro ist alles sehr viel strukturierter. Die eigene Konzentration wird nicht durch unnötige Informationen gestört, Desktop und Schreibtisch sind aufgeräumt und auf dem hellen Schreibtisch befinden sich lediglich ein Glas Wasser, die Maus und die Tastatur.

Den Arbeitsplatz minimalistisch gestalten

Was ist Minimalismus überhaupt?

Allgemein geht es beim minimalistischen Lebenskonzept ganz einfach darum, sich auf die wirklich wesentlichen Dinge zu konzentrieren. Und genau dieser Fokus lässt sich auch auf den Arbeitsplatz im Büro übertragen. Jeder sollte sich bezogen auf seinen Arbeitsbereich fragen, welche Dinge für die effiziente Erledigung der täglichen Arbeit tatsächlich benötigt werden. Denn wer sich dies bewusst macht, wird schnell feststellen, dass auch am Arbeitsplatz viele Dinge belasten und die eigene Aufmerksamkeit unnötig abziehen. Es sollten nur solche Accessoires auf dem Schreibtisch liegen, die für die eigene Produktivität unabdingbar sind. Taschenrechner, Fotos, Post-it Stapel oder auch Papierblock sind oft Sachen, die getrost aussortiert werden können, ohne dass die eigene Produktivität darunter leiden muss.

Schreibtisch aufräumen

Es kann sich durchaus lohnen, einen ganzen Tag oder noch länger nur damit zu beschäftigen, den eigenen Büro Arbeitsplatz minimalistisch zu gestalten. Es wird sich in der Zukunft vielfach auszahlen. Der erste Schritt sollte mit einem allgemein Ausmisten beginnen, also alle Dinge vom Schreibtisch zu entfernen, die nicht wirklich gebraucht werden. Dabei ruhig großzügig vorgehen und die so entfernten Sachen zunächst in einer Kiste im Schrank oder unter dem Schreibtisch lagern. Falls in den nächsten Arbeitstagen doch noch mal etwas davon gebraucht werden sollte, kann es wieder der Kiste entnommen werden. Alles andere, und das wird erfahrungsgemäß das meiste sein, kann nach etwa einem Monat getrost in den Müll wandern.

Visuelle Ablenkungen

Zum minimalistischen Bürokonzept gehört es ebenfalls, sich von sogenanntem visuellen Müll zu trennen. Manche Büros quellen regelrecht über vor dekorativen Accessoires wie Postern, Fotos oder Werbegeschenken. Natürlich sind diese Dinge manchmal nett anzusehen, doch im Laufe eines Arbeitstages bieten diese auch ständig großes Potenzial für Ablenkungen, wirken damit der eigenen Produktivität und damit der Arbeitsleistung entgegen. Wer konsequent visuellen Müll entfernt, ist manchmal selbst darüber verwundert, dass sich viele Arbeitssequenzen viel schneller und in viel kürzerer Zeit erledigen lassen.

Papierlos Arbeiten

Papierloses Arbeiten
Papierloses Arbeiten ist heute deutlich einfacher / Foto: BillionPhotos.com / fotolia.com
Effizient und minimalistisch arbeiten bedeutet auch digitalisieren und eben auf Papier so weit wie möglich zu verzichten, und dies nicht nur aus Umweltschutzgründen.

Wer bisher viel Papier auf dem Schreibtisch umherfliegen hatte, wird sich wundern, wie leicht und einfach es sein kann, fast alles digital abzuwickeln. Es kostet gerade am Anfang noch etwas Überwindung, konsequent alles auf dem Rechner zu machen, aber wer sich daran hält, findet schnell Spaß daran und kann obendrein noch auf die Ablagefächer auf dem Schreibtisch für immer verzichten. Dank Cloud Diensten und Suchfunktionen ist der schnelle, digitale Zugriff auf gewünschte Informationen in Sekundenbruchteilen immer möglich.

Wer im Büro ganz im minimalistischen Sinne alles digitalisiert, benötigt in der Regel nur eine Inbox. Alle eingehenden Aufgaben werden einfach dort abgelegt, auch ein Arbeiten im Offlinemodus ist damit selbstverständlich machbar. Alles, was während der Arbeitszeit nicht erledigt werden kann, wandert wieder zurück in die Inbox.

Ein To-Do auf dem Schreibtisch oder auf dem Bildschirm hat sich als praktisch erwiesen, zu lange To-Do- Listen behindern hingegen ein effizientes Arbeiten. Obwohl eine nahezu ausschließlich digitale Arbeitsweise empfehlenswert ist, besteht dabei immer die Gefahr, dass der Rechner mit der Zeit zumüllt. Deshalb sollte der PC in regelmäßigen Abständen aufgeräumt und von Datenmüll gesäubert werden.

Empfehlungen für sinnvoll konzipierte Datei- oder Ordnerstrukturen gibt es viele, hier gilt es auszuprobieren, um das Bestmögliche für seinen Büro Arbeitsplatz herauszufinden.

Arbeitspakete vereinfachen

Minimalistisch Arbeiten bedeutet auch, nichts, aber auch gar nicht auf die lange Bank zu schieben. Nicht zu Ende gebrachte Projekte, unfertige Aufgaben oder aufgeblähte, noch abzuarbeitende Listen, können einen Arbeitsplatz sehr lähmen.

Dabei sollte auch ins Auge gefasst werden, Dinge einfach zu löschen, wenn sie schon seit mehreren Monaten nicht erledigt werden konnten. Denn in der Regel sind diese einfach unwichtig. Es zahlt sich auch im Büro am Ende immer aus, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Das gilt auch ganz praktisch für Tools, von denen sich viele nur schlecht trennen können. Doch es ist in der Regel tatsächlich nicht erforderlich, verschiedene Browser oder Texteditoren zu benutzen, von denen auf Nachfrage schon niemand mehr weiß, wann diese zum letzten Mal benutzt wurden. Minimalismus hat auch im Büro mit Achtsamkeit zu tun.

Niemand hat in der Regel Spaß daran, ständig irgendwelche Dinge zu suchen. Vielmehr gestaltet sich das Arbeiten doch viel angenehmer, wenn alles übersichtlich sortiert und schnell zu greifen ist. Wer jemals mit einem minimalistischen Büro gearbeitet hat, weiß, dass dies vollkommen ausreicht, um exzellente Arbeitsergebnisse zu erzielen.

Fazit: Minimalismus im Büro

Praktisch jedes Büro hat ein Verschlankungspotenzial, es müssen lediglich die Schwachstellen aufgezeigt und dann beseitigt werden. Der Grundsatz lautet, alles, was nicht unbedingt benötigt wird, kann getrost rausfliegen. Wer einmal mit diesem Konzept begonnen hat, wird sehr schnell merken, wie gut und befreiend es sein kann, sich von Dingen im Büro zu trennen, welche einfach nur belastend sind, aber absolut keine Arbeitserleichterung darstellen.

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