Briefe im Büro – Wer darf geschäftliche und private Post öffnen?

Heute widmen wir uns dem Thema Briefverkehr im Unternehmen und klären die Frage, wer welche Briefe überhaupt öffnen darf.

Wie ist der betriebliche Schriftverkehr geregelt?

Briefe im Büro
Für die Annahme von Briefen sollte es im Unternehmen klare Regeln geben / Foto: UBER IMAGES / Fotolia.com

Für das Handling eingehender Post treffen Unternehmen in der Regel eigene Richtlinien. Generell kann man jedoch sagen, dass “normale” Post (Infopost, Kataloge, Geschäftsbriefe, Rechnungen etc.) von jedem Mitarbeiter der Firma entgegen genommen werden dürfen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Post auch von jedem Mitarbeiter geöffnet werden darf! Schwierig wird es bei besonderen Briefen, wie dem Übergabe-Einschreiben, der Nachnahme oder bei Schriftstücken mit der Bezeichnung Eigenhändig.

Für diese besonderen Fälle kann eine Postvollmacht ausgestellt werden. Diese erleichtert und beschleunigt die Postbearbeitung. Erteilt werden kann diese einer oder mehreren Personen. Unterschieden wird dabei:

Die Innenvollmacht

Voraussetzung hierfür ist eine schriftliche Erklärung. Dabei muss jedoch ausdrücklich vermerkt sein, dass eigenhändig auszuhändigende Sendungen an den Bevollmächtigten übergeben werden dürfen. Vordrucke für die Vollmacht sind in Filialen der Post erhältlich.

Eine weitere Möglichkeit ist die Generalvollmacht

Der Bevollmächtigte darf in diesem Fall alle an den Empfänger gerichteten Sendungen annehmen. Eingeschlossen sind eigenhändige Sendungen sowie Post- und Zahlungsanweisungen. Die Generalvollmacht muss notariell beglaubigt werden.

Was besagt das Post- und Briefgeheimnis?

 

Nicht jeder Brief darf einfach so geöffnet werden!
Nicht jeder Brief darf einfach so geöffnet werden! / Foto: Imillian / fotolia.com

Alle Briefsendungen unterliegen dem Brief- und Postgeheimnis. Geregelt ist dies im Art. 10 des Grundgesetzes. Das Briefgeheimnis umfasst dabei verschlossene Nachrichten und Urkunden außerhalb der Post.

Das Postgeheimnis schützt jegliche Sendungen, solange diese sich in der Obhut der Post befinden. Alle Mitarbeiter werden dabei auf das Postgeheimnis verpflichtet.

Was gilt grundsätzlich für das Unternehmen bezüglich des Briefgeheimnisses?

Geregelt ist hierbei, dass alle Briefe, die an die Firma adressiert sind, von dazu befugten Mitarbeitern (Postbevollmächtigte/r, Sekretär/in etc.) geöffnet werden dürfen.
Post hingegen, die als persönlich gekennzeichnet ist, darf nur von dem jeweiligen Empfänger geöffnet werden. Für diese Abgrenzung sollte auf dem Brief “persönlich” oder “vertraulich” vermerkt sein.

Wer unbefugt Briefe öffnet verletzt das Briefgeheimnis und macht sich damit strafbar.

Beispiele für die Zuordnung der eingehenden Post

1. Beispiel
Wird zuerst der Firmenname genannt und im Anschluss der Personenname, darf der Brief geöffnet werden. In diesem Fall geht man davon aus, dass die Angabe des Namens die innerbetriebliche Zuordnung und Verteilung erleichtern soll.

Beispiel GmbH
Frau Rabe
Poststr. 99
45456 Essen

2. Beispiel
Wird zuerst der Name der Person genannt und anschließend die Firma, darf der Brief geöffnet werden. Viele Firmen haben jedoch die interne Regelung, dass solch adressierten Briefe als persönlich gelten und es sich nicht um Firmenpost handelt. Somit hängt es von der internen Regelung der Geschäftsführung ab, wie derartige Post behandelt wird.

Frau Rabe
Beispiel GmbH
Poststr. 99
45456 Essen

3. Beispiel
Wird zuerst der Firmenname genannt und im Anschluss erfolgt “vertraulich”, “persönlich”, “eigenhändig” etc. mit Namen, darf der Brief nur vom Empfänger geöffnet werden. Ansonsten stellt dies eine Verletzung des Briefgeheimnisses dar.

Beispiel GmbH
Vertraulich
Frau Rabe
Poststr. 99
45456 Essen

oder:

Vertraulich
Frau Rabe
Beispiel GmbH
Poststr. 99
45456 Essen

Das Handling der eingehenden Post wird meist von jedem Unternehmen individuell festgelegt. Briefe an die Geschäftsführung sollten ungeöffnet an die betreffende Person weitergeleitet werden, da diese sensible Daten enthalten können.

Zusätzliche Vermerke wie z. H. (zu Händen), i. Fa. (in Firma) oder c/o (care of = bei) sind überflüssig.

Regelungen bei der Urlaubs-, Krankheitsvertretung

ArbeitsuWas, wenn man mal krank ist? Foto: Björn Wylezich / fotolia.com
Was, wenn man mal krank ist? / Foto: Björn Wylezich / fotolia.com

Grundsätzlich gelten die gleichen Regelungen wie im normalen Geschäftsverkehr, dass Briefe von einer dritten Person geöffnet werden dürfen. Ist die Post jedoch mit einem Vertraulichkeitsvermerk versehen, ist das Öffnen unzulässig. Eine Ausnahme stellt die ausdrückliche Erlaubnis des Empfängers dar, die schriftlich erfolgen sollte.

Welche Post darf der Chef oder der Vorgesetzte öffnen?

Jegliche Post, außer diese ist mit einem Vertraulichkeitsvermerk gekennzeichnet. Wird der Vermerk vertraulich, persönlich etc. vom Chef oder Vorgesetzten ignoriert, verletzt dieser das Briefgeheimnis. Damit droht auch dem Vorgesetzten eine strafrechtliche Konsequenz.

Innerbetriebliche Regelungen für den Posteingang

In den meisten Firmen wird die eingehende Post von einem Bevollmächtigten, dem Sekretariat oder der Poststelle vorsortiert, geöffnet und verteilt. Existieren keine innerbetrieblichen Regelungen, passiert es häufig, dass Post aus Unwissenheit geöffnet wird. Damit sensible Informationen oder persönliche Post nicht durch Unbefugte gelesen wird, ist es wichtig klare, interne Regelungen für das Handling eingehender Post aufzustellen.

Diese Regelungen sollten schriftlich erfolgen und einheitlich für das gesamt Unternehmen gelten. Geregelt werden kann beispielsweise:
Welche Post geöffnet werden darf und welche ungeöffnet an den Empfänger weiterzuleiten ist.
Regelungen für das Handling bei Abwesenheit: Welche Post darf geöffnet werden und von wem?
Welche Post muss als persönlich angesehen werden, auch wenn diese keinen Vertraulichkeitsvermerk enthält ( Post an die Geschäftsführung, Personalabteilung, Betriebsrat, Briefe von Banken etc. )

Welche Folgen kann das Verletzen des Briefgeheimnisses nach sich ziehen?

Briefgeheimnis verletzt
Wird das Briefgeheimnis verletzt, kann dies nach einer Anzeige mit einer Geld- oder Freiheitsstrafe bestraft werden. / Foto: vege / fotolia.com

Jede Person, die nicht befugt ist Post zu öffnen, macht sich strafbar. Wird das Briefgeheimnis verletzt, kann dies mit einer Geld- oder Freiheitsstrafe bestraft werden.
Voraussetzung dafür ist in der Regel die zur Anzeige gebrachte Verletzung des Briefgeheimnisses.

Grundsätzlich sollten nur Personen eingehende Post öffnen, die dazu befugt sind. Befugte Personen werden in Firmen von der Geschäftsführung bzw. einem Prokuristen bestimmt. Des Weiteren ist es wichtig, dass die Anschrift genau geprüft wird ( siehe die oben genannten Beispiele ), um keine Briefe unbefugt zu öffnen. Einbezogen werden sollte zudem die firmeninterne Regelung zum Umgang mit eingehender Post. Bei Unklarheiten sollte der Vorgesetzte gefragt werden, wie mit dem Schriftstück umzugehen ist.

Abnahme des Briefverkehrs, Zunahme der digitalen Postzustellung

Laut einer Modellrechnung des Ausschusses für Bildung, Forschung und Technikfolgen, wird bis zum Jahr 2020 auf dem deutschen Briefmarkt keine positive Entwicklung mehr stattfinden.
Mit dem größten Rückgang wird in den Bereichen der geschäftlichen und privaten Post gerechnet (1,8 bis 4,8 %). Die Zustellung von Werbe-, und Pressesendungen wird zusätzlich abnehmen, wobei die Werte zwischen 0,4 bis 3,2 % liegen werden.

Im Jahr 2008 belief sich das weltweite Briefaufkommen auf 434 Milliarden Briefe, während dieses im Jahr 2011 bereits um 16 % auf 364 Milliarden Briefe gesunken ist.
Für Postunternehmen bedeutet diese Veränderung Handlungsbedarf, indem Geschäftsfelder aus- und umgebaut werden müssen. Zu denken ist dabei an Zustell- und Abholdienste, flexible Zustellorte sowie die Änderungen der Zustellzeiten. Zustelldienste und Postunternehmen müssten darüber nachdenken ihre Dienstleistungen auszuweiten. Darunter fällt beispielsweise die Ausweitung von Dienstleistungen für alte und pflegebedürftige Menschen. Vorbild ist in diesem Bereich die französische Post mit der Lieferung von Medikamenten (“Portage de Medicaments”) oder “Bonjour Facteur!”.

Der Fortschritt der modernen Technik ermöglicht für Firmen, Behörden und Privatpersonen eine schnellere und flexiblere Übermittlung von Daten in Form von E-Mails. Aufgrund der weiter voranschreitenden Sicherheitsvorkehrungen können auch sensible Daten mit einem hohen Maß an Sicherheit übertragen werden.

 

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