Die besten Apps für den Büroalltag

Im Büro stehen jeden Tag Hunderte von Aufgaben an, wobei nicht alle mit Standardlösungen aus dem Hause Microsoft oder Apple gemeistert werden können. Hier und da benötigt man ganz einfach eine individuelle oder simple Lösung, um dem Chaos des Arbeitsalltags souverän Herr zu werden. Doch welche Tools sollten auf keinem Bürorechner oder Smartphone fehlen und welche Gadgets erhöhen die Produktivität wirklich?

Wir alle wissen, dass sich der Büroalltag oftmals ziemlich stressig gestalten kann. Vielfach geht die Teamarbeit nur schleppend voran, ständige Telefonanrufe machen ein konzentriertes Arbeiten nur schwer möglich und mitunter fragt man sich, wann man all die offenen Aufgaben nur fertigstellen soll. Für viele Probleme gibt es jedoch ganz simple Tools, die es Ihnen ermöglichen, den Stress im Büro ein wenig zu reduzieren. Wir haben daher die besten Tools für Sie zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, Ihre Produktivität im Büro zu maximieren, sodass Sie den Überblick über Ihre Aufgaben nicht verlieren und sich zudem mehr Zeit freischaufeln können, um sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren.

Zeiterfassungstools

Zeit ist Geld. Zeiterfassungstools helfen dabei den korrekten Zeitaufwand abzurechnen. / Foto: moshbidon / Fotolia.com
Zeit ist Geld. Zeiterfassungstools helfen dabei den korrekten Zeitaufwand abzurechnen. / Foto: moshbidon / Fotolia.com

Nach der Beantwortung einiger Mails oder der Fertigstellung eines Projektplans belohnen sich die meisten von uns mit einem kurzen Blick auf diverse Internetseiten, um sich über das Tagesgeschehen oder das Wetter zu informieren. Wie viel Zeit wir schlussendlich beim Surfen oder Chatten während des Büroalltags aufwenden, ist den wenigstens von uns bewusst.
Interessante Einblicke in die Verteilung unserer Arbeitszeit geben uns sogenannten Tracker Tools. Diese zeichnen auf, wie viel Zeit wir mit welcher Applikation verbringen und zu welchen Zeiten wir am produktivsten sind. Sieht man sich diese Auswertungen dann im Detail an, wird schnell klar, wo wir wirklich Zeit liegen lassen und was wir ändern müssen, um effizient zu arbeiten und mehr zu leisten. Zu den besten Zeiterfassungstools am Markt zählen dabei Toggle und Rescue Time.

Toggl

Toggl ist ein sehr einfaches aber überaus effizientes Tracker Tool. Ein Klick auf den Button genügt und schon startet der integrierte Timer der Applikation. So ist das Mitstoppen der Zeit, die für einzelne Tätigkeiten aufgewendet wird, schnell und unkompliziert möglich. Toggl bietet seinen Anwendern zudem einfache Reports zur Auswertung der Zeitaufzeichnungen, sodass es am Ende der Woche möglich ist festzustellen, wie viel Zeit für welches Projekt aufgewendet wurde.

Rescue Time

All jene, die nicht nur aktiv und bewusst Zeitaufzeichnungen für bestimmte Projekte und Tätigkeiten führen möchten, sondern vielmehr den Wunsch haben, ihr Zeitmanagement zu optimieren, sollten zu Rescue Time greifen. Dieses umfangreiche Zeiterfassungstool protokolliert, auf welchen Webseiten wir die meiste Zeit verbringen und zu welchen Tageszeiten wir am produktivsten sind. Selbst Monatsauswertungen, die uns die besten und beschwerlichsten Arbeitstage zeigen, sind mit diesem Tool möglich. All jene, die ihre Zeit perfekt nutzen möchten, können zudem auf bestimmte Filter zurückgreifen. Mit diesen Filtern ist es möglich, bestimme Webseiten zu blockieren, um gar nicht in Versuchung geleitet zu werden, während der Arbeit mehr Zeit als notwendig mit Internetsurfen oder Chatten zu verbringen.

Produktivität

Einige Apps steigern Ihre Produktivität bei der Büroarbeit. / Foto: Boggy / fotolia.com
Einige Apps steigern Ihre Produktivität bei der Büroarbeit. / Foto: Boggy / fotolia.com

Evernote Sticky Notes

Heftnotizen auf Bürotischen, Bildschirmen und Kühlschränken gehören zum Büroalltag wie heißer Kaffee und das ständig klingelnde Telefon. Dabei helfen uns diese bunten Zettel dabei, dass wir uns an wichtige Dinge erinnern und keinen Termin vergessen. Wenn die Putzfrau in ihrem Übereifer dennoch einmal einen wichtigen Zettel entfernt oder der geliebte Notizzettel durch Unachtsamkeit im Abfalleimer landet, sind wir schnell der Verzweiflung nahe. Es gibt jedoch eine ganz einfache Lösung, Notizzettel sicher und übersichtlich am Desktop aufzubewahren. Evernote Sticky Notes sind quasi der Klebezettel für den Rechner.

Die kostenlose Software ermöglicht es dem Benutzer dabei nicht nur, die Notizen farblich zu personalisieren, sondern bietet auch eine Synchronisierungsfunktion mit To-do-Listen aus Evernote an. Das Tool ist kinderleicht zu bedienen, wobei sich auch Bilder und Webseiten einfach hinzufügen lassen und mit ein wenig initialem Aufwand hat man so seine Notizen auf allen Endgeräten immer vollständig, aktuell und vor allem auch übersichtlich angeordnet.

TeamViewer

Seit weit mehr als 10 Jahren gilt TeamViewer als der Standard im Bereich der Fernwartung beim Support durch externe Dienstleister. Dabei kann die Software, die für den Privatgebrauch kostenlos erhältlich ist, weitaus mehr. Besonders all jene, die überregional mit Teammitgliedern aus unterschiedlichen Standorten zusammenarbeiten, können von TeamViewer profitieren. So ermöglicht das etablierte Kollaborationstool Videokonferenzen und dank des integrierten Screensharings können alle Teilnehmer sofort Einsichtnahme in Livedaten nehmen, wobei jeder Teilnehmer die Möglichkeit hat, diese zu bearbeiten.

LastPass

LastPass ist die Lösung für alle jene, die es leid sind, sich ständig an neue Passwörter zu erinnern. Heutzutage benötigt beinahe jede App und jeder Onlinedienst ein eigenes Passwort, welches im optimalsten Fall auch noch alle paar Monate geändert werden sollte. Viele greifen daher aus reiner Verzweiflung auf ein bis zwei Standardpasswörter in unterschiedlichen Variationen zurück. Dass das sicherheitstechnisch riskant ist, wissen auch die Betroffenen. Die Software LastPass schafft jedoch sicher und einfach Abhilfe. Das Tool merkt sich alle Passwörter und kann auch über mehrere Geräte verteilt angewendet werden.

Zudem ist es auch möglich, LastPass innerhalb eines Teams zu verwenden, sodass die Passwörter zwischen den Teammitgliedern sicher ausgetauscht werden können. Änderungen funktionieren automatisch, wodurch Mails oder Anrufe mit Informationen über Passwortänderungen hinfällig werden. Dank Plug-ins für unterschiedliche Browser ist es zudem möglich, Passwörter für Onlineportale zu speichern. LastPass erkennt bei Aufruf der Webseite, dass es sich um eine bekannte Webseite mit hinterlegtem Passwort handelt, sodass ein zusätzliches Log-in für den Benutzer entfällt.

To-do-Tools

Projekte, anstehende Aufgaben und Deadlines haben Sie mit ToDo-Programmen immer im Blick. / Foto: BillionPhotos.com / fotolia.com
Projekte, anstehende Aufgaben und Deadlines haben Sie mit ToDo-Programmen immer im Blick / Foto: BillionPhotos.com / fotolia.com

To-do-Listen sind eine beliebte und effektive Methode, um alle anstehenden Aufgaben im Auge zu behalten und gemäß ihrer Dringlichkeit abzuarbeiten. Da jedoch immer wieder Aufgaben dazwischenkommen, können solche Listen auf einem Notizblock leicht unübersichtlich werden. Es ist daher nicht verwunderlich, dass der Softwaremarkt für genau diese Tools besonders groß ist. Unsere Favoriten sind in diesem Zusammenhang Evernote, Wunderlist und der Klassiker Todoist.

Evernote

Evernote ist nicht nur für Sticky Notes bekannt, sondern bietet Benutzern mit seiner Software auch die Möglichkeit, To-do-Listen zu verwalten. Mittels Checkboxen und einem Erinnerungsfeature kann das persönliche Aufgabenmanagement so einfach und effizient zusammengestellt werden. Als Highlight können sämtliche Notizen mit den einzelnen Aufgaben der Listen verknüpft werden, sodass der Kontext, in welchem sie erstellt wurden, sofort ersichtlich ist.

Wunderlist

Wunderlist ist eines der neueren To-do-Listen-Tools, wobei das Unternehmen erst kürzlich von Microsoft gekauft wurde. Nutzer können zwischen einer kostenfreien Basisversion und einer kostenpflichtigen Premiumversion wählen. Für beide Versionen stehen Browsererweiterungen für Safari, Firefox und Chrome zur Verfügung. Mithilfe von Wunderlist können Aufgaben bestimmten Listen zugeordnet werden und es ist zudem möglich auch anderen Teammitgliedern Zugriff auf diese Aufgaben zu gewähren.

Die Stärken von Wunderlist liegen dabei in seinem intuitiven Design und seiner einfachen Bedienbarkeit. Die meisten Anwender kommen im Allgemeinen mit den Funktionen der Basisfunktion aus, was Wunderlist zu einem perfekten Begleiter durch den Büroalltag macht.

Todoist

Ein weiteres sehr gutes Tool für die Erstellung und Verwaltung von To-do-Listen ist der Klassiker Todoist. Dank seines schlichten Designs können Aufgaben schnell und ablenkungsfrei erfasst und bearbeitet werden. Die erstellten Listen lassen sich zudem von unterschiedlichen Geräten und Plattformen aus abrufen, sodass die Aufgabenliste auch auf Reisen oder im Homeoffice schnell verfügbar ist.

Fazit

Der Arbeitsalltag im Office kann nicht nur hektisch und chaotisch sein, sondern wechselt sich vielmehr mit zeitraubenden Routinetätigkeiten ab. Mit der Hilfe von einigen wenigen, meist kostenfreien Tools, lassen sich die meisten Aufgaben jedoch optimieren oder gar automatisieren. Dank der daraus gewonnenen Produktivitäts- und Effizienzsteigerung kann das Stresslevel nachhaltig gesenkt werden, was zumeist auch mit mehr Freude und Elan im Job einhergeht. Probieren Sie es doch ganz einfach selbst aus!

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