Arbeitsabläufe im Büro optimieren – Zeitmanagement, ToDo und Co.

Mit dem richtigen Zeitmanagement im Büro lassen sich Arbeitsabläufe optimieren und wertvolle Minuten einsparen. Wer seine regelmäßigen Aufgaben und Projekte richtig plant, der spart eben nicht nur Zeit, sondern arbeitet außerdem effizienter. Zeitmanagement muss dabei gar nicht kompliziert sein, ein paar einfache Regeln helfen dabei, den Arbeitstag zu strukturieren.

Vor Arbeitsbeginn

Überblick behalten
Den Überblick behalten. Struktur und Planung sind das A und O für effektive Büroarbeit

Bevor sie sich morgens an die Arbeit machen, verschaffen sie sich einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben. Jetzt heißt es, Prioritäten setzen. Schätzen sie grob ein, wie lange sie für jede Aufgabe brauchen und ob die Zeit für das Projekt auch gerechtfertigt ist. Diese Prioritätenliste können sie Punkt für Punkt abarbeiten. Bei der Schätzung der Zeit lieber großzügige Angaben machen, so kommen sie am Ende des Tages nicht in Bedrängnis.

Bei der Bewertung der Tagesaufgaben ist auch die Einschätzung von Aufwand und Nutzen wichtig. Oftmals entwickeln sich kleine Arbeiten, die nur als Hilfestellung dienen zu einem Halbtagesjob. Deshalb ist es wichtig, sich beim Zeitmanagement die einzelnen Aufgaben gut anzusehen und zu bewerten. Was muss wirklich gemacht werden und in welcher Zeit lässt sich die Aufgabe umsetzen. Sie sollten sich klare Ziele setzen und diese dann aber auch einhalten und sich nicht ablenken lassen.

To-Do-Listen in großen Unternehmen waren gestern

Immer noch sehr beliebt in vielen Büros sind To-Do-Listen. Grundsätzlich ist es von Vorteil, wenn sie alle zu erledigenden Aufgaben aufschreiben, doch die typischen To-Do-Listen werden sehr schnell zu lang und unübersichtlich. Alte Aufgaben werden weggestrichen und neue am unteren Ende ergänzt – gerade bei großen Unternehmen.
Besser ist die oben genannte Prioritätenliste. Diese erstellen sie jeden Tag aufs Neue und somit bleibt die Liste übersichtlich. Wenn sie einen Punkt auf der Liste anfangen, erledigen sie diesen bis zum Ende und fangen erst dann mit einem neuen Thema an. Müssen sie eine Aufgabe unterbrechen, dauert es einige Zeit, bis sie sich wieder eingearbeitet haben. Diese Zeit können sie sparen, wenn sie konzentriert und bestimmt jeden Aufgabenpunkt abschließen.

Zeitmanagement hilft beim effektiven arbeiten

Damit sie ihre Zeit optimal nutzen können, sollte ihr Arbeitsplatz aufgeräumt sein, damit sie alle wichtigen Unterlagen schnell bei der Hand haben. Verlassen sie ihren Schreibtisch abends ordentlich, damit der neue Tag nicht erst mit der Suche nach wichtigen Unterlagen oder Dokumenten beginnt.

Damit ihr Zeitmanagement nicht ins Stocken gerät, schaffen sie genug Stauraum und Ablagefächer. Hier sollten sie immer nach derselben Methode arbeiten und die Dokumente klar in die richtigen Fächer einordnen.

priorisierten Aufgaben dann erledigen, wenn Sie am produktivsten arbeiten
Jeder Mensch „tickt“ anders Daher sollten Sie die priorisierten Aufgaben dann erledigen, wenn Sie am produktivsten arbeiten. Für viele ist das der Morgen.

Auch wer sich die Zeit gut einteilt und die Prioritätenliste Schritt für Schritt abarbeitet, ist vor Ablenkungen nicht sicher. Der Kollege braucht schnell Hilfe, der Chef hat noch eine wichtige Aufgabe, die unbedingt jetzt erledigt werden muss oder der Magen möchte Mittagspause machen – dies sind nur ein paar Gründe, warum ihr Zeitmanagement scheitern kann.

Vermeiden sie Ablenkungen und sagen auch mal Nein zum Kollegen. Wenn sie die Prioritätenliste großzügig planen, bleibt für Fragen oder Bitten von anderen Mitarbeitern am Schluss immer Zeit übrig.

Beim optimalen Zeitmanagement sollten sie bedenken, wann sie selbst am effizientesten Arbeiten können. Die meisten fühlen sich in den Morgenstunden am fittesten und sind ausgeruht. Nach dem Mittagessen kommt oftmals ein Tief und sie sind nicht mehr so leistungsfähig. Achten sie bei ihrer Prioritätenliste auf ihren eigenen Rhythmus und erledigen wichtige Themen gleich morgens.

Auch wenn es einige Zeit braucht, bis sie alle Tipps zum Zeitmanagement im Büro verinnerlicht haben, wird ihnen die Arbeit einfacher fallen und sie werden bei ihren täglichen Aufgaben effektiver.

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