Effizientes und effektives Arbeiten mit E-Mails

Richtig eingesetzt sind E-Mails gerade im beruflichen Alltag ein wertvolles Kommunikationsmittel. Viele fühlen sich jedoch überwältigt von der Menge der Nachrichten, die sie jeden Tag erhalten. Wenige Tage offline genügen mitunter um mehr unbeantwortete Nachrichten im E-Mail-Postfach zu sammeln, als mit einem normalen Tagespensum zu bewältigen sind. Der außer Kontrolle geratene Posteingang ist eine Motivationsbremse und hemmt die Produktivität. Dabei ist man der Nachrichtenflut keineswegs hilflos ausgeliefert. Mit wenigen einfachen Maßnahmen können Sie Ihre E-Mails organisieren, eingehende Nachrichten effektiv kontrollieren und überflüssige Mails reduzieren.

Bereinigen des Posteingangs

Posteingang bereinigen
Im Laufe der Zeit sammeln sich so manche Emails im Posteingang. Führen Sie deshalb regelmäßig eine Bereinigung druch – Beispielsweise in eigenen, monatsbasierten Imap-Ordnern / Foto: peshkov / fotolia.com
Der Posteingang kann viele Funktionen erfüllen. Beispielsweise dient er als Archiv für Informationen, die wir möglicherweise in ferner Zukunft wieder brauchen könnten. Wir verwenden die Erinnerungsfunktion, um uns Themen auf Wiedervorlage zu nehmen: Rechnungen, Fahrscheine und Flugtickets, Eintrittskarten – all dies findet sich im E-Mail-Posteingang. Mitunter sind dort ganze Vorgangsmappen in digitaler Form hinterlegt. Wenn wir uns das als Postkorb für eingehende Briefe auf unserem Schreibtisch vorstellen, wird schnell klar: Auf diese Weise entsteht ein stets wachsender Stapel, der kaum noch zu bewältigen ist. Damit das nicht passiert, empfiehlt es sich, den Posteingang nur in seiner ursprünglichen Funktion zu verwenden: als Eingangsordner für neue Nachrichten.

Beginnen Sie damit E-Mails zu löschen, die Sie nicht mehr benötigen (beispielsweise Werbe-E-Mails, Angebote, Autoresponder etc.). Gehen Sie dabei gewissenhaft vor, damit keine wichtigen Dokumente gelöscht werden. Achten Sie auch darauf, welche möglicherweise noch nicht einmal geöffneten Newsletter und Werbenachrichten Sie in diesem Schritt gleich abbestellen können. Diese Option befindet sich meist am Fuß der E-Mail und ist mit einem Klick erledigt. Eine weitere unerschöpfliche Quelle überflüssiger Nachrichten ist Social Media: Facebook, Twitter, LinkedIn – alle versorgen Sie mit regelmäßigen Updates aus dem Netzwerk. Es handelt sich dabei um eine Einstellung, die Sie in Ihrem Account selbst vornehmen; und gerade, wenn Sie ein Netzwerk regelmäßig nutzen, können Sie auf zusätzliche Benachrichtigungen per Mail doch gut verzichten.

Ordner und Archiv anlegen

Ist Ihr Posteingang von allem Überflüssigen befreit, bereiten Sie ein System vor für E-Mails, die Sie aufbewahren möchten. Vieles werden Sie möglicherweise besser außerhalb des E-Mail-Accounts organisieren, beispielsweise Adressen, Fotos oder Dokumente. Für alles andere legen Sie Unterordner nach Themen an. Das ist in allen gängigen E-Mail-Programmen möglich, wobei sich die Funktionsweise nicht immer gleich ist. Während man in Outlook etwa das Kontextmenü „Ordner erstellen“ nutzt, findet sich in Gmail die Option „Label erstellen“ in der Menüleiste der geöffneten Nachricht. Das Ziel sollte es sein, dass Sie alle E-Mails im Posteingang auf einen Blick sehen können, ohne Scrollen zu müssen. Übrigens erlauben viele Programme es, eingehende Nachrichten automatisch zu sortieren. Vieles muss nicht sofort erledigt werden – sollte aber bei Bedarf verfügbar sein.

Zwar ist der Anzahl und Größe der Unterordner keine Grenze außer der Kapazität der Festplatte gesetzt; gleichwohl kann es – zumal im beruflichen Kontext – sinnvoll sein, zusätzlich mit Ordnerarchiven zu arbeiten. Mitunter gibt es Gründe, Nachrichten über Jahre aufzubewahren, ohne dass man sie im direkten Zugriff bräuchte. Dies hat allerdings vor allem dann Vorteile, wenn die E-Mail-Daten sich tatsächlich auf der Festplatte befinden und sehr viele Nachrichten eingehen. Cloudbasierte Lösungen sollten in der Regel genügend Speicherplatz auch für die langfristige Archivierung bieten.

Adressen konsolidieren

Die meisten haben mehrere E-Mail-Adressen zu verwalten: etwa eine Geschäftsadresse, eine private Adresse für formelle Angelegenheiten, einen privaten Account mit einem anonymen Namen und oftmals noch weitere längst vergessene Adressen – von der Universität, vom Telefonanbieter etc. Wenn Sie so viele Adressen wie möglich zu einer zusammenfassen, reduziert das den Verwaltungsaufwand erheblich und sorgt für mehr Übersicht. Bleiben Sie weiterhin unter allen Adressen erreichbar, indem Sie diese nicht löschen, sondern an eine zentrale Adresse weiterleiten.

Arbeiten mit dem E-Mail-Programm

Email-Programm Tastaturkürzel
Ihr Email-Programm lässt sich mit Hilfe von Tastaturkürzeln effizienter bedienen. Foto: Rawpixel.com / fotolia.com
Wir haben oftmals die Wahl, ob wir es bevorzugen mit externer Mouse, Touchpad oder Touchscreen zu arbeiten – das ist eine Frage der persönlichen Vorliebe. Die Abläufe im E-Mail-Programm lassen sich jedoch mit Tastaturkürzeln für die wichtigsten Arbeitsschritte wesentlich effizienter gestalten. So ist die Nachricht doch mit der ESC-Taste schneller geschlossen, als mit dem Klick aufs kleine Kreuz in der oberen rechten Ecke. Eine neue Nachricht öffnet sich etwa in Outlook mit der Tastenkombination Steuerung und N. Um dem Absender einer E-Mail zu antworten, verwenden Sie die Steuerungstaste mit R bzw. Steuerung mit Umschalt-Taste und R, um allen Empfängern der Nachricht zu antworten. Mit der Kombination Steuerung und F leiten Sie Nachrichten weiter. Auch für die Optionen „als gelesen markieren“ und „als ungelesen markieren“ und zahllose weitere Handgriffe gibt es Abkürzungen auf der Tastatur. Je nach Betriebssystem und Plattform unterscheidet sich die Belegung der Tasten voneinander; es lohnt sich aber immer, sich kurz Zeit dafür zu nehmen: Die Tastenkombinationen sind echte „Abkürzungen“ und sparen letztlich Stunden an Arbeit.

Den Arbeitsalltag strukturieren

Arbeiten Sie E-Mails gebündelt ab, nicht jede Mail muss sofort beantwortet werden. / Foto: Rawpixel.com / fotolia.com
Arbeiten Sie E-Mails gebündelt ab, nicht jede Mail muss sofort beantwortet werden. / Foto: Rawpixel.com / fotolia.com
Während die Korrespondenz per E-Mail im beruflichen Alltag viele Vorteile hat, birgt sie auch eine unterschätzte Gefahr: Viele lassen ihren Arbeitsprozess vollständig von E-Mails diktieren. Mehr noch: Die digitalen Nachrichten bestimmen den Rhythmus unseres Lebens. Nicht selten wird der Posteingang schon morgens geprüft, buchstäblich noch mit einem Bein im Bett. Der trügerische Gedanke: Wir stellen uns schon auf die Aufgaben des Tages ein. Die ersten 30 Minuten am Arbeitsplatz werden dann von der Organisation der E-Mails eingenommen. Kaum haben wir uns schließlich das erste Thema vorgenommen, kommen neue E-Mails hinzu. Die eingehenden Nachrichten wollen sortiert und priorisiert werden. Nicht selten befassen wir uns mehrere Stunden eines normalen Arbeitstages lediglich mit der Organisation von Aufgaben und anstehenden Projekten – nicht mit den Aufgaben und Projekten selbst. Der Trugschluss: Man hat zwar das Gefühl, produktiv zu arbeiten; letztlich wird aber eben nichts erledigt – und schlimmer noch: Es geht wertvolle Zeit für kreative Prozesse verloren. Mit Ihrem entsprechend geordneten Posteingang sind Sie dem aber nicht ausgeliefert. Sie sind vielmehr perfekt vorbereitet, um Ihren Arbeitsalltag für höchste Effektivität zu sortieren.

Wichtiges und Dringendes

umpad: Mails schnell priorisieren.
Emails sollten Sie priorisiert abarbeiten. Mithilfe von Tastaturkürzeln, können Sie beispielsweise in Thunderbird Mails schnell priorisieren. Dafür nutzen Sie die Tasten 1, 2, 3, 4, 5 und 6 auf dem Numpad Ihrer Tastatur.
Hat man die eingegangenen E-Mails auf eine zu bewältigende Anzahl reduziert, ist man geneigt, mit der ältesten zu beginnen. Diese soll nicht „noch länger liegen bleiben“. Allerdings wird eine Nachricht durch den Zeitpunkt ihres Eingangs noch nicht naturgemäß eilig. Es erweist sich vielfach als hilfreich, bei der Bearbeitung der Themen zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit zu unterscheiden. Sie verfahren nach dem Prinzip einer Matrix: Einige Themen in Ihrem Posteingang werden dringend und wichtig sein; diese bearbeiten Sie zuerst. Für Themen, die zwar wichtig, aber nicht dringend sind, halten Sie gezielt einen realistischen Zeitraum während Ihres Arbeitstages frei. Was zwar dringend erledigt werden muss, aber nicht wichtig ist, können Sie möglicherweise delegieren. Einen Moment der Aufmerksamkeit sollten Sie am Beginn eines Arbeitstages den Themen schenken, die weder wichtig noch dringend sind. Können Sie diese möglicherweise vorerst ablegen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgreifen? Gibt es eine Möglichkeit, das Thema mit einem anderen (wichtigeren) wertschöpfend zu verbinden? Kann etwa ein neuer Mitarbeiter etwas daran lernen? Lassen Sie Ihre Produktivität keinesfalls durch unwichtige, endlos anstehende Aufgaben bremsen.

E-Mails im Tagesverlauf häufig abzurufen mag den Füllstand des Posteingangs auf den ersten Blick erträglich halten. Allerdings liegt darin auch die Gefahr einer konstanten Unterbrechung und Ablenkung. Das ist besonders folgenreich für die Produktivität, wenn es um wichtige Themen geht. Diese sollten idealerweise mit angemessenem Zeitaufwand bearbeitet werden; wird die Arbeit immer wieder verschoben, sind sie unversehens wichtig und dringend – plötzlich fehlt möglicherweise die Zeit zur gewissenhaften Erledigung.

Es ist eine hilfreiche Strategie, E-Mails nur zu definierten Zeitpunkten abzurufen, beispielsweise am Anfang eines Arbeitstages, vor Ihrer Mittagspause und dann noch einmal vor dem Feierabend. Wenn dies nicht möglich ist, ist es eine Alternative, zumindest Pop-up-Benachrichtigungen und akustische Signale zu deaktivieren. Vielleicht kann aber auch ein Instant Messenger oder ein Intranet E- Mail-Verkehr ersetzen, der keinen Aufschub duldet. In jedem Fall erweist es sich als sinnvoll, Zeiten für fokussierte und konzentrierte Arbeit zu reservieren und E-Mails außerhalb dieser Zeiträume zu beantworten. Die Effektivität wird zusätzlich gesteigert, wenn Sie den Wechsel zwischen kreativen Tätigkeiten und Korrespondenz an Ihrem Biorhythmus orientieren: Sie können Ihre Energie buchstäblich für hochwertige Projekte sparen.

Zusätzliche Produktivitäts-Werkzeuge

Für professionellere Abläufe können Sie in vielen E-Mail-Programmen, wie beispielsweise Outlook oder Gmail, Regeln für eingehende Nachrichten definieren. Nachrichten, die bestimmte Merkmale aufweisen (Absender, Betreff, Stichworte), werden dann automatisch in den vorgesehenen Ordner verschoben. Für wiederkehrende Themen können Sie zudem Bausteine oder Mustermails bereithalten – etwa für standardisierte Angebote, Terminabstimmungen oder Akquisition. Die Effektivität der Arbeit im Team gewinnt im Übrigen, wenn Sie sich kurze prägnante Betreffzeilen angewöhnen und klare Botschaften formulieren. Bei allem werden Sie Ihr Postfach sicher nie leer vorfinden. Gleichwohl werden Sie Ihre Effektivität und Effizienz signifikant steigern.

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