Was Sie in ihrem Büro beachten sollten

Sie empfangen regelmäßig Kunden oder Geschäftspartner in ihrem Büro? Damit es zu einem erfolgreichen Gespräch und Vertragsabschluss kommt, müssen Sie ein paar Dinge beachten. Die Büroräume sollten nicht nur ein einheitliches Bild ergeben, sondern es muss sauber und aufgeräumt sein. Die Privatsphäre während des Meetings muss gewährleistet sein und brisante Zahlen und Fakten dürfen nicht für jeden  zugänglich sein. Höfliche und kompetente Mitarbeiter runden das positive Gesamtbild ab und stehen für den Erfolg des Unternehmens.

Sorgen Sie für Sauberkeit im Büro!

Ein wichtiger Punkt, damit sich Mitarbeiter, Kunden und Partner in den Büroräumen wohlfühlen, ist die Sauberkeit. Sind Schreibtischplatten, Bürostühle, Sofas und Regale sauber und aufgeräumt, wirkt der Raum gleich viel einladender. Hier sollten Sie einen Reinigungsdienst beauftragen, der die Räume und Einrichtungsgegenstände regelmäßig säubert. Die unterschiedlichen Materialien im Büro haben verschiedene Anforderungen und brauchen teilweise eine spezielle Vorbehandlung.

Ein professioneller Reinigungsdienst hat die geeigneten Putzmittel, um empfindliche Oberflächen nicht zu beschädigen. Die regelmäßige Reinigung verlängert auch die Lebenszeit der einzelnen Gegenstände. Die Lobby ist das Aushängeschild ihrer Firma und Sie sollten hier auf die Sauberkeit achten. Gibt es in der Lobby zum Beispiel Ledersofas, müssen diese speziell gereinigt werden. Sitzmöglichkeiten aus Leder werden unansehnlich und können im schlimmsten Fall reißen, werden sie nicht gepflegt. Nach einer Reinigung mit spezieller Lederpflege sehen die Sitzmöbel wieder wie neu aus.

Ein Konferenzraum mit Tisch in Bootsform
Ein heller onferenzraum mit Tisch in Bootsform

Auch die Bürostühle der Mitarbeiter und die Stühle in den Konferenzräumen müssen von Schmutz und Staub befreit werden. Werden die Sitzmöglichkeiten lange nicht gepflegt, entstehen unschöne Flecken und im schlimmsten Fall bilden sich Löcher in den Sitzflächen. Hier ist eine Reinigungsfirma gefragt. Zum Beispiel darf ein Bürostuhl mit Wollbezug nur trocken gereinigt werden. Wird der Sitz nass, kann er sich verformen, wodurch eine dauerhafte Verformung entstehen kann. Synthetische Stoffe können mit einem feuchten Tuch gereinigt werden.

Wurden die Sitzbezüge jedoch mit einem flammhemmenden Mittel behandelt, kann dieses durch die Reinigung mit Wasser teilweise abgetragen werden. Eine spezialisierte Reinigungsfirma hat für jedes Material die richtige Reinigungstechnik.

Die Reinigungsfirma sollte in regelmäßigen Abständen alle Bodenflächen wischen beziehungsweise Schmutz und Staub mit einem Staubsauger entfernen. Vor allem in den kommenden Wintermonaten sammeln sich im Eingangsbereich Dreck und Salz, der täglich entfernt werden muss. Zusätzlich zum Boden müssen Schreibtische, Regale und Schränke vom täglichen Staub befreit werden. Damit sich ihre Mitarbeiter und Gäste jederzeit wohlfühlen, müssen auch die Sanitäranlagen sowie die Küche sauber und ordentlich sein.

Sicherheit zählt!

Wenn es um Sicherheit geht, sollten Sie nicht nur an die Datensicherheit denken, sondern zum Beispiel auch die regelmäßige Wartung aller Elektrogeräte und der Schutz vor Unfällen am Arbeitsplatz. Gerade bei einem Meeting mit zukünftigen Geschäftspartnern muss die Privatsphäre gesichert sein. Firmeninterne Unterlagen und Zahlen dürfen nicht für Jeden zugänglich sein und müssen separat aufbewahrt werden. Stellen Sie sicher, dass wichtige Unterlagen und Daten nicht an die Öffentlichkeit gelangen. Wichtige Dokumente sollten mit einem Passwort gesichert sein, damit nur ausgewählte Personen Zugang haben. Ihre Kunden und Partner müssen auf ihren Datenschutz vertrauen können.

Doch nicht nur die Sicherheit persönlicher Daten ist ihren Kunden und Mitarbeitern wichtig, sondern auch die Sicherheit im Büro selbst. Drucker, Computer und Kaffeemaschine sowie alle anderen elektrischen Geräte im Büro müssen regelmäßig vom Fachmann gewartet werden. Damit die Sicherheit in den Büroräumen gegeben ist, müssen Stolperfallen zum Beispiel durch ungesicherte Kabel oder losen Teppichboden verhindert werden. Gehen Sie mit offenen Augen durch ihre Büroräume, damit Sie Unfallquellen erkennen.

Die Bürogestaltung

Eine einheitliche und hochwertige Büroeinrichtung wirkt edel und ihre Besucher fühlen sich willkommen. Vor allem bei längeren Meetings sind bequeme Stühle von Vorteil. Stellen Sie sicher, dass ihre Gäste genug Beinfreiheit haben, bieten Sie Getränke an und nutzen Sie wenn möglich einen Raum mit viel Tageslicht, dann sollten die Gespräche erfolgreich verlaufen.

Neben der Sauberkeit und Sicherheit spielt die Gestaltung der Büroräume eine große Rolle. Übersichtliche und offene Strukturen wirken einladend. Genügend Stauraum ist wichtig, damit die Arbeitsplätze ihrer Mitarbeiter geordnet und aufgeräumt sind, damit Unterlagen und Ordner für alle schnell erreichbar sind. Helle Farben an den Wänden oder erfrischende Bilder lockern die meist dunklen Farben auf.

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