Aufbewahrungspflichten für Unterlagen

Sollten sich bei Ihnen Kisten und Ordner voller alter Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen und Bestellungen türmen, dann lohnt es sich, die Unterlagen zu sortieren. In Deutschland sind Sie nicht dazu verpflichtet, alles aufzubewahren. Schaffen Sie deshalb Ordnung, indem Sie wegwerfen, was nicht laut Gesetz aufbewahrt werden muss.

Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?

Geschäftsunterlagen müssen beispielsweise nur über einen bestimmten Zeitraum eingelagert werden. Dabei unterscheidet man Unterlagen, die für sechs Jahre aufbewahrt werden müssen und Unterlagen, die zehn Jahre aufbewahrt werden müssen.

Ordner im Büro
Foto: Bacho Foto / fotolia.com

Beachten Sie bei diesen Fristen jedoch, dass sich manche Aufbewahrungsfristen nicht auf den Tag nach Ende des Geschäftsjahres beziehen.

Bei einigen Dokumenten beginnt die Frist zur Aufbewahrung erst nach Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Entscheidend ist hier nicht das Ausstellungsdatum des betreffenden Dokuments, sondern die letzte vorgenommene Eintragung. Daher ist es zwingend notwendig, die letzte Eintragung zu überprüfen, bevor Sie ein Dokument in den Reißwolf geben.

Beispielsweise darf ein Jahresabschluss, der das Kalenderjahr 2002 thematisiert, erst im Jahr 2014 entsorgt werden. Das liegt daran, dass der Jahresabschluss für das Kalenderjahr 2002 jeden einzelnen Tag des Jahres berücksichtigen muss. Er kann also in keinem Fall bereits im Jahr 2002 fertiggestellt werden, sondern wird erst im Jahr 2003 vollendet.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt also nicht wie häufig angenommen am 1. Januar 2003, sondern am 1. Januar 2004. Addiert man auf dieses Datum die gesetzlich vorgeschriebenen zehn Jahre Aufbewahrungsfrist, ergibt sich ein frühester Entsorgungstermin am 1. Januar 2014.

Grundsätzlich kann davon ausgegangen werden, dass sämtliche Unterlagen, die einen geschäftlichen Vorgang beschreiben, aufbewahrt werden müssen. Hierzu zählen im Speziellen Vollmachten, Verträge, Rechnungen und Belege über die verschiedenen Kosten. Informieren Sie sich deshalb unbedingt bei Ihrem Steuerberater, bevor Sie größere Mengen von Akten vernichten.


Welche Unterlagen sollten lieber vernichtet werden?

Viele Unternehmen lagern sämtliche Unterlagen sicherheitshalber ein und verzichten auf eine Vernichtung. Da Ihnen durch die Lagerung, für die keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt, Lagerkosten für das Unternehmen entstehen, sollten Sie Ihre Dokumente regelmäßig überprüfen. Beispielsweise können viele Dokumente, die älter als zehn Jahre sind, problemlos vernichtet werden.

Achten Sie hierbei jedoch unbedingt auf das Datum der letzten Änderung. In 2016 können Sie beispielsweise nahezu alle Unterlagen vernichten, die zuletzt im Jahr 2005 bearbeitet wurden. Alte Rechnungen und Jahresabschlüsse aus dem letzten Jahrhundert sollten also lieber vernichtet werden, um wertvollen Platz zu sparen.

Hierbei ist jedoch etwas Vorsicht geboten. Nicht alle Unterlagen können nach zehn Jahren bedenkenlos vernichtet werden. Sämtliche Baubücher, Baugenehmigungen und sonstige Unterlagen, die ein Bauwerk oder ein Grundstück thematisieren, müssen unter Umständen über die gesamte Lebensdauer des Bauwerks aufbewahrt werden.

Prüfen Sie deshalb genau, welche der eingelagerten Unterlagen Sie in einem laufenden Kalenderjahr bedenkenlos vernichten können. Grundsätzlich sollten alle Unterlagen vernichtet werden, die nicht gesetzlich aufbewahrt werden müssen.


Was für Möglichkeiten für die Archivierung gibt es?

 

Ordner auf dem Schreibtisch
Foto: Andrii Kozachenko / fotolia.de

Es ist unvorteilhaft, sämtliche Unterlagen einfach in einer großen Kiste oder im Keller zu lagern. Eine gute Archivierung gibt Ihnen die Möglichkeit, bei Bedarf an jedes Dokument völlig problemlos zu gelangen und ein spezielles Dokument bei Bedarf schnell wiederzufinden.

Um dies zu ermöglichen, haben sich verschiedene Verfahren der Archivierung gebildet.

Grundsätzlich unterscheidet man heute zwischen einer digitalen Archivierung und einer materiellen Archivierung. Bei der materiellen Archivierung hat sich ein thematisches Ablagesystem bewährt. Hierbei legt man sich einen Ordner oder einen Aktenschrank an, in den sämtliche Unterlagen einsortiert werden, die ein bestimmtes Thema behandeln oder einem bestimmten Dokumententyp angehören.

Die erste Seite eines jeden Ordners sollte vorzugsweise ein Deckblatt sein, worauf sämtliche Beiträge und Kündigungsfristen der eingelagerten Verträge notiert werden.

Besonders bewährt hat sich in letzter Zeit die Verwendung einer stehenden Ablage. Dadurch können alle Ordner auf einen Blick überflogen werden und wichtige Unterlagen werden so binnen kürzester Zeit gefunden. Die besten Ergebnisse kann man erzielen, indem sämtliche Unterlagen innerhalb der Fächer in verschiedene Ordner und Mappen unterteilt werden. Eines dieser Fächer beinhaltet beispielsweise sämtliche Unterlagen über abgeschlossene Versicherungen und ein anderes Fach die Nachrichten bezüglich eines Finanzierungsvertrages.

Darüber hinaus kann es äußerst nützlich sein, verschiedene Farben für einzelne Familienmitglieder oder Abteilungen eines Unternehmens einzuführen. Dadurch erkennt man bereits auf den ersten Blick, ob ein bestimmter Aktenschrank oder Ordner Dokumente einer bestimmten Person oder Dienststelle beinhaltet.

Trotz einiger Risiken hat sich darüber hinaus die digitale Archivierung sowohl in Unternehmen als auch in privaten Haushalten etabliert. Bei dieser Form der Archivierung sollte darauf geachtet werden, über ausreichend Backups zu verfügen, um nicht versehentlich durch einen Stromausfall wichtige Unterlagen nachhaltig zu verlieren.

Die Vorteile der digitalen Archivierung bestehen darin, dass einzelne Unterlagen mithilfe ausgeklügelter Suchalgorithmen besonders einfach wiedergefunden werden können. Außerdem ist deutlich weniger Lagerplatz notwendig, um eine große Menge von Daten einzulagern.


Wie schaffe ich ein System, bei dem ich Unterlagen wiederfinde?

 

Aktenschrank für die wichtigsten Unterlagen
Ein Aktenschrank für die wichtigsten Unterlagen

Ein System zu schaffen, bei dem man die eingelagerten Unterlagen problemlos wiederfindet, ist nicht besonders schwer. Das beste Hilfsmittel beim Finden eingelagerter Unterlagen ist eine saubere und logische Beschriftung. Unabhängig davon, ob es sich bei dem verwendeten System um eine Lagerung in einem Ordner oder einem Aktenschrank handelt, können die Teilbereiche des Lagersystems beschriftet werden.

Je größer das Lager ist, umso mehr Beschriftungen sind für ein sauberes System notwendig. Während in einem kleinen Ordner bereits weniger Klebezettel und Lesezeichen ausreichen, um Unterlagen einer bestimmten Rubrik zu finden, müssen bei Aktenschränken und ganzen Lagerhallen sogar die einzelnen Fächer und Regale sauber beschriftet werden. Eine thematische wie auch zeitliche Trennung aller Unterlagen sorgt dafür, dass Sie ein Dokument schnellstmöglich wiederfinden, wenn Sie genau wissen, nach was Sie suchen.

Sollten Sie sich für eine digitale Archivierung entschieden haben, verläuft das Suchen nach einem bestimmten Dokument wesentlich einfacher und schneller. Die meisten digitalen Archivierungssysteme verfügen über eine Suchfunktion, die sämtliche Datensätze auf Ihre Suchanfrage überprüft und Ihnen das passende Dokument schnellstmöglich bereitstellt.

Warum sind in Unternehmen Schränke geeigneter als Boxen?

In einem Unternehmen fallen täglich zahlreiche Geschäftsprozesse an. Während ein privater Haushalt problemlos mit einem einzigen Ordner oder einer kleinen Box zurechtkommt, um wichtige Unterlagen griffbereit zu lagern, füllen sich abhängig von der Größe des Unternehmens Fächer oder sogar Schränke binnen weniger Tage.

Darüber hinaus ist in einem Unternehmen eine deutlich größere Differenzierung der angesammelten Dokumente notwendig, um den Überblick zu behalten. Statt alle Unterlagen zu Lohn- und Gehaltszahlungen in einer einzigen Box zu lagern, ist es deutlich übersichtlicher, einen ganzen Schrank für die Lagerung der Unterlagen der Lohnbuchhaltung zu führen. In diesem können einzelne Fächer und Boxen über verschiedene Abteilungen und Filialen angelegt werden und dadurch eine übersichtliche Lagerung vereinfachen.

Weiterhin besitzen die zahlreichen Dokumente unterschiedliche Verjährungsfristen. Deshalb bietet es sich an, für jedes Kalenderjahr einen eigenen Schrank bzw. ein eigenes Fach anzulegen. Außerdem kann es vorteilhaft sein, für jeden Dokumententyp ein eigenes Regal oder Fach zu verwenden, damit die Entsorgung von alten Unterlagen nahezu automatisiert stattfinden kann.

Insbesondere die schiere Menge an Unterlagen macht es notwendig, dass Unternehmen ihre Unterlagen in Schränken, Räumen oder ganzen Hallen Lagern und nicht in einzelnen Boxen wie die meisten privaten Haushalte.

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