Bürocomputer schneller machen

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Für viele Menschen ist der Computer im Büro längst zum wichtigsten Werkzeug für die Arbeit geworden. Mit der Hilfe von Tabellen, dem Internet und natürlich der Mail werden die meisten Prozesse des beruflichen Alltags abgewickelt. Wer allerdings mit diesen sensiblen technischen Geräten arbeitet, hat mit Sicherheit schon einmal bemerkt, was für ein Problem es ist, wenn der Computer nicht mehr einwandfrei funktioniert. Funktioniert der Computer nicht ebenso optimal wie die eigene Arbeitskraft, wird der Alltag im Büro zeitfressend. Mit einigen kleinen Kniffen lässt sich das Arbeitsgerät aber auf einen Stand bringen, der höchste Effizienz bei der Arbeit garantiert.


Statistiken über Probleme mit dem Bürocomputer

Es ist nicht nur ein vages Gefühl, dass es in manchen Fällen der geliebte Rechner ist, der die eigene Effizienz einschränkt. Das Institut für Marktforschung Censuswide hat sich dieser Frage angenommen und über 6000 Bürokräfte in ganz Europa zum Thema befragt und ist zu Ergebnissen gekommen, die die meisten Büroarbeiter ohnehin schon immer erahnt haben: Ein nicht optimal funktionierender Rechner ist in vielen Fällen eines der größten Hindernisse im Alltag. Die Experten von Censuswide haben herausgefunden, dass knapp die Hälfte der Befragten Unzufriedenheit mit der Technik zeigt und sie als Grund dafür angibt, dass die Arbeit nicht so perfekt erledigt wird, wie es sein könnte. Ein paar Zahlen und Statistiken:

  • Etwa 38 Minuten am Tag – oder knapp 20 Arbeitstage im Jahr – werden durch Probleme mit der Technik und der IT im Büro verschwendet.
  • 30 Prozent der Befragten gaben an, bereits bei der Suche nach Dateien bei der Arbeit gehindert zu werden.
  • Ebenso hat ein knappes Drittel aller Befragten vor allem Probleme mit der veralteten Technik oder einer sehr langsamen Verbindung mit dem Internet.
  • Bis zu 8 Minuten am Tag werden alleine damit verschwendet, auf den Drucker oder Scanner zu warten.

Was auf den ersten Blick eher wie eine kleine und unangenehme Störung aussieht, bildet sich im großen Bild zu einem wirklichen Problem. Denn es geht nicht nur um die reine verlorene Arbeitszeit: Jede Unterbrechung sorgt auf für eine Unterbrechung der Konzentration und somit für erhebliche Störungen bei der Effizienz.


Die größten Störfaktoren im Bereich der Technik

technische Störungen führen zu Einbußen bei der Motivation / Foto: Boggy / fotolia.com

Es können schon Kleinigkeiten sein, die dazu führen, dass man mit der eigenen Technik nicht zufrieden ist. Schon kleinere Probleme führen zu erheblichen Einbußen bei der Motivation und damit verbunden zu einer schlechteren Arbeit.

Die Hauptprobleme sind dabei eigentlich relativ einfach zu beheben. Die Befragten in der Studie haben zum Beispiel angegeben, dass eine langsame Geschwindigkeit des Internets zu einem der größten Störfaktoren zählt. Werden Webseiten nicht schnell genug geladen und gibt es Verzögerungen bei der Kommunikation mit der E-Mail, kann das schnell zu einem störenden Problem werden.

Auch die Infrastruktur entwickelt sich sehr schnell zu einer Zielscheibe des Ärgers der Angestellten. Ist der Server schlecht organisiert, wird schon die Suche nach der richtigen Datei zu einem zeitraubenden Hindernis. Es führt sogar dazu, dass man dazu neigt, die Dateien auf dem lokalen Rechner zu speichern, was langfristig zu großen Verwirrungen und ernsthaften Problemen durch verschiedene Dateiversionen führen kann. Ebenso verhält es sich mit der Technik selber. Sind Computer, Drucker, Scanner oder Telefone veraltet, ist nachlassende Leistung eine ganz natürliche Folge.

Es muss daher im Sinn der Arbeitgeber sein, regelmäßig auf Optimierung zu achten.


Was sind die Folgen der Probleme mit der Technik?

Die Folgen von einer schlechten Technik, einem langsamen Rechner oder veralteten Geräten schlagen sich nicht nur in der Effizienz der Mitarbeiter wieder. Langfristig wird auch die Motivation darunter leiden.

Wer engagiert ist und seine Arbeit eigentlich gut und schnell erledigen möchte, wird durch sein Arbeitswerkzeug gebremst. Automatisch würde man sich der verlangsamten Geschwindigkeit anpassen – Frustration wäre eine natürliche Folge.

Die Unzufriedenheit kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass sich die Mitarbeiter vom Unternehmen abwenden und sich mit ihrem Know-How lieber dem Mitbewerber anschließen. Vor allem geht durch dieses Problem aber Umsatz verloren. Nur dort, wo die besten technischen Grundlagen für hohe Effizienz gelegt werden, kann diese auch erreicht werden.


Welche Möglichkeiten stehen für eine schnelle Lösung zur Verfügung?

Schreibtisch seitlich zum Fenster ausgerichtet
Mitarbeiter sollten mit ihrem Arbeitsgerät perfekt umgehen können.

In vielen Fällen müssen Lösungen für solche Probleme mit der IT-Abteilung abgesprochen werden. Nicht immer ist es dem Mitarbeiter selbst möglich, Tools zu installieren oder Prozesse vorzunehmen, mit denen die Leistung eines Rechners gesteigert werden können. Wo das aber möglich ist, können verschiedenste Werkzeuge helfen.

Zuerst sollte beispielsweise eine Systemanalyse durchgeführt werden. Windows hilft dabei, schnell zu sehen, wo eventuelle Probleme vorhanden sind. Auch die klassische Defragmentierung – die auch problemlos über Nacht gestartet werden kann – bietet bei häufig genutzten Geräten einen ersten Ansatz für Verbesserungen. Danach werden die Werkzeuge noch mehr Leistung auf den Geräten entfalten.

Hier sind einige Beispiele:

  • Der Hybrid-Start: Besonders die neueren Geräte müssen nicht mehr komplett heruntergefahren werden. Mit dem Hybrid-Start ist ein schnelles Hochfahren des Rechners möglich. Das spart besonders am Morgen oder nach der Mittagspause einiges an Zeit.
  • Programme zur Optimierung: Viele Programme, sowohl vom Betriebssystem selbst als auch von externen Anbietern, erlauben eine gezielte Optimierung. Unnötige Prozesse können erkannt und gestoppt werden, Prioritäten der Leistung auf wichtige Programme gelegt werden. Hier empfiehlt sich die Einarbeitung mit der Hilfe eines Experten.
  • Autostart: Eine der größten Hürden beim Systemstart ist die Autostart-Funktion. Hier sollte wirklich nur das geladen werden, was unbedingt benötigt wird. Wer den E-Mail-Client nicht nutzt, muss diesen auch nicht direkt mit Start des Rechners zur Verfügung haben.

Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie man mit der Hilfe von Programmen die Technik unterstützen oder verbessern kann. Es sind aber nicht alleine die Werkzeuge, die einen wichtigen Einfluss darauf haben. Für Unternehmer sollte es in der heutigen Zeit eine hohe Priorität haben, dass die Mitarbeiter mit ihrem Arbeitsgerät perfekt umgehen können.

Schulungen im Bereich der IT für Mitarbeiter

Zufriedenheit im Büro / Foto: Westend61 / fotolia.com

Um eventuelle Probleme zu erkennen oder dabei zu helfen, diese ohne den Einsatz der IT-Abteilung zu lösen, ist eine Schulung der Mitarbeiter hilfreich. In diesen Seminaren sollte dafür gesorgt werden, dass die Kollegen mit dem Arbeitsgerät umgehen können.

Auch die oben genannten Tricks können dabei etabliert werden. Damit wird nicht nur Wissen vermittelt: Vor allem gibt es an die Mitarbeiter das Gefühl weiter, dass sie in irgendeiner Form einen besseren Einfluss darauf haben, wie ihr Computer bei der Arbeit funktioniert.

Mit diesen Dingen ist es also einfach, auch bei den schwierigen und mitunter komplexen Problemen der Technik hilfreich zu sein. Wichtig ist zu wissen, dass viele Probleme in der IT sich vergleichsweise einfach lösen und bearbeiten lassen.

Für Unternehmer ist es wichtig, dass sie dabei ihren Mitarbeitern behilflich sind – denn auch sie profitieren schließlich von einer gesteigerten Effizienz und von einer höheren Zufriedenheit der Kollegen in ihrem Büro.


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