Arbeitsplatz aufräumen – so geht es ordentlich in den Feierabend

Wer im Berufsalltag viel am Schreibtisch sitzt, braucht eine gute Struktur. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Klebezettel und Stapelprinzip lenken nämlich nicht nur ab – sie stören sogar ganz erheblich unsere Konzentration. Wir möchten Ihnen nachfolgend gern ein paar wertvolle Tipps geben, wie Sie den Schreibtisch nach Feierabend ganz einfach aufgeräumt hinterlassen können.

Warum lohnt es sich, einen aufgeräumten Schreibtisch zu haben?

Chaos auf dem Schreibtisch
Chaos auf dem Schreibtisch mindert Produktivität und Kreativität
Foto: Elnur / fotolia.com
Wie bereits in der Einleitung erwähnt, spart ein aufgeräumter Schreibtisch Zeit und Nerven. Das ist unerlässlich, wenn Sie einen sehr stressigen Arbeitsalltag haben, bei dem Sachverhalte möglichst kurzfristig abgearbeitet werden müssen. Aber auch im Krankheitsfall ist ein gut strukturierter Schreibtisch sehr wichtig. Nur so kann sich eine Vertretung effizient um die Bearbeitung Ihrer Belange kümmern.

In der Hauptsache geht es allerdings darum, dass Sie die Übersicht behalten und wichtige Arbeitsmaterialien immer sofort zur Hand haben. Neuesten Studien zufolge verbringen deutsche Angestellte nämlich rund 10% ihrer Zeit damit, etwas an ihrem Arbeitsplatz zu suchen.

Noch deutlicher wird diese Statistik, wenn man sie so betrachtet: Rund 70 Tage im Jahr verbringen Arbeitnehmer mit Suchen. Und während dieser Zeit bleiben wichtige Vorgänge unbearbeitet. Das ist längst noch nicht Alles: In einer anonymen Befragung unter Vorgesetzten gaben fast 90% an, Arbeitnehmer mit aufgeräumtem Schreibtisch bei einer Beförderung vorzuziehen. Das liegt in den Augen der Unternehmer daran, dass ein aufgeräumter Arbeitsplatz mit Seriosität sowie Effizienz gleichgesetzt wird.

Wie schaffe ich eine Routine, meinen Schreibtisch täglich ordentlich zu hinterlassen?

Um Ihr Vorhaben in die Tat umzusetzen, sollten Sie zunächst eine kurze Bestandsaufnahme von Ihrem Schreibtisch machen:

  • Treten Sie dazu einfach ein paar Schritte zurück und versuchen Sie, Ihren Arbeitsplatz mit den Augen eines Besuchers zu sehen. Was fällt Ihnen sofort auf, was könnte man verbessern?
  • Machen Sie sich Notizen, welche Dinge Sie täglich benötigen. Das können z. B. Zugangsdaten oder bestimmte Arbeitsmaterialien sein.
  • Bevor Sie Feierabend haben, legen Sie diese Dinge immer wieder an die gleiche Stelle. Das Gehirn merkt sich diese Routine sehr schnell und schon bald wird Ihnen diese Ordnung wie selbstverständlich von der Hand gehen.
  • Außerdem sollten Sie sich jeden Abend von Vorgängen etc. trennen, die am nächsten Tag nicht mehr benötigt werden.
  • Legen Sie die Dokumente dort ab, wo auch Kollegen sie leicht wiederfinden können.
  • Führen Sie Checklisten. Was simpel klingt, kann einen sehr großen Effekt haben. Haken Sie am Ende des Tages ab, was Sie geschafft haben. Das gibt Ihnen ein gutes Gefühl und lässt Sie ganz leicht den Überblick behalten. So wissen Sie genau, was am nächsten Tag zu erledigen ist.
  • Legen Sie sich die Vorgänge in chronologischer Reihenfolge auf den Tisch, die als nächstes bearbeitet werden muss.

Welche Ablagemöglichkeiten helfen dabei, Ordnung zu bewahren?

Ordnung auf dem Schreibtisch durch sinnvolle Verwendung von Ordnern
Mehr Ordnung auf dem Schreibtisch durch die sinnvolle Verwendung von Ordnern
Foto: Bacho Foto / fotolia.com
Es gibt mittlerweile unzählige Arten von Ablagemöglichkeiten. Aber welche bieten sich tatsächlich an? Das hängt natürlich davon ab, was genau geordnet werden soll. Wenn Sie täglich bestimmte Zugangsdaten benötigen, empfehlen sich sogenannte Sichtbücher. Das besteht aus fest verschweißten Folien, in die wichtige Details einsortiert werden können.

Für Stifte, Schere und Co. bieten sich spezielle Organizer an, die mit einzelnen Fächern ausgestattet sind. Verzichten Sie am besten auf einfache Behälter, in die alles gleichzeitig abgelegt wird. Für wichtige Dokumente sollte ein abschließbarer Rollcontainer angeschafft werden, der sich unter dem Schreibtisch verstauen lässt.

Für die Schlüssel empfiehlt sich ein eigener Kasten, der an einer leicht zugänglichen Stelle montiert wird. Wenn Sie in Ihrem Arbeitsalltag nicht ganz auf Klebezettel verzichten wollen, kann ein Zettelspießer für Ordnung sorgen. Sie kennen ihn vielleicht aus der Gastronomie. Dort wird er für die Quittungen benötigt. Sortieren Sie die Klebezettel in regelmäßigen Intervallen aus, damit der Spieß nicht zu voll wird.

Farbige Ordner können sehr hilfreich sein, mit einem Blick verschiedene Vorgänge zu unterscheiden. Wichtig ist dabei natürlich, dass diese ordentlich beschriftet sind.
Auch Klarsichthüllen können helfen, Ordnung zu halten. Schaffen Sie sich dicke, griffige Hüllen an, die nach drei Seiten hin geöffnet sind. So können Sie alle Bestandteile eines Vorgangs ganz leicht auf Ihrem Schreibtisch sammeln und haben mit einem Griff alles zur Hand.

Daneben gibt es auch sogenannte Schubladenboxen, die Ihren Arbeitsalltag erheblich erleichtern können. Die einzelnen Etagen können Sie beschriften. Das bietet sich z. B. an für Sachverhalte, die zu unterschiedlichen Zeiten fertig sein müssen. So trennen Sie die Vorgänge voneinander ab und behalten alles im Blick.

Eine ähnliche Möglichkeit bietet die Hängeregistratur, die sich problemlos in die Schreibtischschublade integrieren lässt. Relativ neu auf dem Markt sind sogenannte Schreibtisch-Tabletts, die zusätzliche Ablagemöglichkeiten schaffen. Außerdem beinhalten diese innovativen Ablag- und Lademöglichkeiten sowie USB-Anschlüsse.

Damit Visitenkarten nicht zu unübersichtlichen Stapeln werden, lohnt sich die Anschaffung eines Rondells. In ihm werden die Karten alphabetisch und platzsparend einsortiert. Wer das nicht mag, kann auch auf einen Ordner mit speziellen Hüllen zurückgreifen. In diese Art Klarsichthüllen kann man alle Visitenkarten einzeln ablegen.

Letztendlich müssen Sie selbst entscheiden, welche Ablagemöglichkeiten sich für Sie am besten eignen. Das ist natürlich auch abhängig vom Unternehmen und den dortigen Strukturen. Um das zu verdeutlichen, geben wir Ihnen ein Beispiel: Im Maschinenbau z.B. werden meistens wenige Vorgänge über einen langen Zeitraum gesammelt und ergänzt. Auf den Schreibtischen der Mitarbeiter befinden sich als meistens immer nur einzelne Fragmente des Auftrags. In diesem Fall sind zentrale Ablageorte wichtig, auf die jede betreffende Abteilung Zugriff hat.

Anders stellt sich das z. B. in Handelsunternehmen dar. Die Vorgänge werden in der Regel sofort bearbeitet. In derartigen Unternehmen ist es wichtig, alle Arbeitsutensilien sofort zur Hand zu haben. Sie sehen schon, die Ablage ist ein sehr weites, individuelles Feld.

Wie wirkt sich ein aufgeräumter Schreibtisch auf die Produktivität aus?

Wissenschaftler unterscheiden zwischen „Volltischler“ und „Leertischler“. Diese relativ neuen Begriffe beschreiben, wie unsere Schreibtische aussehen. Während an dem Arbeitsplatz des „Volltischlers“ kaum noch Platz für eine Kaffeetasse bleibt, beschäftigt sich der „Leertischler“ immer nur mit einem Vorgang.

Und das ist laut neuesten Erkenntnissen der Wissenschaft der deutlich effizientere Weg. Denn das menschliche Gehirn kann sich immer nur auf eine Sache wirklich fokussieren. Zugeklebte Monitore oder hohe Papierstapel lenken unnötig ab und stören unsere Konzentration erheblich.

Es liegt also auf der Hand, dass ein aufgeräumter Schreibtisch die Produktivität erhöht. Wer nicht erst lange nach Vorgängen oder Materialien suchen muss, kann sich sofort seiner Arbeit zuwenden. So können in kürzerer Zeit viel mehr Dinge abgearbeitet werden. Daneben sinkt neuesten Erkenntnissen zufolge auch die Fehlerquote erheblich. Auch wenn es Menschen gibt, die mit der Zeit ein ausgeklügeltes Suchsystem entwickeln, laufen bei den sogenannten „Volltischlern“ mehr Dinge schief, um es salopp auszudrücken.

Diese Liste der Tipps ist natürlich nicht vollständig. Aber vielleicht gibt Sie Ihnen erste Anreize für einen aufgeräumten Schreibtisch. Denken Sie immer daran: Ihr Schreibtisch spiegelt viel von Ihnen wider. Und wer möchte schon einen schlechten Eindruck hinterlassen?

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