Geschäftsreise – von der Planung bis zur Abrechnung

Trotz einer steigenden Anzahl von verfügbaren Kommunikationskanälen hat die Bedeutung von dienstlichen Reisen nicht abgenommen. Ganz im Gegenteil, gerade in Bezug auf das Knüpfen beruflicher Kontakte und deren Pflege ist ein persönliches Kennenlernen ebenso unersetzlich wie der regelmäßige Austausch mit wichtigen Geschäftspartnern.

Besonders dieser Stellenwert der persönlichen Kontaktaufnahme führt zu einer hohen Erwartungshaltung, was den Stresslevel vor und während einer solchen Reise steigern kann. Um in solchen Situationen möglichst gut vorbereitet zu sein, bietet die folgende Übersicht Anhaltspunkte zur Vorbereitung einer Geschäftsreise. Damit soll die anspruchsvolle Zeit von der Abreise bis zum hoffentlich erfolgreichen Abschluss entspannter ablaufen, um die Aufmerksamkeit auf den Inhalt der Reise statt organisatorischen Fragen zu lenken. Zusätzlich werden die wichtigsten Fragen zur Reisekostenabrechnung beantwortet, damit man bereits vor und während einer Dienstreise aufmerksam die nötigen Belege sammeln kann und sich diesen Aufwand im Nachgang erspart.

Wie definiert sich eine Geschäftsreise?

Zunächst einmal ist zu klären, wodurch sich eine Geschäftsreise von einer privaten Reise unterscheidet. Beide Varianten haben gemein, dass man sich für einen gewissen Zeitraum aus seinem angestammten Umfeld des Wohn- und Arbeitsortes entfernt und andere – oftmals zuvor unbekannte – Orte und Menschen aufsucht. Während man jedoch privat in der Regel aus eigener Motivation und ohne Erwartungsdruck unterwegs ist, hat man beruflich immer einen Auftrag zu erfüllen. Dieser kann vom Aufbau eines geschäftlichen Netzwerks und der Pflege bereits bestehender Kontakte bis zum Abschluss von Verträgen und konkreten Geschäftsvereinbarungen reichen, wobei eine Erledigung vom eigentlichen Arbeitsort aus nicht möglich oder Erfolg versprechend ist.

Inhaltliche Vorbereitung einer Reise

Geschäftsreise vorbereiten
Geschäftsreise vorbereiten: Denken Sie an wichtige Unterlagen und bereiten Sie sich auf Ihre Gespräche gut vor! Foto: undrey / fotolia.com
Daraus ergibt sich die erste Aufgabe zur Vorbereitung einer Geschäftsreise: Welche Zielvorstellung liegt der Reise zugrunde, welche Ergebnisse sollen bei der Rückkehr vorgewiesen werden? In der Regel sind es die Vorgesetzten im eigenen Unternehmen, die den Auftrag für eine Geschäftsreise erteilen. Mit diesen Personen sollte vorab ein Gespräch geführt werden, welches die folgenden Fragen thematisiert, um eine klare Vorstellung der Motivation zu erhalten:

  • Zielort und Zeitraum der geplanten Reise?
  • Wer sind die Teilnehmer an der Reise, sowohl aus dem eigenen Unternehmen als auch vonseiten der Geschäftspartner vor Ort?
  • Wie ist die Ausgangssituation vor Antritt der Reise?
  • Was ist die Erwartung an das Ergebnis der Reise?
  • Welche Argumentation oder Hilfsmittel hat man als Geschäftsreisender, um sein Ziel zu erreichen?
  • Welche Möglichkeiten bestehen, um Geschäftspartner zu überzeugen? An welcher Stelle können Kompromisse eingegangen werden?

Organisation der Geschäftsreise

Bei vielen geschäftlichen Reisen wird aufgrund der Entfernung oder Dauer der Tätigkeit eine Unterkunft benötigt, in der Regel ein günstig zum Ziel gelegenes Hotel. Um böse Überraschungen beim Einchecken zu vermeiden, sollte dieses vor Antritt der Reise gebucht sein, für Rückfragen an der Rezeption empfiehlt sich die Mitnahme einer Buchungsbestätigung. Beachten Sie hierbei die Zeiten zum Check-in und die entsprechenden Fristen, bis wann Ihr Zimmer für Sie reserviert bleibt. Gegebenenfalls sollten Sie das Hotel über eine späte Anreise informieren, um die Reservierung nicht verfallen zu lassen.

Ein großer potenzieller Stressfaktor auf Dienstreisen ist der Reiseweg und -verlauf. So sollte rechtzeitig vor Abreise geklärt sein, welche Verkehrsmittel genutzt werden. Je nach Entfernung und Kostenrahmen stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:

  • Flug
  • Bus & Bahn
  • Taxi
  • Auto

Es ist durchaus gängig, mehrere Transportmittel zu kombinieren, um die komplette Reise von Tür zu Tür abzudecken. Zur Vorbereitung der Reise sollten Sie auf jeden Fall alle ausgestellten Tickets in einem schnell zugänglichen Teil des Gepäcks unterbringen.

Sonderfall: Nutzung des privaten PKWs

Mit PKW auf Geschäftsreise
Mit dem eigenen PKW auf Geschäftsreise: Hier gelten besondere Abrechungsregeln. Foto: Thaut Images / fotolia.com
In manchen Fällen kann aus unterschiedlichen Gründen vom Arbeitgeber kein passendes Transportmittel gestellt oder organisiert werden. Dann besteht die Möglichkeit, einen privaten PKW zu verwenden. I. d. R. erstattet der Arbeitgeber hierfür eine Kilometerpauschale, die den Kraftstoffverbrauch und den Verschleiß des Fahrzeugs entschädigt. Sollte dies nicht erfolgen, kann eine solche Pauschale von aktuell 0,30 € pro gefahrenen Kilometer beim Finanzamt geltend gemacht und von der Steuer abgesetzt werden.

Mit besonderer Vorsicht zu betrachten ist die Situation, wenn auf einer Geschäftsreise im Privatfahrzeug ein Versicherungsfall eintritt. Grundsätzlich trägt der Arbeitgeber dieses Risiko nur dann, wenn er die Nutzung des privaten Fahrzeugs angewiesen hat. Wurde diese Entscheidung jedoch aus Komfortgründen vom Arbeitnehmer getroffen, muss seine eigene KFZ-Versicherung den Schaden übernehmen. Unter Umständen kann ein solches Risiko auch über eine höhere Kilometerpauschale des Arbeitgebers abgedeckt sein. Im Zweifel ist es empfehlenswert, den Abschluss einer Dienstreise-Kaskoversicherung in Erwägung zu ziehen, um keinerlei Spielraum für Interpretation und daraus folgende Konflikte zu lassen.

Bei Fernreisen ist es unabdingbar, die Einreisebestimmungen frühzeitig vor Reiseantritt zu prüfen und sich die entsprechenden Reisedokumente – z. B. Reisepass und Visum – zu besorgen.
Ebenso ist es ratsam, sich bei unbekannten Zielländern über die örtlichen Gegebenheiten zu informieren, insbesondere über die Sicherheitslage und die gesundheitliche Situation, beispielsweise mit Blick auf empfohlene Schutzimpfungen.

Reisegepäck

Direkt vor der Reise sollten alle benötigten Dokumente zusammengestellt werden, um bei Abreise direkt greifbar zu sein. Zu den Unterlagen, die vorbereitet werden können, gehören insbesondere:

  • Reiseunterlagen und -informationen
  • Übersicht aller potenziellen Ansprechpartner und deren Kontaktdaten
  • Dokumentation, die zum Erfüllen des geschäftlichen Auftrags nötig ist
  • Visitenkarten

Dokumente, die während der Reise ausgearbeitet werden sollen, sind bestenfalls bereits als Entwurf auf einem Notebook oder Tablet verfügbar, um die Arbeitszeit auf der Reise nicht mit vorbereitenden Tätigkeiten zu verbringen.

Bei der Zusammenstellung des Reisegepäcks ist in erster Linie darauf zu achten, während der Reise dem Anlass angemessen auftreten zu können. Business-Kleidung und die persönlichen Hygieneprodukte sind obligatorisch, hinzu kommen aber auch noch passende Accessoires sowie ggf. Sicherheitskleidung.

Zur Vermeidung finanzieller Engpässe sollten ausreichende Zahlungsmittel für die Reise eingeplant werden. Informieren Sie sich vorab, welche Zahlungsmittel beispielsweise bei Zahlung der Hotelrechnung oder einer Transportdienstleistung akzeptiert werden und nehmen Sie bei Auslandsreisen nach Möglichkeit Barmittel in der lokalen Währung mit.

Nicht zu vergessen ist die technische Ausstattung, die vom Notebook zum Arbeiten während der Reise bis zum Smartphone als Kommunikationsmedium reicht. Bei Präsentationen ist zudem ein handlicher Laserpointer empfehlenswert, um das Publikum anschaulich durch den Vortrag führen zu können. Für alle diese Geräte ist es unabdinglich, die zugehörigen Netzteile bzw. Ersatzbatterien mitzunehmen. Je nach Zielland wird zudem ein Steckdosenadapter benötigt. Es ist höchst unangenehm und mühsam, ohne funktionsfähige Arbeitsmittel in einem geschäftlichen Termin zu einem Ergebnis kommen zu müssen.

Nachbereitung einer Geschäftsreise & Reisekostenabrechnung

Nachbereitung der Geschäftsreise
Nachbereitung der Geschäftsreise: Reichen Sie Ihrem Arbeitgeber alle relevanten Belege ein. Foto: Africa-Studio / Fotolia.com
Neben den fachlichen Ergebnissen, die für den Arbeitgeber erreicht werden konnten, ist jeder Geschäftsreisende natürlich an der Erstattung seiner Aufwendungen interessiert. Um diese über eine Reisekostenabrechnung geltend zu machen, ist ein Nachweis für jede Position zwingend erforderlich. Hierzu zählen in erster Linie Rechnungen und Belege, z. B. für Übernachtungen oder Bahntickets.

Für die persönliche Verpflegung gelten abweichende Regeln, da hierfür vom Arbeitgeber ein Tagessatz für Verpflegungsmehraufwände gezahlt wird. Nachweise sind hierfür nicht abzugeben. Dieser Tagessatz orientiert sich am jeweiligen Reiseland, innerhalb Deutschlands liegt er bei 24 €. Er kann sich jedoch für den An- und Abreisetag verringern, wenn die Reise weniger als 12 Stunden beansprucht hat, unter 8 Stunden besteht hingegen kein Anspruch auf diese Pauschale. Ein weiterer Aspekt, der zur Reduzierung führen kann, ist die Übernahme von Verpflegungskosten durch Dritte. Klassische Beispiele hierfür sind die Einladung zu einem Geschäftsessen oder das mit einer Übernachtung inkludierte Frühstück, wodurch der Tagessatz um 20 % gesenkt wird.

Laden Sie selbst Ihre Geschäftspartner ein, können diese Bewirtungsbelege hingegen eingereicht werden, sofern zuvor eine Genehmigung des Arbeitgebers für die Einladung erteilt wurde.

Sind für bestimmte Leistungen keine Belege vorhanden, beispielsweise für eine Taxifahrt, können je nach Akzeptanz des Arbeitgebers Ersatzbelege ausgestellt werden, für die kleinere und plausible Beträge erstattet werden.

Die Arbeitszeit auf Reisen wird mit der Reisekostenabrechnung erfasst und umfasst in erster Linie die für den Arbeitsauftrag – z. B. Meetings, Konferenzen, Präsentationen – aufgewendete Zeit. Die Reisezeit selbst wird hingegen nur dann als Arbeitszeit gerechnet, wenn sie ein fester Bestandteil der regelmäßigen Tätigkeit ist, etwa im Falle eines Außendienstmitarbeiters. Ansonsten besteht ein Anspruch auf Erfassung der Reisezeit als Arbeitszeit nur, wenn diese auf ausdrückliche Anweisung des Arbeitgebers für geschäftliche Zwecke wie Telefonate oder Ausarbeitung von Dokumenten verwendet werden soll. In jedem Fall ist zu beachten, dass die gesetzlich zulässige Arbeitszeit von 10 Stunden pro Tag nicht überschritten wird.

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