Im Büro wurde eingebrochen – was tun?

Einbrüche sind nicht nur aufgrund der Versicherung eine heikle Angelegenheit. Vor allem im Büro besteht die Gefahr, dass sensible Kundendaten und wichtige Arbeitsutensilien gestohlen werden. Doch wie reagiert man richtig nach einem Einbruch ins Büro? Büroeinbrüche müssen immer nach einem besonderen Ablauf geregelt werden, damit nicht nur die Polizei Erfolg beim Ermitteln hat, sondern auch die Versicherung für den Schaden haftet.

Was soll als Erstes nach dem Einbruch geschehen?

Wird ein Einbruch im Büro festgestellt, muss zunächst unbedingt Ruhe bewahrt werden. Ein überstürztes Handeln sorgt nicht nur dafür, dass möglicherweise der Tatort verändert wird, sondern beschwert auch die Ermittlungen sowie die Versicherungsarbeit. Zunächst muss unbedingt die Polizei verständigt werden. Ein eigenständiges Handeln sollte tunlichst vermieden werden. Geschieht der Einbruch vor den eigenen Augen, sodass der oder die Täter noch vor Ort sind, sollten diese zudem nicht eigenständig überwältigt werden. Bei den meisten Einbrechern handelt es sich nicht um Gewalttäter. Dennoch sollten die Täter nicht eigenständig aufgehalten werden, da dennoch eine Verletzungsgefahr besteht. Wurde die Polizei bereits verständigt, übernimmt diese die Überwältigung. Augenzeugen vor Ort sollten sich hingegen das Aussehen der Einbrecher mitsamt dem Fluchtfahrzeug einprägen, da sie dadurch die Ermittlungsarbeiten unterstützen können.

Da der Tatort ausschlaggebend für die Ermittlungsarbeiten ist, darf er unter keinen Umständen verändert werden. Sobald die Polizei oder der polizeiliche Erkennungsdienst eintrifft, kann der Büroinhaber gemeinsam mit diesen den Tatort betreten. Fotos vom Tatort wie beispielsweise der Zustand des Büros, eventuellen Beschädigungen sowie Einbruchsspuren helfen, das Geschehen festzuhalten und dienen anschließend als Beweismaterial. Können bereits erste gestohlene Gegenstände ausgemacht werden, sollte unbedingt eine sogenannte Stehgutliste angefertigt und der Polizei übergeben werden. Besonders hilfreich ist ein Wertgegenstandsverzeichnis mit Bildern, welches allerdings vor dem Einbruch angelegt werden sollte. Gestohlene EC- und Kreditkarten sowie Smartphones müssen sofort gesperrt werden, um einem Missbrauch vorzubeugen. Da viele Einbruchsopfer nach der Tat Probleme besitzen, das Geschehene zu verarbeiten, können sich die betroffenen Personen außerdem an Opferhilfeeinrichtungen werden.

Was sollte nach einem Einbruch auf keinen Fall passieren?

Auf keinem Fall sollte nach einem Einbruch überstürzt gehandelt werden. Viele Büroinhaber beschließen eigenständig und ohne Polizei den Tatort zu betreten und eine erste Bestandsaufnahme des Schadens zu machen. Hierbei verändern sie außerdem häufig unwillkürlich den Tatort, was wiederum zu Problemen bei den Ermittlungen führt. Zudem sollte die Polizei sofort nach dem Einbruch und nicht erst einige Stunden oder Tage danach kontaktiert werden. Wie früher die Polizei den Einbruch sichtet und Ermittlungsarbeiten aufnimmt, desto schneller können möglicherweise die Täter geschnappt werden. Werden Wertgegenstände, beispielsweise EC- oder Kreditkarten, Smartphones oder ein Personalausweis gestohlen, muss dies ebenfalls sofort dem Betreiber bzw. dem zuständigen Amt gemeldet werden. Die Gegenstände können missbraucht werden, was wiederum zu einem finanziellen Ruin führen kann, falls die Sperrung nicht erfolgt. Die Sperrung darf ebenso nicht mehrere Tage dauern, da der Missbrauch in diesem Zeitraum bereits geschehen sein kann. Auch Kunden und Mitarbeiter sollten unverzüglich über die Tat informiert werden. Eine Geheimhaltung des Verbrechens kann dafür sorgen, dass der Betrieb nicht aufrechterhalten werden kann. Der Büroinhaber sollte dabei das Verbrechen an sich schildern, jedoch nicht angeben, welche finanziellen Belastungen er nun ausgesetzt ist.

Was sage ich meinen Kunden?

Ein Büroeinbruch kann dafür sorgen, dass der Bürobetrieb für einige Tage lahmgelegt wird. Insbesondere wenn nicht nur Geld und Wertgegenstände, sondern auch wichtige Maschinen, Computer und Werkzeuge gestohlen wurden, kann es zu einer Verzögerung der Arbeit kommen. Falls die Räume ebenfalls nicht betretbar sind, muss der Büroinhaber mit Arbeitsverzögerungen rechnen. Damit Kunden wissen, dass das Büro aktuell seinen Betrieb nicht aufrechterhalten kann, müssen alle Geschäftspartner informiert werden. Unter Geschäftspartner fallen sämtliche Kunden und Lieferanten des Büros. Bei der Verständigung der Geschäftspartner sollte unbedingt der Grund für die Verzögerung genannt, jedoch nicht näher auf den Schaden eingegangen werden. Wurden vor allem Geräte mit sensiblen Daten gestohlen, ruft dies nur große Besorgnis im Kundenkreis hervor und führt möglicherweise dazu, dass das Unternehmen einen schlechten Ruf erhält.

Wie ist es möglich, der Polizei zu helfen?

Ohne Polizei sollte im Alleingang kein Einbruch behandelt werden. Direkt nach dem Einbruch muss bzw. sollte immer die Polizei kontaktiert werden. Dies sorgt nicht nur dafür, dass die Ermittlungsarbeiten frühzeitig in die Wege geleitet werden können. Zahlreiche Versicherungsunternehmen verlangen vom Büroeigentümer, dass die Polizei kontaktiert wird. Die Polizei sichert nach dem Einbruch vorhandene Spuren, welche die Täter möglicherweise hinterlassen haben. Konnte der Büroeigentümer den oder die Täter erkennen, sollte er unbedingt der Polizei ein genaues Täterprofil liefern. Gesicht, Kleidung, besondere Merkmale wie etwa Statur, Sprache oder andere auffällige Besonderheiten müssen der Polizei geschildert werden. Falls das Tatfahrzeug am Tatort war, muss dies ebenfalls der Polizei gemeldet werden. Die genaue und ausführliche Täterbeschreibung hilft der Polizei, den oder die Einbrecher schnellstmöglich ausfindig zu machen.

Was übernimmt die Versicherung und was muss ich selbst bezahlen?

Einbrecher durchsucht Unterlagen
Einbrecher durchsucht Unterlagen
Foto: Andrey Popov / Fotolia.com
Generell verfügt jedes Büro über eine Versicherung, welche im Schadensfall die entstandenen Kosten und Schäden deckt. Damit die Versicherung den Schaden übernimmt, muss der zuständige Versicherungsträger ebenfalls direkt nach dem Einbruch kontaktiert werden. Beim ersten Kontakt kann bereits geklärt werden, welche Schäden in welcher Höhe von der Versicherung gedeckt werden und welche der Büroeigentümer selbstständig bezahlen muss. Auch die notwendigen Unterlagen, welche dem Versicherungsunternehmen für die Abwicklung des Schadenfalls vorgelegt werden müssen, werden im Erstkontakt geklärt. Manche Versicherungsanstalten schicken einen Sachverständigen zum Tatort, welcher eine Bestandsaufnahme vom Schaden macht. Der abgeschlossene Versicherungsschutz bestimmt dennoch letztendlich, welche Schäden die Versicherung übernimmt. Liegt ein effizienter, auf das Büro abgestimmter Schutz vor, deckt die Versicherung generell den entstandenen Schaden. Wurde das Büro jedoch mit einem nicht passenden Versicherungsschutz versehen, kann der Fall eintreten, dass der Unternehmer einen zentralen Teil des Schadens selbst bezahlen muss. Eine Elektronikversicherung, welche häufig im Versicherungspaket inkludiert ist, schützt standardmäßig sämtliche elektronischen Geräte im Büro. Andere Zusatzversicherung können ebenso helfen, die Kosten geringzuhalten.

Fakten und Statistiken zu Einbrüchen in Büros

Deutschlandweit verursachen Büroeinbrüche jährlich Schaden in Höhe von nahezu 20 Millionen Euro. Die Tendenz bezüglich Schadenshöhe steigt zugleich. Je Bundesland beträgt die Schadenshöhe zwischen zwei und sechs Millionen Euro. Um möglichen Einbrüchen und Folgeschäden vorzubeugen, sichern vor allem Unternehmen in Gewerbegebiete ihre Immobilien stark. Gewerbeversicherungen nehmen gleichzeitig massiv zu. Versicherungsunternehmen bieten aufgrund der hohen deutschlandweiten Einbruchsrate spezielle Versicherungen an. Besonders hoch angesehen sind betriebliche Inhaltsversicherungen. Diese umfassen die Schadensregulierung der Betriebe, die Einrichtung und in manchen Fällen sogar Produktionsanlagen. Nicht jeder Diebstahl von Betriebsgut lässt sich dabei auf einen Einbruch zurückführen. Schlecht gesicherte Bereiche, beispielsweise auf dem Betriebsgelände, bieten Dieben gute Chancen. Die Aufklärungsrate dieser Verbrechen liegt besonders niedrig.

Do’s and Don’ts nach einem Einbruch

Die Do’s nach einem Einbruch:

  1. Ruhe bewahren und Polizei sowie Versicherung verständigen
  2. den Tatort nicht alleine betreten oder verändern
  3. wenn möglich, der Polizei beim Erstellen eines Täterprofils helfen
  4. gestohlene Waren unverzüglich der Polizei bekannt geben
  5. keine Schäden ohne Absprache mit der Versicherung beseitigen
  6. bezüglich Schadensersatz auf das Gutachten der Versicherung warten
  7. Kunden und Mitarbeiter informieren, dass eventuelle Arbeitsverzögerungen stattfinden
  8. wenn notwendig, eine Betreuung durch eine Hilfsorganisation in Anspruch nehmen
  9. bei der Versicherung nachfragen, welche Unterlagen benötigt und welche Schäden abgedeckt werden
  10. nach Versicherungsgutachten Schlösser, Türen und Fenster gegebenenfalls austauschen lassen

Die Don’ts nach einem Einbruch:

  1. Den Einbruch erst Stunden bzw. Tage nach der Tat melden
  2. Einbrecher versuchen, eigenhändig zu überwältigen
  3. den Tatort eigenständig betreten und eventuell verändern
  4. keine Angaben bezüglich Schaden bei der Versicherung machen
  5. der Polizei eine unvollständige Schadens- und Diebstahlsliste übergeben
  6. Schäden noch vor dem Gutachten der Versicherung reparieren
  7. Einbruch vor Personal und Kunden geheim halten

Mögliche Folgen eines Einbruchs ins Büro

Die möglichen Folgen eines Einbruchs ins Büro hängen jeweils von der Zeit, welchen den Einbrechern zur Verfügung stand, und vom entstandenen Schaden ab. Konnten Einbrecher Gegenstände im Büro mitnehmen, muss der Unternehmer den Schaden melden und folglich einen großen zeitlichen Aufwand betreiben, um einen Schadensersatz zu erlangen. Zudem müssen sämtliche gestohlenen Gegenstände, insofern möglich, erneut beschaffen werden. Wurden Schlösser oder sogar ganze Türen und Fenster beschädigt, müssen diese schnellstmöglich repariert werden. Die provisorische Reparatur kann bald nach dem Einbruch erfolgen. Die Reparaturkosten werden vom Vermieter oder von der Inhaltsversicherung übernommen. Falls sensible Geschäftsdaten gestohlen wurden, können Geschäftspartner ihr Misstrauen aussprechen. Der Unternehmer sollte hierbei darauf achten, dass er seine Kunden und Lieferanten beruhigt und ihnen versichert, dass keine Folgen für sie eintreten. Nach dem Einbruch können Versicherungen gegebenenfalls angepasst werden, falls diese den Schaden nicht ausreichend decken.

Bezüglich persönlicher Ebene leiden Unternehmer wie Personal nach einem Einbruch häufig unter einem Trauma. Falls dem Chef auffällt, dass ein oder mehrere Mitarbeiter besonders massiv an den Folgen des Einbruchs leiden, sollte er die Betroffenen freistellen und ihnen Hilfe in Form von Hilfsorganisationen oder einem Psychologen anbieten. Auch das persönliche Trauma des Unternehmers tritt oft erst nach dem Einbruch hervor, welches gleichfalls Hilfe und Betreuung benötigt. Ebenfalls sollte das Büro gründlich gereinigt werden, damit die Einbruchsopfer zumindest den Ekel des Einbruchs ablegen können.

Präventionsmaßnahmen gegen einen Einbruch ins Büro

Möchten Unternehmer ihr Büro vor Einbrüchen schützen, können sie spezielle Sicherheitsmaßnahmen ergreifen. Ein gutes Schloss oder sogar ein Sicherheitsschloss hilft, da Einbrecher deutlich länger benötigen, um sie zu knacken. Ein Schloss bei Fenstern kann ebenso sinnvoll sein. Liegt das Büro im Erdgeschoss, sollten vor allem Fenster gut geschützt werden, sodass die Einbrecher sie nicht zerstören oder aufbrechen können. Bei Bedarf kann außerdem eine Sicherheitskamera installiert werden, welche außerhalb der Bürobetriebszeiten die Räume überwacht. Mitarbeiter müssen jedoch über die Installation der Kameras informiert werden.

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