Büromaterial und Arbeitsmittel von der Steuer absetzen – das sind die Regeln

Gerade für Unternehmer und Selbständige ist die Anschaffung von Materialien für das eigene Büro, ebenso wie die Einrichtung für das Office, ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor. Besonders bei der ersten Einrichtung kommen mitunter hohe Kosten auf die Selbständigen zu. Um die Kosten geringer zu halten empfiehlt es sich natürlich, die entsprechenden Anschaffungen mit der Steuer zu verrechnen. Immerhin handelt es sich um Materialien, die für die eigene Tätigkeit notwendig sind und sind daher in der Regel auch von der Steuer absetzbar. Wie so oft, wenn es um Erleichterungen für die Steuern geht, muss auch hier einiges beachtet werden.

Arbeitsmittel von der Steuer absetzen – lohnt es sich wirklich?

Die Entlastung bei der Steuer soll dazu ermutigen, dass besonders die Unternehmer, die noch am Anfang stehen, keine zu hohen Kosten dafür haben, dass sie überhaupt mit ihrer Tätigkeit beginnen können. / Foto: StockPhotoPro / fotolia.com
Die Entlastung bei der Steuer soll dazu ermutigen, dass besonders die Unternehmer, die noch am Anfang stehen, keine zu hohen Kosten dafür haben, dass sie überhaupt mit ihrer Tätigkeit beginnen können. / Foto: StockPhotoPro / fotolia.com

Viele junge Unternehmer, Studenten und Freiberufler verzichten auf die Möglichkeit, ihre Arbeitsmittel und Büromaterialien von der Steuer abzusetzen. Das ist ein Fehler. Wer schon einmal einen Einkauf getätigt hat, um das Büro mit den nötigen Materialien zu füllen, weiß, wie teuer so etwas werden kann. Die Entlastung bei der Steuer soll dazu ermutigen, dass besonders die Unternehmer, die noch am Anfang stehen, keine zu hohen Kosten dafür haben, dass sie überhaupt mit ihrer Tätigkeit beginnen können. Dass trotzdem so viele Personen darauf verzichten liegt an dem Irrglauben, dass der Aufwand hinter der steuerlichen Absetzung viel höher ist als der Nutzen.

Tatsächlich kann eine Vielzahl von Arbeitsmitteln und Büromaterialien zumindest zum Teil von der Steuer abgesetzt werden. Das beginnt bei Fachliteratur, die unmittelbar mit der eigenen Tätigkeit zu tun hat und endet mit dem PKW, der auch für die Arbeit genutzt wird. Diese Möglichkeiten stehen übrigens nicht nur für Unternehmer, Freiberufler und Existenzgründer zur Verfügung. Auch Auszubildende und Studenten haben die Möglichkeit, eine Vielzahl ihrer Arbeitsmittel von der Steuer abzusetzen und bei der teuren Anschaffung dieser Dinge zu sparen.

Wichtig ist dabei vor allem, dass man sich ein wenig mit den Eigenarten beschäftigt, die mit steuerlicher Absetzbarkeit zu tun haben. Dabei wird bei einem Unternehmer zum Beispiel zwischen jenen Dingen unterschieden, die direkt abgesetzt werden können und Anschaffungen, die über eine feste Zeit abgeschrieben werden müssen. Am Anfang mag die Materie noch komplex erscheinen aber es ist relativ einfach sich einzuarbeiten.

Welche Materialien sind von der Steuer absetzbar?

Generell sind Gesetzgeber und Finanzamt relativ kulant, wenn es um die Absetzung von Arbeitsmaterialien und Ausstattungen geht. Als Faustregel gilt, dass alles abgesetzt werden kann, was für den täglichen und dauerhaften Betrieb der eigenen Unternehmung notwendig ist. Dazu gehören im Fall der Ausstattung zum Beispiel:
Schreibtisch, Schreibtischstuhl, Tischlampe und ähnliche Dinge rund um den eigenen Arbeitsplatz.
Aktenschränke und ähnliche Einrichtungen zur Lagerung, die im Büro eingesetzt werden.
Teppiche, einfaches Dekor, Möbel für Besprechungen und ähnliche Dinge, in einem angemessenen Rahmen.

Alles, was in der heutigen Zeit für ein Büro benötigt wird, kann am Ende auch von der Steuer abgesetzt werden. Dabei kontrolliert das Finanzamt nur in seltenen Situationen den Einzelfall. Allerdings sollte darauf geachtet werden, dass die Anschaffungen in einem akzeptablen Rahmen bleiben. Wer einen ergonomischen Luxusstuhl als Büromöbelstück von der Steuer absetzen möchte, kann schon einmal mit kritischen Fragen vom Finanzamt konfrontiert werden.

Welche Büromaterialien können von der Steuer abgesetzt werden?

Auch Fachliteratur kann von der Steuer abgesetzt werden. / Foto: TIMDAVIDCOLLECTION / fotolia.com
Auch Fachliteratur kann von der Steuer abgesetzt werden. / Foto: TIMDAVIDCOLLECTION / fotolia.com

Zwar sind die Kosten für Materialien der täglichen Arbeit in der Anschaffung weitaus geringer als etwa Möbelstücke, hier ist es aber vor allem die Masse. Im Laufe eines Jahres können viele Blöcke, Stifte, Taschenrechner, Druckerpapier und ähnliche Dinge eingekauft werden. Auch hier gilt, dass eine Vielzahl dieser Dinge von der Steuer abgesetzt werden kann. Dazu zählen übrigens auch Dinge wie Fachliteratur: Ein Abo für die Fachzeitschrift der eigenen Branche kann durchaus als Literatur gesehen werden. Möchte ein Programmierer also jeden Monat das populäre Fachmagazin der Branche erhalten, ist dieses als Literatur von der Steuer abzusetzen. Ähnliches gilt dann, wenn der Laptop für die Arbeit benötigt wird oder man sich einen Drucker anschafft.

Die Feinheiten zwischen Absetzung und Abschreibung

Die Herausforderung liegt weniger darin möglichst viele Lücken oder Dinge zu finden, die am Ende von der Steuer abgesetzt werden können. Ein Grund dafür, dass so viele Freiberufler und Unternehmer darauf verzichten, sind die auf den ersten Blick komplexen Regeln für die Absetzung. Tatsächlich ist es aber relativ einfach:

Gegenstände mit einem Netto-Einkaufswert von unter 410 Euro können direkt von der Steuer abgesetzt werden.

Ist ein Gegenstand, etwa ein Schreibtisch, in seinem Wert über diesen 410 Euro, muss er über eine feste Dauer abgeschrieben werden. In diesem konkreten Fall wären es zum Beispiel 13 Jahre. Der Wert des Tisches wird also durch 13 geteilt und kann in dieser Höhe jedes Jahr abgesetzt werden.
Dazu kommt die Möglichkeit den Sammelposten der geringwirtschaftlichen Güter zu nutzen. Diese lassen sich über 5 Jahre abschreiben, wenn der Wert zwischen 150 und 1000 Euro liegt.

Es kann am Anfang ein wenig kompliziert sein, sich in die Feinheiten für das Absetzen von Betriebsmitteln und Büroausstattung einzulesen. Daher kann es sich lohnen, wenn man sich für diese Fragen einen Experten, etwa einen Steuerberater, sucht. Dieser kennt die genauen Laufzeiten für Abschreibungen und kann außerdem darüber informieren, welche eigenen Anschaffungen ebenfalls von der Steuer abgesetzt werden können. Die Kosten für einen Steuerberater sind besonders im Fall von Unternehmensgründern mit geringen Umsätzen recht gering, weswegen es lohnenswert ist, sich direkt zum Anfang der eigenen Existenzgründung Tipps von diesen Experten zu holen.

Anschaffungen im Überblick behalten und Quittungen aufbewahren

Wer von den Vorteilen profitieren möchte, die damit verbunden sind Materialien von der Steuer abzusetzen, muss auch in den eigenen Unterlagen Ordnung halten. / Foto: prachid / fotolia.com
Wer von den Vorteilen profitieren möchte, die damit verbunden sind Materialien von der Steuer abzusetzen, muss auch in den eigenen Unterlagen Ordnung halten. / Foto: prachid / fotolia.com

Eines der größeren Probleme rund um steuerrechtliche Themen bei Gründern und Unternehmern ist weniger mit der Frage der Absetzbarkeit als mit zu geringer Ordnung bei den eigenen Unterlagen verbunden. Wer von den Vorteilen profitieren möchte, die damit verbunden sind Materialien von der Steuer abzusetzen, muss auch in den eigenen Unterlagen Ordnung halten. Dazu gehört zum Beispiel eine genaue Übersicht über die eigenen Anschaffungen. Zudem ist es wichtig, dass man die Quittungen aufbewahrt, die mit den Einkäufen verbunden sind.

Nur auf diese Weise ist es möglich, bei Nachfragen seitens der Finanzämter entsprechende Belege liefern zu können. Oftmals scheitert es an einer mangelnden Organisation in den ersten Jahren und erst nach den ersten Schwierigkeiten wird darauf geachtet. Wer von Beginn an eine gute Organisation der eigenen Papiere hat, wird am Ende auch mehr von der steuerlichen Absetzbarkeit profitieren.

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