Bürostuhl steuerlich absetzen

So setzen Sie Ihren neuen Bürostuhl von der Steuer ab
Eine ergonomische Büroausstattung steigert nicht nur die Produktivität. Auch die Gesundheit profitiert davon, schließlich ist langes und vor allem falsches Sitzen purer Stress für unseren Körper. Im Sitzen verlangsamt sich unser Stoffwechsel, wir verbrauchen also weniger Kalorien und werden schneller dick.

Darüber hinaus ist eine falsche Sitzhaltung schuld an zahlreichen degenerativen Leiden, die von chronischen Kopfschmerzen bis zum Bandscheibenvorfall reichen. Während sich ersteres leider nicht ändern lässt, können ein guter Schreibtisch und ein qualitativ hochwertiger Bürostuhl aber sehr wohl dazu beitragen, dass Ihre tägliche Arbeit Sie nicht krank macht. Es lohnt sich also, in eine gute Büroausstattung zu investieren, die beruflich genutzt wird.

Das gilt umso mehr, als auch Freiberufler und Gewerbetreibende diese nicht vollständig aus der eigenen Tasche bezahlen müssen, sondern die damit verbundenen Kosten von der Steuer absetzen können. Auch Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die ein häusliches Arbeitszimmer benötigen und dieses selber ausstatten, können dafür Werbungskosten steuerlich geltend machen. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, worauf Sie achten müssen, damit Sie auch steuerlich das meiste aus Ihren schönen und gesunden neuen Büromöbeln herausholen.

Büromöbel als Betriebsausgaben absetzen

Büromöbel absetzen - so geht´s
Büromöbel absetzen – so geht´s
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Selbständige, also Freiberufler und Gewerbetreibende, dürfen ihre Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Betriebsausgaben sind gemäß § 4 Abs. 4 EStG die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Sie können also alle Anschaffungen steuerlich geltend machen, die Sie beruflich oder gewerblich nutzen.

Die größten Posten sind hier üblicherweise die Personalaufwendungen, die Materialaufwendungen sowie Mieten und Pachten, Kreditzinsen und die Ausgabe für den Firmen-Pkw. Selbstverständlich generiert aber auch die Ausstattung des Büros mit Möbeln für die berufliche Nutzung und technischen Geräten Betriebsausgaben. Als Unternehmer müssen Sie dabei, zumindest aus steuerlichen Gründen, weder wirtschaftlich noch vernünftig vorgehen. Ob Sie sich von der heimischen Garage aus selbständig machen oder sofort ein Büro auf dem Kurfürstendamm anmieten, entscheiden Sie selbst. Das gleiche gilt für die Büromöbel.

Auch hier entscheiden Sie, ob Sie sich auf einer Bananenkiste den Rücken ruinieren oder in einen hoch-ergonomischen Bürostuhl mit Synchromechanik und Lordosenstütze investieren. Ausnahmen von dieser Regel gelten nur bei bestimmten Luxusgütern, die nicht nur den Betrieb, sondern auch die private Lebensführung tangieren. Wenn Sie sich zum Beispiel einen Nobel-Sportwagen als Dienstfahrzeug anschaffen und diesen dann aber ganz überwiegend privat nutzen, könnte das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug verweigern. Beim „Porsche“ unter den Bürostühlen besteht diese Gefahr allerdings nicht denn ein Bürostuhl wird als notwendiges Arbeitsmittel anerkannt.

Wie werden Büromöbel abgeschrieben?

Belege sammelnDie Anschaffungs- oder Herstellungskosten (AHK) für ein Wirtschaftsgut können im Jahr der Anschaffung in aller Regel nicht in voller Höhe, sondern nur anteilig abgezogen werden. Es gibt aber eine Ausnahme für sogenannte Geringwertige Wirtschaftsgüter, kurz GWG genannt.

Im Jahr 2018 wurde der Schwellenwert für GWG von 410 Euro auf 800 Euro erhöht. Büromöbel, die, ohne Umsatzsteuer, nicht mehr als 800 Euro gekostet haben, können Sie seither sofort in voller Höhe von der Steuer absetzen (§ 6 Abs. 2 EStG). Wenn Sie als Unternehmer eine größere Zahl von Büromöbeln anschaffen, können Sie diese sogar zur steuerlichen Gestaltung nutzen und die Ausgaben in Jahre verschieben, in denen Sie einen höheren Gewinn erwarten. Gemäß § 6 Abs. 2a EStG steht Ihnen nämlich auch die sogenannte Pooling-Lösung offen. Demnach dürfen Sie Wirtschaftsgüter, deren AHK (ohne Umsatzsteuer) sich zwischen 250 und 1.000 Euro bewegen in einen Sammelposten einstellen und über 5 Jahre abschreiben.

Kaufen Sie für sich und Ihre Beschäftigten 20 hochwertige Bürostühle im Wert von 800 Euro je Stuhl, können Sie also im Jahr der Anschaffung 16.000 Euro von der Steuer absetzen oder alternativ jeweils 3.200 Euro in den nächsten fünf Jahren. Büromöbel, deren AHK ohne Umsatzsteuer 1.000 Euro übersteigen müssen dagegen zwingend gemäß den steuerlichen AfA-Tabellen abgeschrieben werden. Die Nutzungsdauer beträgt derzeit (Stand 2019) 13 Jahre.

Welche Regeln gelten für Arbeitnehmer?

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können gemäß § 9 Abs. 1 EStG Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen als Werbungskosten absetzen
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können gemäß § 9 Abs. 1 EStG Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen als Werbungskosten absetzen. Foto: Syda Productions / fotolia.com
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können gemäß § 9 Abs. 1 EStG Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen als Werbungskosten absetzen. Zu den Werbungskosten zählen neben den Fahrkosten zum Arbeitsplatz auch Ausgaben für Fachliteratur, für die Weiterbildung oder eben für das heimische Arbeitszimmer und dessen Ausstattung. Das heimische Arbeitszimmer gibt oft Anlass zum Streit, da die Finanzämter die Anerkennung von einer ganzen Reihe von Faktoren abhängig machen.

Zum Beispiel davon, dass dem Betroffenen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Das nehmen die Finanzbehörden regelmäßig bei Lehrern oder bei abhängig beschäftigten Außendienstlern an. Wenn Ihnen Ihr Arbeitgeber dagegen ein Büro zur Verfügung stellt und Sie nur regelmäßig Arbeit mit in die eigenen vier Wände nehmen, dann scheidet die Anerkennung des häuslichen Arbeitszimmers regelmäßig aus. Arbeitsmittel sind von dieser Vorschrift aber nicht betroffen.

Büromöbel und technische Geräte können Sie trotzdem steuerlich geltend machen. Voraussetzung ist hier lediglich, dass Sie sie nahezu ausschließlich für berufliche Zwecke verwenden. Das Merkmal beruflich ist auch dann erfüllt, wenn Sie die Büroausstattung für Fortbildungszwecke nutzen. Wenn Sie also etwa Ihre Doktorarbeit schreiben oder eine Sprache lernen, die Sie für Ihren Beruf brauchen. Für Studenten gelten allerdings Sonderregeln, die wir ein einem der nächsten Abschnitte erläutern.

Die private Nutzung der Büromöbel, zum Beispiel für das „Spaß-Surfen“ im Internet oder für Computerspiele, muss allerdings unterbleiben oder darf nur unwesentlich sein. In diesem Fall spielt es auch keine Rolle, wo die Büromöbel stehen. Wenn Sie sich einen Schreibtischstuhl anschaffen und sich damit zum Arbeiten an den Küchentisch in der Wohnung setzen, können Sie die Aufwendungen für den Stuhl dennoch als Werbungskosten geltend machen.

Anders sieht es dagegen mit dem Tisch aus, da Sie diesen wohl auch nutzen werden, um dort zu essen oder Lebensmittel zuzubereiten. Die private Nutzung ist dann nicht mehr unwesentlich.

Auch für Arbeitnehmer gilt, dass Sie Büromöbel nur dann im Jahr der Anschaffung in voller Höhe absetzen dürfen, wenn es sich um GWG handelt. Das einzelne Möbelstück darf also nicht mehr als 800 Euro gekostet haben. Andernfalls müssen die Kosten über 13 Jahre verteilt geltend gemacht werden. Die Pooling-Lösung gibt es nur für Unternehmer.

So können Sie Büromöbel als Sonderausgaben oder als außergewöhnliche Belastungen absetzen

Büromöbel als Sonderausgaben oder als außergewöhnliche Belastungen absetzen
Büromöbel als Sonderausgaben oder als außergewöhnliche Belastungen absetzen
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Die Aufwendungen für die erste Berufsausbildung, sofern es sich nicht um eine klassische Lehre handelt, bei der Sie abwechselnd lernen und arbeiten, können leider nicht als Werbungskosten angegeben und abgesetzt werden. Betroffen sind hiervon insbesondere junge Leute, die ihr erstes Studium noch nicht abgeschlossen haben.

Wer nebenbei jobbt und steuerpflichtige Einnahmen hat, dem bleibt aber noch ein Steuerschlupfloch. Aufwendungen für die eigene Berufsausbildung gelten gemäß § 9 Absatz 6 und § 10 Absatz 1 Nr. 7 EStG als sogenannte Sonderausgaben, die bis zur Höhe von maximal 6.000 Euro bei Alleinstehenden und 12.000 Euro bei Ehepaaren abzugsfähig sind. Wenn Sie sich also einen guten Schreibtisch und einen hochwertigen Bürostuhl für zuhause anschaffen, um dort für die Prüfungen zu büffeln, können Sie die Ausgaben bis zur genannten Höhe als Sonderausgaben deklarieren.

Unter bestimmten Voraussetzungen dürfen Sie einen guten Bürostuhl sogar dann von der Steuer absetzen, wenn Sie ihn überwiegend oder sogar ausschließlich privat nutzen. Dann muss es dafür aber medizinische Gründe geben. Zum Beispiel nach einer Operation oder einem Unfall. Es kann allerdings auch schon ausreichen, dass ein besonders guter Bürostuhl als prophylaktische Maßnahme, zum Beispiel nach einen diagnostizierten Bandscheibenvorfall, angezeigt ist.

In diesem Fall können die Ausgaben als außergewöhnliche Belastungen geltend gemacht werden. Das gilt aber nur dann, wenn die sogenannte Zumutbarkeitsschwelle überschritten ist. Die Schwellenwerte sind in § 33 EStG geregelt. Für Singles ohne Nachwuchs liegt die Zumutbarkeitsgrenze bei einem Einkommen bis 15.340 Euro bei 5 Prozent der Gesamteinkünfte. Ein Steuerabzug ist in diesem Fall erst möglich, wenn die außergewöhnlichen Belastungen den Betrag von 767 Euro pro Jahr überschreiten.

Wenn Sie andere Ausgaben für die Gesundheit tätigen, etwa teure Medikamente einnehmen oder für Heilanwendungen bezahlen, dürfen Sie die Ausgaben für einen neuen Schreibtischstuhl aber zu diesen Kosten hinzurechnen. Die Zumutbarkeitsgrenze ist dann bei Personen mit eher geringem Einkommen schnell überschritten.

Ein Tipp zum Schluss

Finanzämter sind extrem pingelig. Während Selbständige ohnehin die für sie geltenden Buchführungsvorschriften beachten und Rechnungen zehn Jahre aufbewahren müssen, gibt es für abhängig Beschäftigt keine vergleichbaren Regelungen. Schauen Sie aber ins Kleingedruckte Ihres Steuerbescheids. Steht dort, dass dieser unter Vorbehalt ergangen ist, kann das Finanzamt diesen auch ohne vorliegen besonderer Gründe aufheben und Ihre Steuererklärung nochmals prüfen.

Dann werden meist auch Belege angefordert. Die Rechnung für Ihre neuen Büromöbel heben Sie deshalb besser auf, bis die Steuer für den betreffenden Zeitraum endgültig festgesetzt worden ist.

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