Das Büro der Zukunft: Mit der Cloud effektiver arbeiten

Auf ins Büro der Zukunft!
Foto: Michael Sheehan

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Die Schreibmaschine ist ein Relikt der Vergangenheit und in Vergessenheit geraten.

Bevor die neue Technik rund um das Internet ihren Boom erlebt hat, wurden Briefe noch abgetippt und per Post verschickt.

Faxgeräte, Regalschränke mit Ordnern und ein ständig klingelndes Telefon gehörten zum Büroalltag. Durch neue Technologien, Erfindungen und Materialien ist das Büro von heute nicht nur gesundheitsfreundlicher für die Mitarbeiter, sondern auch effizienter, was die Arbeitsstruktur angeht.

Das Büro von heute

Das Internet und seine Vorteile prägen das Arbeiten im Büro von heute. Die Einführung des WLANs, also der kabellosen Netzwerkverbindung, macht das Arbeiten von jedem Arbeitsplatz aus möglich. Mit Smartphones und Tabletcomputer, die das schnelle LTE Netz nutzen, ist der Mitarbeiter an jedem Standort zu jeder Zeit zu erreichen. Daten können versendet und wichtige Notizen können unterwegs abgespeichert werden.

Ab in die Cloud … oder doch nicht?

Gerade wer viele Informationen speichern will oder muss, für den bietet sich die Nutzung von ausgelagerten Datenspeichern an. In der sogenannten „Cloud“, was genauer bertrachtet für „Cloud-Computing“ steht, geht es aber nicht ums Wetter, sondern wird Datenspeicher und Rechnerleistung bereitgestellt. Die Daten werden nicht mehr im eigenen Rechner gespeichert, sondern in einem Netzwerk, auf das von weiteren berechtigten Nutzern und einer Vielzahl von Endgeräten zugegriffen werden kann. Das Cloudcomputing bietet noch eine Reihe weiterer Vorteile.

Viele Clouddienstleister bieten „Software as a Service“, kurz SaaS, an. Zeitgleich mit den Speicherressourcen kann Software gemietet und somit die Anschaffungskosten für Softwaresysteme eingespart werden. Bezahlt wird nur der genutzte Datenspeicher. Gerade bei schwankender Auftragslage entstehen hier keine unnötigen Kosten.

Bei vielen Privatanwendern ist die Cloud schon stark im Alltag integriert. Viele nutzen sogar Cloud-Dienste täglich ohne überhaupt zu merken, dass es sich um einen Dienst in der Cloud handelt. Dropbox und Google Docs sind beispielsweise Cloud-Dienste, die bei Privatnutzern durchaus beliebt sind.

Sicherheit an erster Stelle

Die Enthüllungen des letzten Jahres haben sicher einen Schatten über die flexiblen technischen Möglichkeiten gelegt. Nicht alles, was möglich ist, ist auch sinnvoll und vor allem sicher. Gerade firmeninterne Daten, die nicht in die Hände Dritter gelangen sollen, müssen besonders geschützt werden.

Die Datensicherheit ist bei der Speicherung in den Cloudnetzwerken nicht immer zu 100 Prozent gewährleistet. Probleme bereitet oftmals die Absicherung der Informationen während des Transfers vom Client zum Server. Viele Anbieter schließen nicht aus, dass Administratoren während der Verarbeitung der Daten Zugriff auf diese haben. Das Speichern in der Cloud hat nicht nur Vorteile.

Um Daten von ausserhalb sicher in das eigene Unternehmen zu übertragen, sollte ein VPN, ein virtuelles privates Netzwerk, benutzt werden. Die Informationen werden zwar über die öffentlichen Netzwerke übertragen, sind jedoch speziell verschlüsselt. Nur wer die richtigen Passwörter und Zertifizierungen auf seinem Endgerät besitzt, kann die Daten empfangen und entschlüsseln.

Wichtig: Die Informationssicherheit

Bevor Sie sich entschließen und ihre Daten auf externen Servern speichern, müssen Vor- und Nachteile bedacht werden. Auf der einen Seite stehen Einsparungen von Rechnerkapazitäten und Geld. Außerdem die Erreichbarkeit der Daten von einer Vielzahl von mobilen Endgeräten überall auf der Welt.

Auf der anderen Seite muss über die Datensicherheit – bzw. besser ausgedrückt, über die Informationssicherheit nachgedacht werden. Konkret sollten Sie sich also über die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten gedanken machen, wenn Sie diese in die Cloud laden.

Private Hacker, andere Firmen oder staatliche Behörden können unter Umständen auf die Daten zugreifen.
Auch sollten keine wichtigen Firmenunterlagen einfach per Mail im Anhang versendet werden. Am besten nutzen Sie Technologien wie PGP (“Pretty good Privacy”) um ihre Mails zu verschlüsseln.

Überblick: Das sollten Sie im Hinterkopf behalten

  • ✓ Risiko: Ist die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten in einem gesunden Maße gewährleistet?
  • ✓ Verschlüsslungen: Schon Cäsar hat geheime Kriegspläne und Befehle verschlüsseln lassen. Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ihnen zur Verfügung stehen!
  • ✓ Sicherheit beginnt IM Unternehmen: NIE sensible Daten einfach per Mail weiterleiten! Schulen Sie ihr Personal und nutzen Sie wenn möglich PGP!

Wie sieht das Büro der Zukunft aus?

Schreibmaschinen, Papierstöße und Ordner sind weitgehend aus den modernen Büros verschwunden. Email, Skype und Smartphones gehören heute zur Grundausstattung. Doch wie wird sich das Büro in den nächsten Jahren weiterentwickeln? Werden sich neue Entwicklungen wie die „Google Glasses“ durchsetzten? Der kleine Computer in Form einer Brille zeigt alle wichtigen Informationen im Sichtfeld des Trägers an.

Das Büro der Zukunft braucht keinen stationären Arbeitsplatz mehr. Flexible Arbeitszeiten und der Zugriff auf nötige Unterlagen von mobilen Geräten ermöglichen das Arbeiten von jedem Ort. Natürlich kann in Zukunft nicht gänzlich auf ein Büro verzichtet werden, doch die Strukturen weichen sich auf. Kleine Zimmer, in denen ruhig gearbeitet wird, Großraumbüros und Meeting Räume bilden das Kernstück.

In allen Büroräumen kann auf das Internet, die Daten in der Cloud und andere Geräte wie den Drucker zugegriffen werden. Flexible und platzsparende Möbel kommen zum Einsatz und bilden das Herzstück im Büro. Außerdem werden die Digitalisierung der Daten und die vielfältigen Möglichkeiten darauf zuzugreifen helfen, in Zukunft effizienter und günstiger zu arbeiten.

Doch darüber bereichten wir im zweiten Teil der Serie “Das Büro der Zukunft”.

Wie sieht es bei Ihnen im Unternehmen aus? Nutzen Sie Verschlüsselungen? Wurden Sie oder Ihre Mitarbeiter hinreichend zur Datensicherheit geschult? Ich freue mich auf Ihre Kommentare!

2 Kommentare

  1. Die Frage der Informationssicherheit ist natürlich immer zentral, wenn es um den Datenaustausch über die Cloud geht. VPN ist hier sicher ein Hilfsmittel, wirklich effizient sind nur mehrstufige Sicherheitskonzepte. Man sollte hierbei auch nicht vergessen, dass natürlich nicht alle Daten in die Cloud “müssen”. Es gibt ja auch die Möglichkeit, eigene Systeme zu hosten, die auf den früheren Intranet-Lösungen basieren und so einen sicheren Zugriff gewährleisten können.
    In jedem Fall wird aber denke ich gerade das Thema Mobilität die Art, wie wir arbeiten werden, entscheidend verändern. Es lässt sich der Trend beobachten, dass immer mehr Firmen ihren Mitarbeitern ein Recht auf die Arbeit im Home-Office einräumen. Auch die Arbeit von sogenannten Third Places wie Cafés oder Co-Workings-Spaces aus (http://www.arbeitsplatz40.de/coworking-space-tipps-und-software/) wird schon in naher Zukunft wohl als ganz normal wahrgenommen werden. Für das “klassische” Büro heißt das, dass es flexibler werden muss (denken könnte man hier an Desksharing etc.).

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