Konferenzen und Gespräche optimal vorbereiten

Nicht immer finden die Gespräche mit Partnern in der Firma statt. Besonders bei weiten Distanzen zwischen den Teilnehmern ist eine Telefonkonferenz vorteilhaft. Hier ist die richtige Vorbereitung der Schlüssel zum Erfolg.

Telekonferenz organisieren

Gerade wenn ihr Unternehmen mit Partnern im Ausland arbeitet, sind Telefonkonferenzen enorm wichtig. Zeitunterschiede und weite Distanzen können Sie völlig außer Acht lassen. Die Meetings über das Telefon oder auch über den Computer mit Webcam gewinnen mit der zunehmenden Globalisierung immer mehr an Bedeutung. Eine Telefonkonferenz spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten. Sie können relativ kurzfristig eine Konferenz ansetzen und auch die nachträgliche Zuschaltung weiterer Teilnehmer ist bei der heutigen Technik kein Problem mehr.

Konferenzplan
Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken über wichtige Themen und halten Sie diese auf einem Besprechnunggsplan fest!

Natürlich kann es immer zu Problemen bei einer Konferenz über das Telefon kommen. Unterbrechungen, Verbindungsprobleme und Hintergrundgeräusche müssen Sie verhindern. Damit das Gespräch reibungslos abläuft, sollten Sie mit allen Beteiligten einen Termin planen. Denken Sie an eventuelle Zeitverschiebungen.

Ein Konferenzplan legt die Struktur und den Ablauf des ganzen Gespräches fest. Ein im Vorfeld ausgewählter Moderator leitet die Telefonkonferenz. Außerdem wird vorher ein Infosheet verschickt, mit den zu besprechenden Themen. Somit haben bei Gesprächsbeginn alle Teilnehmer die gleichen Informationen. Stellen Sie sicher, dass Sie ihre technischen Geräte miteinander verbinden können.

Ein Verbindungsproblem bei Gesprächsbeginn ist sehr ärgerlich – Versuchen Sie diese zu vermeiden. Achten Sie auch auf eine aureichende Ausleuchtung des Telko-Raumes – ansonsten leidet die Bildqualität unter Umständen stark unter den widrigen Lichtverhältnissen.

Die Telefonkonferenz sollten Sie in einem ruhigen Raum durchführen. Vermeiden Sie Störungen durch Mitarbeiter oder andere Anrufer. Legen Sie sich alle nötigen Unterlagen bereit, zusätzlich brauchen Sie sicherlich Stift und Papier, um wichtige Stichpunkte zu notieren. Alle Teilnehmer sollten pünktlich an ihren Telefonen beziehungsweise Laptops oder Netbooks sitzen.

Die Aufgaben des Moderators

Nicht nur bei der Telefonkonferenz kann es einen Moderator geben. Auch bei persönlichen Treffen ist ein Moderator, der die Leitung des Gespräches übernimmt oftmals hilfreich. Im Vorfeld kontaktiert er die Teilnehmer und erkundigt sich nach Fragen zum Ablauf oder den Themen im Konferenzplan.

Zu Beginn der Gespräche stellt er die Teilnehmer vor und übernimmt die Begrüßung. Während der Konferenz koordiniert er Redebeiträge, hält die Diskussion am Laufen und behält die Redezeiten der einzelnen Teilnehmer im Auge. Der Moderator ist auch für die Zusammenfassung am Ende zuständig. Er fasst die Entscheidungen nochmals zusammen und beendet das Gespräch.

Der Konferenzraum – Einrichtung und Ausstattung

Einrichtung und farbliche Gestaltung können einen Einfluss darauf haben, wie erfolgreich ihre Verhandlungen laufen. Gleich der erste Eindruck beim Betreten des Zimmers zählt immens. Hell, lichtdurchflutet und groß sollte der Konferenzraum sein. Große Fensterflächen lassen Sonnenstrahlen in den Raum, außerdem ist regelmäßiges Lüften – auch während der Gespräche, sehr wichtig. Mit frischem Sauerstoff kann das Gehirn besser arbeiten und ihre Gäste fühlen sich fit. Achten Sie auf eine ausgeglichene Raumtemperatur im Winter beziehungsweise Sommer. Natürlich scheint nicht immer die Sonne, deshalb ist eine gute Beleuchtung im Konferenzraum nötig. Flimmerfrei und nicht zu grell sollte die Deckenbeleuchtung den ganzen Raum erhellen.

Schlichter Konferenzraum
Ein schlichter Konferenzraum für ein Teammeeting

Besonders bei den Möbeln und elektrischen Geräten zählt aber die Qualität. Stühle im Konferenzraum müssen bequem und flexibel sein. Die Teilnehmer müssen sich gut in alle Richtungen drehen können, um sich immer auf den Gesprächsmittelpunkt zum Beispiel den Beamer, ein Notebook oder einen anderen Teilnehmer konzentrieren zu können. Stapelbare Konferenzstühle können einfach in einen Abstellraum verschwinden und sollten doch mehr Teilnehmer erscheinen, hat ihr Konferenzraum ein einheitliches Bild. Der Tisch im Konferenzraum muss ausreichend Fläche für Unterlagen, Dokumente und Getränke bieten.

Netzwerkanschlüsse, sinnvolles Kabelmanagement und eine bequeme Steuerung des Beamers per Tablet oder Fernbedienung sollte nicht fehlen. Alle technischen Geräte sollten gelegentlich gewartet werden, um die Funkktionalität stest zu gewährleisten. Ein Beamer erzeugt viel Hitze, daher sollte dieser an einer Halterung über der Decke befestigt werden. So stört die austretende Hitze keine Teilnehmer.

Übrigens: auch der gute alte Flipchartständer und ein Drucker gehören zur Grundausstattung in einem Konferenzraum. Für ihre Kunden ist es wichtig, dass Sie ein kompetenter und aufmerksamer Partner sind. Die Einrichtung und Gestaltung des Konferenzraums sollten Ihnen also besonders am Herzen liegen. Einen kleinen Leitfaden zur Konferenraumeinrichtung und -Gestaltung haben wir bereits hier erstellt.

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