Wenn sich der Kollege wie ein Vorgesetzter aufführt

Innerhalb eines Teams sind die Rollen klar verteilt: Ein Teamleiter koordiniert die Arbeitsabläufe innerhalb der Gruppe und ist befugt, Anweisungen zu geben und Aufgaben zu verteilen. Doch manchmal sticht ein Mitarbeiter heraus, der eigentlich nicht weisungsbefugt ist und seinen gleichrangigen Kollegen dennoch Weisungen erteilt und sich wie ein Vorgesetzter gebärdet. Wie es dazu kommt, warum dies ein Problem ist und was Sie dagegen tun können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Die sozialen Rollen innerhalb eines Teams

Diese Situation findet man oft in Büros: Einer der Kollegen spielt sich auf als sei er der Chef.
Diese Situation findet man oft in Büros: Einer der Kollegen spielt sich auf als sei er der Chef.
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Der Psychiater und Therapeut Raoul Schindler beschrieb bereits in den 1950er Jahren, welche Rollen die einzelnen Individuen innerhalb einer Gruppe einnehmen können. Das sogenannte „Rangdynamische Positionsmodell“ unterscheidet vier typische Gruppenpositionen. Als Alpha werden die Personen bezeichnet, die eine Führungsrolle einnehmen – unabhängig davon, ob es sich um den formalen Teamleiter handelt oder um einen Kollegen, der eigentlich auf derselben Hierarchiestufe innerhalb des Unternehmens stehen sollte. Betas sind Experten, die über besonderes Fachwissen verfügen.

Gammas sind dem rangdynamischen Positionsmodell zufolge die meisten Gruppenmitglieder. Sie folgen der allgemeinen Linie der Gruppe, die meist vom Alpha vorgegeben wird. Im Gegensatz dazu neigen Omegas dazu, zu widersprechen.

Alle diese Positionen tragen dazu bei, dass die Gruppe als Team funktioniert. Selbst Omegas üben eine wichtige Funktion aus, denn sie können der Gruppe neue Impulse geben und zur Selbstreflexion anregen. Eine Gruppe, die nur aus Anführern (Alphas) besteht, ist früher oder später zum Scheitern verurteilt.

Auch in der modernen Arbeitswelt lassen sich diese Rollen fast immer beobachten – denn diese Aufteilung führt dazu, dass eine Gruppe gut funktioniert. Mitarbeiter suchen sich unbewusst eine Position, die zu ihrer Persönlichkeit passt, doch innerhalb eines Teams können einzelne Charaktereigenschaften in der Vordergrund treten oder schwächer betont werden: Das Rollenverhalten spiegelt nur einen Teil der Persönlichkeit eines Mitarbeiters wider.

Allerdings kann sich aus der Rollenverteilung auch eine negative Dynamik entwickeln – zum Beispiel, wenn der Alpha das Team in die falsche Richtung lenkt und sich die übrigen Mitarbeiter gegenseitig darin bestärken, vermeintlich richtig zu handeln. Weitere Probleme entstehen durch Machtkämpfe: Wenn sich am Arbeitsplatz ein Kollege als Chef gebärdet, kreiert er eine zweite Alpha-Position neben dem tatsächlichen Vorgesetzten. Da eine weitere Alpha-Position in diesem Setting nicht vorgesehen ist, entstehen unweigerlich Konflikte und die eingespielten Abläufe geraten durcheinander.

Wenn Mitarbeiter ohne Weisungsbefugnis Aufgaben verteilen

Ein Mitarbeiter sagt einem anderen Mitarbeiter, was er tun soll, obwohl er nicht Weisungsbefugt ist
Auch häufig in deutschen Büros: Ein Mitarbeiter sagt einem anderen Mitarbeiter, was er tun soll, obwohl er nicht Weisungsbefugt ist.
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Kollegen, die anderen Aufgaben zuteilen und Tätigkeiten delegieren, erregen oft den Widerwillen der anderen Teammitglieder. Für diesen Ärger gibt es mehrere Gründe. Ein solches Verhalten stört oft die etablierten sozialen und fachlichen Abläufe innerhalb eines Teams.

Darüber hinaus verstößt ein Mitarbeiter, der ohne Weisungsbefugnis Aufgaben an andere verteilt, gegen die impliziten sozialen Normen innerhalb der Gruppe: Er eignet sich die Alpha-Position an, obwohl sie ihm nicht zugeteilt wurde. Gute Anführer sind jedoch darauf angewiesen, dass sie von den übrigen Gruppenmitgliedern unterstützt werden. Da dies bei einem Kollegen, der nicht weisungsbefugt ist, in der Regel nicht der Fall ist, kann sich kein harmonisches Wechselspiel einpendeln.

Auch, wenn Kollegen nicht immer genau sagen können, was sie an einem tonangebenden Verhalten stört, reagieren sie darauf oft mit instinktiver Ablehnung. Manche Mitarbeiter zeigen diese Ablehnung offen, während andere versuchen, sich nichts anmerken zu lassen.

Kommunikations-Tricks als Gegenwehr

Klar kommunizieren: Stellen Sie den betroffenen Kollegen unter vier Augen zur Rede
Klar kommunizieren: Stellen Sie den betroffenen Kollegen unter vier Augen zur Rede und klären Sie die Situation
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Wenn Sie einen Kollegen daran erinnern möchten, dass er nicht weisungsbefugt ist, können Sie das Thema in direkt zur Sprache bringen. Ein solches Gespräch sollte unter vier Augen stattfinden – denn es besteht die Gefahr, dass der Kollege sonst das Gefühl hat, sich vor den anderen Teammitgliedern beweisen zu müssen.

Ich-Botschaften können dabei helfen, das Aggressionspotenzial einer solchen Situation zu dämpfen. Anstatt zu sagen, der Kollege habe Ihnen eine Aufgabe aufgedrängt, können Sie zum Beispiel sagen: „Ich hatte das Gefühl, diese Aufgabe erledigen zu müssen und keine Entscheidungsfreiheit zu haben.“

Sehr dominante Mitarbeiter reagieren auf Kritik und Widerspruch oft mit Unverständnis. Anstatt direkt zu widersprechen, können Sie in einem solchen Fall die „Ja, aber“-Taktik ausprobieren. Angenommen, der Kollege drückt Ihnen eine Mappe mit unsortierten Dokumenten in die Hand und sagt. „Diese Rechnungen müssen unbedingt so schnell wie möglich eingescannt und abgeheftet werden!“ In diesem Beispiel können Sie antworten: „Ich finde es ebenfalls wichtig, dass die Rechnungen einsortiert werden – aber leider bin ich mit den Aufgaben ausgelastet, die mir der Chef gestern aufgetragen hat.“

Innerhalb eines Teams ist es gang und gäbe, sich gegenseitig zu unterstützen. Allerdings handelt es sich dabei im Normalfall um wechselseitige Gefälligkeiten. In einigen Fällen versucht der Kollege nicht, die Alpha-Position an sich zu reißen und sich als Chef aufzuspielen. Manche Kollegen sind nur schlecht darin, eine Bitte um einen Gefallen angemessen zu formulieren. Ob dies der Fall ist, können Sie testen, indem Sie den Kollegen ebenfalls bitten, eine kleine Aufgabe für Sie zu übernehmen.

Nicht jedem fällt es leicht, das Problem direkt an der Wurzel anzugehen. Wenn sie sich eine direkte Konfrontation mit dem dominanten Kollegen nicht allein zutrauen, suchen Sie sich einen Verbündeten. Die Experten innerhalb einer Gruppe (Betas) sind oft gut Unterstützer, da sie Gehör finden. Gestalten Sie das Gespräch mit dem problematischen Kollegen jedoch nicht wie eine Attacke, sondern üben Sie konstruktiv Kritik. Dabei ist es sinnvoll, Lösungsvorschläge anzubieten, nach Kompromissen zu suchen und klar zu vermitteln, was Sie sich wünschen.

Wann sollten Sie einen Vorgesetzten hinzuziehen?

Wenn ein Mitarbeiter seinen gleichrangigen Kollegen Aufgaben aufbürdet und unberechtigte Anweisungen gibt, ist es nicht immer sinnvoll, sofort einen Vorgesetzten hinzuzuziehen. Kein Teammitglied möchte bei den anderen als Nestbeschmutzer gelten. Darüber hinaus ist es fair, dem Kollegen die Chance zu geben, sich zu bessern.

Manchmal lässt es sich jedoch nicht vermeiden, den Vorgesetzten um ein Gespräch zu bitten. Das gilt vor allem dann, wenn der dominante Kollege sein Verhalten auch nach längerer Zeit nicht verändert. Gravierende Probleme, die die Qualität der Arbeitsergebnisse gefährden oder den Aufwand für das Team deutlich erhöhen, sind ebenfalls ein guter Grund, um einen Vorgesetzten zu informieren.

Darüber hinaus ist ein Gespräch mit dem Teamleiter sinnvoll, wenn Sie ernsthaft unter dem Verhalten des dominanten Kollegen leiden – zum Beispiel, weil Schikanen oder Mobbing hinzukommen. Manchmal kommt es vor, dass ein Kollege nicht nur unberechtigt die Aufgaben für das Team verteilt, sondern Ihnen auch zusätzliche Tätigkeiten aufträgt, für die Sie nicht zuständig sind. Diese Extraaufgaben können eine weitere Belastung darstellen, die möglicherweise zu Überstunden führt. Auch in einem solchen Fall ist es sinnvoll, zunächst mit dem dominanten Kollegen zu sprechen und bei ausbleibender Besserung mit dem Vorgesetzten.

Was können dominante Mitarbeiter selbst tun?

Obwohl Mitarbeiter, die ihren gleichrangigen Kollegen unberechtigt Anweisungen erteilen, Konflikte verursachen können, handeln sie meist nicht aus bösem Willen. Deshalb ist es wichtig, das Feedback über das Verhalten nicht als Kritik an der eigenen Person zu interpretieren. Dominante Mitarbeiter sollten ihren Ärger herunterschlucken und aufmerksam zuhören, wenn Kollegen bitten, sie mögen sich etwas mäßigen.

Dominante Mitarbeiter haben oft den Eindruck, die übrigen Teammitglieder würden sich zu sehr zurückhalten. Wenn sich bei einer internen Besprechung niemand zu Wort meldet, muss schließlich jemand vorpreschen – oder? Wenn Sie sich darin wiedererkennen, ist es möglich, dass Sie durch häufige und nachdrückliche Wortmeldungen dazu beitragen, dass sich andere Teammitglieder nicht (mehr) bei Besprechungen äußern.

Nehmen Sie sich versuchsweise bewusst zurück und überlegen Sie, ob jede Ihrer Wortmeldung einen Mehrwert für das Team besitzt und tatsächlich erforderlich ist. Setzen Sie sich nicht unter Druck, jeden Gedanken auszusprechen, auch wenn er für sich genommen gut und richtig ist. Wenn jemand bereits etwas Ähnliches gesagt hat, ist es in der Regel nicht notwendig, dasselbe zu wiederholen und nur ein Detail hinzuzufügen, das für das Arbeitsergebnis unerheblich ist.

Wichtig ist, dass diese gezielte Mäßigung kein Einzelfall bleibt – denn sobald ein Teammitglied sein Rollenverhalten ändert, müssen sich die anderen Kollegen neu darauf einstellen. Kurzfristig können deshalb Gesprächslücken entstehen, doch langfristig stellt sich oft ein harmonischeres Gleichgewicht als zuvor ein.

Wenn Sie einem gleichrangigen Kollegen eine Aufgabe erteilen wollen, überlegen Sie, ob Sie wirklich dazu berechtigt sind. Würden Sie selbst diese Aufgabe erledigen, wenn die Situation umgekehrt wäre und der Kollege Ihnen diese Aufgabe auftrüge? Achten Sie darauf, dass Gefälligkeiten in beide Richtungen ausgeglichen sind – aber behalten Sie immer im Hinterkopf, dass die Kollegen Ihren Anweisungen nicht folgen müssen. Dies sollte auch sprachlich und nonverbal erkennbar sein.

Viele dominante Mitarbeiter gehen von der Fehlannahme aus, die anderen Teammitglieder könnten sich ja von sich aus melden oder widersprechen. Allerdings übt ein Mitarbeiter, der sagt: „Machen Sie das mal!“, sozialen Druck aus. Dadurch ist die Hürde, zu widersprechen, viel höher als bei Ich-Botschaften und höfliche Fragen. Oft sind deshalb weiche Formulierungen günstiger, zum Beispiel: „Könnten Sie mir dabei helfen, diese Aufgabe zu erledigen?“

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