E-Mail Abwesenheitsbenachrichtung erstellen: Eine Anleitung

Im Laufe der letzten 15 Jahre hat sich der Mail Verkehr weltweit vervielfältigt. Die E-Mail ist zum meist genutzten und wichtigsten Kommunikationsmittel im Geschäftsverkehr geworden. 2016 wurden alleine in Deutschland rund 626 Milliarden Mails verschickt, die Prognose für das Jahr 2017 verspricht eine weitere Wachstumsrate.

Einen durchschnittlichen Bürorechner erreichen pro Tag zwischen 20-50 Mails, aber oft auch viel mehr – die allgemeine Tendenz ist steigend. Eine Mail ist schnell verfasst und erreicht den Empfänger binnen weniger Minuten. Es wird daher immer auch eine zügige Antwort erwartet.

Um dies auch während Ihrer Abwesenheit sicher zu stellen, bieten die meisten E-Mail-Programme die Möglichkeit der Aktivierung eines automatischen Abwesenheitsassistenten.

Diese hilfreiche und sehr sinnvolle Möglichkeit sollten Sie unbedingt nutzten. Insbesondere während Ihres wohlverdienten Urlaubs, sollten Sie darauf verzichten täglich, eingehende Mails auf Ihrem Laptop, Tablet oder Handy zu bearbeiten. Dies schadet nicht nur Ihrer Erholung, sondern hat auch keinen großen Wert, da sie am Urlaubsort oft nicht viel ausrichten können und den Kunden daher in der Regel nur vertrösten. Im Rahmen des Kundenservices und der Kundenbindung ist es jedoch unerlässlich sicherzustellen, dass eingehende Anfragen nicht tage-oder gar wochenlang unbeantwortet bleiben.

Eine ideale Lösung für dieses Problem bietet die Aktivierung der elektronischen Abwesenheitsnotiz.

Einrichtung der Abwesenheitsbenachrichtigung

Eine Abwesenheitsnotiz in Microsoft Office Outlook 2010, 2013 und 2016 für Exchange Konten einzurichten ist in wenigen, einfachen Schritten durchführbar und dauert nur einige Minuten:

  • Gehen Sie links oben auf Datei und wählen Informationen
  • Klicken Sie auf Automatische Antworten und aktivieren Sie
    Automatische Antworten senden
  • Für die Angabe des Zeitraumes Ihrer Abwesenheit wählen Sie:
    “Nur in diesem Zeitraum senden” und legen die Startzeit und Endzeit
    Ihrer Abwesenheit fest
  • Anschließend können Sie in die beiden Registrierkarten, jeweils den Text der Nachrichten eingeben die an die Empfänger innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation gesendet werden sollen.
  • Nach Fertigstellung bestätigen Sie dies bitte mit OK.
  • Sofern die Endzeit Ihrer Abwesenheit zu diesem Zeitpunkt noch nicht genau feststeht, verzichten Sie einfach auf die Angabe der Endzeit. In diesem Fall werden die Automatischen Antworten so lange abgesendet, bis Sie nach Ihrer Rückkehr das Kontrollkästchen Keine automatischen Antworten senden aktivieren.

Inhalt der Abwesenheitsnachricht

Damit ihre Geschäftspartner über ihre Abwesenheit benachrichtigt sind, sollten sie die Abwesentheitsnotiz einrichten
Damit ihre Geschäftspartner über ihre Abwesenheit benachrichtigt sind, sollten sie die Abwesenheitsnotiz einrichten / Foto: TIMDAVIDCOLLECTION / fotolia.com

Genauso wichtig wie die Aktivierung der Abwesenheitsbenachrichtigung ist jedoch auch deren Inhalt.
Dabei ist in erster Linie zu beachten, dass die automatische Mail ihren Nutzen in vollem Umfang erfüllt. Sie sollte Inhaltlich daher vollständig sein und allen, den auch im sonstigen Geschäftsverkehr üblichen Formen und Anforderungen entsprechen.

Texte wie: „Bin im Urlaub bis zum 15.08.2017, viele Grüße Max Schmitt“, können bestenfalls für Empfänger innerhalb des Unternehmens verwendet werden. Für alle Mails, die an Adressaten außerhalb abgesendet werden, sollten die nachfolgenden, wesentlichen Regeln unbedingt beachtet werden.

Wesentliche Regeln

Die Betreffzeile sollte ordentlich ausgefüllt werden und den inzwischen allgemein bekannten Begriff „Abwesenheitsnachricht“ oder „Abwesenheitsnotiz“ enthalten.

Auch die automatische Mail sollte unbedingt mit einer Anrede beginnen. Da sich praktisch jeder melden könnte, kann man mit der förmlichen Anrede, “Sehr geehrte Damen und Herren”, nichts falsch machen. Sofern der Mailverkehr des Unternehmens auch im Außenverkehr in einem legeren Stil erfolgt, ist auch die Anrede, „Guten Tag“, eine gute Wahl.

Im Textfeld sollte der erste Satz zunächst den Dank für die Übersendung der E-Mail enthalten. Er könnte z. B. lauten: „Ich bedanke mich für Ihre Nachricht“, oder „Vielen Dank für Ihre E-Mail“.

MAchen Sie sich Gedanken, welche Inhalte in ihrer Abwesenheitsnotiz stehen sollen
Machen Sie sich Gedanken, welche Inhalte in ihrer Abwesenheitsnotiz stehen sollen

Anschließend geben Sie den Zeitraum Ihrer Abwesenheit an und gegebenenfalls auch den Grund. Natürlich können Sie auch einfach schreiben: „Ich bin vom 10.07. bis 30.07.2017 nicht im Büro.“ Dies sollten Sie auch tun, sofern Sie wegen einer Krankheit, eines Kuraufenthaltes, oder aufgrund sonstiger, besonderer Gründe abwesend sind. Solche Dinge gehen niemanden etwas an und gehören nicht in eine geschäftliche Mail. Sofern Sie z. B. in Urlaub sind, sollten Sie dies jedoch ruhig auch angeben, denn es klingt persönlicher und es ist auch höflicher den Grund der Abwesenheit zu nennen.

Für den Fall, dass Sie eine fachbezogene Messe, sonstige Veranstaltung oder Fortbildung besuchen, empfiehlt es sich sogar, diese als Grund in Ihrer elektronischen Mail anzugeben. Denn natürlich hat der Kunde oder Geschäftspartner dafür ein besonderes Verständnis und bekommt das gute Gefühl vermittelt, dass Sie aktiv und auf dem neuesten Stand der Dinge sind. Die Angaben solcher Gründe können daher sogar ein besonderer Vorteil der Abwesenheitsbenachrichtigung sein, denn Sie geben Ihren die Möglichkeit Ihre Teilnahme an einer z. B. wichtigen Messe in direkter Form mitzuteilen.

Im nächsten Schritt folgt die Information darüber, was mit den Mails während Ihrer Abwesenheit geschieht. Bleiben diese bis zu Ihrer Rückkehr unbeantwortet? Werden sie an einen Kollegen weitergeleitet, der diese beantwortet – oder beantwortet der Kollege die Mails nur in wichtigen Fällen? Gibt es die Telefonnummer eines Ansprechpartners, der die Vertretung übernimmt?

Egal welche Möglichkeit Sie wählen, Sie sollten im Vorfeld verbindlich geklärt haben, ob der Kollege die Mails tatsächlich auch zeitgerecht beantworten kann. Denn leider zeigt die Praxis oft, dass die genannten Vertretungen zwischenzeitlich selbst in Urlaub sind und die Mails erneut weiterleiten, oder infolge der Urlaubszeit überlastet sind und die Anfragen daher gar nicht bewältigen können. Sofern diese Gefahr besteht, sollte man lieber ganz darauf verzichten, oder die Vertretung nur für Notfälle anbieten.

Der Text dazu könnte wie folgt aussehen: „Während dieser Zeit können Ihre Mails leider nicht beantwortet und nicht automatisch weitergeleitet werden. In besonders dringenden Fällen wenden Sie sich bitte per Mail (Mailadresse angeben) an Frau Mayer“.

Es folgt die Verabschiedung in der Sie den Empfänger um Verständnis oder etwas Geduld bitten können und die eine Angabe enthält, wann Sie seine E-Mail beantworten werden (für den Fall, dass keine Vertretung während Ihrer Abwesenheit erfolgt).

Mögliche Textvorschläge sind z. B.:
„Ich bedanke mich für Ihr Verständnis und werde Ihr Anliegen unverzüglich nach meiner Rückkehr bearbeiten“.
„Herzlichen Dank für Ihre Geduld, sobald ich wieder im Büro bin, werden ich versuchen alle E-Mails schnellstmöglich zu beantworten“.

Als letztes erfolgt die Grußformel, die je nach dem individuellen Geschäftsstil mit, „freundliche Grüße“, mit freundlichen Grüßen“, oder mit „herzlichen Grüßen“ zum Ausdruck gebracht werden kann.

Zusätzliche Tipps

Eine gute Idee wäre auch, wenn Sie Ihren Kunden und Geschäftspartnern Ihre geplante Abwesenheit bereits einige Wochen vor der Abreise ankündigen. Auf diese Weise schaffen Sie aktiv die Möglichkeit, dass eilige und wichtige Fragen und Projekte noch vor Ihrer Abreise behandelt werden können. Auch werden so, zumindest Ihre regelmäßigen Kontakte, durch Ihren Urlaub nicht unangenehm überrascht, sondern können sich bereits im Vorfeld darauf einstellen.

Hierfür empfiehlt es sich einfach einen kurzen Hinweis in Ihre E-Mail Signatur hinzufügen, wie z. B.: „Wichtiger Hinweis: Vom 15. bis zum 30. Juli 2017 befinde ich mich in Urlaub und bin in dieser Zeit leider nicht erreichbar.“

Bei internationalen Unternehmen, die weltweit mit Kunden und Partnern kommunizieren, sollte die Abwesenheitsbenachrichtigung auch durch eine Variante in der jeweiligen Fremdsprache, oder zumindest eine englischsprachige Version ergänzt werden. Dies ist höflicher und unterstreicht die gute Dienstleistung und Professionalität des Unternehmens.

Zwar ist die Abwesenheitsnotiz schnell aktiviert, aber um einen guten Text zu verfassen, sollten Sie sich mehr als nur ein paar Minuten Zeit nehmen. Es ist daher ratsam den Text für die automatischen Nachrichten nicht erst am Ende des Tages vor Antritt Ihres Urlaubs zu erstellen. Zu diesem späten Zeitpunkt sind meist viele, letzte Dinge noch zu erledigen und es fehlt er der nötigen Ruhe und Konzentration.

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