Mit diesen 3 Schritten sorgen Sie für mehr Ordnung im Büro

Bürotätige haben es oft mit Papierbergen zu tun. Schnell ramscht der Schreibtisch voll oder Unterlagen werden ewig gesucht. Mit unserem heutigen Beitrag möchten Ihnen 5 Tipps mit auf den Weg geben, wie Sie Papiere und wichtige Unterlagen effektiv verstauen.

Häufig genutzte Dinge in Griffweite lagern

Blicken Sie kurz auf ihren Schreibtisch: Haben Sie wichtige und häufig benötigte Dokumente, Unterlagen oder Listen in griffweite? Sofern sich das nicht komplett bejahen lässt, besteht Optimierungspotential oder Sie arbeiten in einem papierlosen Büro und haben meinen Respekt! Dinge, die häufig genutzt werden,sollten Ihren festen Platz auf dem Schreibtisch bekommen. Das hat 2 entscheidende Vorteile:

Sie suchen diese Dinge nicht mehr und prägen sich Handgriffe nach den Gegenständen ein – ein Automatismus entsteht.

Ich habe beispielsweise meinen täglich genutzten Notizblock + Kugelschreiber zwischen zwei Monitoren nicht nur stets im Blick, sondern auch griffbereit. Mein Headset für Telefonate hat seit ich meinen Arbeitsplatz eingerichtet habe einen festen Platz.

Weiterhin nutze ich Ablagefächer für eingegangene Dokumente, die bearbeitet werden müssen. Abgearbeitete Unterlagen kommen in die Ablage darunter. Täglich wird die untere Ablage geleert und in den entsprechenden Ordner geheftet. In der Regel mache ich das 10 Minuten vor Feierabend.

Dokumente clever sortieren

Assistenzmöbel
Assistenzmöbel sind der perfekte Partener wenn es um Ordnung un Effektivität geht

Im Grunde bin ich kein Freund von Papier, Ordnern und der ewigen Aufbewahrerei. Dennoch sind neben steuerlichen Aufbewahrungspflichten auch eine Vielzahl an Dokumenten erhaltenswert.

Das lose Blätter vermieden werden sollten, ist klar. Aber zwingen Sie sich kein fremdes Ablagesystem auf, mit dem Sie nichtklarkommen. Dennoch sollten Sie Unterlagen sinnvoll in Schubladen und Fächern organisieren. Eine aussagekräftige Beschriftung ist hierbei zwingend notwendig. Mein Tipp: Nutzen Sie unterschiedliche Ordnerfarben für unterschiedliche Unterlagen.

Rot eignet sich beispielsweise für alle Dokumente, die sehr wichtig sind – vermischen Sie aber keine unterschiedlichen Dokumenttypen. Blau für Rechnungen, Grün für Steuerunterlagen etc.

Den richtigen Stauraum für Ordner wählen

Auch das Thema Stauraum ist wichtig. Aktenordner, die häufigen genutzt werden sind in offenen Regalen am besten aufgehoben. Nutzen Sie einen verschließbaren Aktenschrank für die Dinge, die seltener als 1 mal wöchentlich gebraucht werden. Hinter geschlossenen Schranktüren sehen Akten einfach schöner aus :)

Ich schwöre zudem auf meinen Rollcontainer. Dort habe ich alles drin, was ich im Laufe der Arbeitswoche gebrauchen kann. Auch Fachzeitschriften lege ich dort gerne ab, die ich zum Nachschlagen ab und an brauche.

Weiterhin sind inzwischen Büromöbel auf dem Markt, die eine Mischung aus klassischen Schränken und Regalen darstellen, was für viele sicher ein guter Kompromiss ist. Für mehr Informationen zu solchen Stauraum-Büromöbeln lassen Sie sich von JOMA beraten.

Versuchen Sie doch einmal unsere Tipps umzusetzen. So können Sie eine frustrierende Suche nach Ordnern und Dingen ein für alle Mal vermeiden. Zusätzlich werden Sie einen Hauch effektiver arbeiten als zuvor.

Nun möchten wir wissen: Haben Sie einen Tipp, wie es noch ordentlicher geht? Wir freuen uns auf Ihr Feedback!

Beitrag kommentieren

Alle Beiträge zum Thema: Büroalltag

Navigate