Checkliste Urlaubsvorbereitung: Was vor dem Urlaub im Büro noch erledigt werden sollte

Damit Ihnen ein optimaler und per Möglichkeit auch stressfreier Urlaub bevorsteht, sollten Sie einige Dinge vorab im Büro erledigen. In diesem Beitrag finden Sie nützliche Informationen rund um das Thema Urlaubsabwesenheit und eine Checkliste, die Ihnen die Vorbereitung auf den Urlaub erleichtert.

Checkliste Urlaubsvorbereitung Büro

Wichtige Dinge, die vor Urlaubsantritt zu erledigen waren, sind erledigt.

Ein Vertreter wurde für die Abwesenheit bestimmt.

Der Vertreter hat eine Liste mit Aufgaben und wichtigen Terminen, die ggf. eredigt werden müssen.

Das Unternehmen weiß bescheid, ob, wann und wie ich im Urlaub wegen dringenden Angelegenheiten kontaktiert werden darf.

Eventuell nötige Vollmachten, Zugriffsrechte bzw. Passwörter sind ausgestellt.

Wichtige Aufgaben wurden schriftlich verteilt.

Die Vertreter wissen, was bis wann erledigt werden muss.

Die Vertreter wissen bescheid, welche Aufgaben und Termine ggf. verschoben werden können.

Das zuständige Personal wurde über fällige Zahlungen schriftlich informiert.

Eine Anruf-Weiterleitung an meine Vertretung wurde erstellt.

Der Anrufbeantworter/die Sprachbox ist besprochen (Urlaubsabwesenheit).

Eine automatische E-Mail-Abwesenheitsbenachrichtigung wurde mit Zeitraum meiner Abwesenheit und der entsprechenden Vertretung erstellt.

Die E-Mail-Weiterleitung als CC an meine Vertretung wurde eingerichtet.

Welche Dinge sollten vor der Abwesenheit im Büro erledigt werden?

Abwesenheit im Büro
Damit eingehende Mails nicht unbeantwortet bleiben, sollten Sie den Autoresponder einschalten! / Foto: peshkov / fotolia.com
Zu aller erst sollten Sie sich alle Termine und Aufgaben notieren, welche Sie noch unbedingt erledigen müssen, bevor Sie abwesend sind. Anschließend sollten Sie die Aufgaben für die Zeit, in der Sie abwesend sind, notieren, damit Ihre Vertretung diese optimal ausführen kann. Darüber hinaus sollten Sie mit Ihren Mitarbeitern intern vereinbaren, wer Sie wie, unter welchen Umständen, erreichen kann. So können Sie in dringenden Fällen trotzdem benachrichtigt werden.

Im Zuge dessen sollten Sie dieser Person auch mitteilen, unter welchen Bedingungen Sie kontaktiert werden möchten beziehungsweise worüber Sie informiert werden wollen. Eine Festlegung darüber, wer Sie vertritt, muss auch erfolgen. Denken Sie daran eventuelle Vollmachten auszustellen. Sie sollten ebenso sicherstellen, dass jeder weiß, wann er was, wie, erledigen sollte. Per Möglichkeit sollten Sie dies sogar schriftlich niederlegen.

Teilen Sie Ihren Arbeitskollegen mit, welche Termine verschoben werden können beziehungsweise welche Aufgaben nicht unbedingt erledigt werden müssen. Je nachdem welche Personen als Vertretung für Sie fungieren, sollten Sie daran denken, diesen Menschen Bescheid zu geben, welche Fristen, wie zum Beispiel eine Zahlung, in dieser Zeit einzuhalten sind. Um Sie optimal vertreten zu können, sollte diese Mitteilung sogar schriftlich erfolgen.

Denken Sie daran, eine E-Mail-Abwesenheitsmeldung zu erstellen. Diese sollte beinhalten, wie lange Sie nicht zu erreichen sind und an welche Vertretungen man sich in wichtigen Fällen wenden kann. Eventuell sollten Sie diese Abwesenheitsmeldung so gestalten, dass Sie einen Tag als Pufferzeit angeben. Das bedeutet, wenn Sie beispielsweise am 27.05 aus Ihrem Urlaub zurückkehren, sollten Sie auf Ihrer Abwesenheitsmittelung den 28.05 hinterlegen. So können Sie die Arbeiten, welche während Ihrer Urlaubszeit entstanden sind, an dem ersten Tag schnell und ohne Verzögerungen bearbeiten.

Um Ihren Kunden, trotz Ihrer Abwesenheit, die bestmöglichen Optionen zu bieten, sollten Sie die Einstellungen Ihres E-Mail-Accounts so vornehmen, dass Ihre Vertretung eine automatische Weiterleitung dieser erhält. Selbstverständlich sollten Sie auch eine Anrufweiterleitung einrichten sowie Ihren Anrufbeantworter mit Ihrer Urlaubsabwesenheit besprechen. Um nach Ihrer Rückkehr einen optimalen Start erleben zu können, sollten Sie Ihren Vertretern die Möglichkeit geben, Informationen und Dringlichkeiten getrennt zu lagern. So befindet sich, gleich nach Ihrer Rückkehr, wieder alles unter Ihrem Blickfeld.

Bei Bedarf können Sie diese grundlegenden Dinge auf Ihr Unternehmen ausweiten. So werden sowohl Sie als auch Ihre Vertreter optimal für Ihre Abwesenheit gerüstet sein.

Welche Tipps sind im Bezug auf meine Urlaubsvorbereitung zu empfehlen?

Vertretung für den Urlaub festlegen
Legen Sie für Ihre Abwesenheit unbedingt einen Stellvertreter für Sie fest. Foto: denisismagilov / Fotolia.com
1.) Um Ihren Urlaub sorgenfrei genießen zu können, sollte eine Übergabe an einen Vertreter erfolgen. Dies resultiert daraus, da Sie andernfalls in Ihrem Urlaub, mindestens einmal täglich, Ihre Mails oder Anrufe checken werden. Dies wurde nämlich durch eine Studie bewiesen. Aufgrund dessen lohnt sich die Übergabe an einen Vertreter sehr wohl, da Sie sich dann keine Sorgen um irgendetwas machen müssen.

2.) Sie sollten Ihre Kollegen sehr frühzeitig, mindestens zwei Wochen vorher, über Ihre bevorstehende Reise informieren. So können wichtige Termine, die nicht ohne Sie abgehalten werden können, zeitlich verschoben werden. Darüber hinaus können Sie auch Ihre Arbeitskollegen darum bitten, Ihnen bei Ihrer Arbeit, welche während Ihres Urlaubs anfällt, zur Seite zu stehen. Dies ist insbesondere dann notwendig, wenn Sie keine feste Urlaubsvertretung haben.

3.) Generell sollten Sie alle Informationen, welche eventuell während Ihres Urlaubs benötigt werden, schriftlich absichern. Denn so wird es sowohl für Ihre Kollegen als auch für Sie selbst eine wesentlich leichtere Aufgabe werden. Sollten Sie Wert auf eine konkrete Urlaubsvertretung legen, sollten Sie sich definitiv mindestens einmal persönlich mit dieser treffen. Dies resultiert daraus, da Sie so alle wichtigen Informationen einfach übergeben können und Ihre Vertretung in einfachsterweise Rückfragen darüber stellen kann. Um dies auch optimal zu ermöglichen, sollte das Treffen relativ frühzeitig durchgeführt werden. So kann Ihre Vertretung, die gewonnen Informationen erstmals verarbeiten und gegebenenfalls auch zu einem späteren Zeitpunkt noch Fragen stellen.

4.) Um Ihr eigenes Stresslevel nachhaltig zu senken und Ihrer Vertretung weniger Arbeit zu bereiten, sollten keine Termine am letzten Tag absolviert werden. Somit eignet sich der letzte Tag in optimalsterweise für die Beantwortung einiger verbliebener Mails oder anderer wichtiger Dinge.

5.) Achten Sie darauf, dass Sie Ihren Arbeitsplatz ordentlich und geordnet verlassen. Wenn Sie diesen Tipp befolgen, werden Sie sowohl stressfrei in Ihren Urlaub starten als auch sorgenfrei wieder zurück kommen. Es ist wichtig, dass Sie Ihren Arbeitsplatz so aufräumen, dass Ihre Vertreter alles in einfachster Weise finden. Außerdem können Sie Ihre Kollegen nochmals daran erinnern, wann Sie nun tatsächlich in den Urlaub gehen. Anhand dieser genannten Beispiele können Sie entnehmen, dass eine gute und geordnete Vorausplanung Ihren Urlaub wesentlich lebenswerter machen wird.

Zurück im Büro – die ersten Schritte

Zu aller erst ist es notwendig, die vergangene Zeit zu reflektieren. Machen Sie sich darüber Gedanken, welche Arbeitsschritte die Letzten waren, welche Sie vollbracht haben und welche Schritte als Nächstes ausgeführt werden müssen. Sprechen Sie mit Ihren Kollegen und bringen Sie sich auf den neuesten Stand, was die Arbeit im Büro betrifft.

Deaktivieren Sie die automatische Antwortmail, falls dies nicht automatisch geschieht und arbeiten Sie nach und nach Ihre wichtigsten Mails ab.

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