Meetings – So erzielen sie die besten Ergebnisse

Meetings über Meetings und noch immer ist kein funktionierendes Konzept auf dem Tisch?
Es ist wie es ist: Die meisten Besprechungen in Firmen enttarnen sich letzten Endes als reine Zeitverschwendung – wenn sie nicht richtig geführt werden.

Erfahren Sie hier Wissenswertes und Tipps wir sie das Beste aus jedem Meeting herausholen:

Die Fakten sprechen für sich

Eine Umfrage unter Meeting-Teilnehmern bringt die Störfaktoren ans Tageslicht:

  • 83 Prozent gaben an, dass die Gespräche in Besprechungen zu oft vom eigentlichen Thema abweichen
  • 77 Prozent beschwerten sich über eine schlechte Vorbereitung der Meeting-Führer
  • 51 Prozent wiesen auf unzureichende Teilnahme der Mitarbeiter hin
  • 61 Prozent von 800 leitenden Angestellten und Geschäftsführern bewerten Besprechungen als nicht effizient genug
  • 71 Prozent sehen dabei in der Meeting-Vorbereitung das größte Verbesserungspotenzial.
  • Insgesamt 58 Prozent der Befragten beurteilen Meetings als uneffektiv
  • Ganze 30 Prozent der stattfindenden Meetings werden sogar als komplett überflüssig bewertet

Was läuft hier schief? – Häufige Fehler in Meetings

Die Vorbereitung des Meetings ist wichtig. Notizen und Ablaufpläne sind Pflicht!
Die Vorbereitung des Meetings ist wichtig.
Notizen und Ablaufpläne sind Pflicht!

1. Schlechte Vorbereitung

Größter Kritikpunkt fast aller schlechten Meetings ist die fehlende Vorbereitung. Meist werden Themen vorab mit den Teilnehmern nicht abgesprochen und Inhalte werden vor Beginn sprichwörtlich auf die Schnelle zusammen gebastelt.

2. Keine Agenda

Der Fehler: Das Ziel des Meetings wird nur grob vorgegeben. Dabei kommt es oft dazu, dass sich die Teilnehmer schlussendlich verzetteln und Themen aufgegriffen werden die mit dem eigentlichen Besprechungsziel nichts zu tun haben. Ergebnis ist, dass zwar alles angesprochen aber nichts zu Ende gebracht wurde.

3. Zu viele Themen

Innerhalb einer Stunde sollen zehn verschiedene Besprechungspunkte durchgegangen werden? Das kann gar nicht gut gehen. Letzten Endes werden alle Themen wegen Zeitmangel nur angerissen und das Meeting-Ergebnis ist unbefriedigend.

4. Zu lange Besprechungen

Sind Meetings zu lang wirkt sich das negativ auf die Konzentration der Teilnehmer aus. Außerdem bewirken lange Besprechungen, dass Themen oft zu schnell abgesegnet werden damit das „Elend“ endlich ein Ende hat.

5. Nichts wird festgehalten

Kein Protokoll: Die besten Ideen der Kollegen und das einfallsreichste Konzept nützt Ihnen nichts wenn es nach einer Woche wieder in Vergessenheit gerät.

meeting-552410_6406. Falsche Uhrzeit

Wer seine Teilnehmer kurz vor Mittag und hungrig ins Meeting beruft braucht sich über unzureichende Ergebnisse nicht wundern. Denn Hunger lässt das Gehirn nicht richtig arbeiten. Auch Besprechungen direkt nach dem Essen sollten vermieden werden, da der Magen die Nahrung verdaut und Körper träge wird.

7. Nur die Lauten werden gehört

Sie hören nur dem Meeting-Teilnehmer mit der lautesten Stimme und dem einnehmendsten Persönlichkeit zu. Ein großer Fehler: Denn gerade ruhige oder auch zurückhaltende Kollegen können Experten auf ihrem Gebiet und somit eine Bereicherung für das Meeting sein.

Wie halten erfolgreiche Unternehmer ihre Besprechungen ab?

Google – Jeder hat etwas zu sagen

Google-Mitgründer Larry Page ist kein Fan von unnötigen Meetings die seine Mitarbeiter vom Arbeiten abhalten. Aus diesem Grund darf seit dem Frühjahr 2011 keine Besprechung mehr als zehn Teilnehmer haben. Wenn derjenige fehlt der letzten Endes die Entscheidung trifft, findet das Meeting nicht statt. Ebenso sollen nur Teilnehmer erscheinen die auch wirklich etwas sagen wollen.

Microsoft – „Lync“ macht unabhängiger

Paul Meier, Leiter der der Kölner Microsoft-Niederlassung hält seine Besprechungen größtenteils via Video über die hauseigene Software „Lync“ ab. Sie ermöglicht es zu chatten, Dokumente für die gemeinsame Bearbeitung frei zu geben und teilt ebenso die Anwesenheit der jeweiligen Teilnehmer mit. Paul Meier lobt dabei besonders die Ortsunabhängigkeit sowie die Einsparung von Reisekosten.

Telekom – Hüte sind wieder in Mode

Seit Zusammenlegung der Mobilfunk- und Festnetzsparte arbeitet die Telekom bei Besprechungen mit der sogenannten „Hüte-Methode“. Jeder Teilnehmer muss dabei einen vorgegebenen Standpunkt in einer Diskussion vertreten und sich demnach in eine andere Person hinein versetzten.

Der Name „Hüte-Methode“ wird verwendet, da man den Teilnehmern verschiedenfarbige Hüte aufsetzen kann um deren Standpunkt zu verdeutlichen. Die verschiedenen Unternehmenskulturen der Mobilfunk- und Festnetzsparte sollten so effektiv zusammen geführt werden.

Wie es geht: So führen Sie erfolgreich durch ein Meeting

Meeting im Büro
So werden Meetings erfolgreicher Rawpixel.com / Fotolia.com

Mit diesen Tipps können Sie Ihre Besprechungen effektiver und vor allem produktiver gestalten:

1. Notwendigkeit prüfen

Bevor ein Meeting stattfindet, sollten vorab ein paar wichtige Fragen geklärt werden:

  • a) Sind alle wichtigen Entscheidungsträger anwesend? Wenn nein, ist das Meeting sinnvoll?
  • b) Wenn es sich es sich nur um einen Informationsaustausch handelt, sollte überlegt werden ob dies nicht auch per Mail, Rundschreiben, Brief, Telefon, Video-Mitteilung oder einem Gespräch im Büro geschehen kann.

2. Ziel festlegen

Setzen Sie vorab konkret fest, welche Ziele mithilfe des Meetings erreicht werden sollen.

Geht es zum Beispiel nur um einen reinen Informationsaustausch zu Beginn jeder Woche, sollte dies vorher auch feststehen und kann auch gemütlich bei einem gemeinsamen Frühstück und Small Talk geschehen.

Geht es aber um die Planung eines Projektes oder einer Kampagne sollte am Ende der Besprechung ganz konkret feststehen, wer was macht und bis wann.

3. Teilnehmer sorgsam auswählen

Wie es das Sprichwort schon sagt: „Zu viele Köche verderben den Brei“.

Nicht bei jedem Meeting, muss auch jeder dabei sein. Wählen Sie konkret aus, wer sich für ein bestimmtes Themengebiet eignet oder wer geeignete Vorerfahrungen mitbringt.

4. Eine gute Vorbereitung ist das A und O
Ein erfolgreiches Meeting basiert auf einer guten Vorbereitung. Zur Vereinfachung haben wir Ihnen diesbezüglich eine kleine Merkliste mit wichtigen Punkten zusammengestellt:

  • a) Wer ist für die Vorbereitung des Meetings zuständig? Sollten Sie dies nicht selbst übernehmen, wählen Sie jemanden der gut mit dem jeweiligen Besprechungsthema vertraut ist. Wichtig dabei ist die Erstellung von Tagesordnungspunkten.
  • b) Damit sie die Teilnehmer entsprechend auf das Meeting vorbereiten können, sollten die Tagesordnungspunkte vorab an diese verschickt werden. Es sollte feststehen wer sich auf was vorbereiten soll, was vorher erledigt werden muss und wer was mitbringen soll.
  • c) Wählen Sie einen geeigneten Treffpunkt: Ein einfacher Informationsaustauch kann auch in einem Cafe oder bei schönem Wetter draußen stattfinden. Sehr wichtige Besprechungen verlegen Sie besser in einen ruhigen Konferenzraum.

5. Wer hat das Sagen?

Damit es nach dem Meeting keine Unstimmigkeiten oder gar frustrierte Mitarbeiter gibt, sollten klare Regeln für die Diskussion definiert werden.
Damit es nach dem Meeting keine Unstimmigkeiten oder gar frustrierte Mitarbeiter gibt, sollten klare Regeln für die Diskussion definiert werden.

Einer der wichtigsten Punkte für ein erfolgreiches Meeting ist die Moderation. Hier ein paar Regeln die Sie dabei beachten sollten:

  • a) Wann ist wer dran seinen Standpunkt zu vertreten? Egal ob nur einer oder mehrere der Teilnehmer die Moderation übernehmen: Wichtig ist das jeder Gesprächsführer sich vorher mit den Tagesordnungspunkten vertraut gemacht hat.
  • b) Feste Regeln sollten befolgt werden:
  • alles was wichtig ist und das Thema betrifft sollte gesagt werden
  • bereits Gesagtes sollte nicht wiederholt werden
  • jeder sollte eine vorher festgelegte Redezeit einhalten (2 bis 3 min)
  • die Tagesordnungspunkte und deren Reihenfolge sollten eingehalten werden
  • c) Legen Sie einen Hauptmoderator fest. Dessen Aufgaben sind:
  • dafür zu sorgen, dass die Redezeiten eingehalten werden
  • er trägt die jeweilige Aufgabenstellung vor
  • er ist für die Visualisierung der Ergebnisse zuständig (via Grafiken, Skizzen, Worten usw.)
  • beim Brainstorming achtet er auf die Trennung und Struktur der einzelnen Phasen

6. Allgemeiner Ablauf

Anfang:

  • a) Beginnend mit dem Einstieg werden alle Tagesordnungspunkte sowie der Zeitplan auf einem Flipchart für jeden Teilnehmer sichtbar aufgelistet
  • b) Das Ziel wird geklärt und die Arbeitsweise erläutert
  • c) eventuell werden die Tagesordnungspunkte ergänzt und darüber abgestimmt welche besprochen werden sollen
  • d) die Reihenfolge sowie der Zeitrahmen für die Tagesordnungspunkte wird festgelegt

Mitte:

Themenbearbeitung: Die verschiedenen Moderationsmethoden sowie Techniken werden eingesetzt. Dabei führt der Hauptmoderator durch die jeweiligen Methoden.

Ende:

Ein fester Maßnahmenplan wird festgelegt und für alle sichtbar auf einem Flipchart via Mind Map oder einer Tabelle visualisiert. Idealerweise steht nun fest, wer was macht sowie bis wann und welche Vorarbeiten, Material und Informationen dafür benötigt werden.

Wie sollte der Konferenzraum idealerweise ausgestattet sein?

Ein Konferenzraum mit Tisch in Bootsform
Ein heller Konferenzraum mit Tisch in Bootsform

Mit einem gut ausgestatten Konferenzraum ebnen Sie auch den Weg für ein erfolgreiches Meeting.

Diese Einrichtungsgegenstände sollten dabei in keinem Fall fehlen:

1. Der Tisch

Der ideale Konferenztisch bietet jedem der Meeting-Teilnehmer genug Spielraum seine Unterlagen und mitgebrachten Materialen auszubreiten. Ebenso sollte ein angenehmer Abstand zum Sitznachbarn herrschen.

Moderne Konferenztische habenn Tischanschlußfelder direkt im Tisch verbaut. So lassen sich Beamer und Notebooks in der Konferenz ganz einfach nutzen.

2. Die Stühle

Ein ergonomischer Stuhl ist auch förderlich für die Konzentration und für das Wohlgefühl. Büromöbel-Experte bietet diesbezüglich eine große Auswahl an idealen Sitzmöglichkeiten passend für Ihren Konferenzraum.

3. Flipchart, Beamer und Projektor

Diese Geräte sind zur Visualisierung und Gestaltung von Ideen, Mind Maps und Tagesordnungspunkten unabdingbar.

4. Das Licht

Die richtige Beleuchtung trägt viel dazu bei die Stimmung Ihrer Teilnehmer aufzuhellen, sie zu inspirieren oder effektiver arbeiten zulassen. Hingegen kann schlechtes Licht zu Überanstrengung der Augen, Schläfrigkeit, Kopfschmerzen und Frustration führen.

Tipps für die optimale Beleuchtung bei Meetings:

  • ersetzen Sie blendendes, fluoreszierendes Licht durch subtile oder indirekte Lichtquellen wie eingebaute Beleuchtungen, Wandleuchten, Lichtschienen sowie verborgene Lampen
  • achten Sie auf die erzeugte Wärme und den Abstand der Lichtquellen gegenüber den Teilnehmern, da zu enger Kontakt unangenehm sein kann

5. Die Wandfarbe

Die Wandfarbe sollte mit der Beleuchtung harmonieren. Wählen Sie hierzu einheitliche Farben ohne auffallende Muster.

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