Ablenkungen im Büro reduzieren

Ablenkungen im Büroalltag sind allgegenwärtig – manche sind selbst gemacht, andere werden uns von außen aufgezwungen. Etlichen Studien zufolge werden wir täglich derart oft aus der konzentrierten Arbeit gerissen, dass nach Schätzungen zwei von fünf Wochentagen mit Ablenkungen oder daraus resultierender unkonzentrierter und fehlerhafter Arbeit vertan werden. Nach jeder Ablenkung dauert es teils bis zu zwanzig Minuten, bis wir uns der vorherigen Tätigkeit wieder mit voller Konzentration widmen können.


Die stete Verfügbarkeit von Internet und Smartphone hat unsere Aufmerksamkeitsspanne in den letzten Jahren gravierend verschlechtert. Waren es im Jahr 2000 noch zwölf Sekunden, sind wir mittlerweile laut einer Microsoft-Studie bei einer Aufmerksamkeitsspanne von acht Sekunden angelangt – schlechter als ein Goldfisch. Der Mensch ist nicht fähig zu Multitasking; tatsächlich erledigen wir zwei Aufgaben parallel schlechter und insgesamt langsamer, als wenn wir sie nacheinander abarbeiten.

Ablenkungen und Konzentrationsverlust sind nicht nur schlecht für den Arbeitgeber und die Arbeitsergebnisse. Erwiesenermaßen leiden auch die Arbeitnehmer selbst darunter. Wer häufig abgelenkt und unkonzentriert ist, ist unzufriedener mit sich und seiner Arbeitsleistung, macht doppelt so oft Fehler und hat ein deutlich höheres Stresslevel.


Was lenkt uns ab?

Mehr als sechzig Prozent aller Büro-Arbeitnehmer gaben zu, täglich auf nicht arbeitsbezogenen Internetseiten zu surfen. / Foto: UBER IMAGES
Mehr als sechzig Prozent aller Büro-Arbeitnehmer gaben zu, täglich auf nicht arbeitsbezogenen Internetseiten zu surfen. / Foto: UBER IMAGES

Da sind zum einen die Dinge, mit denen wir uns selbst ablenken: Mehr als sechzig Prozent aller Büro-Arbeitnehmer gaben zu, täglich auf nicht arbeitsbezogenen Internetseiten zu surfen. Auch private Telefonate oder Kollegen-Schwätzchen zählen zu den Tätigkeiten, mit denen wir uns aktiv ablenken. Aber auch unvermeidliche Dinge wie dienstliche Mails und Telefonate können zum Ablenkungsfaktor werden, wenn wir das Gefühl haben, rund um die Uhr erreichbar sein zu müssen. Wer ständig seine Mail-Benachrichtigungen checkt und sich mit Tönen und Pop-Up-Fenstern informieren lässt, wird aus der Konzentration gerissen – selbst, wenn er die Mails oder Nachrichten gar nicht liest.

Auf der anderen Seite stehen die Ablenkungen, denen wir ungewollt ausgesetzt sind, die sich aber scheinbar nicht abstellen lassen: dringende Kundenanrufe, Besprechungen, plauderwütige Kollegen, die Geräuschkulisse im Großraumbüro und vieles mehr.


Pausen und positive Ablenkungen

Unser Hirn langweilt sich schnell und ist immer hungrig nach neuen Eindrücken. Kurze, bewusste Pausen fördern die Kreativität und Produktivität. Daher sind mittlerweile viele Unternehmen dazu übergegangen, die private Nutzung des Internets während der Arbeitszeit in gewissen Grenzen zu tolerieren. Wer nach einer Phase der hohen Konzentration eine Ablenkung in Form eines kurzen Spiels oder eines Gesprächs mit einem Kollegen einlegt, ist danach erholter und laut Studien wieder deutlich aufmerksamer. Empfohlen wird, etwa einmal pro Stunde fünf bis zehn Minuten bewussten Abstand von der Arbeit zu gewinnen. Das lässt sich mit körperlicher Bewegung, kurzen Rücken- und Nackenübungen oder einem Marsch durchs Treppenhaus, verbinden.


Großraumbüro

Es ist auch von der Tagesform abhängig, wie sehr die Geräuschkulisse im Großraumbüro die eigene Konzentration beeinflusst. / Foto: Rawpixel.com / fotolia.com
Es ist auch von der Tagesform abhängig, wie sehr die Geräuschkulisse im Großraumbüro die eigene Konzentration beeinflusst. / Foto: Rawpixel.com / fotolia.com

Die Entwicklung zum Großraumbüro ist schon wieder rückläufig, da sich gezeigt hat, dass Großraumbüros zwar die Kommunikation erleichtern, aber auch große Ablenkungsfaktoren sind. In den USA sind mehr als neunzig Prozent der Arbeitnehmer damit unzufrieden. Im Großraumbüro wird oft schon morgens um zehn Uhr lautstark über sämtliche Tische hinweg die Wahl der Lokalität für die Mittagspause diskutiert, überall klingeln Telefone, es gibt laute Gespräche und hektisches Gerenne.

Es ist auch von der Tagesform abhängig, wie sehr die Geräuschkulisse die eigene Konzentration beeinflusst. An manchen Tagen gelingt es uns, auch im größten Trubel konzentriert zu arbeiten, und an anderen Tagen stört uns schon die sprichwörtliche Fliege an der Wand oder die Kollegin, die zu lange und zu laut mit ihrem Löffel den Kaffee umrührt.


Home Office

Das andere Extrem ist die Heimarbeit. Viele Unternehmen fördern die Möglichkeit, teilweise von daheim arbeiten zu können. In Sachen Ablenkung bringt das Vor- und Nachteile mit sich. Ablenkungen durch Gespräche mit Kollegen, lange und unproduktive Meetings oder eine nervige Geräuschkulisse fallen weg. Auf der anderen Seite erfordert es aber auch Selbstdisziplin, den Ablenkungen daheim nicht zu erliegen. Wer im Hintergrund dem Fernseher lauscht oder zwischendurch den Haushalt macht, wird immer wieder aus seiner Tätigkeit gerissen. Besser ist es, Dinge wie das Ausräumen der Spülmaschine bewusst als kurze Pause nach Abschluss einer Aufgabe einzubauen.


Was kann der Arbeitgeber beitragen?

Zeitliche Freiräume wie etwa das Einräumen einiger Stunden ungestörter Arbeit pro Woche ohne Meetings, Telefonate oder Mails sind hilfreich. / Foto: undrey / fotolia.com
Zeitliche Freiräume wie etwa das Einräumen einiger Stunden ungestörter Arbeit pro Woche ohne Meetings, Telefonate oder Mails sind hilfreich. / Foto: undrey / fotolia.com

Wichtig ist die bauliche Gestaltung des Büros. Ergonomische Arbeitsplätze, Trennwände, schalldämpfende Möbel und Teppiche sowie Ruheräume für ungestörtes Arbeiten oder für Besprechungen reduzieren den Lärmpegel erheblich und sorgen bei Arbeitnehmern dafür, dass sie sich nicht wie auf dem Präsentierteller fühlen. In Sachen Raumklima ist eine persönliche Regulierung schwierig. Hier ist die gegenseitige Rücksichtnahme der Kollegen gefragt, um im Winter in regelmäßigen Abständen zu lüften. Diese Zeiten können als bewusste Auszeit in der Teeküche verbracht werden!

Einschränkungen in Anzahl und Dauer von Meetings reduzieren die Ablenkung deutlich. Auch zeitliche Freiräume wie etwa das Einräumen einiger Stunden ungestörter Arbeit pro Woche ohne Meetings, Telefonate oder Mails sind hilfreich. Viele Unternehmen erwarten mittlerweile nicht mehr, dass ihre Arbeitnehmer möglichst rund um die Uhr erreichbar sind. Sie haben erkannt, dass Auszeiten wichtig für die Erholung sind und die Konzentrationsfähigkeit insgesamt steigern. Auch die Reduzierung der internen Mailflut minimiert die täglichen Ablenkungen.

Nicht jedes Unternehmen geht dabei so radikal vor wie ein französisches IT-Unternehmen, das interne Mails komplett verbannt hat. Untersuchungen des Unternehmens zufolge wendete jeder Arbeitnehmer täglich zwei Stunden Arbeitszeit allein für das Bearbeiten interner Mails auf.


Und wie disziplinieren wir uns selbst?

Einer der besten Tipps für konzentrierteres Arbeiten und weniger Ablenkung: morgens mit der unangenehmsten Aufgabe anfangen. Wir neigen dazu, besonders unangenehme Tätigkeiten vor uns herzuschieben. Und um diese nicht angehen zu müssen, erledigen wir andere Aufgaben halbherzig und unkonzentriert, da wir in Gedanken bei der anderen Tätigkeit sind. Oder wir lenken uns mit Facebook oder YouTube ab. Daher ist es am besten, sich abends zu notieren, was das größte „Hindernis“ am nächsten Arbeitstag ist – und dieses dann direkt morgens frisch und ausgeruht zu bewältigen. Als Belohnung gibt es dann eine kurze Kaffeepause.

Eine Analyse der häufigsten Tätigkeiten und Ablenkungen über eine Woche hinweg zeigt die größten Probleme und die damit verbundenen Lösungsansätze auf. Arbeitsblöcke strukturieren den Alltag. Wenn möglich, Telefonate auf Zeiten vormittags und nachmittags bündeln und während der restlichen Zeit auf Voicemail umleiten (oder auf Kollegen, mit dem man sich den Telefondienst teilt). Nicht jede Mail muss sofort beantwortet werden.

Arbeiten Sie E-Mails gebündelt ab, nicht jede Mail muss sofort beantwortet werden. / Foto: Rawpixel.com / fotolia.com
Arbeiten Sie E-Mails gebündelt ab, nicht jede Mail muss sofort beantwortet werden. / Foto: Rawpixel.com / fotolia.com

Am besten deaktivieren Sie Benachrichtigungen über neue Mails und arbeiten diese gebündelt in bestimmten Intervallen ab. Besonders dringende Anliegen können Sie persönlich oder telefonisch lösen (zum Beispiel Anfragen bei der IT). Auch bei Ausdrucken und Kopien sollte man sich disziplinieren und diese sammeln – jeder Gang zum Drucker ist eine Ablenkung, die die Konzentration unterbricht. Besser ist es, diese Gänge als Auszeiten zu nutzen.

Wer im Großraumbüro arbeitet, kann sich nicht immer Ruhezonen schaffen. Ein Kopfhörer mit leiser Musik oder angenehmen Hintergrundgeräuschen (wie Meeresrauschen oder Regen) blendet nicht nur die Geräusche der anderen aus, sondern signalisiert den Kollegen auch: bitte nicht stören. Pflanzen oder Fotos am Arbeitsplatz bieten den Augen Ruhepole. Urlaubs- oder Familienfotos können allerdings Kollegen zu Privatgesprächen anregen.

In Meetings sollten Telefonate und das Abfragen von Mails tabu sein. Und scheuen Sie sich nicht anzukündigen, wenn Sie wegen einer wichtigen Projektdeadline das Meeting frühzeitig verlassen müssen. Wenn Sie in eine Besprechung müssen, notieren Sie sich die letzten Gedanken zur laufenden Tätigkeit – das erleichtert den Wiedereinstieg.

Social Media sind eine beliebte Ablenkung, von der wir uns allzu leicht in Versuchung führen lassen. Auch falls der Arbeitgeber den privaten Gebrauch des Internets in einem gewissen Rahmen gestattet, ist es besser, diese Zeiten einzuschränken. Facebook oder Twitter ganz bewusst nur während der Mittagspause oder einer kurzen Auszeit aufsuchen – und am besten nur auf dem privaten Handy, damit die Verführung der offenen Seite im Internet-Browser nicht entsteht. Aber auch das Handy selbst ist eine große Verlockung; im Durchschnitt nehmen wir mehr als fünfzig Mal täglich das Telefon in die Hand. Wer will, kann sich Hilfe von Apps holen, die die Nutzung von Social Media zeitweise einschränken oder blocken.

Mikropausen stärken die Aufmerksamkeit. / Foto: contrastwerkstatt / fotolia.com
Mikropausen stärken die Aufmerksamkeit. / Foto: contrastwerkstatt / fotolia.com

Mikropausen (ein paar Sekunden tief atmen und die Augen schließen) stärken die Aufmerksamkeit. Auch Sport und eine ausgewogene Ernährung helfen, indem sie den Stresspegel senken und unser Wohlbefinden und unsere Konzentrationsfähigkeit fördern. Das Gehirn freut sich über gesunde kleine Snacks wie Nüsse oder eine Banane. Kaugummi kauen wirkt entspannend, ebenso wie kurze (motivierende) Selbstgespräche. Wer dann tagsüber das Gefühl hatte, konzentriert und produktiv sein Tagespensum erledigt zu haben, kann auch den Feierabend entspannter genießen.

Ablenkungen, die sich partout nicht vermeiden lassen, müssen wir leider hinnehmen. Es ist erwiesen, dass es uns besser geht, wenn wir diese dann akzeptieren, anstatt uns täglich über sie zu ärgern. Das ist zwar leichter gesagt als getan, aber im Internet werden zahlreiche Meditations- und Konzentrationsübungen angeboten, die dabei helfen können – davon sollten Sie sich in der nächsten Pause einmal ablenken lassen!

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