Desk Sharing – sinnvoll oder nicht?

In Zeiten, in denen das Homeoffice und das Shared Office sich immer mehr zur Normalität entwickelt, sind die Ansätze für neue Dynamiken in der Arbeitswelt eine interessante Möglichkeit für neue Entwicklungen.

Während es bisher die Normalität für viele Arbeitnehmer war, dass sie sich ins Büro begeben und an den eigenen Schreibtisch setzen, ist es vor allem die Start-Up-Szene, die neue Vorgaben kreiert. Ein gutes Beispiel dafür ist das sogenannte Desk Sharing. Arbeitsplätze, die man sich mit Kollegen aus anderen Schichten teilt. Kann das funktionieren? Worum geht es dabei? Und was sind die Vor- und Nachteile einer solchen Arbeitsweise?

Desk Sharing – was steckt hinter dieser Idee?

In der Regel finden sich in den meisten Büros fest zugeteilte Schreibtische für alle Mitarbeiter. Das bedeutet, dass der Kollege am Morgen durch die Tür kommt und genau weiß, zu welchem Platz er sich bewegen muss und wo er die nächsten sieben bis zehn Stunden verbringen wird. Für ihn heißt es Stabilität und Gewohnheit. Für viele Unternehmen ist es gleichbedeutend mit Stagnation und fragwürdiger Gelassenheit.

Die Idee hinter dem Desk Sharing kam recht schnell auf, als sich die Start-Ups angesichts von begrenzten Arbeitsplätzen dazu entscheiden mussten, dass kein Platz von einem einzelnen Mitarbeiter belegt sein muss. Aus der Not erwuchs eine Tugend, die ein komplett neues Arbeitsprofil mit Vor- und Nachteilen ermöglicht hat.

Was versprechen sich die Unternehmen von Desk-Sharing?

Wenn mehr Angestellte als Arbeitsplätze vorhanden sind, müssen die Unternehmen eine andere Regelung finden. Das Desk-Sharing ist dabei nicht nur ein erster Ansatz, es verspricht neue Möglichkeit für die Dynamiken innerhalb der Teams.

Eigentlich ist es ganz einfach: Wenn sich verschiedene Mitarbeiter die Arbeitsplätze teilen, entstehen nicht nur neue Synergien, die Unternehmen sparen auch an einer der teuersten Ressourcen. Platz im Büro ist ein Faktor, den auch kein Start-Up einfach so ignorieren kann. Vielleicht ist das ein Grund dafür, dass die Technik gerade aus diesem Sektor auf den Arbeitsmarkt gedrungen ist.

Aber – wann ist Desk Sharing sinnvoll? Wie kann es funktionieren?

• Schichten: Wenn zum Beispiel Mitarbeiter in zwei Schichten den gleichen Arbeitsplatz nutzen sollte es kein Problem geben. Sie profitieren von dem Platz, der in zwei Schichten am Arbeitsplatz erledigt werden kann.
• Freie Verfügung: Der wohl größte Vorteil liegt darin, dass sich die Mitarbeiter ihren Ort für die Arbeit komplett frei aussuchen können. Da ist ein Arbeitsplatz frei? Perfekt, dort fange ich auch an heute zu arbeiten.
• Auslastung: Gerade in jungen Unternehmen ist es wichtig, dass die Arbeitsfläche optimal genutzt wird. Durch das Sharing entstehen Einsparungen, die die Firmen direkt in Gehälter umsetzen können.
• IT: Dank der Anpassung der modernen IT braucht es nicht mehr als einen individuellen Login, um für jeden Arbeitsplatz das perfekte Arbeitsfeld zu bieten.

Das Sharing der Arbeitsplätze bietet besonders für junge Unternehmen ohne große Büroflächen also einen neuen Ansatz, mit dem man sich in Hinblick auf die organisatorische und finanzielle Planung beschäftigen kann.
Natürlich ist es wichtig, dass darüber hinaus die Nachteile beleuchtet werden, die mit dem Desk Sharing verbunden sind. Schließlich ist dieses Konzept nicht für jedes Büro, nicht für jedes Unternehmen und nicht jede Art der Prozess-Entwicklung der richtige Ansatz.

Die Nachteile von Desk-Sharing auf den ersten Blick

Obwohl es viele Ansätze gibt, die einen vorteilhaften Effekt aus dem Desk Sharing versprechen, darf man natürlich nicht vergessen, dass es ausreichend Argumente gegen den Einsatz gibt. Dabei geht es vor allem um die Produktivität der Individuen, die mit der neuerlichen Technik an ihrem Schreibtisch konfrontiert werden. Was könnte passieren, wenn man mit einem Mal das Büro auf die Technik des Desk Sharing umstellt?

• Unsicherheit: Eines der größten Probleme in Verbindung mit dem Desk Sharing ist die Unsicherheit der Mitarbeiter. Keinen festen Arbeitsplatz zu haben, sorgt in den meisten Betrieben für Unruhe.
• Schichten: Damit alles rund um das Desk Sharing funktioniert ist es wichtig, dass die Unternehmen einen entsprechenden Konsens aufbauen. Nur so kann das Desk Sharing langfristig funktionieren.
• Zusammenarbeit: Auch die entsprechenden Meetings sollten mit Leuten passieren, die sich Tag für Tag den gleichen Schreibtisch teilen. So wird garantiert, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Desk Sharing ist also in vielen Betrieben vor allem eine Frage der richtigen Kommunikation. Schließlich geht es darum, dass die Mitarbeiter die höchste Effizienz erzielen. Wenn man am Morgen erscheint und der Arbeitsplatz belegt ist, sollte der Mitarbeiter sich einfach an einen anderen Arbeitsplatz bewegen. Das Umdenken ist trotzdem nötig.

Die Nutzung von Desk-Sharing in einem modernen Betrieb

Desk-Sharing ist eine Frage der Motivation und Einteilung der Mitarbeiter. Das ist einer der Gründe, warum es in der heutigen Zeit vor allem in den Start-Ups eingesetzt wird. Sie haben nicht den ausreichenden Raum, um jeden Mitarbeiter die nötige Kapazität in den Büros zuzuteilen. Darum ist es so wichtig, dass die eigenen Optionen für das Desk-Sharing genutzt werden. Und gerade hier beginnt die Kommunikation mit den eigenen Mitarbeitern so wichtig zu werden.

Eine Strategie für die Umsetzung von Desk-Sharing ist wohl der wichtigste Punkt für nachhaltige Erfolge in diesem Bereich. Das zeigen schon die entsprechenden Ansätze in den Start-Ups, die man viel zu oft vergisst. Dabei zeigen gerade diese Unternehmen, wie man neuste Ansätze für die Arbeit anwenden kann. In den letzten Jahren haben gerade die deutschen Anbieter neue Strategien entwickelt, die für die entsprechenden Mitarbeiter eine Chance bieten. Desk-Sharing ist dabei nur einer der Ansätze.

Für junge Unternehmen ist es eine neue Option, wie sie in der heutigen Zeit eine Steigerung bei Produktivität und Effizienz erzeugen können. Allerdings ist es wichtig, dass auch die entsprechenden Konsequenzen einkalkuliert werden. Schließlich sollen die Betriebe für jeden Mitarbeiter das beste Umfeld bieten. Desk-Sharing mag gerade in jungen Unternehmen ein Ansatz sein, aber dort wo ausreichend Platz vorhanden ist, sollte jeder Mitarbeiter seine Heim-Basis einrichten können.

Stück für Stück wandeln sich die verschiedenen Arbeitsverhältnisse. Desk-Sharing ist eine der vielen Möglichkeiten, wie in der heutigen Zeit Mitarbeiter gewonnen werden können. Gerade heute scheint die Frage, ob dieser Ansatz hilfreich ist, aber berechtigt zu sein. Desk Sharing bietet nur eine der neusten Optionen in diesem schnelllebigen Geschäft, die man nicht ignorieren kann.