Gesprächsprotokoll schreiben: Wichtiges festhalten

Jeder Mitarbeiter eines Unternehmens hat schon einmal Business-Meetings, Betriebsrats-Sitzungen oder Konferenzen erlebt, wo endlos geredet wird. Am Ende der Veranstaltung haben viele Teilnehmer schon vergessen, was am Anfang besprochen oder vorgeschlagen wurde, weil solche Veranstaltungen ermüden. Trotzdem sollte jeder wissen, was in der Sitzung entschieden wurde. Er sollte nachvollziehen können, aus welchen Gründen anderes verworfen wurde.

Um alles Relevante festzuhalten, ist ein Gesprächsprotokoll nützlich. Falls kein fester Schriftführer ernannt wurde, sollte jemand Kompetentes, wie die Chefsekretärin bei wichtigen Sitzungen ein solches Protokoll anfertigen.

Was ist der Sinn von Gesprächsprotokollen?

Notizen im MeetingDie wichtigste Funktion eines Gesprächsprotokolls ist, jeden Teilnehmer – eventuell auch Abwesende – über so wichtige Daten wie Zeitpunkt, Dauer, Inhalt, Verlauf und Beschlüsse in Kenntnis zu setzen. Auch die einzelnen Teilnehmer an einem Meeting können relevant sein. Gesprächsprotokolle dienen also vornehmlich dem Festhalten von Informationen.

Die Erfahrung zeigt, dass ohne ein Protokoll so manches vergessen wird. Anderes wird fehlinterpretiert, nur halb umgesetzt oder geht in der Flut der besprochenen Dinge gänzlich unter. Als Folge läuft es im Betrieb nicht rund. Verabredete Fristen werden vergessen, delegierte Arbeiten nicht begonnen, Missverständnisse über einen Beschluss oder Zuständigkeiten für bestimmte Aufgaben bewirken überflüssige Verzögerungen. Das Protokoll bietet Sicherheit – oder bei Verständnisproblemen Anlass zum Nachfragen. Es klärt Zuständigkeiten.

Außerdem haben Gesprächsprotokolle auch eine Kontrollfunktion. Vorgesetzte können daraus ersehen, ob ein Meeting tatsächlich produktiv war oder nur aus Gelaber und endlosen Diskussionen um Nebensächlichkeiten bestand. Betriebsräte können sehen, ob ihre anfänglichen Zielsetzungen und Pläne umgesetzt wurden oder nicht. Das Protokoll gibt in Kurzform Auskunft über die Relevanz der besprochenen Themen und die daraus entwickelten Lösungen.

Es setzt Ziele und Zuständigkeiten fest – und diese können im Nachhinein überprüft werden. Daher sind die Protokolle vergangener Sitzungen auch für die Zukunft wichtig. Sie dokumentieren dynamische Prozesse und erhalten irgendwann einen historischen Wert.

Welche Formen von Gesprächsprotokollen gibt es?

Wenn zwei Kollegen delegiert werden, das Protokoll einer Sitzung anzufertigen, kann es sein, dass am Ende zwei unterschiedliche Protokolle vorliegen. Der Grund dafür kann in der unterschiedlichen Protokollform liegen. Grundsätzlich unterschieden werden Protokolle in

  • Versuchsprotokolle
  • Verlaufsprotokolle
  • Vollprotokolle
  • Ergebnisprotokolle
  • Kurzprotokolle
  • Sitzungsprotokolle
  • Gerichtsprotokolle
  • Stundenprotokolle,

um nur einige Formen zu benennen.

Protokollformen in Unternehmen

Vollprotokolle sind wörtliche Protokolle, bei der sämtliche Redebeiträge im Wortlaut festgehalten werden. Die Anwesenden werden vollständig aufgelistet.

Verhandlungs- oder Verlaufsprotokolle sollen hingegen die Sitzungsinhalte in knapper und sachlicher Form und in indirekter Rede festhalten. Sie sind dennoch relativ detailliert, weil sie den Verlauf der geführten Diskussion abbilden sollen. Auch hier werden die Redner und die Anwesenden benannt.

Das Kurzprotokoll fasst nur die wesentlichen Kernpunkte einer Diskussion zusammen. Die Beteiligten werden dabei nicht namentlich genannt, nur ihre Zahl kann relevant sein.

Im Ergebnis- oder Beschlussprotokoll werden nur die Endergebnisse einer Sitzung notiert. Die Beteiligten werden nicht namentlich genannt. Der turbulente oder strukturierte Verlauf der Diskussion spielt für das Protokoll keine größere Rolle. Enthalten sind die Kernpunkte der Diskussion, sowie alle Beschlüsse, die gefasst wurden. Außerdem enthält das Ergebnisprotokoll alle Verantwortlichkeiten, die an jemanden delegiert wurden.

Grundsätzlich liegt das Protokoll der letzten Betriebsratssitzung spätestens zur nächsten Sitzung vor. Oft ist es aber sinnvoll, das Protokoll eines Unternehmens-Meetings unmittelbar nach der Sitzung anzufertigen und als Memo zu verteilen.

Sitzungsprotokolle dokumentieren beispielsweise Debatten. Sie enthalten Ort, Zeit und Beratungsgegenstand, außerdem Hinweise auf verteilte Arbeitspapiere und die Anwesenheitsliste. Das Sitzungsprotokoll wird samt aller Zwischenrufe wörtlich mitgeschrieben.

Wann lohnt sich ein Gesprächsprotokoll?

Gesprächsprotokolle nutzen
Gesprächsprotokolle haben nur dann einen Nutzen, wenn sie tatsächlich als Grundlage des Handelns und zum Controlling desselben dienen. Foto: contrastwerkstatt | fotolia.com
Gesprächsprotokolle lohnen sich bei allen Betriebsratssitzungen, bei Besprechungen im kleinen Kreis und bei allen unternehmensinternen Meetings, in denen wichtige Themen besprochen werden. Besonders wichtig sind sie bei allen Verhandlungen, aus denen Rechtsfolgen und Vertragsabschlüsse erwachsen. Außerdem wird bei allen Generalversammlungen, bei Mitgliederversammlungen oder Beiratssitzungen, bei Projektsitzungen oder Stimmauszählungen nach Wahlen ein Protokoll angefertigt.

Je nach Anlass können bestimmte Gesprächsprotokoll-Formen gewünscht sein. Daher sollte vom Protokollanten vorab sichergestellt werden, dass er auch die passende Protokollform wählt. Unabhängig von der gewählten Form haben Gesprächsprotokolle aber nur dann einen Nutzen, wenn sie tatsächlich als Grundlage des Handelns und zum Controlling desselben dienen. Sie lediglich niedergeschrieben und abgeheftet zu haben, bringt niemanden weiter.

Wer sollte das Protokoll erstellen?

In der Regel wird ein Schriftführer ernannt, der alle Protokolle schreibt. Das bietet den Vorteil, dass der Stil aller Protokolle gleich bleibt und der Protokollant geübt ist. Vorteilhaft für die längeren Protokollformen ist, wenn der Protokollant geübt in Kurzschrift ist oder die Sitzung auf Band aufnimmt und dann die Redebeiträge in Schriftform umsetzt. Der Kernpunkt an Gesprächsprotokollen ist, dass sie alle wichtigen Daten zum Nachlesen festhalten müssen und nichts Relevantes auslassen dürfen.

Wichtig ist daher, dass der Schriftführer über gute Deutschkenntnisse verfügt sowie sachlich, lesbar und präzise formulieren kann. Er sollte die Firmenstrukturen kennen und wissen, welche Themen im Meeting anliegen. Kenntnisse über das Gros der Teilnehmer sind außerdem von Vorteil, weil der Protokollführer deren Beiträge dann besser in ihrer Relevanz oder Deutlichkeit bewerten kann. Der Protokollant muss in der Lage sein, Wesentliches von Unwesentlichem zu trennen.

In der Regel wird ein Schriftführer ernannt, der alle Protokolle schreibt
Es sollte ein Schriftführer ernannt werden, der alle Protokolle schreibt / Foto: yellowj / fotolia.com

In der Regel sind Protokollführer nicht nur dafür zuständig, den Inhalt einer Sitzung zu notieren und wiederzugeben. Sie übernehmen oft auch inhaltliche Führungsaufgaben in der Diskussion. Sie fassen die beispielsweise während der Sitzung die Kernpunkte einer Diskussion nochmals für alle zusammen. Sie führen eine ausufernde Debatte gegebenenfalls auf den Tagungspunkt zurück und sind verantwortlich dafür, dass das Protokoll selbst Relevanz für jene erhält, die es lesen.

Die Kenntnis der Protokolle vorheriger Debatten ist sinnvoll. In mancher Diskussion wird darauf zurückgegriffen. Wenn der Protokollant der Wortlaut vergangener und von ihm verfasster Protokolle kennt, oder blitzschnell aus einem mitgebrachten Ordner ermitteln kann, ist das oft hilfreich für die anstehende Debatte zu einem Thema.

Der Protokollant hat die Tagesordnung vor sich. Er diskutiert mit, macht sich Notizen oder schneidet alles mit. Er kennt die Geschäftsordnung und die Formalia, die für einen Schriftführer wichtig sind.

Worauf sollte man beim Erstellen achten?

Der Protokollant verfasst idealerweise das Protokoll unmittelbar nach jeder Sitzung.
Wichtige Fixpunkte, die jedes Gesprächsprotokoll enthalten sollte, sind

  • Informationen über Ort und Zweck des Meetings
  • gegebenenfalls Angaben über die Teilnehmer mit Kontaktdaten
  • die Gliederung der Tagesordnungspunkte
  • der Diskussionsverlauf zu jedem Thema der Tagesordnung
  • gegebenenfalls Statistiken oder Diagramme
  • die gefassten Beschlüsse und Entscheidungen
  • die festgesetzten Zielvorgaben, Fristen und Termine.

Um als Protokollant alle relevanten Informationen zu erfassen, ist gute Vorbereitung sinnvoll. Alle benötigten Materialien sollten bereit liegen. Der Notizzettel oder ein Diktaphon gehören dazu. Bei wichtigen Meetings könnte vorab ein thematisch geordnetes Formular erstellt werden, in das die einzelnen Besprechungspunkte mit genug Platz für Einträge dazu eingetragen werden.

Als Protokollführer/in benötigt man Konzentration und Aufmerksamkeit. Bei einem Gedächtnisprotokoll, das im Nachhinein verfasst wird, geht vieles verloren. Daher wird vom Protokollanten mitgeschrieben. Alle Inhalte, Aufgabenverteilungen und Beschlüsse werden mit den passenden Namen widergegeben. Dieser textliche Rohbau wird im Nachhinein überarbeitet und in Reinform gebracht.

Der Vorteil des Nacharbeitens ist, dass Formulierungen präzisiert werden und stichwortartig Skizziertes näher ausgeführt werden kann. Eigene Meinungsäußerungen bleiben außen vor. Bewertungen von Diskussionsbeiträgen oder Beschlüssen werden nicht vorgenommen.

Ebenso bleiben Emotionen aus dem Spiel – vor allem beschreibende Begriffe wie „eine erhitzte Diskussion“,“zähneknirschend nahm er die Projektleitung an“ oder Ähnliches haben in einem Gesprächsprotokoll nichts zu suchen.

Gesprächsprotokolle können auch als PDF an alle Teilnehmer gesendet werden. / Foto: mooshny / fotolia.com
Nützlich: Gesprächsprotokolle als PDF an alle Meeting-Teilnehmer senden. Foto: mooshny / fotolia.com

Um alle Sachverhalte korrekt darzustellen, sind notfalls auch Nachfragen sinnvoll. Diese sollten gegebenenfalls auch schon in der Sitzung selbst gestellt werden, denn der Protokollführer ist nicht nur teilnehmender Beobachter, sondern gleichberechtigter Diskussions-Teilnehmer. Geht es bei einem Thema einmal argumentativ wild durcheinander, ordnen die Schriftführer die Diskussion. Das kann zwar schwierig sein, weil manches in seinen Konsequenzen unklar bleibt, wenn alle durcheinander reden.

Aufgabe des Protokollanten ist es, einen roten Faden zu finden oder die Diskussion auf das eigentlich relevante Thema zurückzuführen. Er fragt nach, was denn jetzt beschlossen werden soll. Seitenlang ausufernde Endlosprotokolle sind nicht gefragt. Nur das Wesentliche sollte enthalten sein. Um es bei wichtigen Sitzungen festzuhalten, kann das Meeting mit Wissen der Beteiligten mitgefilmt oder mit einem Diktafon bzw. Tablet per Audio-Datei aufgezeichnet werden. Auch ein digitales Protokoll ist erlaubt.

Es kann hilfreich sein, eine Statistik, die während der Sitzung gezeigt wurde, ins Protokoll aufzunehmen. Gelegentlich kann es sinnvoll sein, ein Gesprächsprotokoll von Telefonaten anzufertigen. Hier sind Erinnerungsprotokolle sinnvoll. Diese sollten unmittelbar nach dem Telefonat angefertigt werden. Mitgeschrieben werden nur die Kernpunkte des Gesprächs.

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