Kosten senken im Büro – einfache Spartipps

Auch moderne Büros sind immer noch geprägt von immenser Ressourcenverschwendung. Neben einem, zumeist aus Gewohnheiten entstandenen, falschen Verhalten der Angestellten verursachen vor allem veraltete oder unsachgemäß betriebene Arbeitsgeräte nicht unerhebliche Kosten.

Diese schmälern zum einen unnötig den Betriebsgewinn, zum anderen sind diese Kosten nicht nur finanzieller Natur. Denn jedes überflüssig ausgedruckte Papier, jede ineffizient arbeitende Heizung und jeder Verzicht auf energiesparende Technik hat direkte oder indirekte Auswirkungen auf unser Klima.

Zeit also, sich grundlegende Gedanken um einen wirtschaftlichen sparsamen Arbeitsalltag zu machen. Kosten senken fängt im Kleinen an – und jeder Mitarbeiter eines Unternehmens kann zu einem verantwortungsbewussten Umgang mit Ressourcen beitragen!


Teure Heizung

Insbesondere in den Wintertagen werden Büros mit Vorliebe überheizt. Alle vorhandenen Heizkörper auf volle Kraft, ist das Motto. Wird es dann zu warm, kein Problem: Einfach die Fenster auf Kipp stellen und schon kühlt ein leichter Luftzug die erhitzten Büroangestellten.

Leider wird durch diese Methode die erst teuer erwärmte Raumluft zu einem beträchtlichen Prozentsatz direkt wieder durch die geöffneten Fenster abgekühlt. Besser ist es, in längeren, regelmäßigen Abständen die Fenster komplett zu öffnen. Dieses Stoßlüften tauscht innerhalb weniger Minuten die stickige, verbrauchte Raumluft aus, ein konstantes Dauerlüften ist nicht nötig.

Großes Sparpotential liegt auch im Absenken der generellen Raumtemperatur. Jedes Grad weniger, was am Thermostat eingestellt wird, bedeutet eine Reduzierung der Heizkosten um rund 10%!

Papierverschwendung

Nutzen Sie digitale Notizbücher statt Papier und Kugelschreiber. / Foto: Boggy / fotolia.com

Trotz immer weiter fortschreitender Digitalisierung wird in deutschen Büros immer noch tonnenweise Papier verbraucht. Ob für den Druck oder handschriftliche Notizen – täglich werden unglaubliche Mengen an Papier – und damit dem wertvollen Rohstoff Holz – verbraucht. Dabei kann der Papierverbrauch leicht und ohne Aufwand verringert werden.

Wichtig ist zunächst ein Umdenken. Muss wirklich jede Notiz auf einem Zettel verfasst werden, oder erfüllen digitale Notizbücher nicht den gleichen Zweck (oder sind sogar praktischer)? Müssen Angebote, Informationsschreiben oder Rechnungen immer auf dem Postweg versendet werden? Die meisten Empfänger bevorzugen mittlerweile den Erhalt von Dokumenten per E-Mail.

So lassen sich nicht nur die Papierkosten senken, sondern auch die Kosten für Drucker und Porto. Bedenkt man, dass sogar in kleineren Unternehmen täglich rund 30 Euro Porto anfallen können, ist das Einsparpotential hier enorm!

Ebenfalls zur Gewohnheit machen sollte man sich die Wiederverwertung von alten Ausdrucken als Schmierpapier. Da in der Regel nur eine Seite eines Dokumentes bedruckt wird, bietet die Rückseite noch genügend Freiraum für handschriftliche oder gedruckte Aufzeichnungen (die natürlich nicht für externe Zwecke verwendet werden dürfen).

Veraltete Technik

Sofwarealternativen Powerpoint
Auch aktuelle Bildschirme sollten nach fünf bis sechs Jahren ausgetauscht werden, da sie ihre Leuchtkraft verlieren. / Foto: fotofabrika / fotolia.com

Ein Flachbildschirm ist an sich eine schon sehr sparsame Technik, zumindest im Vergleich zu alten Röhrenbildschirmen (die hoffentlich mittlerweile aus allen Büros verschwunden sein sollten).

Trotzdem sollten auch aktuellere Bildschirme regelmäßig alle fünf bis sechs Jahre ausgetauscht werden. Nicht nur, dass die Geräte immer effizienter und somit auch sparsamer werden – Flachbildschirme verlieren nach rund fünf Jahren auch 50 % ihrer Leuchtkraft. Dies schadet den Augen und kann Bildschirminhalte farbverfälscht wiedergeben.

Bei Computern liegt das Einsparpotential eindeutig im Bereich Downsizing. Ein Laptop ist wesentlich sparsamer als ein Desktop-PC, wohingegen ein an einen Bildschirm gekoppeltes Smartphone wiederum deutlich sparsamer als ein Laptop ist.

Positiv auf die Stromrechnung wirkt sich auch ein Austausch alter Drucker auf. Moderne Geräte überzeugen sowohl hinsichtlich Druckgeschwindigkeit als auch durch intelligente Stromsparmodi, die die laufenden Kosten mühelos um bis zu 35 % senken können!

Ebenfalls regelmäßig überprüft und gegebenenfalls ersetzt werden sollten Serverschränke oder Telefonanlagen.

Kleinteiliger Einkauf

Sprechen Sie sich mit Ihren Kollegen ab, was benötigt wird und tätigen Sie Sammelbestellungen. / Foto: Boggy / fotolia.com

Wen das Angebotswesen getrennt von der Auftragsabwicklung Büromaterialien bestellt und die Serviceabteilung ohne Rücksprache mit dem Vertrieb Werbematerialien und Zubehör bestellt, verzichtet das Unternehmen auf bares Geld! Denn so gut wie immer lassen sich durch Sammel- und Großbestellungen interessante Rabatte bei den Lieferanten aushandeln.

Durch ein gezieltes und koordiniertes Einkaufsverhalten werden Fracht- und Lieferkosten gesenkt und der Ausstoß von klimaschädlichen Gasen während des Transportes gesenkt.

Mangelnde Verhandlungsbereitschaft

Häufig werden gerne bei kleineren Beträgen keine Vergleichsangebote des Wettbewerbs eingeholt. Doch auch bei vermeintlich günstigen Artikeln, die keines Vergleiches benötigen, liegt großes Einsparpotential. Übers Jahr gesehen ergeben 1000 Artikel zu je 10 Euro immerhin 10.000 Euro – 1000 Artikel zu 7,99 Euro hingegen nur 7990 Euro. Je sorgfältiger ein Einkauf jeglicher Art vorbereitet wird, desto rentabel kann agiert werden.

Übrigens lohnt es sich auch, regelmäßige Kontaktpflege mit den Ansprechpartnern der Lieferanten durchzuführen. Ein nettes Telefonat auch außerhalb konkreter Anfragen sorgt für beidseitige gute Laune – und womöglich für wesentlich verbesserte Konditionen. Ein erhaltener „Erster Preis“ in einem Angebot sollte auch niemals kommentarlos angenommen werden. Fast immer sind die Preise in Angeboten so kalkuliert, dass ein Preisnachlass von 10 bis 15 % durch geschicktes Verhandeln durchaus erzielt werden kann.

Preisfalle Meeting

Auch bei Meetings sollten Sie auf digitale Medien umsteigen. / Foto: mooshny / fotolia.com

Jedes Meeting ist geprägt von Power-Point Präsentationen. Diese werden aus falschem Verständnis heraus für jeden Teilnehmer gerne ausgedruckt. Notizen werden auf Papier festgehalten. Die Rede des Vorsitzenden wird auf mehreren Seiten ausgedruckt und das Ergebnis der Besprechung erhalten alle Teilnehmer am Anschluss noch zusammenfassend in einer hübschen Mappe – natürlich gedruckt auf Papier.

Was sich nach Banalitäten anhört, summiert sich über das Jahr und alle Unternehmen hinweg gesehen zu einer Unsumme an Papier – was in aller Regel nach kurzer Zeit bereits entsorgt wird.

Kostengünstiger und (nach einer gewissen Phase der Eingewöhnung) wesentlich effizienter ist der Umstieg auf digitale Medien. Präsentationen und Zusammenfassungen können einfach und schnell über das firmeneigene Netzwerk oder USB Sticks allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.

Handschriftliche Notizen sind überflüssig, wenn Mitarbeiter mit entsprechenden, digitalen Aufzeichnungsmöglichkeiten ausgestattet werden.

Ignorante Mitarbeiter

Papierloses Büro
Einige Mitarbeiter nutzen Papier und Co. nicht nur im Büro, sondern entnehmen es dem Materiallager auch für den privaten Gebrauch. Foto: BillionPhotos.com / fotolia.com

Insbesondere in größeren Unternehmen hat sich eine regelrechte Mitnahme-Mentalität eingeschlichen. Büromaterial wird nicht nur für den Arbeitsalltag aus dem Materiallager entnommen, sondern Druckerpapier, Kugelschreiber und Haftnotizen werden gerne und häufig auch zur Aufstockung des privaten Bestandes verwendet.

Dieser unauffällige, schleichende Prozess mag als Einzelfall nicht gerade von Belang sein – wenn aber die Hälfte der Belegschaft in schöner Regelmäßigkeit das Lager plündert, ist dies betriebswirtschaftlich durchaus von Relevanz.

Werden Mitarbeiter bei einem Diebstahl erwischt, droht neben einer Abmahnung im schlimmsten Fall die Kündigung – selbst bei Kleinigkeiten wie einem zu Unrecht entwendeten Kugelschreiber! Um Diebstählen vorzubeugen, empfiehlt sich der Aufbau einer kollegialen Atmosphäre im Büro. Wer sein Arbeitsumfeld als erweiterten Teil der Familie (im überspitzten Sinne) versteht, der neigt weniger dazu, seinem Arbeitgeber Schaden zuzufügen.

Als äußerst effizient haben sich als vorbeugende Maßnahme intensive, freundliche Teamgespräche herausgestellt. Führungspersonen vor allem der mittleren Führungsebene können in derartigen Meetings positiv auf die Einstellung der Angestellten auswirken!

Der Fisch stinkt immer vom Kopf her

Alle Energiespartipps sind nur so gut wie Ihre Umsetzung. Zwar liegt diese in der Verantwortung eines jeden Mitarbeiters, jedoch muss die Initialzündung für eine Verhaltensänderung in der Unternehmenskultur immer von der Chefetage ausgehen. Nur wenn die Geschäftsleitung Maßnahmen mit Einsparpotential vorlebt, kann und wird das gesamte Unternehmen profitieren.

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