Daten sichern – diese Backupmethoden eignen sich für kleine Unternehmen

Die immer stärker werdende Nutzung der IT und die Vielzahl der im Alltag genutzten Daten gestaltet die Arbeit für Unternehmen effizienter und dynamischer. Sie können sich auf ihre Arbeiten am Computer verlassen, einfacher miteinander kommunizieren und auch Kunden schneller auf den Stand bringen. Während die IT mit ihren vielen Bereichen und Möglichkeiten Vorteile für Unternehmen mit sich bringt, dürfen aber die Risiken nicht vergessen werden, die mit dem Verlass auf computergestützte Systeme einhergehen. Dabei kommt es in den meisten Fällen auf die Sicherheit an. Nicht nur jene, die die Daten vor dem Zugriff fremder Augen schützt, sondern die dafür sorgt, dass die virtuellen Daten nicht verloren gehen.

Die Risiken eines Datenverlusts in Unternehmen

Es gibt viele Risiken im Umgang mit virtuellen Daten. / Foto: mooshny{ fotolia.com
Es gibt viele Risiken im Umgang mit virtuellen Daten. / Foto: mooshny{ fotolia.com

Gerade in kleineren und mittelständischen Unternehmen hat in den letzten Jahren ein Umdenken stattgefunden. Inzwischen gibt es viele erschwingliche und komplexe IT-Systeme, die den Arbeitsalltag deutlich einfacher gestalten und somit die Effizienz erhöhen können. Selbst umfassende Server und Endrechner sind erschwinglich und finden daher in den kleinen Unternehmen, Agenturen und bei Freiberuflern Einzug. Das bedeutet auch, dass man sich in diesem Unternehmen auf deutlich mehr Lösungen dieser Art stützt. Beinahe alle Schritte werden digital erledigt – der Kontakt mit Kunden und Lieferanten, die Ausarbeitung von Projekten, die Buchhaltung bis hin zur Planung der Lieferungen für das Mittagessen.

Während die Unternehmen inzwischen ohnehin eine Pflicht haben, zum Beispiel die Daten, die für das Finanzamt relevant sind, für eine längere Zeit zu speichern, sind die Speicherlösungen in allen anderen Bereichen anfällig für Probleme. So kommt es nicht selten vor, dass zwar komplexe und gut funktionierende IT-Systeme installiert werden – aber keine Vorkehrungen für den Ernstfall getroffen werden. Was passiert, wenn die Festplatte im Server einen Defekt hat? Oder der Cloud-Anbieter plötzlich nicht mehr verfügbar ist? Es gibt viele Risiken im Umgang mit virtuellen Daten. Die Datensicherheit wird damit zu einem immer wichtigeren Bereich für Unternehmen aller Art.

Die Risiken beim Umgang mit virtuellen Daten

Auch die modernste Technik kann natürlich von einen auf den anderen Moment einen Defekt oder einen vollständigen Ausfall haben. Bei den Umgebungen der IT handelt es sich um sensible Produkte, die schon auf kleinste Probleme reagieren können. Das wäre nicht schlimm, wenn entsprechende Lösungen vorhanden wären, die in einem solchen Fall die Schäden durch einen Defekt mindern. Tatsächlich zeigen sich aber in der Praxis häufige Probleme:

  1. 1. Es ist überhaupt keine Back-Up-Lösung für die Daten auf den Servern des Unternehmens vorhanden.
  2. 2. Die Backup-Lösung ist nicht tagesaktuell, sondern hat die Daten zu einem vorherigen Zeitpunkt gespeichert. Daten in der Lücke zwischen Speicherung und Ausfall wären nun verloren.
  3. 3. Man hat sich alleine auf einen Cloud-Anbieter verlassen, der von einen auf den anderen Tag nicht erreichbar ist.

Die Zahl der möglichen Fehler im Zuge einer Krise mit dem Back-Up ist ebenso zahlreich wie die angebotenen Szenarien für eine Lösung. Für Unternehmen, die mit digitalen Daten ar

beiten sollte die Beschäftigung mit den richtigen Lösungen für die Absicherung höchste Priorität genießen. Im schlimmsten Fall könnte der Verlust der Daten bedeuten, dass es auch mit dem Unternehmen wirtschaftliche Probleme gibt.

Die Cloud als Lösung für das Back-Up?

Wer sich tatsächlich für eine Lösung in der Cloud entscheidet sollte dies bei einem bekannten, großen Anbieter machen. / Foto: Boggy / fotolia.com
Wer sich tatsächlich für eine Lösung in der Cloud entscheidet sollte dies bei einem bekannten, großen Anbieter machen. / Foto: Boggy / fotolia.com

Immer mehr Dienste von Unternehmen werden in das Internet verlagert. Hier lässt sich inzwischen der Kontakt zu den Kunden mittels ausgefeilter CRM-Dienste verbessern, die Buchhaltung über digitale Tools erlaubt geringere Kosten bei mehr Funktionen und natürlich finden sich auch Anbieter für die Datensicherheit. Bekannt durch Lösungen im privaten Rahmen (zum Beispiel die Cloud-Speicher-Lösung von Microsoft) haben sich inzwischen viel Unternehmen entschieden, dass sie ihre Daten lieber in der Cloud speichern. Gute Gründe und Vorteile gibt es einige: Die Kosten für die Anschaffung eigener Server fallen weg, die Daten sind dezentral gespeichert und können von jedem Punkt der Welt aus abgerufen werden. Es reicht eine Verbindung in das Internet.

Generell haben die Cloud-Dienste in den letzten Jahren erhebliche Fortschritte gemacht. Probleme in Hinblick auf die Sicherheit bei Zugriffen und der Daten wurden gelöst. Allerdings gibt es inzwischen eine große Zahl von Dienstleistern, die Dienste in der Cloud zur Verfügung stellen. Wer sich tatsächlich für eine Lösung in der Cloud entscheidet sollte dies bei einem bekannten, großen Anbieter machen. Nur diese haben eine gewisse Garantie, dass die Dienste weniger anfällig für Angriffe sind und nicht von heute auf morgen verschwinden.

Tipps und Hinweise für die richtige Speicherung von Daten

Generell sollte in einem Unternehmen nicht gerade bei der Frage der richtigen Speicherung und Lagerung von virtuellen Daten gespart werden. Gute Lösungen sind wichtig für den Ernstfall und können im Zweifel darüber entscheiden, ob ein Unternehmen eine Krise in der IT ohne größere Probleme überstehen kann. Es gibt noch einige Dinge, die dabei helfen, die richtigen Lösungen in diesem Bereich zu finden:

1. Verantwortlichkeiten klar definieren

Es sollte ein klarer Verantwortlicher mit einem Budget vorhanden sein, der sich um die Speicherung von Daten kümmert. / Foto: Boggy / fotolia.com
Es sollte ein klarer Verantwortlicher mit einem Budget vorhanden sein, der sich um die Speicherung von Daten kümmert. / Foto: Boggy / fotolia.com

Ein typisches Szenario bei einem Datenausfall, das schon in vielen Unternehmen vorgefunden

wurde, ist die Frage, wer eigentlich für die Speicherung der Daten zuständig war. Der Chef verlässt sich auf die IT während diese darauf verweist, das entsprechende Lösungen nicht genehmigt worden sind. Es sollte ein klarer Verantwortlicher mit einem Budget vorhanden sein, der sich um die Speicherung von Daten kümmert. So gibt es einen Ansprechpartner bei Rückfragen und bei Problemen.

2. Eigenständige Lösungen für die Speicherung

Wer sich für eine Backup-Lösung innerhalb des eigenen Unternehmens entscheidet neigt dazu, diese Lösungen in den eigentlichen Kreislauf der IT einzuarbeiten. Allerdings wäre es klüger, wenn man die Backups gesondert behandelt. Ein eigener Server, externe Festplatten und eine doppelte Speicherung sind entscheidende Vorteile für den Ernstfall.

3. Mehr als eine Backup-Lösung nutzen

Wie bereits erwähnt, sollte nicht gerade bei der Speicherung von Daten gespart werden. Das bedeutet auch, dass eine doppelte Lösung sinnvoll sein kann. Wer zum Beispiel seine Daten in einer Cloud sichert, könnte auch noch entsprechende Daten lokal speichern. Das muss nicht unbedingt tagesaktuell passieren – allerdings kann eine zusätzliche Speicherung, beispielsweise einmal in der Woche, deutliche Vorteile für das Unternehmen mit sich bringen.

4. Regelmäßige Überprüfung der Speicherung

Ein häufiges Problem ist der Umstand, dass die Speichermedien erst dann kontrolliert werden, wenn sie benötigt werden. Es ist nicht nur einmal vorgekommen, dass dann festgestellt werden musste, dass die Speicherungen nicht funktioniert haben. Eine regelmäßige Überprüfung sowohl der Art der Speicherung, der Funktionalität als auch der Speichermedien selbst schützt vor bösen Überraschungen.

Einen Profi mit der Datensicherung im Unternehmen beauftragen

Wer nicht über eine eigene IT-Abteilung verfügt oder einfach nicht die Ressourcen hat, sich um diese wichtige Frage zu kümmern, sollte sich einen professionellen Partner suchen. / Foto: FotoIEdhar / Fotolia.com
Wer nicht über eine eigene IT-Abteilung verfügt oder einfach nicht die Ressourcen hat, sich um diese wichtige Frage zu kümmern, sollte sich einen professionellen Partner suchen. / Foto: FotoIEdhar / Fotolia.com

Es kann also durchaus ein großer Aufwand hinter den richtigen Lösungen für die Speicherung stecken. Dabei muss nicht nur investiert werden – vor allem sind Arbeitsstunden nötig, um zu garantieren, dass die Lösungen funktionieren. Wer nicht über eine eigene IT-Abteilung verfügt oder einfach nicht die Ressourcen hat, sich um diese wichtige Frage zu kümmern, sollte sich einen professionellen Partner suchen.

Diese Unternehmen werden ein Konzept für die richtige Sicherung der Daten vorlegen und sich auch in der Praxis darum kümmern. Durch ihre Erfahrung in den verschiedensten Branchen und Bereichen bieten sie die richtigen Pakete für die passende Absicherung der eigenen Daten an. Gerade in diesem Bereich der IT kann es sich lohnen, auf die Leistungen von Experten zu setzen.

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