Kosten sparen in kleinen Unternehmen

In einem Unternehmen geht es nicht immer nur aufwärts. Oft entstehen erhebliche Probleme, die meist auf der Kostenseite angegangen werden müssen. In Krisenzeiten, wie wir sie alle aktuell erleben, kommt es ganz besonders auf Ausgaben an, die im Normalfall nicht weiter beachtet werden. Das Abo von Fachzeitschriften, von Kunden gerne gelesen, oder die Fortbildungsplattform im Internet verursachen nicht gerade übermäßige Kosten, aber auch kleine Beträge ergeben nach und nach ein Sparpotential, dass nun ausgenutzt werden sollte. Daher wollen wir uns heute einmal anschauen, wie man Kosten sparen kann. Der Fokus liegt dabei vorrangig auf kleinen Unternehmen.

Kosten prüfen

Zunächst ist aber grundsätzlich zu klären, ob es sich bei den Finanzproblemen um eine vorübergehende Situation handelt oder um eine strukturelle Angelegenheit. Entsprechend sollten die Einsparungen angegangen werden. Hier ein paar Ratschläge, wo unnötige Kosten lauern und wie man damit umgeht. Zu beachten ist, dass die Kosten für das Personal einen erheblichen Anteil ausmachen und nur schwer eingespaat werden können. Der zweite Faktor ist die Zeit, denn sowohl die Produktion als auch der Verbrauch von Material benötigen Zeit. Damit ist auch die Organisation der Abläufe ein Thema, wenn man im Unternehmen kosten sparen möchte.

Rücklagen sind für jedes Unternehmen wichtig. Aber in einer Krise ist es nicht angebracht, ein Polster aufzubauen. Nun geht es vielmehr darum, die Ersparnisse zu nutzen, denn für schwierige Zeiten waren sie in den meisten Unternehmen ursprünglich gedacht.

Darüber hinaus gibt jedes Unternehmen Geld aus für Dinge, die nicht unbedingt erforderlich sind, mit deren Hilfe aber das Arbeiten einfacher wird.

Beispielsweise ist das nötige Software.

Die erste Frage ist deshalb jetzt, ob man auch diese Kosten sparen kann und ohne sie auskommen kann. Lautet die Antwort „Nein“ und die Kosten sind unvermeidbar, geht es um den Umgang mit den Aufgaben. Kann man sie mit jemandem teilen, eine günstigere oder gar kostenlose Möglichkeit finden?

Die laufenden Kosten im Unternehmen

Einmalige Ausgaben belasten das Budget meist nicht sonderlich. Immer sind es die laufenden Kosten, die in finanzielle Schieflagen führen. Monatliche oder jährliche Kostenpunkte gilt es deshalb zu reduzieren. Einige Kosten kann man pausieren, um in besseren Zeiten im Unternehmen dann wieder darauf zurückzugreifen.

Die Büromiete ist einer der wesentlichen Kostentreiber. Das Homeoffice ist eine zur Zeit oft genutzte Alternative, ein kleinerer Arbeitsraum mit geringeren Kosten wäre eine weitere Option. Auch ein „Shared Office“ mit anderen Unternehmen kann zur Verringerung der Miete beitragen.

Bestimmt sind nicht alle Versicherungen auf dem letzten Stand. Deshalb sollten Tarife angepasst oder ein günstigerer Anbieter gesucht werden. Gleiches gilt für Software-Abos. Beinahe jede Bürosoftware gibt es mittlerweile auch als kostenlose Online-Version oder in einer preiswerten Variante. Oder der Service wird vorübergehend gar nicht mehr genutzt. Die Rechnung kann man ebenfalls wieder selber schreiben, so spart man das kostenintensive Rechnungsprogramm. Aber Achtung: Das geht nur in kleinen Unternehmen, da man durch eine Umstellung in einem großen Unternehmen deutlich mehr Kosten verursachen würde, als einzusparen.

Fahrtkosten sparen

Fahrtkosten kann man reduzieren, denn nicht jeder muss unbedingt tagtäglich im Laden stehen oder im Büro seine Anwesenheit demonstrieren. Auch hier ist das Homeoffice, vielleicht für einen oder zwei Tage in der Woche, die Variante mit den geringeren Kosten.

Kosten sparen: Strom

Kosten sparen im Unternehmen: Strom
Kosten sparen im Unternehmen: Der Stromverbrauch ist ein hoher Kostenverursacher / Foto: Rostislav Sedlacek / fotolia.com
Je nach Größe des Betriebs fallen erhebliche Stromkosten an. Entsprechend beeindruckend können die Einsparungen aus, die hier erzielt werden können. Besonders Computer müssen nicht den ganzen Tag laufen, oft reicht auch der Standby. Drucker nutzt man nur selten, und der Ausknopf hat seinen Namen nicht zu unrecht. Überhaupt sollte auch der Standby über Nacht komplett abgeschaltet sein, denn auch bei neueren Geräten fallen hier erhebliche Kosten an. Gleiches gilt für die Heizung. Wenn in der Nacht niemand im Büro ist, muss auch nicht geheizt werden. Hier kann man sehr viele Kosten sparen.

Die unregelmäßigen Ausgaben

Jeder Arbeitnehmer will mit dem besten Werkzeug arbeiten, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Aber in der Krise kann sich das Unternehmen nicht immer das Beste leisten. Gebrauchte Geräte müssen dann vorübergehend genügen, und defekte Arbeitsmittel müssen nicht gleich durch neue ersetzt werden. Oft hilft auch eine Reparatur, die günstiger kommt.

Fortbildungen heben die Kenntnisse und das Arbeitsniveau. Aber die Maßnahmen müssen nun abgesagt oder mindestens verschoben werden. Ausnahmen sind denkbar, etwa wenn sie für die Erweiterung des Kundenstamms sinnvoll sind. Aber auch hier gibt es günstige Angebote oder die interne Schulung durch erfahrene Kollegen.

Besonders in schwierigen Zeiten muss ist eine zielorientierte Werbung für die angebotenen Produkte essentiell. Wichtig sind jetzt nur die Kunden, die tatsächlich Geld ausgeben wollen. Nachhaltig und effektiv sind auch spontane Aktionen nach dem Transaktionsmarketing, die preiswert sind und kundenorientiert.

Kosten sparen: Lagerbestände reduzieren

Ob fertige Produkte oder Rohmaterialien: Sämtliche Lagerbestände sind immer auch potentielle Einnahmen. Wenn irgendwie möglich, sollten die Produkte jetzt an den Markt. Also die Produktion zurückfahren und verkaufen, was da ist. Die Lagermiete ist ein weiterer Faktor. Der Lagerist sollte seine Bestände jetzt besser sortieren, das spart Stauraum, und vielleicht reicht es für ein kleineres Lager mit geringerer Miete. Und den Bestand reduzieren heißt, nicht jedes Vormaterial gleich nachzubestellen. Bei geringeren Umsätzen hat man auch mehr Zeit für die nächste Bestellung.

Im Büro gibt es meist mehr Stifte und Papier als nötig. Die Angestellten sollten also zunächst die Vorräte verbrauchen, bevor die nächste Nachbestellung beauftragt wird. Und das papierlose Büro ist ohnehin das Büro der Zukunft: Also weniger drucken, stattdessen reicht die digitale Notiz. Und die E-Mail spart nicht nur Porto, sondern auch Papier und Briefumschläge.

Jedes Unternehmen hat das ein oder andere Produkt im Sortiment, für das die Vorprodukte schwer erhältlich sind. Auch Sonderwünsche der Kunden bedeuten immer einen höheren Aufwand. All diese Kostentreiber belasten die Bilanz nun zusätzlich, weil die wesentlichen Einnahmen geringer ausfallen. Deshalb ist der Aufwand für alle Aufgaben nun genau auszurechnen und auf seine Rentabilität zu überprüfen. Das Unternehmen sollte nun Sonderwünsche und Kostentreiber zurücknehmen und sich auf das Hauptgeschäft konzentrieren.

Kosten sparen: Personalkosten und Arbeitsorganisation

Ein leidiges Thema sind die Kosten, die durch die Beschäftigten selbst verursacht werden. Denn einerseits ist das Unternehmen auf qualifizierte Mitarbeiter angewiesen, andererseits sind die Löhne ein erheblicher Anteil der Produktionskosten. Das Unternehmen befindet sich in einer Krise immer in dem Dilemma, die bewährten Fachkräfte unbedingt halten zu wollen und situationsbedingt die Kosten zu senken.

Deshalb sind nun Gehaltserhöhungen eine sensible Angelegenheit. Hilfreich ist ein Vergleich mit anderen Unternehmen, und wenn sich herausstellt, dass dort weniger gezahlt wird, haben die Beschäftigten gute Chancen auf eine Anpassung der Bezüge. Liegt das Unternehmen aber im Durchschnitt oder sogar deutlich darunter, ist Sparsamkeit angesagt. Am besten man bleibt ein oder zwei Prozent unterhalb des Durchschnitts der anderen Betriebe.

Aber auch die Organisation der Arbeit gehört in der Krise auf den Prüfstand. Die Anforderungen der einzelnen Prozesse ändern sich fortlaufend, und in problematischen Situationen sollten sie unbedingt angepasst werden. Einiges ist vielleicht vollkommen überflüssig geworden. Auch durch ein verbessertes Timing werden die Ausgaben gesenkt, und hohe Sonderkosten sind nun ohnehin nicht länger zu rechtfertigen.

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