Die häufigsten Fehler im Meeting

Meetings – sind sie ein wertvolles Instrument um das Geschäftsleben zu bereichern und Innovationen ins Leben zu rufen, oder eine lästige Zeitverschwendung? Die Antwort auf diese Frage ist abhängig von der Planung und Gestaltung des Meetings.

Präsenzmeeting mit 5 Teilnehmern. / Foto: Boggy / fotolia.com

Es gibt verschiedene Arten von Meetings, die auch unterschiedlich organisiert werden sollten.

Man unterscheidet grob in webbasierte Treffen, die über Computerkommunikation ablaufen (Mikrofon und Kamera), Präsenz-Meetings, hier treffen sich Teilnehmer in einem Raum innerhalb der Firma, oder einer anderen Örtlichkeit und Telefonkonferenzen, bei denen Mitarbeiter und Vorgesetzte über das Telefon kommunizieren.

Natürlich stellt jede Meetingvariante andere Ansprüche an den Meetingleiter und an eine gute Organisation, aber für alle gelten die gleichen DONT’S.

Meeting: Das nervt am meisten

Das Fehlen der Agenda

Die Agenda, der Plan über den Ablauf eines Meetings, ist das Herzstück einer jeden Konferenz. Sie bildet den Rahmen in dem die Themen abgehandelt werden sollen und hilft den Teilnehmern sich vorzubereiten.

Die Agenda ist der rote Faden eines jeden Meetings und sorgt dafür, dass sich weder der Initiator des Meetings, noch die Zuhörer verzetteln. Sie gibt an, wann das Meeting beginnt und wann es endet. Ohne Agenda kann eine Diskussion schnell überhandnehmen.

Schlechte Vorbereitung des Meetingleiters und der Teilnehmer

Dass sich der Initiator des Meetings schlecht vorbereitet ist ungewöhnlich, kann aber vorkommen. So kann es passieren, dass der Redner den roten Faden verliert, sich in Nebensächlichkeiten verirrt, oder sich auf fruchtlose Diskussionen einlässt.

Wenn sich Teilnehmer nicht auf das geschäftliche Treffen vorbereiten, oder nicht über das Thema

Eine gründliche Vorbereitung für das Meeting ist unerlässlich / Foto: undrey / fotolia.com

informieren, lassen sie häufig das Meeting „über sich ergehen“ und beteiligen sich nicht an einer Zielfindung.

Eine gründliche Vorbereitung ist für den Leiter, als auch für die teilnehmenden Personen des Meetings unerlässlich, um ein gutes Ergebnis zu erarbeiten.

Unpünktlichkeit

Ein absolutes No-Go ist das Zuspätkommen des Meetingleiters. Damit signalisiert er: „Dieses Treffen ist mir eigentlich nicht so wichtig, und darum ist es für euch auch relativ uninteressant.“

Auch die Unpünktlichkeit der Teilnehmer sollte unterbunden werden, da sie den Ablauf stört und  die Autorität des Leiters untergräbt.

Unpünktlichkeit stört den Ablauf des Meetings / Foto: moshbidon / Fotolia.com

Aus diesem Grund sollte der Vorgesetzte stets darauf achten, dass seine Mitarbeiter pünktlich erscheinen.

Fehlende Pausen, zu lange Meetings

Das menschliche Gehirn kann einer Sache ca. 45 Minuten konzentriert folgen, dann lässt die Konzentration nach. Mitarbeiter sind keine Roboter, man sollte ihnen bei einem stressigen Berufsalltag die Möglichkeit geben, sich bei Beginn des Meetings zu sammeln und nach einer festgelegten Konferenzzeit eine Pause einzulegen.

Pausen können regelrechte Wunder bei der Aufmerksamkeitsspanne der Zuhörer bewirken. Nach 5 oder 10 Minuten Luftholen und einem kleinen Snack, sind die Mitarbeiter wieder voll aufnahmebereit und das Meeting kann in alter Frische weiter geführt werden.

Schwindende Aufmerksamkeit bemerkt der Konferenzleiter, wenn Unruhe im Publikum auftritt. Ein lockerer Spruch, ein Witz, oder eine kleine Pause können hier Abhilfe schaffen.

Technisches Equipment nicht geprüft

Ein fataler Fehler ist das blinde Vertrauen in die Technik, ohne diese vor dem Meeting auf Funktionalität zu überprüfen.

Der Organisator hat tagelang an einer anschaulichen Präsentation am Computer gearbeitet, aber beim Meeting fällt der Projektor aus, die Stifte für das Flipchart sind verschwunden und an einem heißen Tag fällt die Klimaanlage aus.

Noch fataler ist es, wenn die Computer bei einem webbasierten Meeting nicht ordnungsgemäß laufen, dann sehen die Teilnehmer nur einen schwarzen Bildschirm.

Daher sollte das benötigte Equipment vor dem Start des Meetings auf seine Funktionstüchtigkeit geprüft werden.

Die falschen Leute im Meeting

Wer eine Konferenz ins Leben ruft sollte sich vorher im Klaren sein, welche Mitarbeiter und Vorgesetzte zu diesem Treffen eingeladen werden. Nichts ist tödlicher für ein Meeting, als die falschen Teilnehmer im Konferenzraum.

Mitarbeiter die das Thema nicht betrifft sind schnell desinteressiert und gelangweilt. / Foto: Syda Productions / fotolia.com

Wurden Mitarbeiter eingeladen, die das Hauptthema nicht oder nur sehr gering betrifft, hat der Meetingleiter eine hohe Anzahl von gelangweilten und desinteressierten Zuhörern vor sich sitzen.

Allerdings ist es ebenso schlecht, wenn vergessen wurde Spezialisten oder Angestellte einzuladen, die besonders vom Thema des Meetings betroffen sind, oder sich damit bestens auskennen.

Oft führt ein solches Vergessen von Einladungen im Nachhinein zu großem Unmut in der Belegschaft, da es niemandem gefällt, wenn über seinen Kopf hinweg bestimmt wird.

Diese Kollegen stören das Meeting am meisten

Auch die menschliche Komponente kann ein nicht unerheblicher Störfaktor in einem Meeting darstellen. Es ist für jeden Konferenzleiter wichtig, gewisse Störenfriede im Blickfeld zu behalten und diese entsprechend zurechtzuweisen.

Dabei trifft man in Meetings auf unterschiedliche Typen, die den Ablauf unangenehm stören können.

Der Widersprecher

Der Widersprecher zögert das Meeting unnötig heraus / Foto: Robert Kneschke / fotolia.com

Egal welcher Vorschlag gemacht wird, sei es vom Vorgesetzten oder einem Teamkollegen, der Widersprecher weiß es besser und blockt ab.

Er widerspricht Vorschlägen einfach aus der Lust am Widerstand. Der Meetingleiter sollte diesen Störenfried unbedingt „ausschalten“, da sonst kein Ergebnis erzielt werden kann.

Der Besserwisser

Ähnlich wie der Widersprecher, muss dieser zu allem seinem Senf geben. Er widerspricht nicht unbedingt gegen jede Aussage und lehnt Vorschläge ab, aber er weiß zu allem Gesagten etwas hinzuzufügen.

Lässt man den Besserwisser gewähren, kann sich ein Meeting extrem in die Länge ziehen und eine Ergebnisfindung ist nicht in Sicht. Auch der Besserwisser sollte rechtzeitig in seine Schranken verwiesen werden.

Der notorische Zuspät-Kommer

Dieser Typ Teilnehmer hält sich ungern an Regeln und stört somit den Ablauf eines Meetings. Sprechen Sie den verspäteten Mitarbeiter an oder verweisen Sie ihn aus dem Meeting. In Zukunft wird er sich an die abgesprochenen Zeiten eines Meetings halten.

Der Schwätzer

Dieser Mitarbeiter nutzt geschäftliche Treffen gerne, um mit Kollegen ein Schwätzchen zu halten, oder um lustige Anekdoten in die Runde zu werfen.

Bei einem privaten Treffen mag dieses Verhalten unterhaltsam und gesellig sein, aber in einem offiziellen Meeting stört es den Redner, sowie die konzentrierten Zuhörer. Der Meetingleiter sollte den Schwätzer bitten,  sein Verhalten einzustellen, dies zeigt erfahrungsgemäß Wirkung.

Der geistig Abwesende

Dieser Typ sitzt zwar physisch im Konferenzraum, ist aber mit seinen Gedanken ganz woanders. Als Variante des „geistig Abwesenden“ kann auch der Smartphone-Nutzer gesehen werden. Dieser hat sich nicht nur aus dem Meeting ausgeklinkt, sondern liest auch fleißig Nachrichten auf seinem Handy.

Der geistig abwesende ist mit seinen Gedanken ganz woanders. / Foto: nd3000 / fotolia.com

Diese Art Teilnehmer stören nicht unbedingt die Anderen, sie sind aber auch keine Bereicherung für das Meeting. Seine Demotivation kann auf andere Mitarbeiter abfärben.

Das Ansprechen des „geistig Abwesenden“ durch den Meetingleiter kann schnell zur einer Veränderung in seinem Verhalten führen. Plötzlich ist das Meeting wieder interessant für ihn.


Wenn Sie daran denken die oben genannten No-Gos und Fehlerquellen zu vermeiden haben Sie die besten Voraussetzungen geschaffen, um ein erfolgreiches Meeting abzuhalten.

Während des Treffens sollten Sie darauf achten, dass eine fruchtbare Diskussion in Gang kommt, damit sich alle Teilnehmer in das Meeting einbringen können.

Vor allen Dingen sollten Sie nicht Ihr Ziel vor Augen verlieren, sei es zu einer guten Lösung für ein betriebsinternes Problem zu gelangen, oder die Umsetzung einer Neuerung. Denn nur dann bleiben Sie der Leiter des Meetings und alle Teilnehmer können aus dem Treffen einen Nutzen ziehen.

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