So schützen Sie Kunden- und Unternehmensdaten besser

9990024683_a37089e13d_DataAls Unternehmen haben Sie die Verantwortung, die Daten ihrer Kunden und Partner zu schützen. Gehen Daten verloren oder werden von Unberechtigten abgefragt, verlieren Sie nicht nur Vertrauen, sondern eine Geldbuße und der Imageverlust des eigenen Unternehmens sind drastische Folgen. Sensible Daten im Unternehmen müssen geschützt und gesichert werden.

Kundendaten schützen

Wichtige Daten und Informationen innerhalb des Unternehmens müssen gegen unrechtmäßige Einsichtnahme geschützt werden. Hierbei werden die Daten in drei Gruppen eingeteilt. Öffentliche Informationen sind für alle Mitarbeiter zugänglich. Diese Daten dürfen teilweise auch auf der firmeneigenen Homepage veröffentlicht werden. Diese Informationen brauchen keinerlei Schutz.

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Kundendaten, die keiner gestzlichen Aufbewahrungfrist unterliegen, müssen gelöscht werden.

Interne Daten sind wirklich nur für Mitarbeiter zugänglich und werden gegen unberechtigten Zugriff geschützt. Streng vertrauliche Daten sind nur für eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern zugänglich und werden mit Hilfe von Passwörtern geschützt. Diese Einteilung kann einem Unternehmen viel Geld sparen, da ein qualitativ hochwertiger Datenschutz, je nach Menge der zu sichernden Daten, ziemlich teuer sein kann.

Damit alle Mitarbeiter in ihrem Unternehmen erkennen, wie wichtig der Schutz von fremden und eigenen Daten ist, sollten regelmäßig Schulungen im Bereich Datenschutz erfolgen. Mitarbeiter werden in den Schulungen darauf aufmerksam gemacht, wo Gefahren liegen. Dies fängt schon im Empfangsbereich an, Kundenakten oder Stapel mit Unterlagen dürfen nicht offen zugänglich herumliegen. Alle Unterlagen müssen in Schränken verstaut werden und sollten nicht für Kunden einsehbar sein. Alte Unterlagen oder Briefe dürfen natürlich nicht einfach im Papiermüll entsorgt werden. Ein Aktenvernichter zerkleinert sensible Briefe und deren Inhalt.

Die Unternehmensleitung sollte außerdem wissen, welche Firmen von außerhalb, zum Beispiel Kooperationspartner oder Reinigungsfirmen Zugang zu den internen Daten auf den Computern oder Unterlagen in den Aktenordnern haben. Zuverlässige Partner unterschreiben ohne Zögern eine Verschwiegenheitsklausel.

Virenschutz und Anti-Spyware

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Gefährlich: Keylogger
Sie zeichnen Ihre Eingaben auf und übermitteln diese an Dritte.

Informationen und Daten, die auf Computern gespeichert sind, brauchen besonderen Schutz. Ein gutes Antivirenprogramm, das regelmäßig aktualisiert wird, darf in keinem Unternehmen fehlen. Genauso wichtig ist die Auswahl der Passwörter. Lange Passwörter, mit Groß- und Kleinbuchstaben, Sonderzeichen und Zahlen sind am sichersten. Dies allein ist aber kein 100 prozentiger Schutz, denn geübte Hacker mit speziellen Programmen können auch diese Passwörter knacken.

Hat ihr Unternehmen Zweigstellen oder sollen einzelne Mitarbeiter von Zuhause aus auf das Firmennetzwerk zugreifen können, muss eine VPN Verbindung eingerichtet werden. Das virtuelle private Netzwerk ermöglicht den Zugriff auf firmeninterne Daten und sichert die Verbindung nach außen gegen Angriffe ab. Emails mit wichtigen Kundendaten werden immer verschlüsselt, sodass wirklich nur der richtige Empfänger die Informationen verwenden kann.

Werden alte Computer durch neue leistungsstärkere Geräte ersetzt, müssen die Datenträger sorgfältig gelöscht und bereinigt werden. Hier reicht es nicht nur, die Daten mit ein paar Klicks zu löschen. Spezialisten können gelöschte Datensätze ohne Probleme wieder herstellen. Bei der Bereinigung der Datenträger braucht ihr Unternehmen Software, die alle gespeicherten Daten unwiderruflich vernichtet.

Im Bundesdatenschutzgesetz sind Vorschriften zum Umgang mit sensiblen Daten festgeschrieben. Einen Datenschutzbeauftragen braucht das Unternehmen, wenn bei der Verarbeitung von persönlichen Daten aus der Personalabteilung oder von Kundendaten am Computer mehr als neun Mitarbeiter Zugang zu den jeweiligen Datensätzen haben.

Datenpannen

Oftmals sind Firmen zu unvorsichtig und verschicken zum Beispiel Kundendaten unverschlüsselt per Email oder Briefe mit brisanten Inhalten werden einfach in der Papiertonne entsorgt. Natürlich werden nicht alle dieser Pannen aufgedeckt. Die veröffentlichten Datenpannen sollten ein Ansporn für ihr Unternehmen sein. Verwenden ihre Mitarbeiter zum Beispiel Facebook, Twitter oder Google? Die Richtlinien dieser großen Konzerne sind oftmals sehr missverständlich formuliert. Niemals sollten vertrauliche Daten mit Hilfe diese Internetseiten weitergereicht werden, die Daten werden von den Diensten gespeichert und können meist nie mehr aus dem Netz gelöscht werden. Sei verbreiten sich unaufhörlich weiter.

Spionage und Hackerangriffe von ausländischen Konkurrenten oder gar von ausländischen Regierungen gehören in die heutige Zeit. Die NSA Affäre hat uns die Augen geöffnet, wie wichtig der Datenschutz für das eigene Unternehmen ist. Doch meist ist die Unachtsamkeit der eigenen Mitarbeiter für die größten Skandale verantwortlich. Zum Beispiel wurden im Februar dieses Jahres Millionen von unverschlüsselten Kunden- und Bankverbindungsdaten von Mitarbeiter der Deutschen Telekom verschickt. Immer wieder kommt es vor, dass zum Beispiel Jobcenter ihre Bescheide an falsche Adressen schicken und somit vertrauliche Daten für völlige Fremde zugänglich werden.

Damit in ihrem Unternehmen keine Datenpanne passiert, sollten Mitarbeiter geschult und sensibilisiert werden. Eine Firewall, Antivirensoftware und sichere VPN Verbindungen halten Angriffe von außerhalb ab. Kommt ein verantwortungsbewusster Umgang bei der Entsorgung von alten Datenträgern und Schriftstücken hinzu, ist ihr Unternehmen ein zuverlässiger Partner für Geschäfts- und Privatkunden.

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