Checkliste für den Büroumzug

Ein Umzug bedeutet immer sehr viel Arbeit und Stress. Bereits bei Privatpersonen muss an zahlreiche Dinge gedacht werden, um das gesamte Mobiliar sicher von einem Ort zum anderen zu bringen. Bücher, Kleidung und Geschirr müssen möglichst schnell, aber auch ohne Beschädigung transportiert werden. In einem Unternehmen wird diese Herausforderung nur größer. Archivierte Unterlagen, Büroeinrichtungen und viele andere wichtige Dinge müssen an den neuen Standort transportiert werden. Anders als beim Privatumzug zählt hier nahezu jede Minute.

Während der gesamten Zeit des Umzugs können die Mitarbeiter ihrem normalen Tagesgeschäft nicht effektiv nachgehen. Aber auch vor und nach dem Umzug herrscht in der Regel einige Aufregung, sodass die Effektivität der Mitarbeiter stark beeinflusst wird. Damit bei Ihrem nächsten Büroumzug nicht das absolute Chaos ausbricht, erfahren Sie in der folgenden Checkliste, welche wichtigen Dinge Sie vor, während und nach dem Büroumzug beachten sollten, um Kosten und Arbeitsausfälle zu vermeiden.


Gründe für einen Büroumzug

Bei all diesen negativen Bedingungen eines Büroumzugs ist die Frage nach den Gründen für einen solchen Umzug durchaus berechtigt. Trotz der vielen Unannehmlichkeiten und der kurzzeitig eingeschränkten Effektivität des Unternehmens können viele Gründe für einen Umzug sprechen. In der Regel können diese grob in zwei Kategorien unterteilt werden. Zum einen kann die Verschlechterung der Mietbedingungen des alten Standortes für einen Umzug sprechen und zum anderen die Entdeckung eines wesentlich attraktiveren Standortes.

Ordner im Büro
Foto: Bacho Foto / fotolia.com

Bei der Wahl des Standortes müssen Unternehmen unterschiedliche Kriterien beachten. Diese können sich jedoch im Lauf der Zeit stark verändern. So können einerseits aufgrund von technischen Entwicklungen und Innovationen neue Kriterien entstehen und sich andererseits bereits bestehende Kriterien verändern. Beispielsweise ist mehr als fraglich, ob ein vor 20 Jahren gewählter Standort heute über einen guten Zugang zum Internet verfügt. Für die meisten Unternehmen ist dieser essenziell notwendig, um mit der Konkurrenz Schritt halten zu können.

Weiterhin wählen viele Unternehmen ihren Standort in Abhängigkeit von vorhandener Laufkundschaft. Besonders in Innenstädten kann sich ein Standort lohnen, an dem viele Menschen täglich vorbeigehen und dadurch das Unternehmen spontan besuchen. Die Laufkundschaft kann aber von äußerst vielen Faktoren beeinflusst werden. Die Sperrung einer Straße, der Umzug eines beliebten Cafés oder lediglich die Bildung eines neuen sozialen Mittelpunkts in der Stadt können dazu führen, dass die Laufkundschaft an einem Standort versiegt.

Außerdem kommt es in der Regel regelmäßig zu Mieterhöhungen. Ein beim Umzug noch günstiger Standort könnte bereits nach wenigen Jahren überdurchschnittlich hohe Mietpreise besitzen. Es lohnt sich also, die Entwicklung des Mietpreises stets mit Alternativen zu vergleichen.

Ein besonders häufiger Umzugsgrund der letzten Monate besteht in der Entwicklung des digitalen Büros. Da durch die Einführung eines digitalen Büros wesentlich weniger Platz für die Lagerung von Unterlagen und Dokumenten benötigt wird, können Unternehmen einen flächenmäßig wesentlich kleineren Standort beziehen. Bereits wenige eingesparte Quadratmeter können langfristig betrachtet einen großen Vorteil für Sie bereithalten.

Letztlich muss ein Unternehmen ebenfalls aufgrund der natürlichen Entwicklung von Zeit zu Zeit umziehen. In wirtschaftlich positiven Zeiten wächst das Unternehmen und muss ständig neue Mitarbeiter beschäftigen. Diese zusätzlichen Mitarbeiter benötigen natürlich ebenfalls einen Arbeitsplatz. Ein expandierendes Unternehmen ist also oft gezwungen, einen größeren Standort zu beziehen. Andererseits ist es vor allem in wirtschaftlich schwachen Zeiten notwendig, überflüssige Kosten einzusparen. Steht die Hälfte der Räumlichkeiten leer, da es zur Streichung mehrerer Stellen gekommen ist, sollte der Umzug an einen kleineren Standort in Betracht gezogen werden. Nur, wenn ein Unternehmen sämtliche gemieteten Räumlichkeiten bestens ausnutzt, arbeitet es wirklich effektiv.


Vor dem Umzug

Der wichtigste Schritt des gesamten Umzugs findet natürlich bereits vor dem Umzug selbst statt. Nur mit ausreichender Planung kann der Umzug so effektiv wie möglich gestaltet werden. Dem Umzug eine Firma muss deshalb ein äußerst langer Vorlauf gegeben werden. In dieser Zeit können Sie sich auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereiten.

Verteilen Sie sämtliche Aufgaben gleichmäßig auf Ihre Mitarbeiter. Hierbei kann es sich lohnen, Gruppen zu bilden, die gemeinsam eine besonders große Aufgabe erledigen müssen. Jeder Ihrer Angestellten wurde zu einem bestimmten Zweck von Ihnen beschäftigt. In einem effektiv geführten Unternehmen ist keiner der beschäftigten Mitarbeiter verzichtbar. Aus diesem Grund sollte keiner der Angestellten mehr Sonderaufgaben aufgrund des Umzugs zugeteilt bekommen als alle anderen. Sie müssen darauf achten, dass das laufende Tagesgeschäft mit so wenig Einschränkungen wie möglich weitergeführt werden kann.

Eine langsame Herangehensweise bewahrt Sie vor bösen Überraschungen. Viele Unternehmen besitzen teure Gerätschaften, die teilweise aus sehr anfälligen und filigranen Materialien gefertigt sind. Diese Gerätschaften müssen meist in speziellen Verpackungen transportiert werden, um eine Beschädigung zu vermeiden. Oftmals müssen diese auch erst bestellt werden. Mit ausreichend eingeplanter Zeit können Sie voreilige Entscheidungen verhindern, die dazu führen, dass teure und sensible Geräte beschädigt oder sogar vollständig zerstört werden.

Verständlicherweise möchten viele Unternehmen ihren Umzug so kostengünstig und effizient wie möglich gestalten. Als Resultat beauftragen vor allem kleinere Unternehmen ihre Mitarbeiter, die Einrichtung zu verpacken oder den Umzug zu fahren. Nicht selten werden Familienangehörige oder Freunde der Mitarbeiter beim Umzug mit eingespannt. Diese Vorgehensweise kann jedoch zu ernsten Problemen führen. In der Regel sind die Mitarbeiter gegen Unfälle beim Umzug nicht ausreichend versichert und verfügen weiterhin über das notwendige Know-how, um den Zug reibungslos zu gestalten. Vor allem, wenn Sie über Spezialgeräte verfügen, sollten Sie eine Umzugsfirma beauftragen. Das in diese Dienstleistung investierte Geld lohnt sich in der Regel in jedem Fall. Zum einen wird die Effektivität sowie die Arbeitskraft Ihrer Mitarbeiter nur kaum durch den Umzug gesenkt und zum anderen sind Sie gegen entstehende Schäden abgesichert. Umzugsfirmen verfügen über einen großen Erfahrungshorizont und können Ihren Umzug daher schneller und sicherer durchführen als Ihre Mitarbeiter selbst.

Ebenfalls sollten Sie die Gelegenheit des Umzugs nutzen und eine ausführliche Inventur durchführen. Dadurch erhalten Sie einen genauen Überblick über sämtliche Gegenstände Ihres Unternehmens und können anschließend besser beurteilen, ob die gesamte Einrichtung den Umzug ohne Beschädigungen überstanden hat. Hierzu hat es sich bewährt, die gesamte Einrichtung ähnlich wie bei einem gewöhnlichen Haushaltsumzug detailliert zu etikettieren. Dadurch weiß nicht nur Ihr beauftragtes Umzugsunternehmen, wo die einzelnen Päckchen abgeliefert werden müssen, sondern Ihre Mitarbeiter können schnell und einfach überprüfen, ob alle Möbel transportiert wurden. Dadurch wird das anschließende Einrichten deutlich erleichtert.


Checkliste:

  • genügend Zeit für den Umzug nehmen
  • Aufgaben auf die Mitarbeiter gleichmäßig verteilen
  • eventuell spezielle Gruppen bilden
  • für eine optimale Verpackung der Geräte sorgen
  • eine Umzugsfirma für den Transport beauftragen
  • Inventur anlegen
  • Mobiliar etikettieren

Rechtliches und andere wichtige Dinge während des Umzugs

 

Rechtsfallen im Büro
Foto: Vicente Villamón

Während des Umzugs müssen einige rechtliche und bürokratische Dinge erledigt werden. So müssen als erstes der alte Mietvertrag gekündigt und die Kündigungsfrist beachtet werden. Informieren Sie sich deshalb frühzeitig über die Rahmenbedingungen Ihrer Miete. Bei etwas größeren Unternehmen muss ebenfalls ein Informationsbrief an die Mitarbeiter herausgegeben werden, um diese über die anstehende Veränderung zu informieren. Das Gleiche gilt auch für die Kunden. Richten Sie diesbezüglich am besten eine Notfallnummer ein, unter der auch während des Umzugs die Wünsche der Kunden entgegengenommen werden können.

Darüber hinaus müssen viele weitere wichtige Stellen über den Umzug informiert werden. Insbesondere sollten Sie Ihren Steuerberater, das Finanzamt und sämtliche Ihrer Versicherungen über den Umzug Informieren. Unter Umständen muss ebenfalls der Eintrag im Handelsregister sowie der Eintrag im Telefonbuch abgeändert werden.

In bestimmten Fällen müssen Handwerker beauftragt werden, um Renovierungsarbeiten am alten oder neuen Standort durchzuführen. Beachten Sie dabei, dass die meisten Unternehmen während der Sommermonate vollständig ausgelastet sind, sodass Sie sich dringend frühzeitig um einen Termin kümmern sollten. Im Winter kommt es hingegen in der Regel zu Engpässen bei Heizungstechnikern.

Darüber hinaus sollte sich während des Umzugs um die IT-Einrichtung am neuen Standort gekümmert werden. Führen Sie ein technisches Unternehmen, so haben Sie den Vorteil, dass Sie sich selbst um die Installation des Telefons und anderer technische Geräte kümmern können. Andernfalls sollten Sie auch hier einen Fachmann beauftragen. Vor allem das Telefon sollte schnellstmöglich funktionsfähig sein, damit Ihre Geschäftspartner schnell wieder mit Ihnen Kontakt aufnehmen können.

Letztlich sollten Sie sämtliche Zählerstände ablesen und zur Sicherheit einige Fotos von ihnen anfertigen. Danach sollten Sie überprüfen, ob alle Heizkörper vollständig abgeschaltet sind. Beim Auszug dürfen Sie natürlich auch Ihren alten Vermietern nicht vergessen. Beispielsweise sollte die Schlüsselrückgabe mit dem Vermieter oder dem Hausmeister für den Tag des Auszugs vereinbart werden. Da in einem Unternehmen für gewöhnlich mehrere Mitarbeiter über einen Schlüssel verfügen, sollten Sie sich rechtzeitig alle Schlüssel aushändigen lassen, um bei der Schlüsselrückgabe alle Schlüssel übergeben zu können. Fertigen Sie hierzu unbedingt ein Übergabeprotokoll an.


Checkliste:

 

  • alten Mietvertrag kündigen
  • Informationsbrief an Mitarbeiter und Kunden verschicken
  • Notfallnummer für den Umzug einrichten
  • Steuerberater und Finanzamt benachrichtigen
  • Versicherungen über den Umzug informieren
  • gegebenenfalls Eintrag im Handelsregister oder im Telefonbuch ändern
  • bei Bedarf Renovierungsarbeiten beauftragen
  • EDV-Anlagen Installieren lassen
  • Schlüssel von allen Mitarbeitern aushändigen lassen
  • eine Schlüsselrückgabe mit dem Vermieter oder Hausmeister vereinbaren
  • Übergabeprotokoll der gemieteten Räumlichkeiten anfertigen lassen.

Wichtige Schritte nach einem Umzug

Nach dem Umzug ist der Großteil der Arbeit vollbracht. Es gibt jedoch noch einige Dinge, die Sie direkt nach Ihrem Umzug durchführen und beachten sollten. Beispielsweise müssen Sie sämtliche Rechnungen und Belege, die den Umzug betreffen, für Ihre Steuererklärung aufbewahren und ordnungsgemäß archivieren.

Darüber hinaus sollten Sie die Arbeit der Umzugsfirma gründlich überprüfen. Beim Auspacken aller Geräte und Möbel sollten diese auf Schäden kontrolliert werden. Stellen Sie beispielsweise Schäden fest, die der Speditionsfirma noch nicht gemeldet sind, legen Sie ein ausführliches Protokoll an und fertigen Sie einige Beweisfotos an. Nachdem sämtliche transportierten Gegenstände ausgepackt und kontrolliert wurden, können Sie die entstandenen Schäden bei der Speditionsfirma melden und eventuell ersetzen lassen.

Weiterhin stellt ein Umzug die ideale Gelegenheit für eine ausführliche Grundreinigung der technischen Geräte dar. Sämtliche Telefone, Computer und Küchengeräte sollten gründlich gereinigt werden, um wieder nahezu wie neu auszusehen. Für Kunden und Geschäftspartner kann es sehr abschreckend sein, wenn sich in Ihrem Unternehmen direkt nach dem Umzug dreckige oder verklebte technische Geräte befinden.

Letztlich sollte eine große Einweihungsfeier organisiert werden. Diese bietet Ihnen eine optimale Gelegenheit, um Ihr Unternehmen und Ihren neuen Standort zu vermarkten. Laden Sie hierfür besonders treue Kunden und Ihre alten Nachbarn ein. Eine Einweihungsfeier ist außerdem eine ideale Gelegenheit, um sich bei allen Umzugshelfern zu bedanken.

Insbesondere sollten Sie darauf achten, dass Sie die Presse und Ihre neuen Nachbarn ebenfalls zu der Feier einladen. Dadurch stellen Sie sicher, dass der Umzug Ihres Unternehmens öffentlichkeitswirksam kommuniziert wird, damit Sie kein potentieller Kunde vergebens sucht. Außerdem können Sie sich gleichzeitig mit Ihren neuen Nachbarn bekannt machen, um eine positive Nachbarschaft zu gewährleisten.


Checkliste:

  • Rechnungen und Belege archivieren
  • Geräte und Möbel auf Schäden kontrollieren
  • eventuell Schäden an Speditionsfirma melden
  • technische Geräte reinigen
  • eine Einweihungsfeier ausrichten
  • Presse und neue Nachbarn zur Einweihungsfeier einladen

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1 Kommentar

  1. Super Beitrag! Unser Büro wird nun auch demnächst umziehen und wir sammeln alle schon fleißig nach Tipps wie wir den Umzug am Besten meistern können. Nun haben wir uns überlegt ein Transportunternehmen zu beauftragen und die Mitarbeiter dort haben sicherlich auch noch ein paar hilfreiche Tipps.

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